Cómo Utilizar la Herramienta GTD en Excel (II)

La semana pasada veíamos cómo utilizar el prototipo [en beta permanente] de herramienta GTD en Excel que he compartido recientemente para las fases procesar y organizar de GTD, para lo cuál nos centrábamos en la pestaña “Lista de Proyectos y Acciones“.

Ahora vamos a ver cómo utilizarla para la fase evaluar, para lo que nos centraremos principalmente en la pestaña “Tabla Dinámica“.

Evaluar

Es el 4º de los 5 pasos para administrar tu trabajo y consiste en decidir qué hacer. Asumiendo que has decidido hacer un trabajo ya definido, esto significa filtrar cuáles son las próximas acciones de tus listas entre las que tiene sentido elegir en función del contexto (personas, lugares o herramientas) en que te encuentras, el nivel de energía que tienes y el tiempo del que dispones.

Imagina que es primera hora de la mañana, estás en la oficina y quieres aprovechar para hacer algo que sabes que requiere un nivel de energía alto y un espacio de tiempo ininterrumpido amplio, ya que eres consciente de que será cada vez más difícil encontrar esas condiciones según vaya avanzando el día.

Para ello vas a la pestaña “Tabla Dinámica” y aplicas los siguientes filtros (asumimos que inicialmente todos están “a cero”, es decir, que en todos los campos pone “(Todas)“):

¿Próxima Acción?: Sí
Contexto: @Oficina
Tiempo: 1h-2h
Energía: Alta
Tipo de Compromiso: Comprometida
¿Activa?: Sí
Completada: No

Lo normal es que el resultado te muestre un número bastante reducido de opciones que cumplan esos criterios. Si son varias, es el momento de priorizar, que en GTD significa aumentar el nivel de perspectiva para poder decidir cuál de ellas te acerca más a los resultados que quieres lograr a corto, medio y largo plazo.

Supongamos ahora que es media mañana y quieres dar un repaso a tu lista “A la espera” para enviar un recordatorio en los casos necesarios. Para ello (siempre asumiendo que todos están inicialmente “a cero”), los filtros que utilizarías serían estos:

¿Próxima Acción?: Sí
Contexto: @A la espera
Tipo de Compromiso: Comprometida
¿Activa?: Sí
Completada: No

De este modo has obtenido una lista de próximas acciones que en su día delegaste y sobre las que ahora puedes hacer seguimiento de forma conjunta.

Vuelves a la oficina después de comer y en unos minutos tienes una reunión de seguimiento semanal con Luisa Arias, una persona de tu equipo. Sabes que a lo largo de la última semana has estado añadiendo un montón de acciones relativas a temas que Luisa te tiene que entregar o confirmar, así como otros que tienes que entregarle tú a ella y también preguntarle. Para obtener todos estos temas en una única lista aplicarías los siguientes filtros:

¿Próxima Acción?: Sí
Contacto: @Luisa Arias
Tipo de Compromiso: Comprometida
¿Activa?: Sí
Completada: No

Ahora tienes ante ti todos los temas que vas a tratar con Luisa y te das cuenta de que hay algunos que en realidad son información que debes enviarle por email y que ahora no necesitas ver en tu lista. Para ocultarlos vas nuevamente a la pestaña de filtros  y aplicas uno más:

Contexto: @Oficina, @Teléfono [Para poder seleccionar más de un contexto debes marcar la casilla “Seleccionar varios elementos”]. El motivo por el que seleccionas @Teléfono además de @Oficina es porque cualquier tema que puedes tratar telefónicamente puedes tratarlo también personalmente (a la inversa podría no ser cierto). Además, dejas intencionadamente sin marcar el contexto @Conectado.

De modo análogo, imagina ahora que es el final del día, estás pensando ya en irte a casa pero te gustaría hacer antes alguna llamada telefónica rápida que no requiera apenas energía, ya que estás agotado. En ese caso los filtros que aplicarías serían los siguientes:

¿Próxima Acción?: Sí
Contexto: @Teléfono
Tiempo: <15′
Energía: Baja
Tipo de Compromiso: Comprometida
¿Activa?: Sí
Completada: No

Nuevamente es posible que tengas más de una acción entre las que elegir, pero serán muy pocas si las comparas con la totalidad de tu lista. La forma de priorizarlas es la misma de antes.

En todos los ejemplos anteriores, lo ideal es que una vez completada la próxima acción vayas a la columna “Completada” en la pestaña “Lista de Proyectos y Acciones” y cambies el estado a “Sí”.

En la próxima entrada sobre GTD completaremos esta serie de artículos viendo cómo utilizar esta herramienta GTD en Excel para la revisión semanal. ¡Te espero!

13 comments to Cómo Utilizar la Herramienta GTD en Excel (II)

  • Alberto Barbero
    Twitter: albarte

    Muy muy interesante, José Miguel.

    Estoy haciendo una prueba traduciendo al excel mi propio sistema para ver qué tal funciona. Sin embargo, me pierdo con la tabla dinámica: una vez elegidos los criterios del filtrado… ¿qué hay que hacer para que la tabla muestre las acciones resultantes? Gracias.

  • @manolo_lama

    Muy bueno. La verdad es que con herramientas cotidianas podemos mejorar increíblemente la productividad, y por ende la calidad y satisfacción personal en nuestro trabajo.

    En mi desempeño aparecen diariamente decenas de pequeñas tareas que pueden ser de corta duración, pero algunas de muy alta en importancia. Gracias a la primera entrada de esta serie implementé un GTD que día a día evoluciona. Excel tiene mucha potencia.

    Algunos campos a rellenar en mi propio GTD es a través de las listas despegables que excel permite asignar a las celdas (por ejemplo el tipo de tarea: @ingeniería, @producción, @personal…) Además, siendo consciente de que a primera hora estoy más activo que al final de jornada, he asignado a cada tarea una columna de “Energía” necesaria para el desarrollo (baja o alta también con despegable) y otra de “Prioridad” alta o baja. En una celda tengo la condición de asignar un valor según los valores anteriores (aparecerá un 1 si es Energía alta e importancia alta, 2 si es energía baja importancia alta…). De esa forma tengo una visión general de las tareas que puedo ir haciendo en función de la hora del día (las nº 1 a primera hora y la nº 4 al final).

    Qué decir que aprovechando la función “día” de excel puedo poner una fecha de finalización límite de la tarea y una celda de la tarea me irá (restando a la fecha diaría) me indicará diariamente y automáticamente los días que me quedan para finalizar. Ya si a esto se une a los cambios de color de fondo en función de si queda menos de una semana (amarillo), menos de tres días (naranja) o va con restraso (rojo) es una ayuda genial. Todo esto mezclado con los filtros hacen que sea potentísimo.

    Con todo esto sólo quería mostrar @jmbolivar que agradezco que me hayas abierto los ojos en mis tareas diarias con el uso simple de excel. Lo bueno que tiene el GTD es que puedes cambiarlo en función de tus requisitos y de la mejor manera que se adapte a cada uno. Si no funciona o se ven mejoras siempre es modificable.

  • Información Bitacoras.com…

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