Trucos para Recopilar en GTD: Haz Limpieza

Dice David Allen que otra buena forma de comenzar a trabajar el hábito de capturar o recopilar es haciendo limpieza. El motivo, según Allen, es que nunca sabes hasta qué punto tu atención se está viendo atraída por áreas de tu espacio físico hasta que haces un buen trabajo de limpieza y te das cuenta de lo diferente que te sientes después, cuando has terminado.

Aunque la sensación de pérdida de control que puede suponer este tipo de situaciones sea por lo general bastante limitada, también es cierto que las consecuencias de no hacer nada al respecto son más importantes de lo que puedas creer. Y si conoces la teoría de las ventanas rotas, sabrás que el motivo por el que es tan importante devolver las cosas lo antes posible al estado en el que deben estar va más allá de las meras razones estéticas. Además, el tiempo y el esfuerzo que puedas dedicar a ordenar tu escritorio, limpiar el coche o poner al día tu archivo se verá recompensado con creces con la satisfacción que te producirá la sensación de control asociada a sentirte una persona productiva.

Como no hay un estándar universal de limpieza, tendrás que usar el tuyo propio. Lo realmente importante es que tú tengas tu propio estándar, no importa cuál, de tal modo que sepas fácilmente si algo está “como tiene que estar” o no y, si no lo está, que hagas lo necesario para que lo esté.

Cuando las cosas empiezan a aparecer en lugares distintos a los que pertenecen, es decir, a no estar donde tienen que estar, puede ser un buen momento para plantearte hacer algo al respecto. Porque, igual que ocurre con las ventanas rotas, si no lo haces, el desorden empezará a ganar terreno. Y no es que el orden sea bueno ni malo, es que cuando no hay un mínimo de orden, uno empieza a evitar hacer las cosas. ¿Por qué? Porque la falta de claridad facilita la pereza, ya que hace que nos resulte más difícil tomar decisiones sobre qué hacer exactamente.

Cuando la guantera del coche debería llamarse la “leonera” del coche, prefieres no mirar en ella. Cuando tu archivo es un completo caos, dejas de archivar y prefieres buscar lo que necesitas en cualquier otro sitio menos allí… En resumen, la relación entre tú y tus espacios nunca es de equilibrio. O tú los controlas a ellos o ellos te controlan a ti.

Luego está un fenómeno curioso al que yo llamo “el desvanecimiento de los vínculos afectivos hacia las cosas”. ¿En qué consiste? Es sencillo. Tú llevas años con la misma plancha, o con la misma tele, o con el mismo lo que sea. Y, de repente, un buen día se rompe. Se rompe definitivamente, sin posibilidad de reparación. ¿Qué hacer? Para muchas personas es difícil decidirse a tirarlo, aunque ya no sirva para nada. Son tantos años juntos… Estas personas (conozco a muchas) necesitan dejar que el “vínculo afectivo” con su plancha, o su tele, o lo que sea, se “enfríe” antes de poder tomar la decisión de deshacerse de ellos. Pasado un tiempo, sean unas semanas o unos meses, el “vínculo afectivo” se ha desvanecido. Ya no está. Pero el objeto averiado e inservible sigue ahí porque ha pasado a formar parte del paisaje y ya te has acostumbrado a su presencia. Pues bueno, hacer limpieza es un momento fantástico para tomar la decisión de tirar de una vez toda la basura que aún conservas por este motivo.

Ten en cuenta que la basura se autogenera pero no se autodestruye y todas esas cosas que andan por ahí están compitiendo por tu atención, aunque no sean cosas importantes ni urgentes ni prioritarias. Hacer limpieza no solo te ayudará a vaciar la mente y a recopilar un buen montón de ideas que se te ocurrirán al hacerlo, sino que también te ayudará a convertir tus entornos en espacios de productividad.

12 comments to Trucos para Recopilar en GTD: Haz Limpieza

  • Julen
    Twitter: juleniturbe

    Ah, esa hermosa sensación de quedarte con lo necesario y despedirte de todos esos objetos e información que no nos hace falta 🙂
    Pero, claro una cosa es deshacerse de lo físico y otra de información en soporte digital. Entonces, en este segundo caso, entran en juego muchos “por si acasos”… y ahí ya la hemos liado. Me temo 😉
    Saludos, JM.
    Julen

  • Pablo Rodríguez
    Twitter: pablorb

    La basura se autogenera pero no se autodestruye… sólo se transforma 🙂

    Hace algunos años, aprendí de un jefe la buena costumbre de dejar limpia la mesa al terminar la jornada. Para algunos puede parecer una chorrada, pero lo cierto es que así, al día siguiente, comienzas con más ánimo, sin ver montañas de papeles acumuladas por tu mesa (aunque realmente tengas muchos asuntos que resolver). Pero por lo menos, te obligas a cierto orden. Y cada cierto tiempo (normalmente, los viernes por la tarde), unas horas dedicadas a limpiar (tirar) documentos que ya no eran útiles.

    Hace poco tuve una compañera que era todo lo contrario. Su mesa (y alrededores) era una inmensa montaña de papeles. Aunque intenté convencerla de las bondades del orden, no hubo manera. Conseguimos “limpiar” su mesa durante unos días, pero luego volvió a lo de siempre. No sé muy bien cómo se apañaba…

    Un abrazo
    Pablo Rodríguez

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Acumulamos cosas porque posponemos la toma de decisiones sobre qué hacer con ellas. Por ese mismo motivo nos cuesta limpiar. El hábito que comentas incide directa y positivamente en tu productividad porque es el hábito de decidir 🙂

      Un abrazo.

  • Hace ya mucho tiempo que sigo tus entradas y, como no suelo interaccionar, aprovecho hoy, que finalmente me decido, para felicitarte por tu trabajo, darte las gracias por el material para meditar que me has —que nos has— ofrecido y desearte un feliz año nuevo.
    Respecto al tema del orden: es uno de mis problemas —y me da la impresión de que está muy extendido en el país— y creo que cuando lo solucione habré dado un paso importante en mi vida (si soy consciente ¿por qué no me he puesto ya a ello? es una pregunta de respuesta compleja). Una de mis aficiones es la caligrafía, y una frase pendiente de realizar la encontré en una cerámica popular, en la plaza Mayor de Cuenca; en un plato había escrito: “Un día de estos voy a empezar a organizarme”. En eso estoy.
    A punto de entrar en el nuevo año me pregunto si la reflexión no debería ser más general… y luchar por conseguir unos resultados mejores que los míos. A lo peor la crisis no está donde la mayoría supone y una solución —aunque parcial— consista en seguir tus consejos y hacer limpieza.

    P.S. Si un día soy capaz de ponerme en serio con el GTD volveré a darte las gracias.

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Ferdinandus. El desorden físico es a menudo resultado del desorden mental, entendido como la falta de claridad sobre qué hacer o no, con determinadas cosas y situaciones. Cuando dejas algo en tu mesa durante días, semanas o meses, no suele deberse tanto a ser “una persona desordenada” como a ser “una persona que evita tomar decisiones”. Al final, en algún momento, algo habrá que hacer con aquéllo, aunque simplemente sea tirarlo. Entonces, si al final no vas a hacer nada y lo vas a tirar, ¿qué te impide tirarlo ahora? Y si en algún momento vas a hacer algo, ¿qué evita que lo hagas ahora o, al menos, lo dejes preparado en su sitio idóneo para hacerlo cuando llegue el momento? El verdadero motivo por el que no cuesta tomar decisiones es porque no nos gusta asumir responsabilidades y por tanto evitamos comprometernos. Por eso, uno de los primeros pasos clave para mejorar la eficacia personal es empezar a tomar decisiones, adquirir compromisos con uno mismo y con los demás y cumplirlos.
      Un saludo.

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  • Información Bitacoras.com

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