GTD: Un Modelo Actual y con Estilo

A Young Boy Gets In On The Action, cortesía de Christopher Walker

GTD es un método suficientemente sofisticado como para ser capaz de ofrecerte siempre un mapa que te descubre lo que tienes delante, independientemente del momento y del lugar en que estés.

Es además un método de validez permanente porque no es tanto un sistema como una forma sistemática de aproximarse a la realidad. Los sistemas pueden tener una duración limitada en la medida que cambian las circunstancias en las que son válidos pero las formas de aproximarse a un tema, si son correctas, son enormemente adaptables y flexibles, por lo que siempre pueden evolucionar para dar cabida a un contenido nuevo y ampliado.

El modelo GTD es único para garantizar una importancia equitativa a todo lo que puedas encontrarte en la vida. La subjetividad sobre la importancia, urgencia o prioridad de las cosas juega en contra de tu productividad porque las cosas no son urgentes, importantes o prioritarias en función de lo que tú crees en un momento dado sino de lo que son por sí mismas. Por eso, en GTD las cosas son intencionadamente desprovistas de cualquier valoración subjetiva y se convierten en meras acciones que has decidido llevar a cabo.

Un compromiso es un compromiso, tanto si se trata de definir tu propósito en la vida como si se trata de comprar comida para tu mascota. Para GTD son simplemente dos acciones que tú te has comprometido a realizar y te mostrará una u otra no en función de una importancia, urgencia o prioridad discutible sino en la medida que puedas hacer algo al respecto en las circunstancias en que estés, con las personas que te rodeen y las herramientas de que dispongas, es decir, del contexto en que te encuentres.

La esencia de GTD es, si algo capta tu atención, dedícale atención. Las cosas que llaman tu atención tienen para ti el valor que eres capaz de extraer. Y si no captan tu atención, no pierdas el tiempo pensando en ellas.

GTD es un método sutil porque, del mismo modo que sirve para gestionar acciones cotidianas poco trascendentes, también da cabida a decisiones complejas, planteamientos atrevidos, temas delicados y situaciones imprevisibles. Nuevamente, lo que importa son las acciones que tú has decidido hacer o no hacer.

Esta sencillez de planteamientos es lo que hace que GTD te permita integrar en un mismo sitio todas las facetas de tu vida, por diversas que sean, todos tus intereses y, en resumen, todas las cosas que llaman tu atención en un momento dado.

Atrás quedan los toscos modelos de gestión del tiempo, mecanismos rudimentarios para intentar atrapar tareas en contenedores volátiles y jugar a predecir el futuro con dudosa fortuna. Planificar, la lista de tareas pendientes, las prioridades, lo urgente, lo importante… Planteamientos reactivos y conceptos del siglo pasado incapaces de dar cabida a la complejidad de la Era de la Información.

¿Sigues usando cintas de cassette o escuchas tu música en mp3? ¿Ves tus videos en Super 8 o en YouTube? ¿Necesitas imprimir algo para enterarte de lo que lees? ¿Sigues pensando que las redes sociales son una tontería pasajera para perder el tiempo? Responder a estas preguntas puede darte una idea de lo al día que estás o del tiempo que hace que se te paró el reloj.

Usar GTD o seguir usando listas de tareas, organizarte la semana, planificar que hacer mañana y decidir lo que tienes que hacer en función de una supuesta importancia, urgencia o prioridad, también.

Óptima Infinito Cumple 4 Años

DSC06155_DXO, cortesía de Luke and Kate Bosman

Parece que esto de que se me olvide celebrar el cumpleaños del blog se está convirtiendo en un [mal?] hábito… 😉

Bromas aparte, este blog cumplió nada menos que 4 años el pasado día 1 de junio, algo que me hace sentir satisfecho y sorprendido a la vez.

Satisfecho porque no son muchos los blogs personales que continúan publicando contenido de forma regular después de tanto tiempo y sorprendido de seguir todavía teniendo algo que decir. Mi mayor preocupación cuando empecé a escribir en el blog era de qué iba a hablar agotadas las primeras ideas iniciales. Afortunadamente, y gracias a GTD y a Jeroen Sangers, hoy me quedan aún más de un centenar de opciones entre las que elegir en mi jardín de ideas.

Aunque estos primeros pasos de mi aventura artesana me están dejando menos tiempo del que me gustaría para dedicárselo al blog, la verdad es que estoy bastante “enganchado” a escribir en él y que echo en falta no poder hacerlo más a menudo. No sé si volver a las tres entradas semanales que publicaba inicialmente pero sí a algo más que a la escasa entrada cada siete u ocho días que publico últimamente. En cualquier caso, el compromiso sigue ahí y mi intención es que quede Óptima Infinito para rato.

A pesar de todo, van ya publicadas 412 entradas, que han generado más de 13.000 comentarios. Por su parte, el número de suscriptores al blog sigue creciendo de forma regular y ronda aproximadamente los 4.200, un 20% más que hace un año.

En cuanto a tráfico, algunos cambios significativos. Han sido 184.000 visitas frente a las 125.000 del año pasado, un incremento que asciende al 47%. Las páginas vistas han aumentado de 225.000 a 291.000, un 30% más. Por último, el porcentaje de visitas nuevas es del 72%. Si eres una de esas personas que se ha incorporado recientemente, igual te interesa echar un vistazo a lo más retuiteado hasta ahora.

Por otra parte, apenas ha habido novedades en el blog durante el último año. Continúo actualizando y compartiendo cada domingo entradas antiguas, de las publicadas inicialmente cuando el blog era apenas conocido, aprovechando para mejorar las fotos, etiquetas, correcciones en el texto, etc. De todos modos, en algún momento tengo pendiente revisar la actual estructura de categorías, porque hay mucho que mejorar ahí.

Sigue en mi lista “Algún día/Tal vezcambiar la apariencia y estructura del blog por completo pero, la verdad, y no por falta de ganas, veo difícil que sea a corto plazo. Y es que han pasado casi tres años desde que migré a WordPress y eso se nota en el aspecto del blog. En su día lo suyo era poner todo tipo de widgets con información diversa. Ahora se lleva un estilo mucho menos recargado, más “zen”. Pero lleva tiempo buscar una plantilla que convenza y decidir el estilo y la nueva apariencia. Aún así, todo llegará.

En lo que se refiere a contenidos, también son pocas las novedades. Sigo “desgranando” paso a paso el último libro de David Allen, “Haz que funcione“, y lo compagino con entradas diversas sobre temas relacionados con la innovación y la productividad aplicadas a personas, procesos y estructuras, y no solo en la empresa. De éstas, varias de las publicadas durante el último año, como esta, estaesta, han sido algunas de las entradas más populares hasta ahora en la historia del blog.

Resumiendo, sigo con tanta ilusión, o incluso más, que al principio y espero seguir compartiendo contenidos que te resulten útiles y de interés por mucho tiempo. ¡Que siga la conversación!

Demasiada Experiencia Mata la Innovación

La experiencia está sobrevalorada. Seguir otorgando a la experiencia una posición inmerecidamente destacada a la hora de evaluar el talento es uno de los muchos lastres que seguimos acarreando a pesar de encontrarnos ante una nueva realidad; una creencia absurda, residuo evidente de los paradigmas caducos que aún no hemos sido capaces de superar.

El movimiento se demuestra andando y el valor de la experiencia, sea el que sea, se debería medir comparando el valor producido en presencia de experiencia con el producido en ausencia de la misma. No sé si existe algún estudio serio a este respecto y, si lo hay, no lo conozco. Pero hay una serie de hechos, de fácil comprobación, que me parecen suficientemente contundentes como para, al menos, cuestionarse seriamente si el valor real que aporta la experiencia es tan relevante.

Por ejemplo, si tomamos como muestra algunas de las empresas más importantes de las últimas décadas, desde HP a Facebook, pasando por Microsoft, ¿qué experiencia tenían sus fundadores creando empresas cuando las crearon? Hasta donde yo sé, ninguna. En el extremo contrario, los directivos que han llevado a empresas como Kodak, Nokia o RIM a situaciones dramáticas, cuando no directamente a su desaparición, contaban con una amplia experiencia, probablemente incluso con cierto éxito, dirigiendo empresas. Paradójico, ¿no?

La sobrevaloración de la experiencia tiene, sin embargo, su razón de ser.

Por ejemplo, cuando hablamos de habilidades manuales, la experiencia sí es relevante. Lo que con frecuencia distingue a un buen profesional de otro excelente son las horas que ha dedicado a practicar esa habilidad, es decir, su experiencia. En este caso, el valor de la experiencia es optimizar el automatismo, lo cual se traduce en menos errores, mejor predictibilidad y, en general, más calidad.

Otro ejemplo en el que la experiencia tiene un valor es en contextos en los que las situaciones se repiten sistemáticamente y requieren una buena dosis de conocimiento tácito para abordarlas con éxito. En este caso, dicho conocimiento tácito suele producirse como resultado de numerosas pruebas ensayo-error, un esfuerzo que solo tiene sentido a la larga y cuando se sabe que va a poder aplicarse en el tiempo.

Llevando esto al mundo de la empresa, la experiencia es un valor, por los motivos antes indicados, en entornos tipo cadena de producción. En este escenario, contratar a un profesional con experiencia supone una ventaja frente a contratar uno sin ella. Por ejemplo, un profesional con experiencia requerirá una menor inversión, tanto en tiempo como en dinero, para formarse en los procedimientos de trabajo o en el uso de la maquinaria. También cabe esperar que cometa menos errores y que su ritmo de trabajo sea más próximo al óptimo que el de alguien sin experiencia. Es más, ante una hipotética situación imprevista, es lógico esperar que reaccione de forma más adecuada, ya que probablemente no sea la primera vez que se encuentra ante ella.

Sin embargo, en el trabajo del conocimiento, el valor de la experiencia no es tan evidente. Cuando la generación de valor reside más en pensar que en hacer, la experiencia pasa a un segundo plano. Cierta experiencia es positiva, ya que puede evitar errores “de principiante”. Pero más allá de un mínimo, la experiencia empieza a jugar en contra.

El problema de la experiencia en el trabajo del conocimiento es que sustituye la reflexión por la creencia. Dejamos de pensar en el momento en que creemos que ya lo sabemos todo. Dejamos de probar cosas nuevas cuando ya sabemos, o creemos saber, qué puede funcionar y qué no. Y cuando dejamos de pensar, dejamos de contribuir a la aportación de valor.

En ese sentido, la experiencia puede ser incluso contraproducente. Por ejemplo, un profesional que lleve muchos años desempeñando un trabajo de forma inadecuada tendrá mucha experiencia en hacer las cosas mal pero eso no solo no es motivo de orgullo sino que probablemente plantee un problema adicional de cara a cambiar la forma de trabajo en un momento dado, ya que la forma incorrecta estará “cristalizada” y resultará muy difícil cambiarla.

El problema de muchas de las organizaciones es que están dirigidas por gente con demasiada experiencia y no necesariamente “buena”. Al igual que la industria relojera suiza inventó el reloj digital y lo desechó, porque en su experiencia un reloj sin manecillas ni engranajes no era un reloj “serio”, los dirigentes de muchas organizaciones no se atreven a dar los pasos necesarios para innovar en la gestión de las mismas porque en su experiencia, “eso no funciona”.

Cuando tienes mucha experiencia crees que lo sabes todo, ya no necesitas aprender más y te auto-inhabilitas para innovar. Por eso algunas organizaciones punteras en su tiempo en gestión de personas, como HP, promovían activamente la rotación interna, de modo que ningún profesional con potencial permaneciera más de dos o tres años en el mismo puesto.

Y no era por incordiar, ni por crear una preocupación permanente a los responsables de equipo, sino porque sabían que demasiada experiencia no solo mata la innovación sino que, además, te vuelve incompetente.

Logo redca
sigue este blog en feedly
FacileThings

Categorías