GTD: ¿Qué Pasaría si Usaras Todas las Listas Necesarias?

listas gtd GTD: ¿Qué Pasaría si Usaras Todas las Listas Necesarias?Incumplir los compromisos que te haces te genera presión. Para aliviar esta presión, debes:

  1. Captar, aclarar y organizar todos tus compromisos y
  2. Asegurarte de que te implicarás en ellos tantas veces como necesites

Las personas, en general, no suelen distraerse por culpa de lo que han anotado en su agenda. Normalmente no suele preocupar demasiado dónde debes estar un día determinado a una hora determinada, por ejemplo, dónde debes estar el jueves a las 10:00 de la mañana.

¿Por qué no? Por que te fías de tu sistema, es decir, sabes que has puesto un recordatorio en tu agenda y que revisas ésta con la suficiente frecuencia como para asegurarte de que ves lo necesario, en el momento preciso.

A lo mejor no vas a poder asistir a una reunión que tienes en la agenda, o tienes apuntado un evento al que no te apetece nada ir, pero ninguno de estos compromisos futuros distrae tu atención sobre lo que estás haciendo ahora. Dicho de otro modo, no tienes por qué haber completado ninguno de ellos, ni siquiera encontrarlos atractivos, para quitártelos de la cabeza.

¿Qué pasaría si de repente perdieras tu agenda? Cuando tu psique tomara conciencia de que el trabajo de recordarte esas cosas es ahora suyo, en lugar de ser de tu sistema, empezarías a sentir la presión generada por todos esos compromisos (“que no se me olvide…”).

Cuando usas un sistema fiable, sientes libertad en tu mente. Pero, para fiarte de tu sistema, es preciso que todos tus compromisos, sin excepción, estén en él y, además, asegurarte de que vas a prestarles atención en el momento debido.

¿Por qué casi todo el mundo tiene una agenda pero casi nadie ha movido el resto de compromisos de su vida – personales o profesionales – a un sistema similar? ¿Por qué anotan compromisos en su agenda, y la consultan de forma habitual, pero no capturan y revisan el resto de sus compromisos en algún otro sitio igualmente fiable?

Según David Allen, existen tres motivos para ello:

  1. Los datos que anotas en tu agenda ya se han procesado previamente, es decir, se han traducido a acciones físicas, visibles, que tienes que hacer en momento concreto. Si anotas en tu agenda que tienes que llamar a Juan el martes a las 17:00, cuando llegue ese momento no necesitarás pensar cuál es la acción adecuada ni dónde ni cuándo la vas a llevar a cabo
  2. Sabes dónde debes aparcar ese tipo de acciones (agenda) y ese dónde es una herramienta conocida y disponible
  3. Si pierdes la pista de las acciones y compromisos que has anotado en tu agenda, te encontrarás con críticas por parte de la gente que te importa y te sentirás mal

Sin embargo, en la mayoría de los compromisos de la gente faltan generalmente varios de estos factores. Por ejemplo, las acciones que tenemos que realizar no están del todo claras, no solemos contar con un sistema que usemos de forma sistemática o las críticas sobre lo que se nos olvida no son evidentes o no son preocupantes de inmediato…

Si todas las cosas que atraen tu atención vinieran en montones bien ordenados, con sus consecuencias y acciones bien claras (sin que hiciera falta que pensaras más en ellas), si hubieras establecido y usaras habitualmente una herramienta fácil de usar para localizarlas y revisarlas y cada vez que se te “colara” algo por una fisura del sistema se te “llevaran los diablos”, entonces la mente como el agua sería para ti la norma en lugar de ser la excepción.

La mayoría de las personas, cuando toman primer contacto con GTD y ven “todas” las listas que se utilizan en la metodología, suelen reaccionar con rechazo, expresándolo en forma de comentarios negativos sobre la “complejidad” o “dificultad” del sistema.

Curiosamente, si a esas mismas personas les pides que tiren su agenda a la basura, ¿cómo crees que reaccionan? La inmensa mayoría no está dispuesta a hacerlo.

En opinión de David Allen – opinión que comparto al 100% – este tipo de reación es un fraude intelectual porque, si una lista – tu agenda – te funciona de cara a gestionar parte de tus compromisos con productividad y sin estrés, ¿por qué no tener tantas listas como necesites para gestionarlo todo del mismo modo?

Piénsalo un momento: ¿qué pasaría si usaras todas las listas necesarias?

7 comments to GTD: ¿Qué Pasaría si Usaras Todas las Listas Necesarias?

  • Excelente análisis por la forma tan sencilla de plantear el problema. Es lo que me pasa: no me fío de mis sistemas de listas. Uso FacileThings, Evernote ahora también wunderlist. Ninguna me acaba de satisfacer y las uso en versión premium y es que tengo siempre cosas sueltas en el correo electrónico, en la cabeza (que me hace despertar en la madrugada con algo que está por vencer y se me ha escapado). En fin pero no estoy confiado de que lo tenga todo registrado y que me avise. He leído a David Allen, sigo este post y otros como El Canasto, etc. Sé que el problema está en mi, pero no consigo tener un sistema único de registro y aviso. Me imagino que esté en el rigor de la revisión semanal, o en la disciplina de que todo lo que llegue al correo lo envíe a FacileThings, pero no me acostumbro a dejar de ver lo más importante en mi buzón de entrada…..
    En fín Simón, gracias por este post.
    un saludo
    Jesus
    Lo último publicado por Jesus Alvarez: Exceltur lamenta la caída de la demanda interna en EspañaMy Profile

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Jesús. El problema es la reactividad. Olvida los avisos. Ese es el problema. Para que un sistema sea fiable debes revisarlo de forma proactiva y regular, a diario lo que depende de una fecha y lo que debes hacer lo antes posible y semanalmente todo lo demás.
      Un saludo,
      José Miguel

  • JC
    Twitter: comomeorganizo

    Creo que la respuesta es sencilla. La gente reacciona a tener muchas listas porque involucra un mayor esfuerzo administrativo mantenerlas “útiles”, es decir actualizadas y relevantes. Si bien comparto el hecho de tener que manejar más de una lista, es un hecho que el esfuerzo de mantenimiento tampoco debe ser despreciado. Si me paso demasiado tiempo en aspectos burocráticos de mi trabajo lo pierdo para hacer aquello por lo que me pagan.

    El equilibrio, por supuesto no es el mismo para todo el mundo. Algunas personas deberán tener muchas listas inevitablemente porque sino sus asuntos no funcionan, y otras tendrán que tener la cantidad que sea coherente. Lo importante es alcanzar los resultados buscados.

    saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Planificación-La Visión

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      El motivo por el que la gente reacciona a tener muchas listas es fundamentalmente porque se trata de una propuesta de cambio que choca con sus creencias preestablecidas. Por ejemplo, si alguien cree que su eficacia depende de la cantidad de cosas que hace al día, lo normal es que no le dé demasiado valor a la calidad de su proceso de toma de decisiones. De hecho, si alguien considera “burocracia” definir su trabajo, es poco probable que desarrolle el hábito de definirlo. Pero lo que crea esa persona es irrelevante de cara a cómo son las cosas en realidad. Si esa persona es un trabajador del conocimiento, definir su trabajo no es burocracia sino un requisito indispensable para poder hacer su trabajo, es decir, que si no invierte tiempo en definir su trabajo, está dejando sin hacer – de forma habitual – parte de su trabajo, por lo que su productividad, es decir, la calidad de sus resultados, será inferior a la que podría tener.

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