GTD: Herramientas para Recopilar o Capturar Mejor

Parte de las buenas prácticas para capturar es contar con las herramientas de recopilación o captura adecuadas.

Un error común es confundir las herramientas para recopilar o capturar con las herramientas para organizar. Y es muy importante no confundirlas porque se utilizan para fines distintos.

Las herramientas de organización son contenedores en los que pones recordatorios de cosas que que ya has procesado o aclarado, es decir, cosas que ya sabes qué son, qué significan para ti, qué hay que hacer con ellas y con las que ya has tomado una decisión. Generalmente, la forma más útil de estructurar estos contenedores es en listas de fácil acceso.

Sin embargo, las herramientas de recopilación o captura deben ser, por concepto, libres de cualquier estructura, ya que son simplemente contenedores temporales en los que dejamos cosas sobre la marcha para procesarlas más adelante. La estructura limita y por tanto es un obstáculo para desarrollar el hábito de recopilar o capturar.

Una buena herramienta debe permitirte recopilar o capturar un input de forma rápida, sencilla y, sobre todo, automática, sin pensar.

Tanto en baja como en alta tecnología, a día de hoy el abanico de opciones es inmenso. Mi compañero y colega artesano Jeroen Sangers lleva mucho tiempo investigando y probando herramientas que pueden ayudarte a mejorar tu productividad y escribe sobre ellas en El Canasto, uno de mis blogs de referencia, así que es muy probable que allí encuentres ideas inspiradoras al respecto.

De todas formas, al margen de otras posibilidades más sofisticadas, mi consejo es que comiences con baja tecnología. Soy consciente de que hacer este tipo de recomendaciones en estos tiempos hiper-tecnológicos puede sonar extraño pero mi consejo tiene un porqué. Bueno, varios porqués en realidad 🙂 Veamos cuales son:

  • La baja tecnología es más rápida: Si consideras el tiempo que necesitas para acceder a un dispositivo electrónico, iniciar la aplicación de captura, capturar el input y guardarlo, tardarás cómo mínimo lo mismo que en simplemente garabatear algo en un trozo de papel y, posiblemente, algo más
  • La baja tecnología es más barata: Ir a todas partes con el móvil suena bien en la teoría pero en la práctica es probable que en algún momento el móvil no te acompañe porque lo has dejado en otro sitio. Esto pasa sobre todo en casa. Si en cada habitación guardas “estratégicamente” un taco de post-it o de papel, siempre contarás con una herramienta de recopilación a tu alcance. Tener un móvil en cada habitación sería prohibitivo 🙂
  • La baja tecnología invita menos a procrastinar: Los gadgets y las apps plantean un alto riesgo a la hora de conseguir el hábito de capturar, ya que ofrecen muchas más posibilidades de “tuneo” y, por tanto, más posibilidades para procrastinar, que no es más que dedicar tu atención a cosas distintas de aquellas a las que deberías dedicársela
  • La baja tecnología ayuda a desarrollar los hábitos de procesar, organizar y revisar: Tanto las pizarras como los post-it o los tacos de papel tienen duración limitada. La pizarra “se acaba” y hay que borrarla. Los papeles se ensucian y arrugan. En ambos casos hay que “mover” lo que se ha recopilado y capturado a otro sitio y en otro soporte más usable y duradero. Una tentación de los gadgets y las apps es que te permiten seguir haciendo mal las cosas en lugar de desarrollar los hábitos correctos. Por ejemplo, una forma rápida de saber si una herramienta es acorde a los principios de GTD o no es esta: ¿puedes recopilar o capturar algo y dejarlo directamente organizado en una lista? Si la respuesta es sí, esa herramienta será un obstáculo más que tendrás que superar para desarrollar los hábitos. Las buenas herramientas de GTD, como por ejemplo FacileThings, tienen claramente separados los pasos de recopilar o capturar de el de procesar y organizar

De todos modos, la baja tecnología debe entenderse como una solución temporal para principiantes. Si bien es cierto que siempre es un buen complemento a las alternativas de alta tecnología, cuando hayas desarrollado los hábitos podrás olvidarte de ella si quieres.

Por otra parte, más que herramientas “buenas” o “malas”, hay herramientas “adecuadas” o “inadecuadas” según el momento. El principio general a la hora de elegir una herramienta para recopilar o capturar mejor es tener en cuenta en qué circunstancias vas a recopilar o capturar y, en función de ello, preguntarte: ¿qué me permite capturar un input de la manera más rápida y sencilla en estas circunstancias?

La elección de tus herramientas de recopilación o captura es algo muy personal y muy importante, en la medida que una buena o una mala elección influirán en tu éxito a la hora de desarrollar y mantener este hábito clave. Las herramientas que yo utilizo son:

  • Cuando estoy en mi oficina en casa: papel semi usado, generalmente papel impreso por una cara que aún tiene una cara aprovechable. Estoy planteándome sustituirlo por Evernote
  • Cuando estoy en cualquier otra habitación de la casa: un taco de post-it pequeños y un lápiz de IKEA. Luego los dejo en la bandeja de entrada de mi oficina en casa
  • Cuando conduzco: un servicio de telefonía que se llama Memmori
  • Cuando no conduzco ni estoy en casa: me envío emails desde mi SmartPhone

Y ahora que ya tienes toda la información, ¿qué herramientas vas a usar tú para recopilar o capturar mejor?

15 comments to GTD: Herramientas para Recopilar o Capturar Mejor

  • jesus martin barba
    Twitter: jemarba

    Si cuando te refieres a baja tecnología quieres hacerlo a una hoja de papel semiusado y un lapicero o bolígrafo. No estoy de acuerdo en llamarlo así, eso es tecnología punta.

  • Óscar

    Muy buen post! Yo llevo más de un año usando Evernote, pero intento llevar siempre papel y lápiz por si la tecnología o la batería de mi teléfono falla!. Lo que me preocupa ahora es como gestionar lo capturado y que no quede archivado “para siempre”… A ver si te animas a escribir un post! 😉

  • Sergi

    Durante unos meses capturé en un editor de texto plano… sencillo, accesible, reenviable por correo, etc. Después estuve usando un email que tengo en la carpeta de borradores de mi programa de correo. De hecho tengo aún varios de esos emails «borrador» por temas (cosas de casa, clientes, familia, etc..) es un mini-filtro, ya sé, pero no me quita tiempo… al contrario.

    Y de unos meses para acá uso Trello.com, que resumidamente: permite crear listas y dentro de ella tarjetas. La captura es sencilla: añado nuevas tarjetas a una lista «capturas no procesadas» y ya cuando me tocas procesar entonces las muevo a listas por urgencia (inmediato, corto plazo, medio plazo, largo plazo…), y ya entonces desarrollo mejorla tarea a realizar 😉

  • ¡Hola José María!
    Me ha encantado Memmori. ¡No la conocía! Para uno a quien obsesiona el tiempo muerto de los despazamientos, me parece estupenda. Aunque mi mejor herramienta de productividad en los viajes se llama “transporte público”.

    Cuando te pases a Evernote, nos dedicas otro post a ver cómo te va. Yo a veces bromeo diciendo que Phil Libin me tendría que pagar alguna comisión por representación. Soy devoto usuario porque no sólo me permite desplegar mis repositorios GTD, sino además tener todo integrado con otra información muy valiosa (como un pequeño CRM). Utilizando las etiquetas te abre un acceso multidimensional a la información como pocas otras dan.
    Y con la aplicación local (en mi opinión el principal handicap de todas las que sólo trabajan en la nube, como FacileThings o el Hightrack de Berto), la ausencia de cobertura (frecuente en transporte público), no me preocupa lo más mínimo.

    ¡Saludos!

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Rafa,
      Me alegra que te haya gustado. Cada vez que uso el coche para un trayecto de más de 10, es raro que no la use 🙂
      En cuanto a Evernote, soy consciente de que podría aprovecharlo aún más. Tengo en mi lista “algún día / tal vez” profundizar en las oportunidades que ofrece así que, quién sabe, igual acabo escribiendo sobre él.
      Saludos!

  • Damian

    Yo utilizo para todo la grabadora de audio del móvil. Es verdad que a veces tengo que desplazarme por dentro de mi casa para grabar, porque el móvil está en otra habitación, pero tener post-its en cada habitación es tener más inbox, y eso tiene sus peligros. Cuanto menos inbox haya, mejor, pues a la hora de “Aclarar” es fácil dejarse alguno…
    Y si llevas el móvil contigo, no conozco otro método más rápido.

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Damián. Es todo cuestión de hábitos. Si los post-it se van quedando por las habitaciones, es cierto que pasarías a tener un montón de inbox. Sin embargo, si tienes el hábito de llevar contigo los post-it que has escrito al salir de la habitación y dejarlos en una bandeja de entrada única, el problema quedaría resuelto. El único problema con que el móvil esté en otra habitación es que te podría dar pereza ir a por él y esa pereza dispara un proceso de toma de decisiones para evaluar si realmente quieres/tienes que capturar la idea. En otras palabras, empezarás a procesar (pensar y decidir) y eso es precisamente lo que trata de evitar el hábito de recopilar o capturar.
      Un saludo.

  • Información Bitacoras.com

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