GTD: Por Qué Fallan los Sistemas de Productividad Personal

Dice David Allen que la razón por la que la gente está descubriendo que GTD es eficaz es porque se trata del primer modelo de productividad personal que realmente funciona.

Por mi parte, llevo años utilizando GTD y también siguiendo de cerca los desarrollos en materia de productividad personal y, en todo este tiempo, parece que no se ha diseñado nada aún que siquiera se le acerque en funcionalidad y, sobre todo, en resultados.

La mayor parte de las soluciones tradicionales, lo que comúnmente se conoce como técnicas de “gestión del tiempo”, no suelen funcionar a la altura de las expectativas y no lo hacen porque son excesivamente simples, incompletas, poco naturales o una combinación de los factores anteriores.

Es más, me atrevo a afirmar que las técnicas tradicionales de gestión del tiempo han hecho, y siguen haciendo, mucho daño a la productividad personal porque hacen creer a las personas que pueden controlar el futuro. Esto es algo que veo constantemente en los talleres para la implantación de la metodología GTD que facilito.

Cuando las personas dicen que necesitan “organizarse”, a lo que se refieren en realidad es a que necesitan controlar su entorno, tanto físico como mental. El problema es que pretenden hacerlo de una forma rápida y sencilla, lo cual no es realista, ya que ese entorno que quieren controlar no es en absoluto sencillo.

Guste o no, para controlar tu entorno necesitas, primero, capturar todo aquello que creas que no tienes claro o que está fuera de su lugar final para, después, aclarar qué vas a hacer con cada una de esas cosas y, finalmente, organizarlas de forma apropiada para poder hacerlas.

Y esto no es todo. Para que ese control no se desvanezca en cuestión de días, o incluso de horas, necesitas revisar el sistema de forma periódica. Puede parecer complicado, aburrido, que requiere mucho tiempo y todo lo que quieras pero me temo que no hay otra forma.

Por eso GTD prepara a las personas para que sean capaces de hacer un inventario de todo lo que tienen en la mente, y de sus objetivos, antes de pensar y tomar decisiones sobre ello. GTD es el primer sistema consciente de esta necesidad, y que yo sepa, el único hasta ahora.

Los sistemas antiguos de “gestión del tiempo” fallan precisamente porque no han sido capaces de incorporar elementos esenciales para conseguir control y perspectiva.

Por ejemplo, los sistemas basados en prioridades no ayudan a cerrar temas poco prioritarios sin desatender ningún compromiso, lo que hace que, antes o después, esos temas se conviertan en importantes y/o urgentes. Además, aunque hablan de la importancia de fijarse metas, no definen ni con cuántos tipos de metas y niveles operamos ni las diferentes estructuras que las metas necesitan para ser alcanzadas.

Por otra parte, el fallo común a todos los sistemas de “gestión del tiempo” tradicionales es que dan por sentado, de forma sorprendentemente ingenua, que puedes empezar en cualquier momento desde cero y sin una preparación previa, partiendo de una perspectiva actual y completa de todo lo que puedes hacer, que en todo instante y circunstancia puedes asumir compromisos de forma inteligente y racional integrándolos de forma automática en tu visión global y que vas a ser capaz de mantener la estabilidad y coherencia de tus decisiones de forma permanente llevando a cabo esos planes preconcebidos sin que nada lo impida.

¿Conoces de verdad a alguien con una vida así de fácil, predecible y estable?

Por suerte o por desgracia, el mundo real es mucho más complicado que todo eso. Nuevas peticiones, urgencias, información o prioridades surgen a cada momento y nuestro cerebro las integra lo mejor que puede para mantener nuestro control y nuestro enfoque. Es algo que hacemos de forma continua e inconsciente y por eso constantemente estamos modificando nuestras perspectivas y decisiones en función de los nuevos datos que vamos incorporando.

Cuando un sistema de organización personal te obliga a “planificar”, lo que hace es forzarte a que definas cómo van a suceder las cosas. Esta peculiar forma de afrontar la realidad choca frontalmente contra la forma de incorporar datos y reajustar en consecuencia que tu cerebro lleva a cabo de forma permanente, espontánea y natural. Este es el motivo por el que acabas dejando de usar, o no usas, estos sistemas de “gestión del tiempo”, porque van en contra de la forma natural de funcionar de tu cerebro y porque no le permiten procesar e integrar la información de forma continua para tomar decisiones a partir de ella.

GTD hace precisamente lo contrario. En lugar de obligarte a “predecir el futuro”, te proporciona una serie de herramientas que refuerzan y apoyan la forma natural de trabajar de tu cerebro. GTD está diseñado para facilitarte la incorporación de nuevos datos y para que mantengas la visión global de forma fácil y efectiva, dándote la perspectiva que necesitas para tomar la mejor decisión en cada momento, por mucho que cambien tus planes y por muchas interrupciones y sorpresas que haya.

Por eso, así de fácil y así de sencillo, GTD funciona donde los demás sistemas de productividad personal fracasan.

Comunicación 2.0: Son los Valores, no la Tecnología

Plone Conference 2009 Group Photo, cortesía de Christian Scholz

Las redes sociales han alcanzado un punto de madurez en el que ya no son algo exclusivo de una “panda de frikis” sino una realidad de la que estar ausente empieza a significar muchas cosas y no precisamente positivas.

Esta madurez implica necesariamente una popularización y masificación de las mismas, con un ritmo y un volumen de incorporación de personas muy superior al que existía hace unos años, cuando solo los early adopters (primeros seguidores) estaban allí.

Imagino que no será el único motivo pero sí creo que este fenómeno de popularización y masificación tiene bastante que ver con comportamientos que hace unos años eran infrecuentes y que ahora son cada vez más habituales en las redes sociales.

Creo que antes, hace tan solo unos pocos años, la mayoría de las personas que se acercaban a las redes sociales lo hacían con una actitud diferente. Para bien o para mal no era fácil encontrar información que dijera qué hacer, cómo comportarse, de qué iba aquello… Lo lógico, por tanto, era acercarse desde la curiosidad, ver qué pasaba en cada red y cuál era la forma “normal” de interactuar en ella.

Creo que esa misma falta de recursos al aproximarse a las redes sociales hacía que luego surgiera un impulso natural por “echar una mano” a la gente que se seguía incorporando. Como además el ritmo de incorporación era moderado, daba tiempo a saber más de las personas con las que te relacionabas, de sus intereses, aficiones y valores. Estos mismos intereses, aficiones y valores eran los que aglutinaban personas y daban lugar a comunidades virtuales.

Además, muchas de las personas que se incorporaban en esta época eran creadores de contenidos: blogs, fotos, videos, presentaciones… Compartir es un impulso natural y las redes sociales lo facilitan de forma extraordinaria, no solo facilitando el hecho en sí de compartir sino por el estímulo añadido que supone llegar a una audiencia potencialmente tan grande.

Es esta combinación de un interés previo por compartir contenidos con la existencia de una tecnología potente y muy fácil de usar lo que potencia el desarrollo de determinados comportamientos frente a otros, dando lugar a los llamados “valores 2.0”, como son por ejemplo la colaboración o la transparencia.

Pero ahora la incorporación a las redes sociales no se lleva a cabo necesariamente desde la curiosidad. Son muchos los que se acercan porque entienden que “deben” estar ahí y muchos también los que se acercan “a ver qué pillan”. Y no es que me parezca mal ni lo uno ni lo otro, sino que creo que esa actitud no acaba de encajar en las redes sociales.

Observo cada vez con más frecuencia un nuevo comportamiento, consistente en intentar replicar en las redes sociales las formas de hacer “tradicionales”. En mi opinión, comportarse así es no haber entendido nada. Por este mismo motivo hay empresas que están empezando a abandonar Facebook tras un estrepitoso fracaso y sin embargo hay otras que van de éxito en éxito. Las primeras han hecho “lo de siempre” pero en las redes sociales, no viendo en ellas más que una tecnología que sirve para amplificar a muy bajo coste su discurso habitual. Las segundas, por el contrario, han  entendido que las redes son conversaciones entre personas y han adecuado su comunicación a este nuevo canal.

Creer que lo importante de las redes es la tecnología y lo que esta supone en cuanto a alcanzar públicos inmensos a bajo coste es síntoma de ignorancia o de prepotencia, o de ambas cosas, y conlleva unos costes de aprendizaje importantes.

La tecnología es un medio, muy importante y muy potente, pero solo un medio. Por eso, el éxito en las redes sociales, lo definamos como lo definamos, no depende tanto del dominio de la tecnología como de entender que las redes son conversaciones, que las conversaciones son generalmente sobre contenidos que aglutinan intereses y que llevan asociadas una serie de valores. En resumen, que esto va de personas y de sus valores. Entenderlos, adoptarlos y comportarse coherentemente con ellos es lo que permitirá que ser capaces de comunicar con voz humana, mediante conversaciones en lugar de monólogos.

Pero para ello, primero hay que entender en comunicación 2.0 lo que importa son los valores, no la tecnología.

Por Qué GTD gusta tanto a los Geeks

What’s in my bag, cortesía de Johannes Kleske

Desde su aparición, GTD se ha visto envuelto en un sorprendente fenómeno de divulgación viral a través de comunidades relacionadas con la informática, la tecnología y los blogs, en los que a día de hoy se siguen publicando varias decenas de entradas diarias relacionadas con GTD, en todo el mundo y en diversos idiomas.

A pesar de que los principios de la metodología GTD no tienen demasiado que ver con el software, los ordenadores o la tecnología en general, si que existe un motivo, al menos para David Allen, por el que es lógico que GTD haya triunfado especialmente entre los profesionales que trabajan en estas áreas.

Por ejemplo, David Allen se reconoce públicamente como perezoso, probablemente como muchos otros usuarios de GTD – entre los que me encuentro yo, por ejemplo – y también como buena parte de los adictos a la informática.

Los programadores dedican muchas horas y mucho esfuerzo a diseñar cosas que les eviten tener que trabajar más tiempo. De hecho, la naturaleza de la informática es conseguir que las cosas se puedan hacer de forma más rápida, más fácil y más coherente, además de con el mínimo esfuerzo. Maximizar los resultados minimizando los recursos es la esencia de la productividad personal en general y de GTD en particular, así que parece natural que a los geeks les atraiga, ya que comparten intereses.

Del mismo modo, un programa informático gestiona las posibles situaciones que se plantean de acuerdo con un conjunto de reglas coherentes previamente establecidas. Por su parte, GTD es un modelo que te ofrece la fórmula para saber manejar de la forma más adecuada todo lo que puedes encontrarte en tu vida cotidiana: cómo aceptarlo, evaluarlo, integrarlo, organizarlo y volverlo a examinar cuando corresponda. Parece que también aquí hay puntos importantes en común.

En el campo de la tecnología sucede algo parecido. GTD representa una aproximación innovadora a las viejas cuestiones sobre gestión y organización del tiempo, además de ir un paso más allá prometiendo algo que nadie se había atrevido hasta ahora: conseguir un alto rendimiento sin estrés. Sí, es verdad que para alcanzar ese alto rendimiento sin estrés es preciso aceptar las reglas de GTD y, sobre todo, que desarrollar los hábitos necesarios exige valentía, compromiso y constancia pero también está demostrado que el sistema funciona y que el esfuerzo merece la pena.

Por otra parte, GTD es innovación en productividad personal no solo porque deja atrás paradigmas que han sido válidos durante décadas, ni porque integra realidades cotidianas como las interrupciones o los constantes cambios de importancia y urgencia, sino porque  pasa de un enfoque centrado en intentar predecir y definir el futuro a otro centrado en cómo adaptarte al futuro de una forma óptima, independientemente de cómo sea ese futuro.

Por último, GTD no depende de ningún sistema, lo que significa que puedes usar cualquier herramienta, incluyendo cualquier tipo de software, para implantar sus principios. Muchas aplicaciones de software que ya usas incluyen funciones a las que puedes sacar partido para implantar GTD, funciones que tal vez ignores que existen o a las que nunca has encontrado utilidad hasta ahora. Por ejemplo, puedes usar las categorías y vistas personalizadas de Microsoft Outlook para generar todas las listas que necesitas en tu herramienta GTD, algo que también puedes hacer con las etiquetas de GMail.

Hay además numerosas herramientas informáticas desarrolladas para facilitar la construcción de un sistema GTD. Las hay para todo tipo de usuario y disponibles en prácticamente cualquier plataforma. La mayoría de ellas empezaron como simples gestores de tareas que han ido incorporando nuevas funcionalidades con el tiempo, aproximándose cada vez más a lo que necesitas para una implantar GTD de forma fácil y completa. Aunque aún hoy, con algunas excepciones como FacileThings, la mayor parte de ellas carece todavía de algunas funcionalidades importantes, la situación sigue mejorando día a día. Si te interesa el tema, hace algún tiempo escribí una entrada sobre las características recomendadas que, en mi opinión, debería tener toda herramienta GTD.

En resumen, conseguir más con menos, aprovechar la tecnología para innovar y no depender de ningún sistema o herramienta, hacen que GTD sea la metodología preferida por cualquier geek que se precie de serlo 😀

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