Cómo tu Lenguaje Afecta a tu Productividad Personal

Todo el mundo prefiere poder dedicar su atención a lo que le gusta en lugar de tener que dedicarla a cumplir con obligaciones. Y una forma de poder dedicar más atención a lo que quieres y a lo que te gusta es mejorar tu eficacia personal. Si tu trabajo pertenece a lo que Peter Drucker llamó trabajo del conocimiento, tu eficacia personal depende en gran parte de dos factores:

  1. Lo bien que sabes decidir qué hacer y qué dejar sin hacer
  2. Lo bien que sabes gestionar tu atención

¿Por qué es esto así? Por una parte, porque una característica del trabajo del conocimiento es que habitualmente hay más cosas para hacer que tiempo disponible para hacerlas, lo que lógicamente obliga a dejar cosas sin hacer. Como cada “cosa” contribuye a tus resultados de forma distinta, que elijas hacer unas u otras influye en ellos.

Por otra parte, porque la multitarea es ineficiente, lo que significa que tu productividad personal mejorará en la medida que sepas hacer un uso correcto de tu atención, es decir, prestar atención plena a lo que estás haciendo hasta terminarlo.

Pero para poder saber decidir bien qué hacer y qué no, antes debes saber qué es lo que hay que hacer. Y, en contra de lo que mucha gente cree, lo que hay que hacer es mucho menos evidente de lo que puede parecer a simple vista.

De hecho, Peter Drucker considera que este es uno de los rasgos clave del trabajo del conocimiento ya que, en este tipo de trabajo, la tarea no es evidente y por tanto hay que definirla antes de poder hacerla.

En mi experiencia como usuario de GTD, he aprendido que la utilización correcta del lenguaje tiene un impacto espectacular en la mejora de la productividad personal. ¿Por qué? Muy sencillo.

Definir nuestro trabajo requiere un esfuerzo intelectual que produce pereza. Por ese motivo eludimos hacerlo de forma habitual y preferimos referirnos a él empleando lo que yo llamo “lenguaje nebuloso“. Algunos ejemplos de este “lenguaje nebuloso” serían “ver con Pepe lo del informe” o “llamar al taller”. Este tipo de lenguaje no define la tarea y por tanto no incita a completarla. ¿Qué significa “ver con Pepe”? ¿Validar unos datos? ¿Completar un análisis? ¿Decidir cómo responder ante una situación? Cuando comento esto en los talleres que facilito, los participantes “se defienden” diciendo que ellos “ya se entienden”. Esto estaría muy bien… Si fuera cierto. 🙂 Porque lo cierto es que cuando les pido que por favor me expliquen qué significa realmente es cuando descubren, generalmente con sorpresa, que no lo tienen tan claro como creían.

El “lenguaje nebuloso” es uno de los principales enemigos de la eficacia personal porque invita a la procrastinación. Las cosas no evidentes no nos “seducen” en absoluto porque no sabemos qué significan realmente ni qué necesitamos concretamente para hacerlas ni cuanto tiempo exactamente nos va a llevar completarlas. ¿La consecuencia? Que si no se nos echa encima una fecha límite, ni las tocamos.

Definir tu trabajo es una tarea de alto valor añadido. Saber exactamente qué acción física, visible, tienes que hacer con algo para que avance es haber completado casi la mitad del trabajo.

Este cambio de hábito cuesta porque requiere dejar atrás varios paradigmas:

  1. Por una parte, tomar conciencia de que, en el trabajo del conocimiento, pensar es por lo menos tan importante como hacer
  2. Por otra, cuestionarse la creencia de que economizar palabras es ser eficiente. Si anotas algo para hacerlo, el criterio de calidad debería ser en qué medida te incita a hacerlo y te facilita hacerlo. “Ver con Pepe lo del informe” o “llamar al taller” son mucho más breves que “reunirme con Pepe para averiguar la causa de las desviaciones de rentabilidad que aparecen en el informe de noviembre” o  “llamar al taller (teléfono del taller) para pedir hora para cambiar aceite al coche (kilómetros, matrícula)” pero también son mucho menos eficaces a la hora de incitar a la acción y de concretar la tarea
  3. Por último, entender que definir tu trabajo es parte de tu trabajo y que cuando crees que te estás  “ahorrando” este tiempo lo que en realidad estás haciendo es hipotecar tu eficacia

En resumen, definir tu trabajo significa invertir tiempo en descomponerlo en frases que expresen acciones físicas, visibles, concretas, que no se puedan malinterpretar y que incluyan toda la información necesaria sobre qué hay que hacer, para qué, cómo, dónde, cuándo y con quién.

Si dudas de la eficacia de este hábito, te invito a que hagas la prueba durante un par de semanas. Y no es importante que prestes atención a cómo escribes todo pero si lo haces, te sorprenderán los resultados.

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