GTD: Procesar es Hacerte Preguntas

Ya hemos visto con anterioridad que procesar o aclarar es vaciar bandejas de entrada pensando sobre las cosas que hay en ellas y tomando decisiones al respecto. Ahora solo nos falta saber cómo hacerlo.

La respuesta, como casi siempre, es sencilla. Se trata de ir tomando cada uno de los elementos que hay en esas bandejas de entrada y de hacernos una serie estructurada de preguntas sobre ellos. Son preguntas muy sencillas pero de gran importancia. Sobre todo, son preguntas que necesariamente deben ser respondidas.

Como ves, no se trata de una fórmula ni de un modelo muy complejo y, sin embargo, el hábito de procesar o aclarar suele ser uno de los más difíciles de adoptar para la mayoría de las personas. ¿A qué se debe esto, si ya hemos dicho que las preguntas son muy sencillas? La respuesta es que para poder responder a esas preguntas, antes necesitamos pensar y decidir.

En realidad, esto ya lo haces, solo que a menudo solo lo haces cuando no te queda más remedio que hacerlo y eso suele traducirse con frecuencia en “lo haces tarde y mal”. La clave por tanto es hacerlo antes, de forma consciente y coherente. Si realmente quieres mover fuera de tu cabeza todas las cosas que en su momento capturaste o recopilaste, necesitas procesarlas y aclarar qué son y qué significan.

Si te haces las preguntas adecuadas y piensas antes de responder, las decisiones vendrán prácticamente solas. La ventaja añadida es que estás sustituyendo un proceso de toma de decisiones basado en factores subjetivos de importancia, urgencia, prioridad, facilidad/dificultad, etc. por un método basado en factores objetivos.

El diagrama de flujo de GTD te va guiando a través del proceso de toma de decisiones con preguntas binarias que se responden con un “sí” o con un “no”. Es sencillo, ¿verdad? Cada respuesta te va dirigiendo hacia distintas partes y al final te lleva a una decisión correcta y objetiva sobre qué hay que hacer, o no, con ese elemento que estás procesando.

En mi experiencia, la pregunta que más cuesta responder es la primera de todas. Cuando tomas un elemento de la bandeja, lo primero que debes preguntarte es: “¿Qué es esto?” En principio la respuesta debería ser casi automática pero en realidad no suele ser así. El “lenguaje nebuloso” que hemos desarrollado y al que nos hemos acostumbrado nos permite comunicarnos sin necesidad de pensar. Por ello, la respuesta a la pregunta “¿qué es?” es con frecuencia difusa: “un email”, “una reunión”, “un informe”… Eso y nada es lo mismo por lo que a claridad se refiere. ¿Qué significa “un email”? ¿Leerlo? ¿Escribirlo? ¿Reenviarlo? ¿Cuál es el contenido del email? ¿A quién tengo que enviárselo?

En lugar de “un email”, la pregunta “¿qué es esto?” se debería responder con “un recordatorio de que tengo que enviar un email a Luis informándole de …”. En lugar de “una reunión”, “una convocatoria para asistir a una reunión en la que tengo que hacer una presentación sobre la rentabilidad del proyecto X en los últimos 12 meses”. En lugar de “un informe”, “una petición de mi jefa para que prepare un informe de viabilidad del proyecto Y”. Y así sucesivamente.

La pregunta “¿qué es esto?” es sencilla y sus posibles respuestas también. Solo hay que pensar un poco antes de responder. Sin esto, el resto de GTD se queda en fuegos artificiales.

Una de las claves para sacar todo el partido a GTD es procesar o aclarar bien. Y para ello solo necesitas hacerte preguntas… Y pensar en ellas para responderlas bien.

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