3 Diferencias Clave entre el Archivo y la Incubadora en GTD

Uno de los motivos por el que a muchas personas les falta control y claridad en su día a día es por el mal hábito de mezclar en un mismo sitio cosas con significados sustancialmente distintos. Por ejemplo, hay pocas cosas más estresantes e ineficaces que la conocida lista de tareas “de toda la vida”. Sí, esa que nos han venido contando que es indispensable tener para poder “organizarse y priorizar”. Porque la realidad, sin embargo, es bien distinta. Ante una lista extensa y repleta de cosas poco claras y con significados variopintos, nuestro cerebro, en lugar de experimentar control, lo que siente es confusión y, por consiguiente, estrés. Ahora ya sabes por qué consultas tan poco a menudo esa lista.

GTD es plenamente consciente de esta realidad y por eso propone separar y agrupar las cosas en función de su distinta naturaleza. Un ejemplo de esta propuesta es diferenciar entre Archivo e Incubadora, a fin de añadir más claridad a las cosas que a día de hoy no requieren acción alguna por nuestra parte pero que podrían llegar a requerirla en algún momento.

Muchas de las personas que participan en los talleres de mejora de la productividad personal con GTD que facilito guardan todas las cosas que no requieren acción en un mismo sitio. Esto es un “error productivo” importante, porque afecta de forma negativa tanto a la usabilidad como, sobre todo, a la fiabilidad de tu sistema. La dificultad que se encuentran estas personas es la falta de criterios claros a la hora de entender tanto las diferencias entre Archivar e Incubar como las consecuencias de ambas decisiones.

Mi propuesta para resolver esta situación es utilizar alguna de las preguntas siguientes, que te ayudarán a saber mejor qué hay que hacer con cada cosa y a dónde va:

¿Es información o son posibilidades?

La primera de las diferencias clave entre ambos contenedores es que el Archivo contiene información y la Incubadora contiene posibilidades. Esto es importante porque el Archivo en GTD debe contener únicamente información, del tipo que sea, pero tiene que ser exclusivamente información. Los Favoritos de tu navegador o los Contactos del móvil son ejemplos de información que almacenas, es decir archivas, porque te puede ser útil en un momento dado.

Por su parte, la Incubadora contiene “posibilidades”, es decir, decisiones que aún no has tomado. Por eso, con cada elemento de la Incubadora puedes hacer 3 cosas en un momento dado:

  • Dejarlo en la Incubadora una temporada más, que siga “madurando”
  • Eliminarlo, en cuyo caso se iría a la Papelera
  • Decidir hacer algo con ello, en cuyo caso saldría de la Incubadora para ir a parar a la Agenda o a un Contexto o a la Lista a la Espera o al Archivo de Seguimiento

¿Hay que revisarlo?

Otra de las diferencias clave entre el Archivo y la Incubadora es que el Archivo no se revisa y la Incubadora sí. Si te paras un momento a pensarlo, tiene sentido. El Archivo contiene información que puede serte útil en un momento dado si pasa algo pero solo si pasa algo. No tiene sentido revisar el Archivo “por si acaso”.

La Incubadora, sin embargo, contiene “posibilidades”, es decir, cosas con las que podrías querer hacer o podrías tener que hacer algo en un momento dado… O no. Para incubar con generosidad, que es una de las claves de la productividad personal, la revisión semanal sistemática de la Incubadora es absolutamente esencial ya que, si no lo haces, no incubarás más que una mínima parte de todo lo que deberías incubar.

¿Decido antes o después de usarlo?

La tercera diferencia clave entre el Archivo y la Incubadora es que al Archivo vas después de haber tomado una decisión y a la Incubadora vas antes de tomar la decisión. En mi experiencia, este criterio es el más útil cuando dudas si algo debería ir al Archivo o a la Incubadora.

Un ejemplo de Archivo sería: decido que quiero llamar a alguien por teléfono y, a continuación, voy a mi archivo (Contactos del móvil) y recupero la información útil que necesito para hacerlo (su teléfono).

Un ejemplo de Incubadora sería: quiero empezar a leer algún libro, así que voy a mi lista de libros que me gustaría leer, la reviso y elijo (decido leer) uno.

Conclusión

Como ves, hay diversas formas de diferenciar las cosas que se archivan de las cosas que se incuban. Da un poco igual que criterio elijas pero sí es muy importante que cada contenedor contenga únicamente el tipo de elementos que debe contener. Si archivas algo que en realidad deberías estar incubando, nunca más volverás a verlo. Si, por el contrario, incubas algo que deberías haber archivado, tendrás un elemento más que revisar periódicamente a pesar de ser innecesario.

Lo mejor es que pruebes con las distintas alternativas hasta dar con la que mejor te funcione. Y si descubres alguna más, anímate a compartirla por aquí! 🙂

5 comments to 3 Diferencias Clave entre el Archivo y la Incubadora en GTD

  • Francisco

    Hola José Miguel! Soy nuevo en esto del GTD y pensaba que lo tenía más o menos claro pero leyendo algunos de tus post me estoy liando. Pensaba que con GTD tendría que usar 5 grandes “carpetas” ademas del buzón de entrada: próximo, proyecto, algún día, archivo y basura. Leyendo por aquí veo que hablas de la incubadora (es la carpeta de algún día?), la de esta semana no (¿?) … Es que puedo crear tantas carpetas/listas como quiera?
    Muchísimas gracias y enhorabuena x el blog

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Gracias a ti, Francisco. La incubadora es, efectivamente, la lista algún día / tal vez. La lista “esta semana no” es una división mía, de la que no habla David Allen, que persigue aumentar la usabilidad de la lista algún día / tal vez, que por lo general tiende a estar sobrecargada. Con relación al número de listas, sí y no. En general no puedes crear todas las que quieras pero, como excepción, sí puedes subdividir la lista de proyectos en las categorías que quieras y lo mismo con la lista algún día / tal vez.
      Un saludo

  • Teté

    HOLA JOSÉ MIGUEL

    ¿Podrías explicar más ampliamente cómo se diferencían la carpeta “Algún día” y la Incubadora?

    Porque la descripción que tienes de la segunda es tal cual el concepto que tenía del Algún día.

    Gracias.

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Teté. David Allen habla únicamente de la carpeta “Algún día” con relación a “Incubar”. Es decir, en los libros de David Allen “incubadora” es lo mismo que “carpeta algún día”. Sin embargo, tanto en mi experiencia como en la de otros usuarios veteranos, esto es insuficiente ya que en la incubadora se mezclan cosas distintas. Parte de lo que hay en la incubadora debería revisarse semanalmente y otra parte no. Por eso propongo dividir la incubadora en dos partes: la “carpeta Esta Semana No” y la “carpeta Algún día”. La primera carpeta se revisa todas las semanas durante la revisión semanal y la segunda solo cuando tiene sentido.
      Un saludo

  • Información Bitacoras.com

    Valora en Bitacoras.com: Uno de los motivos por el que a muchas personas les falta control y claridad en su día a día es por el mal hábito de mezclar en un mismo sitio cosas con significados sustancialmente distintos. Por ejemplo, hay pocas cosas …

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