Cómo Utilizar la Herramienta GTD en Excel (III)

Con esta entrada pongo fin a la serie de tres que inicié aquí, y continué aquí, sobre cómo utilizar el prototipo de herramienta GTD en Excel que compartía en esta otra entrada.

Si en días anteriores hemos visto el uso de la herramienta para procesar, organizar y evaluar, hoy vamos a ver cómo hacerlo para la revisión semanal.

Como ya comentaba en la primera entrada de la serie, no aconsejo utilizar la herramienta para la fase recopilar, ya que muchas cosas se habrán ido recopilando, o las habrás ido recopilando tú, en diversas bandejas de entrada de alta y baja tecnología.

Por eso, el primer paso de tu revisión semanal consiste también en recopilar todo lo que has ido dejando por ahí durante la semana y ponerlo en tus bandejas de entrada, incluyendo un completo vaciado de tu mente.

El segundo paso es procesar todo eso que has recopilado. Ya sabes que, al procesar, lograrás tirar muchas cosas, archivar otras y completar las que requieran menos de dos minutos. El resto de acciones irá a parar a tus listas y para organizarlas utilizarás la herramienta GTD en Excel, tal y cómo vimos aquí.

Ahora es cuando puede comenzar la revisión semanal propiamente dicha. Lo primero será revisar tu agenda, tanto las citas previas, para asegurarte de que no se te ha quedado ninguna acción pendiente, como las citas futuras, para tener una idea clara de cómo se presenta la semana y poder prepararte debidamente.

Si, como yo, no utilizas la agenda para marcar fechas límite, será porque las gestionas con tu herramienta GTD. Asumiendo que tu herramienta es este Excel, la forma de identificar todas las fechas límite es tan sencillo como ir a la columna “¿Fecha límite?” y seleccionar ““.

De modo análogo, para identificar las acciones con fecha objetivo, tendrías que ir a la columna “Fecha objetivo” y desmarcar la casilla “Vacías“.

El siguiente paso en tu revisión semanal es revisar tu lista de proyectos para asegurarte de que tienes, al menos, una próxima acción identificada para cada uno de ellos.

La forma de acceder a tu lista de proyectos en la herramienta Excel es ir a la columna “Proyecto” y desmarcar la casilla “Vacías“. Lo normal es que haya varias líneas para cada proyecto, ya que ahora mismo estarías viendo todas las acciones, próximas o no, que has ido añadiendo a los proyectos. Se trata por tanto de que revises todos y cada uno de los proyectos y compruebes que para cada uno de ellos hay, al menos, una acción para la que en “¿Próxima Acción?” pone ““.

Lo siguiente es revisar tu lista de próximas acciones, marcando como completadas todas las que ya estén terminadas. Para ello debes seleccionar en la columna “¿Próxima Acción?” el valor “” y, a continuación, ir a la columna “Completada” y marcar como “” las que proceda. De este modo obtienes tu lista de próximas acciones activas.

Llega ahora el turno de revisar tu lista “a la espera”. Para ello debes ir a la columna “Contexto” y seleccionar el contexto “@A la espera“. Una vez dispongas de tu lista, es el momento de identificar posibles acciones que tendrías que tomar para desbloquear situaciones o acelerar su resolución.

Lo próximo es revisar tus listas de control, algo que por el momento no está implantado en la herramienta Excel, así que tendrás que hacerlo utilizando la herramienta que usas habitualmente para gestionar tus listas de control.

Llega finalmente el momento de revisar tu lista “Algún día/Tal vez”. La forma de generar esta lista es ir a la columna “Tipo de Compromiso” y seleccionar “Algún día/Tal vez“. Si, al igual que yo, usas otras listas de este estilo, también puedes decidir si seleccionarlas todas o ir haciéndolo una a una.

Por último, deberás revisar el material de apoyo, por si fuera necesario identificar alguna próxima acción adicional, algo que harás al margen de la herramienta GTD en Excel.

Como ves, hay algunos pasos de la revisión semanal que, bien por su propia naturaleza, bien por limitaciones del prototipo, no puedes hacer con la herramienta Excel. Sin embargo, la gestión de tus listas de proyectos, próximas acciones, a la espera y algún día/tal vez sí que puedes hacerla de manera rápida, cómoda y sencilla con esta herramienta.

Además de para poder sacar todo el partido a este prototipo, espero que esta serie de entradas te haya servido para tener más claras las posibilidades que una herramienta de generación dinámica y gestión de listas puede ofrecerte a la hora de aplicar GTD.

Me encantará leer tu opinión al respecto en los comentarios 🙂

22 comments to Cómo Utilizar la Herramienta GTD en Excel (III)

  • miguel

    Hola José Miguel, estoy encantado con tu blog. empecé a leer temas de productividad en otros, pero a dia de hoy mi preferido es el tuyo. mucha gracias por todos tus consejos y ayudas.
    te quería hacer una sugerencia:
    tus artículos me llegan al correo electrónico, y mucho de ellos los guardo para futuras consultas. Cuando recibo tus correos en el asunto solo pone optima infinito y me resulta complicado encontrar el que busco. me ayudaría mucho que en el asunto fuera el titulo del articulo.
    un saludo y muchas gracias por todo

  • Antonio Masiá Guerrero

    Esta serie de artículos para excel me han dado la idea de intentar hacer algo similar en FileMaker. Comenzaré esta misma noche para intentar no ver la serie sobre Tita Cervera, JeJe!. FileMaker es una base de datos super potente y sencilla de usar y programar. Desarrollaré scripts para hacer las consultas básicas de forma automática y mostrar una especie de dashboard tal y como tu lo haces en tu solución. Puedo enlazar distintas base de datos en una sola y además tengo solución móvil, en concreto para iPhone. A ver que sale. En cuanto tenga algo lo publico en mi Blog.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Me interesa mucho ese experimento. Ya nos contarás que tal sale. No conozco FileMaker pero si te funciona el invento igual me animo a probarlo 🙂

      • Antonio José Masiá Gúerrero

        Una duda, ¿Que entiendes por tareas activas?

        • José Miguel Bolívar
          Twitter: jmbolivar

          Las acciones pueden ser comprometidas o algún día tal vez. Las segundas son siempre inactivas. De las comprometidas, algunas puedes hacerlas ya y otras aún no bien porque aunque decidas hoy que las vas a hacer no las puedes hacer hasta una fecha posterior (comprar unas entradas que aún no han salido a la venta). Esas acciones están inactivas (estará activa cuando las entradas salgan a la venta). Por último, hay acciones que te has comprometido a hacer pero que precisan que otras acciones previas se completen. Esas acciones “bloqueadas” tampoco están activas. En resumen, acciones activas son acciones comprometidas, que puedes hacer desde ya y que no requieren ninguna acción previa.

          • Antonio José Masiá Gúerrero

            Y una última duda, cuando hablas de fecha de inicio, entiendo que te refieres a la fecha en la que la acción debe iniciarse. Esa acción debería ir a la agenda ¿no?. Por otro lado, la fecha objetivo entiendo que es una fecha meta para llevar a cabo la acción concreta.

            • José Miguel Bolívar
              Twitter: jmbolivar

              Efectivamente, es la fecha en la que la acción debe iniciarse. Puedes usar la agenda para ello (yo no lo hago) o un archivo de seguimiento, por ejemplo el 43 folders. La fecha objetivo es una fecha referencia. Mi consejo es usarlas con cautela, porque si al final hay más de dos o tres acciones con fecha objetivo se desvirtúa el sistema.

  • Antonio José Masiá Gúerrero

    No me quedan claras algunas cosas. Por un lado el campo que usas como Próxima Acción. En tiendo que si una tarea esta inactiva por lo que me explicabas anteriormente, tampoco puede considerarse como próxima acción. En el ejemplo que ponías en el anterior post (I), hablas de un ejemplo de un proyecto que consiste en reparar la chapa del coche, indicas que el compromiso es algún día, tal vez y lo marcas como Próxima Acción: Si. Entiendo que si el proyecto está en tipo de compromiso: Algún día, tal vez, no debe indicarse como próxima acción, entre otras cosas porque lo mas seguro es que aun no esté planificado.

    Por otro lado, cuando se da de alta un proyecto, la primera acción siguiente, se marcará como próxima acción, pero las demás que dependan de esta, deberán aparecer como inactivas y como no próxima acción. ¿Correcto? Entiendo que usas el campo de Próxima acción para filtrar esa lista, claro que el filtro sería por próximas acciones y que estén activas.

    También veo que en el ejemplo que pones de acción delegada, la marcas como próxima acción. Una acción a la espera, entiendo que no es próxima o siguiente acción para mi.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Una próxima acción es simplemente la primera acción física que debes realizar para alcanzar un resultado. Si requiere que se complete al menos una acción previa, entonces es simplemente una acción, no una próxima acción.

      Independientemente de su una acción es también próxima acción o no, puedes comprometerte ya a hacerla (comprometida) o puedes no comprometerte (incubar como algún día/tal vez).

      Si te comprometes a hacerla puede que se pueda completar ya (activa), en menos de 2′ o en más, o que debas esperar un tiempo para hacerla (diferida).

      En un proyecto puede haber una o más próximas acciones, según se puedan hacer en paralelo o no. El filtro se aplica sobre todas las que requieren acciones previas antes de poder hacerse (es decir, ocultas las que son sólo acciones, no próximas acciones).

      Es importante señalar que los proyectos se deben planificar inicialmente sólo a nivel de hitos, sin detallar en exceso. “Planificar” no tiene sentido en GTD más allá de tener claros los pasos clave (subproyectos), pero sin entrar a detalles operativos. Es en cada revisión semanal donde tiene sentido “desgranar” las próximas acciones más inmediatas. La única excepción a esto es cuando hablamos de proyectos de estructura fija (que se pueden gestionar con una plantilla).

      Una acción delegada es para mí una próxima acción si necesito que se complete para que la siguiente acción del proyecto, que debo hacer yo, se convierta en próxima acción. La próxima acción de todas las tareas delegadas que influyen en mis acciones posteriores es “hacer seguimiento”.

      • Antonio Masiá Guerrero

        Gracias por todas las explicaciones. Me estas ayudando mucho en la implantación de mi sistema. Ya tengo montada la base de un sistema similar al que planteas en excel pero como te comenté en filemaker. Este fin de semana comenzaré con las pruebas, pero como ya te podrá imaginar todo se puede mejorar, mejorar, etc… Como decía si mal no recuerdo Albert Einstein, las cosas hay que hacerlas lo más simple posibles, pero no tan simples …

        Un saludo 2.0!

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