GTD: Cómo Capturar y Vencer a las Interrupciones

Uno de los numerosos efectos positivos de conseguir el hábito de capturar es que contarás con una poderosa y muy eficaz arma para hacer frente a las interrupciones.

Cuando pregunto a las personas que participan en los talleres que facilito cuáles son los principales obstáculos a los que se enfrentan para ser productivas y eficaces, las interrupciones siempre ocupan uno de los primeros lugares.

Las interrupciones son objetivamente un problema porque chocan frontalmente con nuestra capacidad de concentración o, dicho de otro modo, dificultan de forma considerable la correcta gestión de la atención.

Son pocas las organizaciones que no están profundamente afectadas por la interruptitis de la que habla David Allen, prima hermana de la reunionitis, otra enfermedad productiva tan letal como la anterior.

Uno de los motivos por el que las interrupciones nos sientan tan mal es porque carecemos de una herramienta adecuada para gestionarlas. Además, estamos obsesionados con la urgencia, y en menor medida también con la importancia, que no dejan de ser criterios subjetivos y volátiles.

Sin embargo, vencer a las interrupciones es muy sencillo.

El primer paso es intentar evitarlas. Tanto si lo crees como si no, el email puede apagarse media hora (o una hora o dos) y el mundo sigue girando. Si es realmente urgente, te aseguro que sabrán como localizarte. Lo mismo ocurre con el móvil. Se puede poner en modo reunión y consultar las llamadas perdidas cada media hora (o cada hora o cada dos) y no pasa nada de nada. Me refiero a que no pasa nada “real”. Que alguien lleve mal tus hábitos productivos es su problema no el tuyo. Por cierto, esto último es válido también para tu jefe. A no ser que trabajes en el cuerpo de Bomberos, conduzcas una ambulancia o algo similar, tu trabajo no exige atención permanente a los inputs.

De todos modos, hay ocasiones en las que interrupciones son inevitables. Todos conocemos a alguien que te envía un email, te llama 10” más tarde por teléfono preguntando si lo has visto y, finalmente, se dirige a tu sitio y acampa junto a tu mesa hasta que le haces caso.

Así que el segundo paso es aprender a gestionar las interrupciones. Imagina (con algo de esfuerzo) que estás prestando atención únicamente a una cosa. Casi, casi, se podría decir que estás “fluyendo“, trabajando en “La Zona“. En ese momento mágico llega alguien y te interrumpe. ¿Qué hacer?

Lo primero es “contener” la interrupción, algo del tipo “espera un segundo y estoy contigo”. Acto seguido capturas qué estabas haciendo exactamente en el momento de la interrupción (por ejemplo “comprobando el Excel con las cifras de rentabilidad del último trimestre de la planta de X, línea 261”) y lo depositas en una de tus bandejas de entrada. Con este sencillo paso, que literalmente te llevará solo unos segundos, te aseguras de reencontrarte con la tarea interrumpida la próxima vez que proceses tu bandeja de entrada.

Ahora ya puedes escuchar qué quiere la persona que te interrumpe y, a partir de ahí, decidir qué hacer. Si es algo que no te va a llevar más que un instante, probablemente la decisión correcta sea hacerlo de inmediato. Y si es algo que va a requerir algo más de tiempo, entonces tienes que evaluar la necesidad real de ponerte con ello ahora o dejarlo para otro momento. Es evidente que para quien te lo pide, es super urgente y super importante, pero eso no implica que tenga que serlo también para ti.

Decir no es sano, gratuito, no engorda y sienta fenomenal. Hay incluso quien dice que ayuda a mantenerse joven. Si cada vez que alguien te interrumpe le dices sí, lo que en realidad le estás diciendo es “me encanta que me interrupan y tú lo estás haciendo fenomenal. Sigue así!”.

Por esta razón, no se trata tanto de si podrías hacer de inmediato lo que te pide sino si podrías NO hacer de inmediato lo que te pide. ¿Qué es lo peor que podría ocurrir si terminaras de hacer lo que estabas haciendo y luego te pusieras con esto que te piden?

Si existe la posibilidad de no hacerlo de inmediato, no lo hagas. Me refiero a que no lo hagas en ese momento. Captúralo y deposítalo en tu bandeja de entrada. Luego ponte con lo que estabas haciendo y termínalo.

Y no te digo que captures todas tus interrupciones por norma en lugar de ponerte con ellas pero, si lo haces, notarás como tu entorno comienza a respetar más tu tiempo. Porque, a fin de cuentas, si tú no respetas tú tiempo, ¿qué motivo tienen los demás para respetarlo?

Es muy importante que entiendas que la causa nº 1 de tus interrupciones eres tú. Tú has sido quien ha “maleducado” a su entorno reforzando positivamente una conducta incorrecta. Tú has hecho que salga “más barato hacer las cosas mal que hacerlas bien”. Así que ,si quieres que el panorama cambie, deja de quejarte y cambia algo tú. Es muy sencillo y la única clave es lograr que hacer las cosas mal salga más caro que hacerlas bien.

El primer paso para ello es capturar las interrupciones en lugar de ponerte inmediatamente manos a la obra con ellas. Tu productividad, tu eficacia personal y, sobre todo, tu tranquilidad, te lo agradecerán. Y, a medio plazo, las personas que antes te interrumpían, también.

8 comments to GTD: Cómo Capturar y Vencer a las Interrupciones

  • Muy buena idea la de”hacer una foto” del estado en él que estabas trabajando antes de atender la interrupción.
    Yo siempre procuro”posponer él momento de la interrupción indicando con un gesto que espere unos segundos..”
    Eso hace que respeten algo más tu tiempo y consigas que la próxima interrupción no sea tan brusca, y te permitan “capturar él momento”

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Patxi. La idea es que, al menos a medio y largo plazo, la “experiencia de usuario” de la persona que interrumpe sea mucho menos agradable haciéndolo que no haciéndolo. Si al final te da mejor resultado enviar un email que interrumpir a la persona, probablemente cambies tu comportamiento.
      Un saludo

  • Muy buen artículo. Como mencionas son muy pocos los momentos en que realmente necesitamos contestar el teléfono o atender un correo electrónico. Si quieres ser eficiente en el trabajo tienes que limitar las distracciones y todo comienza contigo. Limita tu interacción con el correo electrónico a dos veces por día y verás la diferencia.

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias José. Como bien apuntas, cualquier pequeño cambio que introduzcamos orientado a hacer un uso más consciente y eficaz de nuestra atención conlleva una mejora significativa de nuestra productividad y eficacia personales.
      Un saludo.

  • Buena recopilación de armamento para atacar esta epidemia que nos invade.
    Me gusta esa frase demoledora de “si tú no respetas tu tiempo ¿que motivo tienen los demás para respetarlo?, son verdades como puños y que nos suceden una y otra y otra, estas técnicas son simples y en un principio fáciles de llevar a la práctica y sin embargo que fácil es caer en lo contrario. Decir “No”, aunque duele al principio, se convierte en una inversión a la larga, con beneficio por ambas partes.
    Seguiremos perseverando.
    Yo práctico cada vez más el decir “No” en el primer momento, dando alguna otra alternativa, no dejando de hacer en ese instante lo que estoy haciendo, salvo que lo que me interrumpa lo pueda hacer en menos de 2 minutos.
    No es la panacea por que todo el mundo quiere las cosas para ayer y lo suyo siempre quieren anteponerlo ante todo lo demás.

  • Información Bitacoras.com

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