GTD: Lo Primero es Identificar con Claridad tus Compromisos

Veíamos recientemente que, en GTD, procesar es hacerte preguntas. La primera de todas ellas, y a menudo la que más esfuerzo conlleva responder bien, es “¿qué es esto?”. Una vez tenemos la respuesta a esa pregunta es cuando comenzamos a aclarar o a procesar propiamente dicho, es decir, cuando empezamos a aplicar el diagrama de flujo de GTD.

La siguiente pregunta que propone David Allen como parte de este proceso es “¿es procesable?, entendida como ¿hay alguna acción que deba hacerse sobre ella o a causa de ella?. En su primer libro, “Organízate con eficacia“, David Allen usaba otra pregunta parecida, aunque algo más concreta en mi opinión: “¿requiere acción?”.

A mí no me acaba de convencer ninguna de las dos. Después de muchos años usando GTD, mi conclusión es que son preguntas excesivamente abiertas, que ayudan poco a la hora de tomar las decisiones correctas sobre que hacer y qué no. ¿Qué criterios debo tener en cuenta a la hora de decidir si “debo” hacer algo con una cosa determinada o de si algo “requiere acción”?

En mis primeros años aplicando GTD, esta falta de claridad favorecía el triunfo del voluntarismo sobre el realismo, lo que a su vez se traducía en que mis contextos tuvieran habitualmente tal volumen de próximas acciones que se convertían en inmanejables. Dicho de otro modo, la incapacidad para poner coto a mi voluntarismo, a mis “ganas de hacer”, daba al traste con la usabilidad de mi sistema GTD.

Si lo piensas, en un mundo en el que el volumen de cosas por hacer excede con creces el tiempo disponible para hacerlas, la clave es elegir extraordinariamente bien qué hacer y, sobre todo, qué no hacer. Así que tenlo en cuenta. El voluntarismo es uno de los peores enemigos de tu eficacia y tu productividad personal.

Debido a esto, y aprovechando precisamente eso, que GTD es para no hacer, he dedicado bastante tiempo en los últimos años a ir depurando el significado que doy a las preguntas “¿es procesable?” o “¿requiere acción?” para que me resulten más útiles y potentes. En concreto, a día de hoy, a la pregunta ¿requiere acción? respondo “sí” únicamente cuando se cumple cualquiera de estas tres condiciones:

  1. Esa “cosa” guarda relación directa con “algo” que tiene que estar completado en una fecha límite objetiva – por lejana que sea en el tiempo- y sobre la que puedo hacer algo al respecto desde ya
  2. No hacer nada con esa “cosa” antes de la próxima revisión semanal de mi sistema GTD conllevará con certeza consecuencias indeseables
  3. He adquirido un compromiso personal firme e irrevocable de hacer algo al respecto de esa “cosa” antes de la próxima revisión semanal de mi sistema

En el resto de casos, la respuesta a “¿requiere acción?” es un rotundo “No”, ya que son cosas que pueden esperar, al menos, hasta la próxima revisión semanal, por lo que ahora no quiero que roben mi atención.

Cuando comento esto en los talleres de mejora de la eficacia y la productividad personal con GTD que facilito, las caras de sorpresa son habituales. Nos cuesta decir “no”. Además, nos han estado “bombardeando” con mensajes basura durante mucho tiempo y al final nos los hemos creído.

Ese refrán tan querido por nuestras abuelas de “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy” probablemente tenía mucho sentido en el siglo pasado. Pero a día de hoy no lo tiene. Es una incitación al voluntarismo. La versión siglo XXI de ese refrán sería “deja para la semana que viene todo lo que se pueda dejar hasta la semana que viene”. De hecho, hay un método de productividad personal basado en esta idea que se llama “DIT” (Do It Tomorrow).

Una de las claves para ser eficaces y eficientes es manejar un volumen razonable de compromisos, que además deben tener algo en común: ser acciones que tienes que hacer tú lo antes posible en los próximos días (antes de la próxima revisión semanal de tu sistema). Si podría hacerlo otra persona o podría hacerse en otro momento, entonces no deberías verlo en tus contextos, al menos por ahora.

Para tomar buenas decisiones necesitas contar con buena información. Cuando tus fuentes de información no son claras, la información es borrosa. Por eso, el primer paso es diferenciar con claridad qué requiere realmente tu acción de forma más o menos inmediata de todo aquello que podría no requerirla o requerirla más adelante. Lo primero es identificar con claridad tus compromisos.

12 comments to GTD: Lo Primero es Identificar con Claridad tus Compromisos

  • En mi empresa, dentro del portal de conocimientos en la sección de Habilidades, han empezado a tratar GTD después de varios trimestres tratando productividad, gestión del tiempo, etc.
    Curiosamente leí una máxima sobre productividad que nunca es cierta. Más o menos el compañero venía a decir “Como hacer más en menos tiempo”.
    Creo que la realidad sería como hacer más acciones a medias en el mismo tiempo. Porque que yo sepa el tiempo no se va a estirar porque estemos actuando como un pollo sin cabeza.
    Sobre la entrada, me han parecido muy interesante las tres preguntas para procesar adecuadamente las cosas.

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias David.
      Comparto tu punto de vista. La productividad personal tiene que ver con factores cualitativos, no cuantitativos. Las personas productivas no son las que hacen muchas cosas (eso es hiperactividad, no productividad) sino las que hacen las cosas correctas de la manera más eficiente posible, es decir, con un uso óptimo de recursos. Las creencias sobre cantidad y productividad tienen sentido en otros entornos pero no en el trabajo del conocimiento. Hasta que esto no se entiende, la mejora de la productividad personal es muy difícil.
      Un saludo.

  • Muchas gracias por este post José Miguel, me viene como anillo al dedo para depurar mi lista de compromisos para esta semana.

    El hecho de objetivar y cerrar las preguntas abiertas que propone David Allen en esta fases del work-flow me parecen super clarificador. Simplemente un comenario a la tercera pregunta: el adquirir un compromiso personal firme e irrevocable con una acción, ¿no deja en cierta manera paso al voluntarismo?

    Dándole vueltas, particularmente me ayudaría completar la frase de la siguiente manera: “He adquirido un compromiso personal firme e irrevocable de hacer algo al respecto de esa “cosa” antes de la próxima revisión semanal de mi sistema porque siento que me acerca a mis objetivos”

    Saludos y a disfrutar de la semana !!

    JSD

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias Jesús. Me gusta mucho el matiz que incorporas al tercer supuesto. De hecho, y pensando en ello, es realmente así como lo interpreto, aunque no lo haya puesto. Me quedo con tu propuesta de “compromiso personal firme e irrevocable que me acerca a mis objetivos”.
      Un abrazo!
      JM

  • Israel Galvañ

    Hola Jose, soy nuevo en ésto del GTD, que descubrí por casualidad hace unas semanas en internet y desde ese momento me estoy informando sobre el tema, hasta el punto que he comprado los dos libros de David Allen “Organízate con eficacia” y “Haz que funcione” y me he confeccionado una bandeja de entrada física, una caja de cartón, si veo que logro ser más eficaz con mis cosas, ya me compraré una mas adecuada.
    A pesar de que la información que estoy adquiriendo de los libros y de tu blog y de otros sobre el GTD, me está abrumando un poco, pero a pesar de eso, puedo decirte que tengo una pequeña y buena base de la que poder gestionar con eficacia las cosas de mi día a día, en mi móvil y en el ordenador tengo un programa, Todoist, donde gestiono mis tareas diarias, eso sí estaban metidas todas en la bandeja de entrada del programa, ahora lo tengo mejor organizado, creo y me gusta llevar mis cosas de la mejor forma posible, sacándo mejor provecho de mi tiempo.
    Son muchas las dudas que se me plantean y en principio ando un poco perdido en esto del GTD, pero veo que es un buen proyecto para mi vida y que si me lo aplico con conciencia podré ir eliminando esa procastinación que tan ha menudo me invade y poder tomar mejor control de las cosas de mi vida.
    Finalmente felicitarte por tu blog.
    Saludos.

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Israel. Muchas gracias y enhorabuena por la decisión. Creo que te alegrarás de ella cada vez según pase el tiempo. En el lateral del blog tienes un menú desplegable de “Categorias”. Ahí verás una que pone “Organízate con eficacia”. Es equivalente al primer libro de David Allen y puede serte de ayuda para entenderlo mejor. Al menos, eso es lo que me han dicho muchos de mis lectores. Ahora mismo estoy haciendo algo parecido con el segundo libro, “Haz que funcione”, pero todavía me queda casi la mitad.
      Implantar GTD es como terminar una maratón. Lo importante es mantener el ritmo según pasan los kilómetros y empezar demasiado fuerte puede llevarte a abandonar. Poco a poco, hábito a hábito, probando primero lo que te resulte más fácil y natural y luego incorporando el resto. Hay muchos buenos blogs de GTD por ahí con un montón de conocimiento. Aprovéchalo.
      Mucha suerte y saludos.

  • jose Miguel,…. muy buen post, me llevo las preguntas que te haces cuando procesas. Estoy Getedeando desde hace 2 años, y esta parte es una de las conflictivas para mi sistema.

    Me gustó adema lo que comentas del “voluntarismo”. GTD no te deja engañarte a vos mismo, siempre hay algo por hacer segun el contexto, y hacer algo hoy que puedes hacer mañana, es literalmente dejar de lado todo eso que puedes hacer hoy en el contexto que estas viviendo en este momento por algo que vas a hacer mañana en otro contexto.

    Gracias

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias Antonio. Creo que David Allen deja excesivamente difusos algunos de los conceptos básicos de GTD, no sé si intencionadamente o de forma inconsciente. En concreto, “¿es accionable?” o “¿es procesable” son preguntas muy abiertas que dan pie a interpretaciones diversas, algunas de las cuales chocan bastante directamente con los principios universales de GTD. La metodología de eficacia personal eficiente (EPE) en la que estoy trabajando – OPTIMA3 – tiene en cuenta este tipo de “fallos” y propone soluciones contrastadas para solucionarlos.
      Un saludo.

  • Información Bitacoras.com

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