5 Criterios para Entender las Acciones en GTD

Muchas de las preguntas más frecuentes que me plantean cuando facilito talleres de GTD, y que también han surgido en alguna ocasión en el blog, tienen que ver con los distintos criterios que se aplican a la hora de trabajar con acciones, la “materia prima” por excelencia de esta metodología de organización personal.

Preguntas como “¿pero una acción futura no debería estar en la lista “algún día/tal vez?”, “¿por qué las acciones que delegas son también “próximas acciones”? o “¿qué diferencia hay entre acción y próxima acción?” son muy habituales y ponen de manifiesto que, a pesar de la sencillez de los criterios cuando se analizan de uno en uno, gestionarlos todos a la vez no es tan sencillo como parece.

La complejidad probablemente radica en que estos criterios son independientes entre sí, a pesar de que la percepción por parte de muchas de las personas que empiezan a tener contacto con GTD es que no sólo están interrelacionados sino que además muchos de ellos son mutuamente excluyentes entre sí.

Veamos por tanto cuáles son estos criterios para entender las acciones y cómo aplicarlos:

  1. Comprometida/No Comprometida: Independientemente de los otros criterios, llega un momento cuando estás procesando los elementos de tu bandeja de entrada en el que debes decidir si te comprometes o no a hacer algo con ese elemento. Una acción está comprometida cuando, en el momento de procesarla, o durante la revisión semanal, decides hacer algo al respecto con ella.
  2. Accionable/No Accionable: Cuando se trata de un proyecto, es decir, de una secuencia de dos o más acciones, lo habitual es que muchas de esas acciones no puedan realizarse sin completar primero otras acciones. Una acción es accionable cuando puede hacerse sin necesidad de completar ninguna otra acción previamente. En ese caso se llama “próxima acción”. Cuando una acción requiere que se completen una o varias acciones previas antes de poder realizarse, entonces se dice que en ese momento no es accionable y se le llama simplemente “acción”.
  3. Presente/Futura: También se puede hablar de Activa/No Activa. En ambos casos la diferencia es la misma. Una acción es presente o está activa cuando se puede completar ya sin esperar a que llegue una fecha futura. Cuando una acción no puede completarse aún porque es preciso esperar a una fecha para poder hacerlo, entonces es una acción futura o no activa
  4. Caduca/No caduca: Las acciones que caducan sólo pueden llevarse a cabo en una fecha o antes de una fecha determinada. Después de esa fecha la acción ya no puede hacerse. Las acciones que no caducan pueden hacerse en cualquier momento una vez que están activas.
  5. Propia/Delegada: Este criterio tiene que ver con quién es responsable de llevar a cabo la acción. Si eres tú mismo, entonces es una acción propia. Si la has delegado y la tienes en tu lista a la espera, entonces es una acción delegada.

Estos 5 criterios permiten 32 posibles combinaciones o, lo que es lo mismo, 32 tipos distintos de acciones.

La buena noticia es que cada uno de esos 32 tipos distintos tiene cabida en una única herramienta GTD. En una próxima entrada veremos cómo se corresponden estos criterios con las distintas herramientas que se usan en GTD para gestionar acciones y cuántos tipos de acciones distintas pueden aparecer en cada una de ellas.

Primeras Jornadas GTD

Desde hace ya tiempo viene gestándose la idea de unas Jornadas GTD.

Reunir a personas con la experiencia y los conocimientos para intercambiar y difundir, dentro de un ámbito distendido, todas aquellas buenas prácticas y nuevos caminos, y así obtener el máximo rendimiento de la productividad personal.

De ahí nacen estas primeras Jornadas GTD.

Un espacio donde podremos aprender y disfrutar con las exposiciones de los ponentes, donde debatiremos las técnicas y los errores. Un tiempo para encontrar las soluciones comunes y ampliar los conocimientos. Un acercamiento a la productividad personal de cada uno, rompiendo las ideas preconcebidas para poder ampliar nuestros hábitos personales.

En esta primeras Jornadas contaremos con la presencia de:

David Torné [http://blog.davidtorne.com (català) – http://es.davidtorne.com/ (castellano)] – @davidtorne – En su visión de “Motivación para el uso de GTD” el autor hará un repaso de la implantación de GTD en su rutina y las ventajas que le ha reportado.

Jeroen Sangers@JeroenSangers – que nos plantea la “Introducción a GTD y el flujo de trabajo” con los principales problemas del trabajo moderno y una fórmula sencilla para tomar control de tu vida.

José Miguel Bolívar@jmbolivar – nos ayudará a ver que la “Planificación Natural” es, como su propio nombre indica, la forma más intuitiva, sencilla y eficaz de lograr resultados.

Alex Bergonzini@bergonzini – El combate, la negociación y el renacer de uno mismo, “Más allá de la productividad”.

Daniel Aguayo@daguayo – nos elevará en el verdadero significado del GTD la “Revisión por alturas”, podrás experimentar cómo ganar perspectiva sobre tu trabajo para alcanzar tus metas.

Cinco interesantes ponencias completamente abiertas a preguntas, a debate, a la participación, a la gestación de nuevas ideas, al perfeccionamiento de nuestro propio proceso de productividad personal en GTD.

Una visión experta y con la claridad de todos esos post que semana tras semanas leemos y ahora, por fin, nos explican.

El evento tendrá lugar el Sábado, 22 de octubre, de 10 a 14h en ContecBCN – Gran Via de les Corts Catalanes, 610 – Barcelona.

Como disponemos de un aforo muy limitado, vamos a necesitar que te dirijas a http://jornadasgtd.com/ , y allí te inscribas mediante el botón “Quiero asistir”.

¡Te esperamos!

 

 

 

 

 

 

 

En este código QR tienes toda la información del evento, léelo con tu teléfono móvil (¿qué es un código QR?)

Cómo Evitar los Costes de Aprendizaje

La calidad de las decisiones que tomas y de las acciones que realizas, pero también de las que decisiones que toman las organizaciones y de sus acciones, depende en gran medida de la calidad del conocimiento que se utiliza para ello.

En otras palabras, si el conocimiento aplicado para tomar una decisión, o para llevar a cabo una acción, es pobre, incompleto o está obsoleto, la calidad de la decisión, o de la acción, será probablemente inferior a la adecuada.

El problema se agrava cuando esta calidad insuficiente de la decisión, o de la acción, da lugar a una situación inesperada y no deseada, cuya resolución conlleva, por lo general, un coste adicional, normalmente también imprevisto.

Vemos casi a diario como personas y organizaciones hacen cosas o toman decisiones que, al poco tiempo, deben corregir con otra decisión o con otra acción en sentido opuesto.

Como ejemplo, no es extraño que alguien se ponga a montar un mueble de IKEA sin haber echado un vistazo siquiera a las instrucciones de montaje. En la mayoría de las ocasiones el mueble acaba mal montado, o simplemente no se puede acabar de montar, por lo que hay que desmontarlo y volverlo a montar.

Supongamos que el tiempo que se tarda en leer las instrucciones es de 5 minutos y el tiempo de montaje, sabiendo montar el mueble, es de 25 minutos.

Haciendo las cosas bien, es decir, haciendo una inversión en aprendizaje de 5 minutos, el mueble estará montado correctamente en media hora.

Haciendo las cosas mal, es decir, “ahorrándote” la inversión en aprendizaje de 5 minutos inicial, puedes perder fácilmente 5 minutos hasta llegar al punto en que no puedes seguir, otros 5 minutos en desmontar lo que has montado mal, 5 minutos -ahora sí- en leer las instrucciones y, finalmente, 25 minutos en montarlo. Total, has tardado 50 minutos en acabar de montarlo, lo que significa un coste de aprendizaje de 10 minutos, un 20% más del tiempo necesario.

Lo más absurdo es que estas situaciones indeseadas y estos sobrecostes son fácilemente previsibles y, por tanto, evitables.

El punto de partida es ser lo suficientemente humilde como para reconocer que posiblemente haya detalles importantes sobre aquéllo que vas a hacer o decidir que aún ignoras.

El siguiente paso es tener un mínimo de paciencia e invertir el tiempo necesario en conocer los detalles clave más relevantes sobre lo que vas a hacer o decidir, ya que ésta es la mejor forma de minimizar el riesgo de error.

Lo próximo sería encontrar las fuentes idóneas para acceder al conocimiento que necesitas. En ocasiones, la única forma de acceder a ese conocimiento será a través de fuentes escritas pero en otras muchas podrá ser preguntando a personas más próximas, con más experiencia o directamente involucradas en aquello que vas a hacer o sobre lo que vas a decidir.

Preguntar sólo te obliga a escuchar, no a estar de acuerdo con la respuesta ni a seguirla. La ventaja de preguntar a personas es que, aunque puedas no compartir sus puntos de vista, te proporcionará generalmente una perspectiva más amplia que te ayudará a no pasar por alto ninguna información importante para lo que vas a hacer o decidir.

En realidad, se trata simplemente de invertir -ahora- una mínima parte del tiempo y los recursos que tendrías que gastar -luego- en solucionar los problemas causados por tu precipitación e ignorancia.

Parece claro que la agilidad es una cualidad imprescindible hoy día pero no se debe caer en el error de confundir rapidez con precipitación. Es importante ser rápido pero es más importante aún hacer las cosas bien a la primera, aunque se tarde un poco más, que hacerlas rápido y mal y luego tener que repetirlas.

Además, aunque la excusa habitual para justificar una decisión errónea -por precipitada- es la socorrida “falta de tiempo”, la realidad es que esto rara vez es cierto ya que, por hacer las cosas mal, acabas empleando siempre más tiempo del necesario. El verdadero motivo por el que se suelen hacer mal las cosas, o se toman decisiones no suficientemente documentadas, tiene mucho más que ver con la pereza mental que con la escasez de tiempo.

Los costes de aprendizaje son cada vez más frecuentes e importantes en cuantía y creo que merece la pena reflexionar sobre en qué medida podrían evitarse o, al menos, atenuarse, ya que perjudican muy seriamente a la productividad.

Porque lo cierto es que aprender sobre algo antes de hacerlo o de decidir sobre ello es, fundamentalmente, una cuestión de actitud y que invertir proactivamente en aprenderlo permite un ahorro enorme en esos costes de aprendizaje ni deseados ni previstos.

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