4 Espacios y 3 Dimensiones para un Sistema Productivo 2.0

Stradivari Design, cortesía de Isaac Hsieh

La productividad está cada vez más de moda. A pesar de que es mucha la confusión que existe todavía sobre cómo se debería entender este concepto en esta nueva realidad, sí que hay bastante unanimidad en que tanto las organizaciones como las personas necesitan mejorar, y mucho, en este área.

Como explicaba durante mi intervención en el Congreso de Empresa 2.0 y Social Business que tuvo lugar recientemente en Sevilla, el concepto tradicional de productividad es incompleto, caduco e insuficiente. Medir la productividad de una organización únicamente en función de aspectos cuantitativos puede tener todo el sentido en entornos tipo cadena de producción, en los que tanto las tareas a realizar como las opciones a elegir están claramente definidas.

No es así, sin embargo, cuando hablamos de trabajo del conocimiento. En este entorno, la generación de valor proviene no solo del hacer sino del pensar y decidir qué y cómo hacer. A diferencia de lo que ocurre en una cadena de producción, la cantidad de producto generada por unidad de recurso, sea el que sea, no es ni constante ni predecible. Es más, la calidad, y por tanto el valor, de dos cantidades equivalentes de producto puede ser muy distinta.

Parece claro, aunque cueste reconocerlo, que necesitamos nuevos criterios de medida de la productividad. Si seguimos obstinados en medir de forma simplista una realidad compleja, es difícil que seamos capaces de avanzar en la dirección correcta. Por ello, cualquier análisis riguroso de la productividad en organizaciones, en las que el trabajo del conocimiento suponga una parte significativa de su actividad, debería partir siempre de un enfoque sistémico.

Para llevar a cabo este análisis existen, a mi entender, cuatro espacios de productividad clave a la hora de abordar la productividad de una organización: personas, procesos, estructuras y tecnología

Con relación a las personas, decía durante mi intervención en el congreso que, cuando se trata de trabajo del conocimiento, una organización es tan productiva como lo son las personas que trabajan en ella. Añadía también que para que las personas sean productivas es preciso que sepan, puedan y quieran serlo, y no me refiero únicamente a título individual sino también como elementos pertenecientes a una organización.

En este sentido, saber, poder y querer son para mí las tres dimensiones desde las cuales se debe abordar cada uno de los espacios que forman un sistema productivo 2.0.

Así, para trabajar de forma seria y con garantías en la mejora de la productividad de cualquier organización 2.0, se deben analizar cuáles son las características de los espacios actuales y en qué medida condicionan que las personas sepan, puedan y quieran ser productivas. Evidentemente el punto de partida variará normalmente de una organización a otra y, muy probablemente, también varíe el punto de destino o el ritmo de cambio al que se desea avanzar en cada uno de los espacios que, por otra parte, podría ser distinto para cada espacio.

Nada especialmente complejo de conseguir con las metodologías adecuadas pero que, desde luego, guarda muy poco parecido con los enfoques simplistas y las soluciones enlatadas a las que nos tienen acostumbrados.

Productivo, ¿naces o te haces?

Los ganadores buscan soluciones; los perdedores buscan excusas.
Francisco Alcaide Hernández

Organizarse con eficacia no es algo innato y tampoco es un don divino, sino únicamente una habilidad que se aprende y se desarrolla. Lo que ocurre es que no hablamos de una habilidad cualquiera sino de una que es cada vez más demandada, hasta el punto de darse por descontada en un buen profesional, y que además está directamente relacionada con la capacidad de obtener resultados, tanto en el ámbito profesional como en el personal, y con sentir un mayor control sobre tu vida, eliminar el estrés y, en definitiva, ser más feliz.

Hay sin embargo una duda compartida por muchas personas. ¿Es realmente posible entrenar a alguien para que se organice con eficacia? ¿Se puede desarrollar esa capacidad mediante una serie de conductas determinadas?

La creencia generalizada es que hay personas que son más productivas que otras por naturaleza, es decir, que hay personas que “han nacido” organizadas y otras que no han tenido esa suerte.

Creencias parecidas han existido hasta hace muy poco en relación con la creatividad, la innovación o las habilidades comerciales. Se pensaba que o “se nacía” persona creativa, innovadora o con cualidades para la venta o no había nada que hacer al respecto. Sin embargo, a día de hoy se sabe que existen procesos característicos e identificables para vender, innovar o ser creativo. La única diferencia es que algunas personas comprenden esos procesos de forma más intuitiva y espontánea que otras pero en realidad son procesos que se pueden enseñar, aprender e implementar.

Esto mismo sucede con la productividad personal, porque organizarse con eficacia no es más que un proceso que puede ser aprendido, compartido y puesto en práctica por cualquier persona que lo desee.

Es importante entender que ser productivo no es un privilegio de unos pocos sino una cualidad al alcance de todos. Hay que desmitificar la productividad y para ello debemos ser conscientes de que ser productivo no consiste en acordarse de usar listas interminables de trucos y consejos, ni de dominar sofisticadas técnicas ni de aprender a usar complejas herramientas sino, simplemente, de adquirir un conjunto de hábitos sencillos, basados en unos principios universalmente válidos, que se pueden aprender y desarrollar sin necesidad de experiencia previa o conocimientos adicionales.

En ese sentido, lo único que hace la metodología GTD es estructurar esos principios y formalizarlos de forma que su aprendizaje, puesta en práctica y conversión en hábitos sea más sencilla, rápida, efectiva y duradera.

En mi experiencia usando y enseñando GTD, hay una única diferencia entre las personas productivas y las que no lo son: hasta dónde han estado dispuestas a llegar para conseguir serlo.

¿A qué grupo perteneces tú, al de las personas que buscan soluciones o al de las que solo buscan excusas?

La Productividad 2.0 en la Empresa – Ahorrar Innovando

El próximo jueves 17 de mayo estaré participando, junto a Jeroen Sangers, en el Congreso de Empresa 2.0 y Social Business de Sevilla.

Será en una mesa redonda en la que, bajo el título “La Productividad 2.0 en la Empresa – Ahorrar Innovando“, intentaremos transmitir una visión distinta de la productividad, moviéndonos hacia un contexto más amplio y ajustado a la realidad actual que los que nos pueden ofrecer los obsoletos modelos del siglo pasado.

Decía hace poco en twitter que “El principal enemigo de la productividad en muchas empresas es la incapacidad de sus directivos para cuestionarse sus creencias” y creo sinceramente que es así. Por este motivo, uno de los objetivos de mi intervención es provocar un proceso de reflexión crítica sobre la validez de los paradigmas en los que se sigue operando en muchas direcciones de empresa.

Como casi todo el mundo sabe, la productividad es un ratio entre la producción obtenida en un determinado periodo de tiempo y los recursos utilizados para obtenerla. En las teorías económicas tradicionales, los recursos pueden ser de tres tipos: trabajo, capital y materias primas, siendo también posible el cálculo individualizado de la productividad para cada uno de ellos. Por ejemplo, la productividad del trabajo se expresa como la cantidad de producto obtenida por hora trabajada.

Lo primero que destacaría del concepto económico de productividad es que está muy vinculado a entornos de producción tipo “cadena de montaje“, característicos de la primera época de la Revolución Industrial. Los elementos a los que se refiere, productos, horas trabajadas, capital y materias primas, son todos ellos elementos tangibles, homogéneos y fáciles de medir.

¿Hasta qué punto siguen siendo válidos estos conceptos en la Economía del conocimiento? A primera vista, me llama la atención que la productividad se fije únicamente en el cuánto, ignorando por completo el cómo. El cuánto tiene sentido en una cadena de producción pero en el trabajo del conocimientola tarea no es evidente, hay que determinarla” como decía Drucker. Ahí, la decisión de qué hacer y cómo y cuándo hacerlo es tan parte del proceso de generación de valor como el cuánto. En mi opinión, una definición de productividad que ignore este hecho, es una definición incompleta.

También me sorprende que tenga únicamente en cuenta el coste dejando de lado el valor. Si soy la mitad de productivo que mi competencia pero el cliente está dispuesto a pagar tres veces más por mi producto, ¿quién lo está haciendo mejor, mi competencia o yo? Cuando hablamos de commodities, el precio manda pero cuando no es el caso, lo que manda es la propuesta de valor.

Y, por supuesto, me preocupa que ignore la existencia de costes ocultos, que dé por sentado que las horas trabajadas son homogéneas o que influyen linealmente en la productividad, algo que, evidentemente, no es cierto fuera de una cadena de montaje, y también que no considere la productividad desde un enfoque sistémico.

Por otra parte, ¿hasta que punto está relacionada la productividad con la competitividad en el entorno actual? Si la actividad de la empresa es la fabricación de un producto, probablemente la correlación exista y sea significativa. Pero si se trata de un servicio, ya no es tan evidente y si el servicio es online, probablemente la influencia de la productividad en la competitividad sea marginal.

Siguiendo con las preguntas, ¿qué modelo productivo queremos? ¿Realmente hay alguien que crea que podemos competir en costes con países como China? ¿Crees que “asiatizar” nuestra economía es una solución? ¿Qué significa “ahorrar” en la Economía del conocimiento? ¿Es siempre el ahorro de costes el camino más efectivo para ser competitivo?

Hay que superar los viejos modelos lineales porque son insuficientes para explicar la complejidad de la realidad actual. La red es mucho más compleja que la jerarquía. De hecho, como dice Alfons Cornellá, las organizaciones se enfrentan al reto de “pasar de entender la productividad como algo que sólo se consigue a nivel organización (cadena de producción) a entenderla como algo que se consigue principalmente a nivel individuo (cada persona, una fuente de productividad). […] Como resultado de la historia de las organizaciones, hemos conseguido resultados excelentes en la productividad organizacional (la cadena de producción es casi inmejorable en algunos sectores), pero sacamos aún escaso partido de las herramientas tecnológicas, y de las metodologías, que permiten convertir a cada individuo en una fuente de productividad, en esquemas de producción distribuida y trabajo en red verdaderamente eficientes (productividad individual)“.

La productividad organizacional es una “Productividad en 3D“, ya que para que un individuo sea productivo es preciso que sepa, pueda y quiera. Esto, aunque es evidente, sigue siendo sistemáticamente ignorado a día de hoy en la mayor parte de las organizaciones.

Crear espacios de trabajo donde las personas sepan, puedan y quieran ser productivas, ¿es un reto alcanzable o una absurda utopía? Si pudiera lograrse, ¿cómo habría que hacerlo? Y si se hace, ¿qué resultados se podrían conseguir?

De esto y mucho más hablaré en mi intervención. Prometo compartir aquí cómo ha ido.

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