GTD: Recopilar sin Filtros y con Perspectiva

El principal reto que te encontrarás a la hora de desarrollar el hábito de recopilar, es decir, capturar, es dejar atrás el hábito de anotar tareas (si es que lo tienes). Como ya he comentado, el objetivo de recopilar no es apuntar cosas para que no se te olviden, sino prestar atención a lo que roba tu atención. Entender y, sobre todo, interiorizar esta diferencia es absolutamente clave, ya que recopilar/capturar es el primer paso para obtener el control en GTD, lo que significa que, si no aplicas bien este hábito, el resto del sistema irá “cojeando”.

David Allen es muy claro cuando explica en qué consiste exactamente eso de “capturarlo todo”. La palabra clave es precisamente esa: “TODO”. Desde lo más cotidiano, operativo y concreto a lo más infrecuente, estratégico y abstracto. Dicho de otro modo, evita aplicar cualquier tipo de filtro a la hora de recopilar/capturar. Si algo llama tu atención en un momento dado, cualquier pensamiento, idea, recuerdo, sospecha… ¡Captúralo! Eso no significa que vayas a tener que hacer necesariamente algo al respecto, así que evita caer en el hábito-trampa de decidir sobre la marcha qué es y qué tienes que hacer con ello (si es que tienes que hacer algo).

Cuando de recopilar/capturar se trata, a menudo hablaremos de proyectos, como por ejemplo instalar la nueva impresora o actualizar el catálogo de precios y productos. Además de este tipo de proyectos más o menos evidentes, la mayor parte de lo que la gente percibe como “problemas” en un sentido amplio son también proyectos que aún no han sido identificados como tales (recuerda que, en GTD, proyecto es cualquier resultado que quieres conseguir que requiere más de un paso para lograrlo).

Otro gran bloque de cosas que hay que recopilar/capturar y que a menudo se quedan “por ahí” son todos esos pensamientos más o menos inconcretos sobre objetivos y metas a medio y largo plazo. Suelen ser ideas sobre aspectos de nuestra vida que nos gustaría mejorar o, simplemente, cambiar. Lo que ocurre es que, con frecuencia, no tenemos claro qué es exactamente eso que queremos cambiar ni para qué lo queremos cambiar ni, sobre todo, cómo hacerlo. Es más, en ocasiones ni siquiera sabemos realmente si queremos cambiar algo. Esta falta de claridad hace que nos cueste avanzar con este tipo de temas que, por lo general, van olvidándose y reapareciendo a lo largo del tiempo sin realmente avanzar en ninguna dirección.

Sobre todo de cara a la implantación de GTD, aplicar el Modelo de 6 Niveles de Perspectiva al completo nos puede resultar de muchísima utilidad, ya que nos proporciona una aproximación sistemática a la recopilación a través de todos los niveles.

Por ejemplo, haber definido el propósito ayudará a plantearnos mejores preguntas para definir nuestra visión, así como los objetivos y las metas que nos irán permitiendo acercarnos a ella. Del mismo modo, trabajar las áreas de responsabilidad, o áreas vitales, nos dará una visión panorámica de las distintas facetas que componen nuestra vida, de cómo se integran e interrelacionan entre sí y de qué tipo de ajustes nos permitirán potenciarlas de forma equilibrada.

Este ejercicio de pensar de forma sistemática y estructurada, sin filtros ni restricciones, en las cosas que nos ocupan y nos preocupan en nuestros distintos horizontes vitales y temporales, marcan un antes y un después a la hora de tomar decisiones formadas y conscientes, que al final es de lo que dependen la productividad y eficacia personales.

La clave, ya sabes, es evitar recopilar/capturar únicamente tareas que hay que hacer a corto medio plazo y pasar a recopilarlo/capturarlo todo, sea lo que sea. Precisamente ese es el secreto: recopilar simplemente “cosas”, por abstractas, lejanas y difusas que sean, y hacerlo sin filtros y recorriendo, de arriba abajo y de abajo arriba, todos los niveles de perspectiva.

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