Sostenibilidad y Equilibrio en Consultoría Artesana

En el resumen que hacía  de mis primeros dos años de consultoría artesana hace algunas semanas, me refería con frecuencia a porcentajes de capacidad, utilizándolo como indicador de lo bien o mal que iban las cosas en cuanto a  volumen de trabajo y, por consiguiente, en cuanto a facturación.

Me decía Julen Iturbe en los comentarios que le resultaba curiosa mi estimación en “porcentajes sobre capacidad” y que esperaba que subieran, ya que parecía que eso era bueno. Además de Julen, hubo otros lectores que me hicieron comentarios y preguntas en este mismo sentido al margen del blog y por eso me ha parecido interesante escribir este post.

Hace un par de años escribí un post sobre Control y Perspectiva en las Finanzas Artesanas, que guarda mucha relación con este tema. En él explicaba, entre otras cosas, una posible aproximación para calcular el precio/hora de nuestros servicios y, como parte de los cálculos, me refería al concepto de eficiencia.

El concepto de eficiencia es clave en consultoría porque hablamos de una actividad en la que hay una enorme diferencia entre el máximo teórico de horas facturables y el número real de horas que se puede llegar a facturar. Decía también en aquel mismo post sobre Finanzas Artesanas que: “el máximo [real] en consultoría industrial no suele exceder el 70%. Como apuntaba al principio, mi experiencia en consultoría artesana es limitada pero estimo que la eficiencia de un artesano dificilmente superará el 50% y calculo que lo normal es que ronde el 30%“. Hoy, dos años más tarde, dispongo de información para ver cómo de acertado o errado andaba.

En el cálculo que hacía en aquel post resultaban 1976 horas facturables al año, después de descontar festivos y fines de semana que, lógicamente, son difícilmente facturables 🙂 Pues bien, en 2013 facturé algo menos de 600 horas, lo que viene a suponer precisamente el 30% de eficiencia que intuía como porcentaje normal hace dos años.

Lo que sé ahora que hace dos años ignoraba es cuál es mi eficiencia máxima real y, en concreto, el volumen máximo de horas que podría llegar a facturar en un escenario idílico de facturación. Como puedes imaginar, son muchísimas menos de 1976.

En el aspecto de gestión financiera de mi actividad, este ha sido uno de los aprendizajes más valiosos de estos dos primeros años y, sobre todo, de este último. Reconozco que, cuando las leí, me llamaron mucho la atención las reflexiones que compartía Julen en su análisis de sus primeros seis años como consultor artesano. Este post en concreto no tiene desperdicio y a mí me llegó especialmente cuando decía: “Porque más horas, más dinero. Pero, ¿para qué?

La actividad de consultoría artesana conlleva el riesgo de acabar con tu equilibrio hasta el extremo de dejar de ser una actividad sostenible. Como decía en mi análisis anual, el trabajo llega de forma irregular y caprichosa. Y cuando no llega, se pasa mal. Por eso, cuando llega, lo normal es que te entre “complejo de hormiga” y te dé por facturar todo lo posible para cuando lleguen las vacas flacas. Es perfectamente comprensible y no hay nada de malo en ello, siempre que se mantenga la perspectiva suficiente para asegurar la sostenibilidad de tu actividad.

Por ejemplo, el último cuatrimestre de 2012 fue de locura. En esos cuatro meses escasos facturé el 48% de todo el año. Y solo septiembre supuso el 23% de todo el año. El resultado fue que terminé muy cansado física y mentalmente, además de con problemas serios de garganta que precisaron tratamiento médico. Pero aprendí la lección.

Hasta entonces me había limitado a aceptar el trabajo según surgían las oportunidades. Pero de forma reactiva, sin la menor proactividad ni criterio. Tal y como estaba la situación económica no me parecía presentable andarme con exigencias.

Craso error. Esto no va de exigencias absurdas sino de puro sentido común. Si me no pongo límites, estoy arriesgando la sostenibilidad de mi trabajo. La arriesgo porque si enfermo no facturo y la arriesgo también porque si estoy agotado el servicio que entrego a mis clientes no está a la altura, ni de sus expectativas ni de las mías. Además, si no reservo tiempo para seguir aprendiendo, investigando, desarrollando cosas nuevas… Si no innovo, sé que estoy profesionalmente muerto a medio plazo.

Por eso en 2013 decidí probar a hacer algo distinto. Pensé en qué planteamientos podía tener sentido hacerme que me aseguraran un ejercicio sostenible y equilibrado de mi actividad como consultor artesano. Y creo que di con ello.

En 2013 decidí que la semana facturable sería de cuatro días, es decir, que solo trabajaría en clientes cuatro días a la semana. En concreto, todos menos los miércoles. ¿Por qué? Porque el miércoles es una pausa a medio camino entre dos fines de semana que me permite asegurar que dedico al menos un mínimo de tiempo a mantener mi sistema en equilibrio. Además de dejar descansar la voz y las piernas, los miércoles son los días para hacer visitas comerciales, preparar materiales, propuestas y documentación, analizar información, emitir facturas, escribir en el blog, hacer gestiones personales…

Si descontamos un día a la semana y lo añadimos a todos los días que, sin ser festivos ni fines de semana no son facturables en la práctica (Semana Santa, puentes de mayo y de diciembre, verano, Navidades…), tenemos que el volumen máximo real de horas facturables en 2013 pasó a ser de 1100 y no de 1976. Luego está el hecho de que, en mi caso concreto, buena parte de mi actividad es formación y, de ella, un porcentaje está diseñado para medias jornadas, por lo que estimo que mi número real es de 825 horas facturables al año. Ese es el 100% de mi capacidad.

En otras palabras, la eficiencia máxima teórica que podría haber llegado a alcanzar en 2013 habría sido del 825/1976 = 42%, así que, para mí, un 30% está francamente bien. En línea con esto, me reafirmo en que el máximo realista de eficiencia a la que se puede aspirar en consultoría artesana difícilmente alcanzará el 50%.

Para terminar, retomo y concluyo mi análisis de 2013. Esas 600 horas de las que hablaba antes representan el 600/825 = 73% de mi capacidad anual. La diferencia con el 100% se debe, sobre todo, a lo flojo que fue el primer trimestre pero, con todo, es una cifra con la que estoy muy satisfecho.

Sé que estos cálculos pueden resultar aburridos para muchas personas pero los comparto porque sé que hay lectores que los valoran y creo que, en general, son útiles en la medida que proporcionan la perspectiva necesaria para tomar las decisiones correctas de cara a poder, no solo vivir de y disfrutar con tu trabajo, sino hacerlo de forma equilibrada y sostenible.

8 comments to Sostenibilidad y Equilibrio en Consultoría Artesana

  • Julen
    Twitter: juleniturbe

    Muy interesante lo que has escrito. Refleja hasta qué punto podemos hacer las cosas de forma diferente y, sin embargo, apreciarlas como válidas e inspiradoras. En mi caso reconozco que dejé de apuntar horas hace mucho tiempo, creo que desde 2004 no lo hago excepto con quien me lo pide. Entonces, de alguna manera, “invento” algo lo más parecido a lo que entiendo es la expectativa de mi cliente.
    Reconozco que soy incapaz de profundizar en el análisis como tú lo haces. Pero lo que aprecio es que se trata de conocernos mejor, de ver dónde hacemos las cosas bien y dónde no tan bien. Y eso es oro.
    Yo me guío por una cierta lógica interna y trato de dejar que las cosas fluyan. Como me ha ido bien, supongo que me he vuelto cómodo. Ahora mismo creo que estoy en un momento de facturación mínima y para mi sorpresa, me siento “a gusto”. Miro a un horizonte plurianual y me digo: ¿no será que está llamando a tu puerta algo parecido a un sabático? ¿Qué horizonte de tiempo debería servirnos como referencia para evaluarnos? ¿El mes?, ¿el semestre?, ¿el año?, ¿el lustro?, ¿la década?
    Insisto, muy interesante lo que has compartido. Te vas a delicious, JM 😉

  • Jose Miguel Bolivar
    Twitter: jmbolivar

    Muchas gracias Julen. En realidad solo “apunto” horas en los proyectos de consultoría, que representan una porción aún moderada de mi actividad. Sí apunto los talleres que hago y como su duración es de jornada completa o media jornada, el cálculo es rápido y sencillo.
    Me considero lejos de ser un obseso del análisis pero siempre me ha gustado contrastar mis sensaciones con los datos. Es un feedback que me ayuda a “afinar” mi lógica interna. Supongo que aquéllo se reforzó trabajando en Logística, donde mi jefe no dejaba de repetirme lo de “without data, you’re just one more opinion”.
    Como bien dices, el propósito es ver dónde hacemos las cosas bien y dónde podemos mejorar. Creo que es parte del espíritu artesano.
    Me quedo con tus preguntas porque me van a ser muy útiles para alguno de mis proyectos que requieren bloques amplios de tiempo (4-6-12 meses? Aún no lo sé).
    Abrazo!

  • Una reflexión sumamente interesante y útil para aquellos que andamos por caminos similares. Siempre es un placer observar lo profundo de tu capacidad de análisis.
    Es mi caso, al no trabajar tanto con grupos, sino tener un enfoque más persona a persona y con tiempos variables el calculo se vuelve más complicado, pero utilizare tus números como una referencia cuando haga mis cálculos 😀
    Muchas gracias!

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Israel. Creo que el valor del análisis reside en contrastar nuestras impresiones con datos objetivos. Al final, lo habitual es que hay un desfase entre las horas teóricas que podríamos facturar y las que realmente facturaremos. En la medida que conozcamos mejor esa realidad, estaremos mejor preparados para tomar las decisiones correctas cuando haya que tomarlas.
      Un abrazo!

  • Hola José Miguel,
    para NADA son aburridos tus cálculos. Desde luego, a los que estamos metidos en el negocio, nos resultan sumamente ilustrativos y útiles.
    Yo creo firmemente en el poder de los datos. Tengo una Excel en la que voy reflejando mis consumos en horas: desplazamientos, formación, gestión, promoción y… FACTURABLE. Para mí, cerrar una tarea, implica un par de cosas y entre ellas, abrir esa Excel y meter el numerito. ¿Pesado? Supongo que para alguien no habituado sí lo sería. Pero si lo automatizas, ni te enteras. Y, sin embargo, a final de año tienes una cantidad de información fiable y de alta calidad para diseñar y monitorizar tus nuevos objetivos.
    Mis números en 2013: en mi primer año de dedicación plena como Consultor artesano, 563 horas facturables. Habiendo dedicado nada menos que 2.310 en total. Eficiencia: 24%. O incluso menos porque contabilizo como facturable todo aquello imputable a un proyecto / formación. E, impepinablemente, acaba siendo siempre más de lo previsto.
    Ya tengo claro uno de mis objetivos 2014.

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Rafa. Al final, conocer los datos nos ayuda a ser más conscientes de la realidad y, por consiguiente, a tomar decisiones más ajustadas a la misma. Este tipo de recopilación de datos puede ser vista como tediosa o de escaso valor por muchas personas pero a mí me resulta imprescindible para tomar decisiones en las que confío.
      Mucha suerte con ese objetivo para 2014! 😉

  • Información Bitacoras.com

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