Realidad Virtual Sí, ¿Pero Cuál?

A lo mejor aún no te has dado cuenta pero estás compartiendo tiempo y espacio con personas que, aunque aparentemente viven a tu lado, en realidad habitan en un universo paralelo.

Claro que esto es sólo una forma de verlo porque, a lo mejor, el que habita en un universo paralelo eres tú…

En cualquier caso, parece evidente que podemos hablar de dos grandes grupos de personas instaladas en paradigmas casi contrapuestos.

Están los que piensan que nos encontramos ante una crisis económica de esas tantas que suceden periódicamente, con la única diferencia de que en esta ocasión se está alargando, desgraciadamente, más de la cuenta.

Gente que sigue refiriéndose a la situación actual como “la que está cayendo”, frase absurda hasta el hastío y que lleva implícita la creencia, más absurda aún, de que escampará algún día.

Gente que sigue pensando que los políticos arreglarán la situación, que volverá a crearse empleo, que el sistema educativo sirve para algo más que para generar conformidad, que las empresas pueden seguir rigiéndose por las mismas normas que hace treinta años, que Europa y USA seguirán “cortando el bacalao” eternamente, que el Estado del Bienestar está a salvo y que cobrará una pensión en condiciones porque para algo ha estado cotizando toda la vida.

Son gente afincada en el pensamiento único, en el “cualquier tiempo pasado fue mejor” y en “las cosas siempre han sido así”. Gente que siente que pensar es peligroso y por eso no se atreve a hacerlo.

Son, en gran medida, las mismas personas que opinan que Internet es una peligrosa pérdida de tiempo para raros, vagos y antisistemas. Son quiénes prohíben las redes sociales en las empresas, quiénes tienen miedo a comprar por Internet, quiénes no dejan que sus hijos se acerquen a un ordenador, quiénes padecen tecnofobia y sospechan que las redes están llenas de gente extraña.

Luego, por otra parte, están los que piensan que estamos ante un cambio de era en todos los frentes.

Gente que percibe que nos encontramos en los albores de una revolución sin precedentes. Gente que intuye que cuando el proceso de transformación en el que estamos inmersos llegue a su fin, y eso puede llevar su tiempo, habitaremos en un mundo muy distinto del actual, casi irreconocible. Gente que cree que la tecnología en general e Internet en particular ofrecen un universo de posibilidades que permiten por primera vez en la Historia plantearse alternativas hasta ahora impensables. Gente consciente de que habitamos en un mundo global, en el que los equilibrios de ayer están dando lugar a nuevos e imprevisibles escenarios. Gente que sabe que hay otras formas posibles de entender la política, la educación, el trabajo, la empresa y la sociedad y que merece la pena intentarlo.

Son gente dispuesta a probarlo todo, a equivocarse para aprender, a no dar una batalla por perdida. Gente que entiende que si “las cosas siempre han sido  así” probablemente haya llegado el momento de cambiarlas. Gente que siente que pensar es peligroso y por eso se atreve a hacerlo.

Son, en gran medida, las mismas personas que piensan que Internet es una de las herramientas mas poderosas que ha tenido la gente de a pie para hacer oír su voz. Son quienes experimentan, comparten, descubren, aprenden y se divierten a diario en las redes sociales. Son quienes sospechan que fuera de las redes está lleno de gente extraña.

Mis hijas usan wikis en el colegio, hacen sus trabajos en GDocs y sus presentaciones en prezi, hablan con sus amigas por GTalk y comparten ficheros y agenda con su madre y conmigo usando Dropbox y GCal. Los hijos de muchos de mis conocidos apenas saben usar un ordenador.

EL 90% de la gente interesante que he conocido en los últimos 3 años ha sido, directa o indirectamente, a través de las redes sociales. Mi realidad cotidiana está estrechamente entrelazada con la tecnología, Internet y las redes sociales: trabajo, aprendizaje, ocio, relaciones… La inmensa mayoría de mi círculo más próximo de familiares y amigos hace un uso escaso de la tecnología y de Internet y no está o no usa las redes sociales.

Para ellos mi familia y yo somos una “panda de frikis” que vivimos en un mundo virtual, en una fantasía irreal. Yo tengo claro que, efectivamente, aquí coexisten dos aparentes realidades y que tan sólo una de ellas es la realidad “real”, no siendo la otra más que una ilusión envuelta en una realidad virtual.

Un único mundo y dos realidades. Eso está claro. La cuestión es: realidad virtual sí, ¿pero cuál?

Productividad: Guía Fácil para el Buen Uso de la Agenda en GTD

|10|, cortesía de Emi Yañez

Son muchas las personas que usan una agenda para gestionar su productividad personal y, sin embargo, sólo una pequeña porción de ellas la usa correctamente.

Después de muchos años trabajando en posiciones europeas, una de las cosas que más me está llamando la atención en mi nueva etapa profesional es el especial mal uso que se hace de la agenda en España, con todas las excepciones que queramos, que imagino las habrá.

Es algo que suelo comentar en los talleres que facilito sobre GTD y que, sorprendentemente, no sólo no genera discusión, sino que es reconocido abiertamente como un problema real.

No sé si es una flexibilidad mal entendida, un excesivo “querer agradar” debido a razones culturales, un ejemplo más de apasionamiento latino traducido en voluntarismo, una más de las muchas malas prácticas de gestión que abundan en nuestras organizaciones o el simple desconocimiento de cómo se debe usar una agenda para que sirva de algo.

Por si se trata de lo último, comparto aquí algunos principios básicos, a modo de guía, que te ayudarán a convertir tu agenda en una verdadera herramienta de productividad.

Asegúrate de anotar todos los compromisos que caducan y sólo los que caducan

La agenda debe utilizarse, única y exclusivamente, para anotar tareas que te has comprometido a hacer en una fecha o en una fecha y hora determinadas. Cosas que, o haces en ese momento concreto o ya no podrás, o no tendrá sentido, hacer.

Puedes también utilizarla como recordatorio de cosas que tal vez no hagas pero sobre las que tendrás que tomar una decisión en una fecha o momento determinados.

En cualquier caso, la agenda no debe incluir tareas sólo porque te gustaría hacerlas antes de una fecha determinada, ni tampoco tu lista de cosas por hacer.

La finalidad de la agenda es darte especial visibilidad sobre compromisos adquiridos que sólo puedes cumplir en momentos concretos. Si mezclas este tipo de compromisos con otros que simplemente debes hacer lo antes posible, esa utilidad desaparece por completo.

No conviertas tu agenda en una lista de deseos ni en una declaración de intenciones

La agenda debe contener únicamente tareas que te has comprometido a hacer. Esto significa que no debe incluir tareas que “te gustaría poder hacer”, “a lo mejor vas a hacer”, “harás si te da tiempo”, etc. Todo este tipo de tareas deben ir a parar a tu lista algún día/tal vez hasta que, en una de tus revisiones semanales, decidas comprometerte, de verdad, a hacerlas.

Si mezclas lo que vas a hacer con lo que tal vez hagas estás añadiendo ruido a tu sistema, aumentas el riesgo de procrastinar y, en definitiva, estás minando la fiabilidad de tu agenda y, con ello, su utilidad.

Considera tu agenda territorio sagrado

En línea con el consejo anterior, lo que entra en tu agenda no se mueve ni se cambia. La agenda es un territorio sagrado que no se modifica salvo causa mayor. Cuando cambias algo que has anotado en tu agenda, no sólo saboteas tu propia productividad sino la de las demás personas implicadas, que se ven obligadas a cambiar también sus respectivas agendas.

En la última empresa en la que trabajé, las reuniones mensuales de comité de dirección europeo se fijaban para todo el año y excepto una o, como mucho, dos, todas se celebraban en la fecha y lugar previstos. ¿Te imaginas algo así en una empresa española?

Evita que tu agenda parezca un Tetris

Una agenda en la que los distintos compromisos se solapan o son consecutivos delata una baja productividad. El objetivo no es “encajar” una reunión o conferencia con otra para que quede como un Tetris perfecto sino precisamente lo contrario.

Los motivos por los que debes dejar espacio entre los compromisos que anotas en tu agenda son muchos. Por ejemplo, por si ese compromiso se alarga más de lo esperado o para asegurar que puedes desplazarte entre compromisos si es necesario. Pero el más importante es porque necesitas dejar espacios en los que trabajar en tu trabajo ya definido, es decir, tus listas GTD, y también para definir tu trabajo.

Si tu agenda consume habitualmente todo tu día nunca serás productivo. Así que ya sabes, huye de las reuniones siempre que puedas porque o te reúnes o trabajas.

Gana perspectiva trabajando a largo plazo

Una de las cosas que me llama poderosamente la atención es lo mal que, en general, se gestionan en España las invitaciones para contribuir a la difusión de diversos eventos. En muchos de estos casos se trata de eventos en los que los ponentes son personajes conocidos, con frecuencia extranjeros, cuyas agendas me consta son a varios meses vista. De hecho, la complejidad logística del propio evento exige una preparación que como mínimo se mide en semanas.

¿Por qué entonces se envían las invitaciones para asistir con tan escasa antelación, con frecuencia sólo uno o dos días antes? Avisar en el último momento aumenta enormemente la probabilidad de no poder asistir, ya que hace casi imposible que las personas puedan renegociar sus compromisos ya existentes.

Al menos en mi experiencia, este tipo de comportamientos son inimaginables en cualquiera de nuestros países vecinos. No digo yo que debamos reservar las vacaciones de verano en Navidad, práctica habitual en los países nórdicos, pero existe un término medio. Si llevas organizando un evento, con fecha confirmada, desde hace semanas, ¿por qué esperas al último momento para invitar a personas que, se supone, tienes interés en que asistan?

No lo olvides. Poder bloquear fechas en tu agenda con antelación te ayuda a tener más perspectiva y a dosificar mejor tus esfuerzos, a la vez que te permite renegociar tus compromisos en caso necesario.

Reserva espacios para reunirte contigo mismo

Este sencillo truco te permite encontrar esos bloques de tiempo sin interrupciones que en ocasiones necesitas para sacar adelante una oferta, o una presentación o, simplemente, para ponerte al día después de un pico de trabajo.

Lo único que debes tener en cuenta es que esta reunión contigo mismo es tan importante o más que una reunión con tu jefe, así que actúa en consecuencia.

Ten siempre el contenido actualizado al 100%

Todo lo anterior no sirve de mucho si en tu agenda conviven compromisos cancelados o que han cambiado de fecha y hora.

Si quieres poder seguir confiando en tu agenda, asegúrate de reflejar de forma inmediata cualquier cambio que se produzca en uno de tus compromisos.

Conclusión

La agenda es una herramienta potentísima si sabes hacer buen uso de ella. La forma de lograrlo es muy sencilla: convertir en hábitos las 6 prácticas que te recomiendo. Si lo consigues, te aseguro que notarás un incremento espectacular de tu productividad.

Adiós para siempre al Puesto de Trabajo

El concepto original de puesto de trabajo tiene su origen en el taylorismo, método de organización del trabajo que cumplirá un siglo en pocas semanas.

El significado inicial con el que se acuñó este término pierde, en el contexto actual de la economía del conocimiento, buena parte de su razón de ser y obliga, al igual que sucede con el resto de la jerga del management tradicional, a una profunda revisión del mismo.

El puesto de trabajo es un elemento fundamental del modelo de organización burocrático, ya que es el resultado de aplicar los principios de la división del trabajo.

En sus orígenes, el puesto de trabajo era la estructura básica idónea alrededor de la cual desarrollar una estructura organizativa más amplia. Los puestos de trabajo se podían agrupar cómoda y fácilmente utilizando diversos criterios y con diversos fines.

Así, por ejemplo, los puestos de trabajo se podían analizar y comparar si se agrupaban según la función que desempeñaban en la organización: Finanzas, Ventas, Soporte, Recursos Humanos… También se podía hacer un ejercicio similar agrupándolos en familias: Directivos, Técnicos, Administrativos…

Todas estas formas de agrupar puestos de trabajo permitían, entre otras cosas, realizar tareas relativamente complejas de forma simple y masiva, como por ejemplo, definir competencias o requisitos técnicos o de experiencia para cada grupo de puestos de trabajo.

También servían para poder llevar a cabo valoraciones de puestos, es decir, asignar a cada puesto de trabajo una banda salarial en función de lo que, siempre teóricamente, vale en el mercado.

Y además servían para poder identificar perfiles, es decir, el contenido teórico ideal de un puesto de trabajo determinado.

De forma indirecta, estas agrupaciones de puestos de trabajo servían además para gestionar el rendimiento, identificar necesidades formativas y motivar y retener a los profesionales, con la promesa de disfrutar de una larga y próspera carrera profesional en la organización.

Pero todo esto parte de la premisa de que el puesto de trabajo es algo relativamente permanente y estable. Se entiende como un contenedor de capacidades, habilidades y experiencias en cantidades concretas y determinadas para abordar idóneamente una serie de tareas predefinidas.

En consecuencia, la descripción tradicional de puesto de trabajo es un compendio de tareas más o menos minuciosamente detalladas que intenta reflejar el día a día de la persona que ocupará dicho puesto. Esto, que hasta cierto punto puede ser posible y tener sentido en una cadena de montaje, o en posiciones administrativas muy burocratizadas, no deja de ser una quimera sin sentido cuando intentamos aplicarlo a trabajos del conocimiento.

De hecho, un test rápido y sencillo para averiguar el estadio evolutivo en el que se encuentra una empresa en materia de gestión de personas es echar un vistazo a sus descripciones de puestos de trabajo. Cuanto más granular sea la estructura y más detalladas las descripciones de puestos, más atrasada está la organización.

Juan Soto, un adelantado a su tiempo, afirmaba hace casi 20 años que en el trabajo del conocimiento lo que importa no son los continentes sino los contenidos. Juan decía que cada empleado configura su puesto de trabajo, agrandándolo o empequeñeciéndolo, con su quehacer diario. No es de extrañar por tanto que las descripciones de puestos de trabajo en HP fueran algo realmente genérico hace ya una década, siendo más un lienzo que un cuadro.

Y es que a día de hoy cada vez es más absurdo hablar de puestos de trabajo, sencillamente porque la naturaleza del trabajo ha cambiado. El trabajo ya no es previsible en el grado que lo era antes y lo que tiene sentido ahora es hablar de proyectos.

Pero no proyectos en el sentido grandilocuente con que habitualmente se habla de ellos sino proyectos desde una perspectiva más cotidiana aunque también más amplia. La principal diferencia es que desaparecerá la exclusividad, al menos como requisito habitual. Ahora las personas deben comprometerse en exclusiva con un único cliente: su empleador. Eso va a desaparecer. Seguro. Es sólo cuestión de tiempo.

En un futuro muy próximo, un proyecto podrá ser llevar la contabilidad de una empresa, o de varias. También podrá ser gestionar grandes cuentas para varias empresas que no son competencia entre sí. En general, serán profesionales prestando servicios a profesionales o a organizaciones.

En todos los casos será una relación profesional-empresa mucho menos asimétrica que la actual. Superar el monólogo empresarial dominante para dejar paso a un diálogo entre marcas-empresa y marcas-personales que buscará resultados ganar-ganar. Una oportunidad para resolver los problemas causados por la excesiva especialización, atomización y falta de sentido de los puestos de trabajo de hoy mediante la recuperación de la autonomía y de la responsabilidad perdidas.

El outsourcing que tanto ha evolucionado en los últimos años es simplemente un adelanto de todo esto, sólo que ahora son organizaciones prestando servicios a organizaciones y en el futuro serán profesionales prestando servicios, a través de proyectos, tanto a otros profesionales como a organizaciones.

Ya no tendrá sentido hablar de perfiles porque los perfiles pasarán a ser algo mucho más complejo, rico, variado y dinámico. La gente aprenderá a aprender durante toda la vida y, en consecuencia, su perfil estará en constante evolución.

Todos estos cambios van a tener enormes consecuencias, muchas de ellas aún imprevisibles aunque las podamos intuir. ¿Cómo cambiará el mercado de trabajo? ¿Cómo evolucionará la remuneración de los profesionales? ¿Cómo se transformarán las empresas? ¿Qué papel jugará la meritocracia?

Habrá que ir dando respuesta a todas ellas y a otras muchas que, sin duda, seguirán surgiendo.

Pero, por ahora, lo que importa es entender que el puesto de trabajo tal y como lo conoces ha muerto y que sólo falta darle sepultura.

Son los albores de la Tercera Revolución Industrial. Es el adiós para siempre al puesto de trabajo.

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