Cómo Dominar el Flujo de Trabajo con GTD

GTD WorkFlow, cortesía de Jinho Jung

Ya hemos visto que la forma de deshacerte de los lastres que bloquean tu productividad es sencilla:

  1. captura todo aquello que llame tu atención, sin excepciones
  2. aclara qué resultado esperas de cada una de esas cosas y qué pasos concretos debes dar para conseguirlo
  3. organiza recordatorios de forma que puedas verlos solo cuando puedas hacer algo con ello y
  4. revisa periódicamente el sistema, con la frecuencia que encuentres más idónea, para que conserve su fiabilidad

Según estos principios universales, dominar el flujo de trabajo en GTD consiste en seguir cinco pasos:

  1. Recopilar
  2. Procesar
  3. Organizar
  4. Revisar
  5. Hacer

Esta es la forma más eficaz de capturar, pensar, organizar y administrar el inventario de todas las cosas con las que tenemos, queremos o necesitamos hacer algo en un momento dado.

Sin embargo, para que estos cinco pasos sirvan para algo, hay que seguirlos de forma correcta.

Así, recopilar implica captar todos los inputs “en crudo”. Esto significa que hay que capturarlo TODO y que hay que recopilar las cosas la primera vez que aparecen en nuestro radar. “En crudo” significa que recopilar es solo eso, capturar cosas. La acción de recopilar se expresa llenando unos contenedores a los que en GTD nos referimos de forma genérica como “bandejas de entrada”. Si cuando recopilas, también tomas decisiones sobre lo recopilado, estás recopilando mal.

Las decisiones sobre qué hacer o no hacer, con qué o con quién y cuándo o dónde hacer algo se deben tomar en un paso aparte, completamente independiente del primero, llamado procesar.

Organizar consiste en depositar las acciones resultantes de nuestras decisiones en los contenedores apropiados para verlas solo cuando tiene sentido y podemos hacer algo al respecto.

Evaluar supone tener en cuenta tanto las partes como la totalidad del sistema para poder llevar a cabo elecciones fiables sobre qué hacer en cada momento.

Hacer es la expresión última de la productividad. No es suficiente con los pasos anteriores porque, si bien la productividad personal depende sobre todo de la calidad de las decisiones que tomas, si no haces, no eres una persona productiva.

Estos cinco pasos suponen lo que David Allen llama “enfoque horizontal” de la organización personal y, aunque son sólo una de las tres herramientas clave de GTD, son la parte más conocida, ya que se pueden aplicar de forma fácil y con resultados inmediatos.

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