GTD: Una Solución Innovadora a un Problema Creciente

60054, cortesía de Wilson Wilches

Si GTD únicamente resolviera un problema que afectara a una pequeña parte de la población, su popularidad habría sido muy limitada. Si aún afectando a una gran población, el problema no fuera especialmente relevante, habría ocurrido lo mismo. Pero el hecho es que cada vez más personas padecen estrés – la llamada enfermedad del siglo XXI -, sensación de pérdida de control y dificultad para concentrarse. En otras palabras, recuperar el equilibrio se ha convertido en una necesidad global.

Las interrupciones y los imprevistos tienen lugar cada vez con más frecuencia. Los cambios en la urgencia, importancia y prioridad de las cosas que hay que hacer cambia constantemente. Nueva información aparece a cada momento ante nosotros a través de una creciente variedad de canales y dispositivos. Ante esta situación, muchas personas buscan desesperadamente una solución que les permita recuperar el control.

El cambio siempre produce algún tipo de estrés porque genera “ruido” en nuestra estabilidad. La entrada de cualquier elemento nuevo en nuestra vida implica tener que prestar atención a ese elemento, aunque sea solo momentáneamente, para averiguar qué es, cómo nos afecta, si puede sernos útil o, por el contrario, puede suponer una amenaza. Un elemento nuevo siempre genera por tanto una distorsión en nuestra vida hasta que lo integramos en ella.

La gran diferencia entre el siglo XXI y épocas anteriores es que ahora todo es nuevo más a menudo.

Antes, casi todas las cosas que existían o sucedían alrededor de las personas eran evidentes para ellas y lo que no lo era aparecía lo suficientemente espaciado en el tiempo como para que integrarlo en la vida cotidiana no tuviera mayor trascendencia.

Ahora, sin embargo, el ritmo al que cambia nuestro entorno es rapidísimo y somos físicamente incapaces, por su cantidad, de integrar todo lo nuevo que sucede a nuestro alrededor. Si te paras a pensarlo un momento, es muy probable que en los últimos días hayas recibido más inputs e información de la que recibían tus abuelos en todo un año. Ese es el motivo por el que estás en un estado de estrés casi continuo.

Las nuevas tecnologías hacen que el problema sea aún más grave, ya que nos interrumpen constantemente con nueva información que te hace replantearte cuales son tus prioridades, generando una sensación de permanente incertidumbre.

GTD está desarrollado teniendo en cuenta esta nueva realidad, algo desconocido hasta ahora en la historia de la Humanidad. Por eso GTD es capaz de mostrarte el camino a seguir para ser capaz de lidiar con todos esos inputs con seguridad, de una manera positiva y sostenible, sin que te superen, ni a ti ni a tu sistema de organización, y sobre todo, de forma que puedas integrarlos fácilmente y con normalidad en tu vida.

Las 10 Claves del Rendimiento en la Empresa 2.0

El nivel de rendimiento de las personas que trabajan en una empresa, también conocido como desempeño, es probablemente uno de los factores de éxito más importantes y, por consiguiente, uno de los aspectos que más preocupa a los departamentos de Recursos Humanos y a los directivos en general.

El concepto de rendimiento ha evolucionado mucho desde que comenzaron a aparecer las primeras teorías sobre gestión y dirección de personas hace casi un siglo. En aquella época el rendimiento era algo mucho más sencillo y lineal, equiparable en buena medida al de las máquinas que se utilizaban en las cadenas de montaje. Hablar de rendimiento era equivalente a hablar de productividad industrial. Se trataba de un indicador cuantitativo cuyo cálculo era sencillo.

De esta época proceden creencias, aún arraigadas hoy día, como confundir presencialismo con rendimiento, ya que en una cadena de montaje sí existe esta relación pero en un trabajador del conocimiento no tiene por qué.

Pero todo aquello comenzó a cambiar y este simple indicador cuantitativo fue adquiriendo otras connotaciones que incluían elementos cualitativos, ya que no solo importaba la cantidad que se producía sino la calidad con que se hacía. Más adelante en el proceso evolutivo, el factor cantidad fue perdiendo relevancia relativa a favor del factor calidad, que ya no se refería únicamente al producto obtenido sino también a las decisiones tomadas o a las soluciones planteadas en relación con él.

Así llegamos al concepto de rendimiento en la Empresa 2.0, un concepto mucho más avanzado que el original y centrado en el cumplimiento de objetivos cuantitativos y cualitativos. Así, se dice de una persona que demuestra un alto rendimiento cuando alcanza o excede sus objetivos, lo hace con gran calidad en la forma de conseguirlos y también con una forma determinada de utilizar los recursos, evaluar situaciones, generar soluciones o tomar decisiones.

Este nuevo rendimiento, al que podríamos llamar Rendimiento 2.0, no aparece de forma espontánea sino que requiere que el entorno ofrezca una serie de condiciones:

  1. Redarquía: Las jerarquías son efectivas cuando se trata de transmitir instrucciones. Son estructuras en las que unos pocos piensan y deciden y una mayoría simplemente cumple órdenes. El rendimiento en la Empresa 2.0 pasa necesariamente por utilizar otras formas de liderazgo más efectivas que permitan aprovechar al máximo la inteligencia colectiva
  2. Resultados: El rendimiento debe ser algo medible, tanto cuantitativa como cualitativamente. Contribuciones distintas deben tener consecuencias distintas. El alto rendimiento en la Empresa 2.0 va necesariamente ligado a la meritocracia
  3. Retos: La ausencia de retos da lugar a trabajos monótonos y aburridos que poco incitan a un alto rendimiento. Asegurar la existencia de retos alcanzables es uno de los principales elementos motivadores de un alto rendimiento. Alinear los retos personales con los retos de la organización es a su vez, probablemente, uno de los mayores retos para la Empresa 2.0
  4. Recursos Propios: El rendimiento va íntimamente ligado a a la madurez y a la autonomía de las personas para tomar las decisiones más adecuadas en cada momento. En la Empresa 2.0, una persona con alto rendimiento cuenta con recursos propios, que van mucho más allá de los ofrecidos por la empresa, y entre los que destaca su red personalizada de aprendizaje (PLE). El arquetipo del trabajador en la Empresa 2.0 es el knowmad
  5. Relaciones: Una Empresa 2.0 es necesariamente una empresa abierta. En el siglo XXI no se concibe un alto rendimiento en entornos cerrados porque las relaciones con clientes, proveedores o competidores son parte esencial del proceso de innovación constante que asegura la competitividad
  6. Responsabilidad: Una persona con alto rendimiento es una persona responsable, es decir, una persona capaz de dar respuesta a las situaciones y problemas que se encuentra. La responsabilidad en la Empresa 2.0 no es sino el ejercicio de la autonomía en el uso de los recursos, propios y de la empresa, para afrontar los retos
  7. Reflexión: Como decía Peter Drucker, “en el trabajo del conocimiento la tarea no es evidente, sino que hay que determinarla“. Por consiguiente, la generación de valor en el trabajo del conocimiento procede más de reflexionar que de hacer, en la medida que dicho valor procede tanto o más de qué y cómo se decide hacer algo que del mero hecho de hacerlo
  8. Retroalimentación: El famoso “feedback” del que tanto se lee y se oye y que, sin embargo, tan poco y tan mal se usa. Sin mejora constante no es posible alcanzar altos niveles de rendimiento y sin feedback o retroalimentación es muy difícil progresar en ese camino de mejora constante. Aprender y desarrollar el hábito de dar y pedir feedback debe ser por tanto una prioridad para cualquier persona, y en cualquier organización, que aspire a alcanzar un alto rendimiento
  9. Reconocimiento: Reconocer es otra de esas prácticas sencillas, baratas y efectivas muy poco utilizadas. Reconocer no es agradecer. Agradecer es dar las gracias por el correcto cumplimiento de lo acordado. Reconocer es premiar el esfuerzo extra que supone ir significativamente más allá de lo acordado. El reconocimiento es, junto al reto, el elemento más motivador para un alto rendimiento y, a su vez, uno de los más desmotivadores cuando se usa mal
  10. Retribución y Recompensas: Son dos caras de una misma moneda. Condiciones necesarias pero no suficientes para un alto rendimiento. En una Empresa 2.0, la retribución está vinculada a la inversión y la recompensa al resultado Se retribuye la inversión de recursos en la consecución de un objetivo independientemente del resultado. Se recompensa por el resultado y en la medida en que dicho resultado supone alcanzar o exceder el objetivo propuesto. En ambos casos, en una Empresa 2.0, los criterios que se aplican para retribuir y recompensar deben estar basados en principios meritocráticos

Aunque hay más factores que también influyen en el rendimiento de las personas creo que, en la Empresa 2.0, rendimiento se escribe con diez “erres”.

Taller Abierto de Productividad Personal con GTD

Si tu vida es un continuo y estresante “apagar incendios”. Si habitualmente no te dejan hacer más que una mínima parte de lo que has planificado. Si llegas a casa después de no haber parado en todo el día y tienes la sensación de no haber hecho nada. Si cualquiera de las situaciones anteriores te resulta familiar, entonces te interesa este taller.

¿Cómo cambiaría tu vida si tuvieras 3 horas más al día, todos los días del año? ¿Cómo te sentirías si tuvieras permanentemente en un mapa, bajo tu control, todas las cosas que has decidido hacer? ¿Qué pasaría si cada vez que tomaras una decisión, vieras con claridad a dónde te lleva? Este taller es el primer paso para lograrlo.

Así comienza la presentación del Taller Abierto de Productividad Personal con GTD que facilitaré próximamente en Ákoras, un proyecto en el que participo desde su origen en compañía de buenos amigos y grandes profesionales.

Habitualmente doy a conocer la metodología GTD en empresas. Los asistentes a los talleres, salvo raras excepciones, son personas que nunca han oído hablar de GTD y mi principal reto es lograr que “desaprendan” todas las técnicas obsoletas que les han estado inculcando desde hace años y comprendan por qué productividad personal no es gestión del tiempo, ya que solo así están en condiciones de aprender y aplicar GTD.

Pero este caso es diferente. En los últimos años han sido muchas las personas seguidoras de este blog que me han pedido hacer algo en abierto. Personas que usan GTD o que han intentado usarlo. En cualquier caso, personas que ya saben qué es GTD y quieren más, lo que me va a suponer todo un desafío para estar a la altura de las expectativas.

El taller consta de dos días separados entre sí tres semanas. Es un taller que empieza desde cero, analizando los cambios en la naturaleza del trabajo a lo largo de la Historia hasta nuestros días. Entender las condiciones que hacen indispensable GTD es crítico para asumir el compromiso de aplicarlo.

A través de un constante alternar entre teoría y práctica, al final de la primera jornada del taller te llevarás lo mínimo, y a su vez todo lo necesario, para poder empezar a implantar GTD.

A partir de ahí comienza el verdadero aprendizaje. Durante tres semanas tendrás que empezar a abandonar viejos hábitos y sustituirlos por otros nuevos, mucho más productivos. Es entonces cuando verás que de la teoría a la práctica hay un buen salto. Que lo que parece fácil al escucharlo puede no serlo tanto al aplicarlo. Que no eres capaz de poner en práctica eso que creías haber entendido tan bien. Te surgirán dudas, en ocasiones sentirás un deseo enorme de procrastinar y, además, te equivocarás varias veces. Pero acabarás entendiendo y aplicando GTD.

La segunda jornada del taller te permitirá seguir aprendiendo desde la experiencia adquirida en las semanas anteriores. También conocerás mejores prácticas que te ayudarán a implantar y consolidad tu sistema GTD. Entenderás qué papel juega cada elemento y por qué es necesario. Comprenderás por qué las “versiones” de GTD no funcionan y veremos herramientas que pueden ayudarte a implantarlo.

GTD es mucho más que el conocido método de los 5 pasos para administrar el flujo de trabajo. Por eso, practicarás con casos reales el método de planificación natural de proyectos y entenderás qué significa y para qué sirve el modelo de seis niveles de perspectiva, que también aprenderás a utilizar.

Tanto si conoces esta metodología como si nunca la has probado, al final del segundo día estarás en condiciones de aplicarla con éxito y sabrás todo lo que hay que saber para disfrutar de la máxima productividad personal sin estrés con GTD.

DISCLAIMER:
1) GTD y Getting Things Done son marcas registradas de la David Allen Company y así debe hacerse constar siempre que se utilicen. Para más información, puedes visitar el sitio web de David Allen y la David Allen Company (http://www.davidco.com/).
2) Yo, José Miguel Bolívar, no represento ni estoy afiliado ni he sido entrenado ni estoy avalado por David Allen o la David Allen Company y simplemente comparto mi conocimiento y experiencia personales en el uso de GTD.

Logo redca
sigue este blog en feedly
FacileThings

Categorías