Cómo Dominar el Flujo de Trabajo con GTD

GTD WorkFlow, cortesía de Jinho Jung

Ya hemos visto que la forma de deshacerte de los lastres que bloquean tu productividad es sencilla:

  1. captura todo aquello que llame tu atención, sin excepciones
  2. aclara qué resultado esperas de cada una de esas cosas y qué pasos concretos debes dar para conseguirlo
  3. organiza recordatorios de forma que puedas verlos solo cuando puedas hacer algo con ello y
  4. revisa periódicamente el sistema, con la frecuencia que encuentres más idónea, para que conserve su fiabilidad

Según estos principios universales, dominar el flujo de trabajo en GTD consiste en seguir cinco pasos:

  1. Recopilar
  2. Procesar
  3. Organizar
  4. Revisar
  5. Hacer

Esta es la forma más eficaz de capturar, pensar, organizar y administrar el inventario de todas las cosas con las que tenemos, queremos o necesitamos hacer algo en un momento dado.

Sin embargo, para que estos cinco pasos sirvan para algo, hay que seguirlos de forma correcta.

Así, recopilar implica captar todos los inputs “en crudo”. Esto significa que hay que capturarlo TODO y que hay que recopilar las cosas la primera vez que aparecen en nuestro radar. “En crudo” significa que recopilar es solo eso, capturar cosas. La acción de recopilar se expresa llenando unos contenedores a los que en GTD nos referimos de forma genérica como “bandejas de entrada”. Si cuando recopilas, también tomas decisiones sobre lo recopilado, estás recopilando mal.

Las decisiones sobre qué hacer o no hacer, con qué o con quién y cuándo o dónde hacer algo se deben tomar en un paso aparte, completamente independiente del primero, llamado procesar.

Organizar consiste en depositar las acciones resultantes de nuestras decisiones en los contenedores apropiados para verlas solo cuando tiene sentido y podemos hacer algo al respecto.

Evaluar supone tener en cuenta tanto las partes como la totalidad del sistema para poder llevar a cabo elecciones fiables sobre qué hacer en cada momento.

Hacer es la expresión última de la productividad. No es suficiente con los pasos anteriores porque, si bien la productividad personal depende sobre todo de la calidad de las decisiones que tomas, si no haces, no eres una persona productiva.

Estos cinco pasos suponen lo que David Allen llama “enfoque horizontal” de la organización personal y, aunque son sólo una de las tres herramientas clave de GTD, son la parte más conocida, ya que se pueden aplicar de forma fácil y con resultados inmediatos.

7 Claves para Entender la Intermediación 2.0

Cuando hace casi un año decidí emprender el camino artesano, tenía claro que ser un “hombre-orquesta” y abarcarlo todo era uno de los caminos más rápidos y directos hacia el desastre.

Por razones evidentes, una de las áreas donde iba a necesitar más ayuda era en la comercial. Vender, en su sentido más amplio, no forma parte de mi “core-business” y es un conjunto esencial de actividades que, para hacerse bien, requieren un conocimiento del que carezco y un tiempo que creo aporta más valor si lo invierto en otras áreas.

Por este motivo, una de mis prioridades durante estos 10 meses iniciales ha sido desarrollar una red comercial de socios y distribuidores que se complementaran entre si para ser capaces de conectar los servicios que yo puedo ofrecer con aquellos clientes que los pueden necesitar. El resultado es que, a día de hoy, colaboro muy satisfactoriamente y de forma regular con un reducido grupo de organizaciones, con personas que entienden y se han adaptado a esta nueva realidad y que son amigos además de colaboradores.

Ha sido una experiencia hasta ahora muy positiva y un proceso realmente interesante en el que he tenido la oportunidad de aprender un montón de cosas y de observar y contrastar distintos enfoques del mundo de la intermediación.

Pero no todo son buenas noticias. También he podido comprobar que hay enormes diferencias en cuanto a nivel de conexión con la realidad por parte de algunas personas y empresas. Por ejemplo, recientemente finalizó de forma abrupta un proyecto de colaboración con otro posible distribuidor, un proyecto que comenzó con un acercamiento por su parte en enero de este año y que nunca llegó a cuajar del todo. Ha sido, probablemente, el proyecto del que más he aprendido y con el que menos satisfecho me siento. Bastante tiempo invertido y mal sabor de boca como resultado pero es importante aceptar que te has equivocado y, además, hacer lo que debes.

Y como creo que para lo único que sirve equivocarse es para aprender, me gustaría compartir aquí el resultado de mis reflexiones y aprendizaje sobre esta experiencia, que resumo en forma de 7 claves:

  1. El mundo ha cambiado: Seguir pensando que las cosas son como hace veinte años, o el tiempo que haga que te incorporaste al mercado laboral, es garantía de fracaso. La única duda es cuándo llegará. Estar al tanto de los cambios que tienen lugar constantemente en el mundo es esencial para cualquier profesional y para cualquier empresa pero, sobre todo, cuando esos cambios afectan de lleno a tu modelo de negocio, vivir en una burbuja de cristal es un suicidio profesional
  2. Los paradigmas han cambiado: La información, solo por tenerla, ya no es poder. No solo porque cualquiera puede acceder a ella sino porque, además, caduca rápido. La información solo es poder si la actualizas y la compartes. En la Era del Conocimiento hay que superar el paradigma de la escasez típico de los bienes materiales. Si tengo una manzana y te la doy, yo me quedo sin manzana. Pero en el mundo del conocimiento operamos en el paradigma de la abundancia: si tengo una idea y la comparto contigo, los dos tenemos una idea
  3. Los valores han cambiado: Tú pasado no me importa. Lo que me importa es tu presente. Me da igual lo que hayas hecho hasta ahora, quién seas o tu cargo. Como cliente, como socio o como proveedor, quiero que me demuestres lo que puedes hacer por mí ahora y, además, que me convenzas de que estás dispuesto a hacerlo. Para ello vas a necesitar transparencia, hablar claro, jugar limpio, compartir, demostrar la calidad de tu trabajo… A diario. La lealtad no va de intercambiar favores. Para mí tu reputación no es lo que me cuentas, es lo que haces y cómo lo haces
  4. Las reglas del juego han cambiado: En el paradigma de la escasez, tu valor como intermediador era poner en contacto al cliente con el servicio o con el producto. Sin intermediador, el contacto no era posible o, si lo era, no resultaba rentable. Hablamos, en cierto modo, de una jerarquía en la que tú, el intermediador, mandaba y cliente y proveedor obedecían. Pero, como dice el Manifiesto Cluetrain, los hipervínculos subvierten las jeraquías. En otras palabras, en un paradigma de abundancia como el que Internet ha hecho posible, tú no eres el protagonista. El cliente puede llegar al proveedor directamente, a través de la red, o a través de otros muchos como tú
  5. El equilibrio ha cambiado: Fruto de lo anterior, el papel del cliente y del proveedor han cambiado. Ya no son meros expectadores del proceso. Ahora tienen voz, pueden hablar directamente entre ellos, son proactivos y, si no eres rápido ofreciendo soluciones de valor, prescindirán de ti, porque ya no eres imprescindible. Por si fuera poco, tampoco juegas solo en el campo junto a unos pocos que comparten tus mismos intereses. Ahora hay, además de empresas con marca, personas con marca y con un sentido del trabajo muy especial. Ya no dictas las normas porque no estás en condiciones de imponer y exigir sino de dialogar y negociar entre iguales
  6. Aportar valor implica trabajar: En este nuevo escenario, lo que aportas al resultado no puede limitarse a poner en contacto al cliente con el proveedor. Hay probablemente formas más rápidas, y seguramente más baratas, de hacerlo. Revisa tu propuesta de valor e identifica qué más puedes hacer, además de estar ahí, no solo para justificar tu existencia en la cadena sino para hacerla indispensable. ¿Qué gana el cliente trabajando contigo en lugar de hacerlo directamente con el proveedor? ¿Qué gana el proveedor? Si las respuestas a estas preguntas no son convincentes, tendrás que innovar para conseguirlo, porque si no aportas valor, sobras
  7. Para sobrevivir hay que evolucionar: Como decía Darwin, “Las especies que sobreviven no son las más fuertes, ni las más rápidas, ni las más inteligentes; sino aquellas que se adaptan mejor al cambio“. Cada día desaparecen empresas y la culpa no es solo de la crisis. Modelos de negocio que tenían un gran éxito hace cinco años pueden estar completamente caducos a día de hoy. Hay que repensar constantemente si lo que haces sigue aportando valor a alguien y, si no, encontrar la forma de evolucionar para que así sea. Pregunta a tus clientes, pide feedback, recuerda que es el cliente quien define un trabajo bien hecho, no tú. Y, sobre todo, aprende, evoluciona, cambia… O desaparecerás
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