GTD: El Poder de la Productividad Personal

With much power, comes much responsibility (Part 2), cortesía de Paul Armstrong

With much power, comes much responsibility (Part 2), cortesía de Paul Armstrong

El poder lo consigues cuando haces espacio en tu mente para pensar con claridad.

Esto es algo que tienen claro las personas que practican artes marciales. Tener la mente como el agua, metáfora del kárate para describir un estado de claridad y transparencia, es una imagen conocida para quienes practicamos GTD.

Si tiras una piedra a un estanque en reposo, el agua reaccionará a la medida de la piedra, de forma proporcional a su tamaño, velocidad, superficie de impacto… En otras palabras, el agua no sobre-reacciona ante la piedra.

De forma análoga, las personas que han interiorizado los principios, y desarrollado los hábitos que promueve GTD, son capaces de responder sin estrés ni tensión ante los imprevistos y las interrupciones.

Tener la mente vacía te permite llenarla en cada momento con lo que tú decides, no con lo que otros deciden por ti o con lo que intentan imponerte las circunstancias. La mente vacía te da el poder de dirigir tu atención de forma selectiva, con la intensidad y duración que tú consideras adecuadas.

Pero además, también te da el poder de distanciarte por completo de cualquier compromiso en cualquier momento, tan pronto como decidas poner tu atención y tu enfoque en otra parte, lo que te permite centrarte plenamente en esa nueva tarea.

Responder a un email de un cliente, o de tu jefe, dedicar tiempo a una buena idea que se te acaba de ocurrir, preocuparte por la situación de un familiar o un amigo… Todas ellas son situaciones para las que existe una respuesta óptima. Dar con ella depende de tu capacidad para prestarle atención plena en el momento oportuno, lo que a su vez depende de tu capacidad para operar desde una mente vacía.

Cuando no sabes procesarlas bien, es decir, cuando no sabes pensar en ellas con eficacia, decidiendo qué son, qué significan, qué acciones concretas puedes, debes y/o quieres hacer al respecto, acabas cayendo en el “pensamiento rumiativo”, que no te conduce más que a la frustración.

Si a menudo te descubres teniendo un mismo pensamiento en repetidas ocasiones, sin que se produzcan avances significativos entre ellas, es muy probable que estés dedicando recursos innecesarios al tema. Guardar los pensamientos en tu mente, llevarte a casa problemas del trabajo, o al trabajo tus problemas personales, no es productivo ni divertido.

Pero además, pensar de esta forma “circular” no solo no es efectivo, sino que requiere mucha más energía de la que necesitarías para pensar en ellas con una “mente como el agua”, agotando además tu capacidad creativa.

Superado el mito de la gestión del tiempo, si productividad es gestión de la atención, el poder que te da GTD es devolverte el control absoluto sobre ella, dándote las herramientas para que aprendas cómo vaciar tu mente y mantenerla permanentemente en ese estado “como el agua”, y así, desde el control que te otorga una mente vacía, puedas gestionar tu atención a voluntad, de forma plena y eficaz, para conseguir los resultados que deseas.

¿Para quién trabaja Recursos Humanos?

Dummies. Someday they'll take over the world. They already have, cortesía de Keoni Cabral

Dummies. Someday they’ll take over the world. They already have, cortesía de Keoni Cabral

Parece fácil pero no lo es. Según a quién preguntes, y probablemente en función de qué lugar ocupe en la organización, la respuesta será, casi con seguridad distinta y, a menudo, equivocada.

Lo más grave es que un alto porcentaje de profesionales de Recursos Humanos también desconoce la respuesta, lo que, a mi entender, guarda estrecha relación con el despiste generalizado que padece esta función en los últimos años, por no decir desde sus orígenes.

Si lo piensas un momento, tiene su lógica. Si no sabes para quién trabajas, es poco probable qué sepas como aportar valor a tu cliente y cuando ignoras qué aporta valor a tu cliente, lo normal es que te dediques a hacer otras cosas que, aunque no le sirven de nada a tu cliente, a ti te “molan” más o, aún peor, no le “molan” nada a otros y te las “encasquetan” a ti.

Y eso precisamente es lo que le ha pasado, y le sigue pasando, a Recursos Humanos. ¿A qué me refiero? Veamos algunos ejemplos:

  • Nómina, un clásico entre los clásicos. ¿Por qué se encarga de ello Recursos Humanos? En varias de las empresas donde he trabajado, Nómina era responsabilidad de Finanzas y no pasaba nada
  • Prevención de Riesgos. Otro clásico. La prevención es cosa de todos, ¿no? Habrá cosas que probablemente correspondan a RRHH pero desde luego no la responsabilidad global ni toda la carga de trabajo
  • Responsabilidad Social Corporativa. Esta sí que es buena. Se supone que esto tiene que ver con la imagen de la empresa, ¿verdad? ¿Alguien dijo Marketing?

Podría continuar con la lista pero creo que no es necesario. Ninguno de los tres ejemplos que he mencionado tienen nada que ver con el “core” de Recursos Humanos, sencillamente porque no aportan valor alguno a su cliente desde un punto de vista estratégico.

Sin embargo y paradójicamente, otros procesos estratégicos clave como la Selección se externalizan. Y no es que haya nada malo en externalizarlos, al contrario, sino que los criterios para elegir proveedor se rigen casi única y exclusivamente por precio, no por la calidad de los resultados (léase en este caso capacidad de incorporar talento a la organización).

Talento… Sí, por ahí van los tiros. Gestión del talento. Identificarlo, incorporarlo, desarrollarlo… ¿Cuántas organizaciones gestionan bien su talento? Muy pocas, como leía en este fantástico post. ¿Y quién, en las organizaciones, está mejor capacitado que Recursos Humanos para gestionarlo o, al menos, debería estarlo?

Creo que el “lenguaje de marketing” ha hecho mucho daño a la función de Recursos Humanos. Se abusa de expresiones comunes con muy poca sustancia por detrás. Se habla demasiado de la importancia de las personas, de conocer y alinearse con el negocio, de excelencia, de liderazgo, de talento… Pero me da la impresión de que no se tiene muy claro qué significa en la práctica todo eso y, peor aún, no se hace nada al respecto. Nada de valor, se entiende.

Este “lenguaje de marketing” simplemente sirve y ayuda a disfrazar la triste realidad y esta es que, en general, Recursos Humanos no sabe para quién trabaja. Porque no trabaja para la Alta Dirección, ni para los managers, ni para los empleados, ni para los clientes, ni para los accionistas… Vamos, que eso de que “trabaja para satisfacer las necesidades de todos los stakeholders” está muy bien para el PowerPoint pero no es así o, al menos, no lo es en el sentido que comúnmente se entiende.

La realidad es que, cada vez más, la Alta Dirección, los managers, los empleados, los clientes y los accionistas están centrados únicamente en el corto plazo, en lo inmediato. ¿Quién en la organización se ocupa y se preocupa de esas otras muchas cosas, algunas de ellas verdaderamente cruciales, que son incompatibles con el corto plazo porque requieren perspectiva? ¿Quién en las organizaciones contribuye a crear espacios en los que el talento pueda expresarse? ¿Quién cuestiona y desafía el cómodo statu quo? ¿Quién en las organizaciones piensa en las necesidades cambiantes y en cómo estar siempre en óptimas condiciones para afrontarlas?

En las organizaciones en las que Recursos Humanos sí sabe para quién trabaja, son ellos. En las que no, no lo hace nadie.

Por eso es crítico, para las organizaciones y para la propia supervivencia de la función, saber que Recursos Humanos trabaja para el futuro de la organización. Porque ese futuro depende directamente, a medio y largo plazo, de las personas y Recursos Humanos es la única función especializada, exclusivamente, en potenciar el talento de las personas. O, al menos, debería serlo.

GTD: Productividad es Gestión de la Atención

me and a fuzzy one, cortesía de Tiago A. Pereira

me and a fuzzy one, cortesía de Tiago A. Pereira

Si hay un recurso escaso hoy día, es la atención.

Atención que nos sentimos en el deber de prestar a la cantidad ingente de información que llega a nuestras manos a través de las nuevas tecnologías y que hay que procesar para saber qué significa y qué tenemos que hacer con ella, suponiendo que haya que hacer algo.

Atención que también nos sentimos en el deber de prestar a las incesantes interrupciones, al no contar con los requisitos necesarios para hacer valer nuestra asertividad.

El verdadero coste económico de esta situación es difícil de calcular pero es evidente que está ahí, ya que cualquier persona ha experimentado la diferencia que existe entre los resultados que obtiene cuando trabaja en un entorno libre de interrupciones, pudiendo dedicar atención plena a la tarea, y los que obtiene cuando trabaja bajo interrupciones constantes de todo tipo.

Esto por lo que atañe al aspecto más cuantitativo de la productividad, porque, ¿qué pasa con el aspecto cualitativo? ¿Cómo se ve afectada tu creatividad por este flujo permanente de información e interrupciones? ¿Cómo de buenas son las decisiones que tomas cuando no puedes pensar más de 10′ sin que algo o alguien te interrumpa?

El error habitual es intentar solucionar esta situación actuando únicamente sobre los factores externos: reducir el volumen de emails, prohibir el acceso a redes sociales, ponerte a dieta de información y aprender algunos trucos productivos

El motivo por el que fallan este tipo de pseudo-soluciones orientadas a disminuir el volumen o velocidad de los input, es que, en el mejor de los casos, son medidas cuya utilidad es temporal, ya que el problema de fondo sigue creciendo. En la mayor parte de los casos, estas medidas son directamente inútiles y, con frecuencia, contraproducentes, ya que nos hacen vivir temporalmente en un mundo irreal.

El reto que hay que lograr superar es aprender a convivir con la situación, siendo capaces de maniobrar con soltura entre los mundos del pensamiento y la acción, ya que solo así conseguiremos un remedio duradero.

Y hay que aprender a convivir con ella porque el problema no es externo. Tu principal fuente de interrupciones eres tú. Y lo sabes. Prueba a encerrarte en un cuarto aislado a completar una tarea y verás cuantas veces te auto-interrumpes y acabas divagando.

Nuestra mente se siente cómoda divagando a la más mínima oportunidad. Divagar puede ser algo positivo cuando forma parte de un proceso creativo pero es negativo cuando se convierte en un proceso “rumiativo”, que te aparta del resultado que quieres conseguir y solo consigue preocuparte, estresarte y agotarte.

Conviene ser conscientes de ello para tomar las medidas necesarias cuando no divagamos adecuadamente. Por ejemplo, uno de los problemas con las tradicionales listas de tareas es que fomentan esta tendencia a divagar negativamente en lugar de limitarla y lo hacen porque son listas de tareas no evidentes, no suficientemente trabajadas y definidas, por lo que siguen dejando espacio para la interpretación y la preocupación.

Por otra parte, una de las grandes ventajas de GTD es que da “pistas” para detectar cuando estás pensando de forma creativa y cuando estás preocupándote de forma inútil. Conseguir esto es sencillo y va asociado de forma natural a la puesta en práctica de los hábitos que promueve la metodología.

Una de las claves de la productividad consiste en ser consciente de que no puedes decidir qué llama la atención de tu mente pero sí cómo puedes reaccionar ante ello. Puedes optar por distraerte y divagar de forma estéril o puedes canalizar la situación para aprovecharla de forma creativa, sacándolo de tu mente y dejándolo en tu sistema externo de confianza para prestarle más adelante la atención que tú decidas, cuando tú decidas.

Si algo llama tu atención y te distrae, no te resistas pero tampoco divagues. Simplemente préstale la atención precisa para moverlo a tu sistema GTD y continúa con lo que estabas, porque prestar atención a lo que llama tu atención es un paso clave para tu productividad.

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