GTD: Aumenta tu Productividad Completando tus Pensamientos

carretera incompleta GTD: Aumenta tu Productividad Completando tus PensamientosAprender a terminar los pensamientos es uno de los hábitos esenciales que necesitas desarrollar para mejorar tu productividad.

Tu agenda, por ejemplo, es el resultado de un trabajo mental que has completado, ya que lo que contiene son productos de decisiones que has tomado sobre cosas físicas que vas a hacer (asistir a una reunión, llamar a una persona por teléfono, entregar una oferta…).

Aún en el caso de que tu agenda pueda ser mejorable – imagina por ejemplo que has decidido asistir a la reunión equivocada a defender una postura equivocada – lo que contiene está terminado, en el sentido que no queda nada más por decidir al respecto, y eso representa un gran avance de cara a ganar control y claridad sobre lo que vas a hacer y dónde.

Sin embargo, con excepción de las citas programadas en la agenda, la mayoría de los compromisos que tiene la gente están incompletos, es decir, aún falta alguna decisión por tomar respecto a ellos. La mayor parte de las personas empiezan pensamientos pero no los completan, ya que no definen las siguientes acciones físicas y visibles que tienen que hacer con respecto a ellos para que avancen.

El problema con este tipo de pensamientos incompletos es que, cuando te vienen a la cabeza, suelen parecer tan amorfos, complejos o ambiguos que inmediatamente los dejas a un lado, ya que temes que pararte a pensar en ellos con la atención que precisan requiera un tiempo y una energía de los que, por lo general, careces en ese momento.

Lo que la mayor parte de las personas suele ignorar es que realmente no necesitas entender, resolver o planificar cada uno de los pasos que encierran esos pensamientos para poder quitártelos de la cabeza. Es mucho más sencillo. Lo único que necesitas para completar un pensamiento es decidir cuál es la próxima acción física que tienes que hacer para hacerlos avanzar. Como dice David Allen, “necesitas pensar en tus cosas más de lo que lo haces, pero no tanto como temes“.

El secreto para evitar pensamientos incompletos errantes es prestar atención a lo que realmente ha llamado tu atención. Porque, una vez hayas decidido la próxima acción que vas a hacer con todas y cada una de las cosas que tienes en tu mente, y hayas aparcado los recordatorios correspondientes en lugares dónde vayas a verlos cuando puedas hacer algo al respecto, entonces tu pensamiento será libre y podrás dedicarlo a lo que quieras.

Completar los pensamientos es clave porque, en la gran mayoría de las ocasiones, cuando tienes tiempo y energía para hacer algo, no sueles tener tiempo ni energía para pensar en lo que tienes que hacer, porque ese es un trabajo que ya debería estar hecho.

Por ejemplo, cuando paras en un establecimiento comercial a comprar algo que necesitas urgentemente, es probable que haya alguna otra cosa que también deberías comprar en ese mismo establecimiento. En ese momento, tienes el tiempo y la energía para comprar no solo lo que vas a comprar sino también el resto de cosas que tendrías que comprar, pero no tienes ni el tiempo ni la energía para acordarte de cuáles eran esas otras cosas.

Si cuándo pensaste por primera vez en esas otras cosas hubieras completado tu pensamiento, es decir, hubieras decidido que tenías que comprarlas la próxima vez que fueras a ese establecimiento, y te hubieras puesto recordatorios visibles que te lo recordaran cada vez que estuvieras en dicho establecimiento, entonces ahora tendrías ese recordatorio a tu alcance y podrías comprarlas todas.

Cuando no completas tus pensamientos, no decides bien qué necesitas hacer y dónde tienes que hacerlo, y eso significa que tu capacidad para organizarte con eficacia está seriamente limitada.

La costumbre de empezar pensamientos y no completarlos es uno de los principales obstáculos para la productividad, ya que los pensamientos incompletos escapan a tu control y, sin control, la calidad de tu proceso de toma de decisiones es mediocre, porque eso que escapa a tu control, y que por tanto no has considerado hacer, podría ser precisamente lo que tendrías que hacer si tomaras la decisión correcta.

Completar un pensamiento es mucho más que apuntarlo en algún sitio; es también decidir qué próxima acción física tienes que hacer para que ese pensamiento avance y, además, ponerte recordatorios que puedas ver cuando tenga sentido realizar esa próxima acción física.

Si realmente quieres ser una persona más productiva, lo primero que necesitas es aprender y habituarte a completar todos tus pensamientos, porque cada pensamiento incompleto en tu mente es una vía de agua en tu productividad.

17 comments to GTD: Aumenta tu Productividad Completando tus Pensamientos

  • Azalea

    Me queda claro los beneficios del porque completar pensamientos, pero no me ha quedado muy claro como se completa un pensamiento.
    Por un lado debo definir las siquientes acciones físicas y visibles para avanzar y completar un pensamiento. Pero por otro lado no debo planificar todos los pasos sinó la simple próxima acción. Además de ponerte un recordatorio para la próxima acción. Es decir, ¿que evite hacer listas interminables y me centre en lo próximo que pueda hacer?

    ¿Como se hace para “aprender y habituarte a completar todos tus pensamientos” ? Porque a mi me pasa que a la que un proyecto largo se me empieza a hacer pesado, me aparecen mil y un pensamientos de proyectos para distraerme de mi objetivo principal y que me generan un montón de estreés porque no puedo acabar ninguno. ¿Quizá mi problema es más con la falta de atención no con el hecho de no poder completar mis pensamientos?

    Gracias por el articulo.

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias a ti.
      Completar un pensamiento es haber identificado el resultado final del pensamiento, haber definido la próxima acción física y visible (esto es importante) que hay que llevar a cabo para acercarse a ese resultado y haber puesto recordatorios visibles de esa acción de tal forma que los veamos únicamente cuando podemos realizar la acción. Las listas que emplea la mayoría de la gente son listas de pensamientos incompletos, por eso sirven de tan poco. Y sí, la atención hay que centrarla en las próximas acciones.
      Lo que te pasa con los proyectos puede deberse a que no estén bien planificados. ¿Sabes cuál es el resultado concreto que quieres conseguir con el proyecto? ¿Tienes claro para qué quieres ese resultado? ¿Sabes cómo vas a reconocerlo cuándo lo hayas conseguido? ¿Has explorado todas las formas posibles de lograrlo y has decidido una en concreto?
      La falta de atención no es un problema ni la causa de nada, es un síntoma y el resultado de no completar los pensamientos… :-)

  • Azalea

    Tengo que mejorar en las técnicas de GTD por lo que leo en tu artículo de http://www.optimainfinito.com/2012/11/las-bases-mentales-de-gtd.html cómo cuesta establecer un hábito.

  • Nestor J. Gaitan B.

    Es reciente mi incursión en GDT precisamente por la cantidad de pensamientos sueltos, he encontrado que los pensamientos sueltos o incompletos entorpecen la toma de decisión dado que se deben cumplir dos condiciones; que este completa la información y que sea verdad. Sin Embargo al crear listas en la bandeja de entrada por ser de naturaleza espontanea anoto lo que se me ocurre, al revisarlas voy incorporando nuevos elementos que complementan la idea básica pero aún sin toma de decisión de la siguiente acción, ahí se produce un eslabón perdido ¿como establecer las prioridades?.He aprendido que la decision es directamente proporcional al interés que les des de forma intuitiva e inversamente proporcional a la racionalidad que te obliga a completarla ocurriendo un circulo vicioso.
    Si la prioridad es un concepto único a cada uno me parece aceptable saber que precisamente esa idea esa prioridad esta incompleta. Saludos

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Las listas deben crearse separadas de la bandeja de entrada. Esas ideas aún no terminadas a lo mejor estaría bien “aparcarlas” en la lista “algún día / tal vez” hasta que tomen forma…
      Saludos.

  • Nunca lo había pensado así, pero lo cierto es que tiene mucho sentido. Quizás lo más usado, en mi caso, sea hacer listas de tareas que al final son más bien ideas…supongo que lo interesante sea concretar más y pasar a anotar acciones,pero en el fondo eso requiere dedicarle más tiempo … A partir de ahora voy a intentar completar mis pensamientos a ver qué tal se me da ;)…¡Gracias y saludos!

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Gracias a ti, Ángela. En realidad no es dedicarle más tiempo sino menos. Lo que pasa es que a día de hoy no tienes visibilidad por separado sobre el tiempo que dedicas a pensar y el tiempo que dedicas a hacer, ya que ambos pasos los haces a la vez. Lo que propone GTD es separarlos y, en realidad, el tiempo que inviertes al pensar por separado lo recuperas con creces más adelante, ya que cuando haces no necesitas volver a pensar.
      Saludos!

  • David Sánchez
    Twitter: dasanru

    Una conclusión importante del post es que hay que tener la suficiente paciencia como para terminar lso pensamientos, ¿verdad?. Las falsas urgencias, la mala planificación propia y ajena,… son aspectos que no ayudan para nada a ello.

    Aunque pueda pasar desapercibido, el comentario del segundo párrafo (“Aún en el caso de que tu agenda pueda ser mejorable – imagina por ejemplo que has decidido asistir a la reunión equivocada a defender una postura equivocada”) es revelador. Por poner las cosas en un estado (terminado, a la espera,…) no se alcanza un estado de alta productividad. Solo se consigue cuando esas decisiones las alineas con tus objetivos, y hay es dónde entra en juego la necesidad de aplicar lo que comentas en el post de finalizar los pensamientos.

    Ha sido leer esto y sentir que algo en mi sistema de productividad va a cambiar, jeje:” Lo que la mayor parte de las personas suele ignorar es que realmente no necesitas entender, resolver o planificar cada uno de los pasos que encierran esos pensamientos para poder quitártelos de la cabeza. Es mucho más sencillo.”

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      A mí me gusta pensar que es más un tema de hábitos que de paciencia… Hay que elegir los momentos adecuados para procesar, pero tampoco hace falta mucho más. Finalizar los pensamientos acaba con tener un recordatorio puesto para la próxima acción. No hace falta conocer el resto de pasos del proyecto. Esto simplifica mucho todo. A mucha gente le parece que GTD es complicado pero no lo es. Es distinto a lo que hacemos habitualmente pero mucho más lógico y, sobre todo, mucho más sencillo.

  • Daniel Grifol
    Twitter: danielgrifol

    Totalmente cierto. El propio Allen lo dice, no cerrar algo significa que estará consumiendo recursos en tu cerebro hasta que lo completes y puedas olvidarte completamente. Es aplicable a las acciones y a los pensamientos.

    Por no decir que los pensamientos que no completas se acaban muriendo o viciando, por lo menos es lo que me ocurre a mi.

    Como siempre, un artículo estupendo Jose Miguel.

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Daniel. Lo más grave es que es un hábito del que no solemos ser conscientes, ni tampoco de sus consecuencias, por lo que rara vez hacemos algo al respecto. Una vez que ya sabes qué pasa, es mucho más fácil actuar :-)

  • Información Bitacoras.com…

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