Post Invitado: Emprender y la Productividad

Working late, cortesía de Alan Cleaver

La productividad es una disciplina que se debería enseñar en el colegio junto con otras materias realmente útiles como la economía, por ejemplo, porque ni sabemos cómo “invertir nuestro tiempo” ni cómo invertir nuestro dinero, y eso es preocupante.

Cada vez somos más los convencidos de las bondades de la productividad personal, pero si existe un colectivo para el que no sólo es muy recomendable, sino imprescindible, es el de los emprendedores.

Existen tantas y tan variadas razones por las que digo esto, que me daría para escribir un libro. Así que me voy a ceñir a los puntos clave que deberíamos evitar, y en las que nos puede ayudar una metodología de productividad personal como GTD.

Caer en la trampa del corto plazo

Creo que todos hemos caído en esto más a menudo de lo que sería recomendable, y puede convertirse en algo trágico. Nos obsesionamos tanto en lo que tenemos que hacer que incluso olvidamos el por qué tenemos que hacerlo.

Entramos en el “modo burro”, en el que sólo vemos lo que tenemos delante y nos dedicamos sólo a apagar fuegos y a intentar facturar como sea. Si esta situación se prolonga, sólo nos puede conducir al fracaso.

Perder de vista los objetivos principales de nuestra empresa y los nuestros propios, redunda en trabajar mal y no avanzar, con lo que la situación entra en bucle y genera cantidades poco saludables de estrés.

En cambio si implementamos correctamente una metodología de productividad personal como GTD, logramos alinear nuestras acciones con nuestros objetivos, de manera que nunca perdemos el Norte y avanzamos en la dirección correcta.

Trabajar sin saber en lo que tenemos que trabajar

Pero el problema no es solo no ver más allá, sino ni siquiera haber identificado hacia dónde debemos dirigirnos.

Una vez tenemos claro que el plan de negocio no es una hoja de ruta válida, podemos pensar que es muy difícil identificar los objetivos de nuestro negocio. Pero con la ayuda de GTD podemos elevarnos varios niveles de perspectiva, y trabajar desde la visión hasta las próximas acciones, pasando por objetivos y los proyectos que nos ayuden a conseguirlo.

Este desglose de arriba a abajo, o de abajo a arriba, nos permite tener una imagen global de nuestro negocio desde el objetivo último hasta el detalle más pequeño.

Pensar que más tareas completadas implica una mayor productividad

Muchos emprendedores somos gente creativa o técnica, y fácilmente nos podemos pasar muchas horas haciendo lo que nos gusta. Esto por sí mismo no es malo, a no ser que sean demasiadas horas, pero procrastinamos muchas tareas importantes porque nos apetece hacer otras más entretenidas.

Se puede dar el caso de que hayamos hecho muchísimas tareas pero no hayamos avanzado en nuestros proyectos. En cambio nosotros veremos que hemos hecho mil tareas diferentes y nos daremos por satisfechos.

Si cada día escogemos 2 o 3 tareas importantes, aunque no nos gusten, y nos comprometemos con nosotros mismos a acabarlas durante ese mismo día, nos aseguramos de que habremos avanzado en las áreas imprescindibles.

Tener la cabeza rebosante de ideas

Está muy bien tener muchas ideas, pero si éstas dispersan nuestra atención y evitan que nos podamos concentrar en lo que estamos haciendo… Es un problema.

Además os puede pasar como a mí, que a veces estoy trabajando en algo y se me ocurre una “idea genial”, y dejo lo que estaba haciendo para ponerme con la nueva y excitante idea.

¿Cómo se soluciona esto? Si adquirimos el hábito de recolectar todo lo que se nos pasa por la cabezaconseguiremos 2 cosas:

  1. Vaciar la cabeza para podernos concentrar en lo que estamos haciendo
  2. No interrumpir una tarea para hacer otra, simplemente apuntamos lo que se nos ha ocurrido y seguimos con lo que estábamos

Intentar hacer algo perfecto

Todo el mundo tiene a un perfeccionista dentro, el miedo al fracaso es muy grande. Y a los emprendedores nos suele pasar que queremos tenerlo todo perfecto antes de que lo vea la gente.

Más allá de metodologías lean de proyectos, que nos invitan a desarrollar prototipos y probarlos con gente, a nivel productivo existe una máxima que nos puede ayudar muchísimo: la ley de Pareto. Esta ley, también conocida como la del 80/20, nos dice que el 20% de lo que hacemos produce el 80% de los resultados. También tiene otra interpretación interesante que nos dice que el 20% final que utilizamos para pulir algo, nos lleva el 80% del tiempo.

Con estas dos versiones, lo que nos debería de quedar muy claro es que debemos de identificar lo que realmente aporta valor, y no buscar una perfección con la que prácticamente sólo conseguiremos perder tiempo. ¡La perfección es enemiga de lo bueno!

Cómo decía al principio, existen muchas más áreas en las que la productividad personal en general, y GTD en particular, pueden ayudar a un emprendedor a maximizar sus opciones de éxito.

Nos preocupamos mucho de los números, las tecnologías… y olvidamos que algo como la productividad personal puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de nuestro proyecto.

 Xavi Sánchez es un emprendedor convencido fundador de Emprenderalia. Sus pasiones son acompañar a otros emprendedores en su aventura empresarial y crear nuevos proyectos. Entre sus campos de acción preferidos se encuentran el marketing online, y las metodologías de negocio, creación de empresas y proyectos. Si tiene usted una startup y se lo encuentra, quizá pueda contratarle. También puedes seguirle en http://twitter.com/_xavisanchez y en http://twitter.com/emprenderalia

GTD: Perspectiva para pensar con sentido

Ya hemos visto que la productividad, en la Era del Conocimiento, tiene tanto que ver con las cosas que hacemos como con las decisiones que tomamos sobre qué hacer y qué no.

A partir de ahí, parece que una consecuencia lógica de ello sería dejar de hacer sin pensar para pasar a pensar y a actuar, en el momento que sea y hagamos lo que hagamos, de forma táctica y de acuerdo a una estrategia previamente definida.

Dice David Allen que “gestión” significa “distribución de unos recursos limitados”, lo que implica que, si queremos gestionar bien, deberemos tomar las decisiones correctas, priorizando de forma adecuada.

El problema es que la mayoría de los modelos de toma de decisiones no tienen en cuenta muchos de los factores que influyen sobre dicha toma de decisiones, convirtiéndose en modelos excesivamente teóricos y de muy difícil aplicación práctica, al igual que ocurre con la mayoría de los métodos de planificación.

El principio del que parte David Allen, y la metodología GTD, es que las personas establecemos prioridades de forma natural, al igual que planificamos la forma de alcanzar los resultados que deseamos. Según esto, si somos capaces de describir cómo funciona ese proceso inconsciente, podremos aprenderlo y aplicarlo de forma consciente.

El modelo de 6 niveles de perspectiva, unos de los 3 pilares básicos de GTD, aunque el menos conocido, comprendido y aplicado, tiene su origen en el coaching y es tanto o más potente que el resto de las herramientas de esta metodología, ya que, por lo general, es en esos niveles superiores, en los que no operamos habitualmente, donde se encuentran las respuestas y soluciones a los problemas diarios.

Alejarnos del problema, es decir, ganar perspectiva, conectando con algo más amplio, nos permite encontrar recursos, identificar oportunidades, aumentar la motivación y aclarar criterios para decidir qué hacer de manera más rápida, fiable e intuitiva.

Casi todas las personas suelen operar en los seis niveles que ofrecen estos horizontes de enfoque en algún momento pero no lo saben, ya que tienen solo conciencia parcial de ello. La perspectiva necesaria para pensar con sentido se logra revisando de forma regular cada uno de ellos:

  1. Propósito y Valores: Todas las personas nos sentimos más plenas cuando actúamos según un propósito y de acuerdo a nuestros valores
  2. Visión: Del mismo modo, todos perseguimos y nos dirigimos, consciente o inconscientemente, hacia la realización de una o más visiones acordes con nuestro propósito
  3. Objetivos: Las personas aspiramos a concluir con éxito grandes proyectos con la ilusión y la esperanza de que esas visiones se hagan realidad
  4. Áreas de responsabilidad: En el camino, necesitamos seguir prestando atención, para mantenerlas dentro de unos mínimos estándares, a algunas áreas clave de nuestro trabajo y de nuestra vida personal
  5. Proyectos: Todos tenemos proyectos que debemos finalizar para cumplir nuestros compromisos en los diversos niveles que hemos comentado
  6. Acciones: Cuando hacemos algo, siempre lo hacemos en función de algún compromiso relacionado con uno de los cinco horizontes de enfoque anteriores

Esta estructura de seis niveles ofrece una práctica, sólida y potentísima herramienta para pensar de forma exhaustiva y coherente sobre cada situación, asegurándote que tomas siempre, independientemente del momento, lugar y circunstancias, la mejor decisión posible.

Sin prestar regularmente atención a estos horizontes, es decir, sin ganar la suficiente perspectiva, nuestra toma de decisiones será miope, ya que estará siempre limitada al corto plazo, a lo más próximo, sesgada por la tiranía de lo último, de la moda y de la urgencia del momento. En estas circunstancias, “priorizar” para decidir no es más que un brindis al sol…

Un Año de Consultoría Artesana

Cortesía de Stefanie Clark

Hace aproximadamente un año compartía en este blog mi decisión de emprender el camino artesano, probablemente una de las decisiones más trascendentes de mi vida profesional. La tomé desde el convencimiento de que era la decisión correcta, con la ilusión de un chaval que comienza una aventura y también con los múltiples temores de un anciano escarmentado.

La experiencia hasta ahora ha sido enormemente positiva.

Si tuviera que resumirlo en pocas palabras, diría que ha sido un año de aprendizaje. Después de muchos años trabajando en entornos europeos, tomar nuevamente contacto con la realidad de aquí es un proceso que, aunque estimulante y necesario, no resulta sencillo ni inmediato.

Por ejemplo, estoy en proceso de re-adaptarme a la falta de planificación que tanto nos caracteriza. Acostumbrado a trabajar con una agenda a 6-12 meses vista, mi nueva realidad no es por lo general visible más allá de un par de meses. Esta “obsesión” por la improvisación tiene que guardar relación, seguro, con la baja productividad de nuestro país.

También me ha llamado mucho la atención el enorme contraste entre las diversas aproximaciones al tema de la “formación”. En un extremo, profesionales de RRHH genuinamente comprometidos con llevar a cabo actividades formativas que aporten valor real, tangible, a los participantes. En el otro extremo, ¿profesionales? de RRHH a los que solo parece importarles las cifras, y no me refiero únicamente a las económicas, independientemente de la realidad que se esconda detrás de ellas.

Lo que más me está gustando de esta aventura es retomar el contacto con las personas en el plano del aprendizaje. Durante años, mi actividad docente ha estado limitada a participar en algún máster de RRHH y poco más. Sin embargo, el último año he compartido varios centenares de horas facilitando talleres de contenidos tan diversos como la productividad personal y GTD, la innovación en gestión de personas, las competencias y la gestión del conocimiento, entre otros y, a pesar de que la garganta y las piernas se quejan al final del día, hacía mucho tiempo que no me lo pasaba tan bien ¿trabajando?

Y no todo ha sido “formación“. También ha habido bastante coaching, más del que esperaba, y algo de consultoría, aunque mucha menos de la que me gustaría. También en este aspecto vamos muy por detrás de nuestros colegas europeos, que tienen bastante interiorizado que uno no puede saber de todo y que invertir en ayuda experta es por lo general una decisión cuyo retorno está asegurado.

En resumen, ha sido un año en el que he podido hacer un buen montón de cosas, aunque se me han quedado otras tantas más por hacer. Sobre todo, he sentado las bases para un número importante de proyectos, algunos de los cuales ya ha comenzado a rodar suave, suave, que deberían ir consolidándose en los próximos 12 meses.

Pero no todo es un camino de rosas. A pesar de colaborar con personas y organizaciones expertas en comercializar este tipo de servicios, cuesta llegar al cliente, cuesta que entienda no solo lo que ofreces sino también el valor de lo que ofreces; cuesta que finalmente lo compre y por fortuna, solo en algunos casos aislados, a veces cuesta cobrar lo que facturas. Pero encontrar pleno sentido a lo que haces y disfrutar intensamente de tu trabajo no iba a ser encima fácil, ¿no?

Para terminar, uno de los proyectos que no ha podido ver la luz este año es la modernización del blog. De hecho, estoy escribiendo mucho menos de lo que me gustaría y una de mis prioridades a corto plazo es darle un giro a esta situación. El proyecto sigue adelante entre bambalinas y espero poder sorprenderte (para bien) más pronto que tarde.

Muchas gracias por seguir ahí, fiel a este blog. ¡Que siga la conversación!

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