GTD es para el Verano

En unos días llegará el mes de julio y, con ello, dará lugar de forma oficial el inicio de la época veraniega en España. Durante dos meses, el ritmo de muchas empresas cambiará de forma sustancial con relación al del resto del año. Buena parte de la plantilla estará de vacaciones, en ocasiones habrá jornadas reducidas…

Para los que se quedan, no siempre es fácil, precisamente porque, a menudo, una persona tiene que cubrir la ausencia de otras, aunque únicamente sea para los temas más críticos. Aún así, el estado de ánimo suele ser distinto – y con distinto quiero decir mejor – que el resto del año. La climatología ayuda y hay muchas más horas de luz, lo que hace que aún quede mucha vida por disfrutar al salir de la oficina.

Cuando daba mis primeros pasos por este fascinante mundo del GTD, recuerdo que los veranos supusieron – durante un par de años – los momentos clave que marcaron un antes y un después en mi nivel de comprensión, adopción y uso de la metodología GTD. En seguida te cuento por qué.

Uno de los errores más frecuentes que cometen las personas que se acercan a GTD es el de intentar implantar la metodología como reto adicional al que ya supone su trabajo cotidiano. Y, para hacerlo todavía más complicado de conseguir, comienzan a implantarlo en su entorno laboral.

Hasta cierto punto, es lógico que sea así, ya que las personas que descubren este método ven en él una tabla de salvación para sus problemas. Lo que ocurre es que, si se implementa mal, no solo no se consiguen los resultados esperados sino que se genera una enorme frustración y, peor aun, aparecen creencias como “GTD es muy difícil” o “GTD no es para mí”.

La buena noticia es que en realidad no tiene por qué ser así, siempre que se hagan las cosas bien.

GTD se puede descomponer en tres grandes áreas. Por una parte, los hábitos generales que contiene. Por otra, los hábitos encaminados a ganar sensación de control. Por último, los hábitos encaminados a ganar perspectiva. Decir que una persona usa GTD significa que ha desarrollado y expresa de forma cotidiana la totalidad de los hábitos anteriores.

Por supuesto que lo que acabo de decir es opcional. Te puedes limitar a elegir determinados hábitos aislados que te parecen particularmente útiles. O puedes limitarte a desarrollar los hábitos que te ayudarán a ganar control. O perspectiva. Todo esto está muy bien y son opciones válidas. Pero NO es usar GTD.

Y no pasa nada. Pero es muy importante que lo tengas claro porque eso supone que sigues conservando “una bala en la recámara”. Es decir, si en algún momento lo necesitas de verdad, aún puedes usar GTD.

¿Cuál es la forma idónea de implantar GTD? La que garantiza su adopción. Parece de perogrullo pero no lo es. Imagínate que has perdido una apuesta en la que te comprometías a terminar una maratón si perdías. Ahora te toca correr esa maratón. ¿En qué plazo temporal te plantearías terminarla?

Probablemente tu respuesta tenga mucho que ver con tu situación actual. Si, por ejemplo, ya sales a correr todos los días, es probable que te plantearas hacerlo en tres o cuatro meses como mucho. Sin embargo, si llevas tiempo sin hacer ejercicio o nunca has corrido, es muy probable que no te plantees intentarlo antes de un año o incluso más.

En este segundo caso, ¿qué harías el primer día? ¿correr 20 kilómetros? Seguramente no. Como me decía un alumno hace unos meses “el primer día solo estirar” 🙂

Pues con GTD es más o menos lo mismo. Si ya tienes la mayor parte de los hábitos adquiridos, puedes plantearte dominar GTD en unos pocos meses. Pero si, por el contrario, prácticamente no tienes ninguno de los hábitos, lo mejor que puedes hacer es empezar con uno. Luego, cuando ya lo tengas interiorizado, incorporas el siguiente y así sucesivamente hasta que los tengas casi todos.

Cuando ya cuentes con suficientes hábitos, puedes atreverte con la parte del control. En este caso, mi consejo es comenzar en casa, con las cosas personales. Eso te permitirá familiarizarte tanto con los hábitos como con tu herramienta en un “entorno amigo”. Las vacaciones son un momento idóneo porque puedes encontrar el hueco necesario para hacer una recopilación completa – física y mental, procesar todo y dejarlo todo organizado. Luego, cuando te reincorpores al trabajo, solo tendrás que procesar las bandejas de entrada del trabajo y ya lo tendrás todo.

Si ya dominas la parte del control, tal vez quieras adentrarte en la parte de perspectiva. Nuevamente, las vacaciones son un momento fantástico para trabajar sobre tu propósito y tu visión, así como sobre tus áreas de responsabilidad y tus objetivos a medio y largo plazo.

Si quieres tiempo, invierte tiempo. GTD lo merece y el verano te lo ofrece. Tómate en serio lo de implantar GTD. Lo vas a agradecer. Aprovecha la ocasión y verás que GTD es para el verano.

13 comments to GTD es para el Verano

  • Yo empecé como tú, José Miguel. Siguiendo, por otra parte, el guión exacto que marca David Allen en su primer libro. Y en mis seminarios aún hablo del que llamo el “GTDay”. Ese día que, una vez convencidos y preparados, abordo mi cambio de vida.
    En el que montamos nuestras bandejas de entrada, recopilamos TODO nuestro entorno y nos ponemos a procesar sistemáticamente para llegar a esa magnífica sensación de control.
    La realidad que yo me encuentro es que la gente prefiere un enfoque más gradual. En eso creo que ZTD es más realista. Por ejemplo, la lista A la espera es una magnífica ayuda y puede ser una entrada razonable para ir incorporando hábitos.
    SAludos

  • Jose Miguel Bolivar
    Twitter: jmbolivar

    Hola Rafa. Todo depende de qué entendamos por “gradual”. Mantener un inventario de acciones delegadas y revisarlo, es decir, usar una “lista a la espera”, es un ejemplo de hábito que funciona estupendamente uses o no el resto de GTD. Pero eso no es un uso gradual de GTD porque no es un uso de GTD sino de un hábito que, casualmente, también forma parte de GTD. Hay un error muy común que es pensar que si se usa un X% de GTD se obtiene un X% de los beneficios que aporta el uso de GTD y esto no es así en absoluto. Entre usar GTD y casi todo GTD puede haber una diferencia del 100% o más y me parece fundamental que esto quede claro. Cuando gradual significa “a medias” o “mi interpretación personal de GTD”, lo que se está obteniendo palidece frente a lo que se estaría obteniendo usando GTD. Para mí, gradual debería significar ir incorporando los hábitos básicos de uno en uno, que es lo ideal.
    Saludos!

  • Artículo muy interesante, tratamos los mismos temas!

  • Hola José Miguel,

    Me gusta mucho la metáfora del maratón, la veo muy clarificadora de lo que significa implantar GTD: si ya tienes adquiridos algunos hábitos productivos, antes podrás completar tu maratón de GTD. Me viene a la mente la idea de que los GTD-users somos como los fondistas, semana a semana, mes a mes vamos acercándonos a los 42 kilómetros.

    Por otro lado, tengo más o menos claros los hábitos encaminados a ganar sensación de control y de perspectiva, pero los generales, ¿cuáles serían? ¿aquellos relacionados con mantener ordenados nuestros lugares de trabajo, la puntualidad y similares?

    Muchas gracias y un abrazo.

    Jesús

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      En GTD hay hábitos que persiguen distintos fines. Por ejemplo, algunos de ellos tienen como única finalidad mantener la estabilidad del sistema, por lo que tienen menos sentido “fuera” de GTD. Los hábitos generales son todos lo que siguen teniendo sentido al margen de GTD. Por ejemplo, revisar tu sistema, sea el que sea y por incompleto que sea, es mejor que no revisarlo nunca. En ese sentido, el concepto de revisión semanal sería un hábito específico de GTD mientras que revisar “a secas” sería un hábito general.
      Un abrazo,
      JM

  • Estimado José Miguel,

    A mi me sirve revisar mis roles cada semana. Lo pongo como una acción a revisar ese día (lo programo cada semana) con una nota adjunta donde vienen mis roles y dentro de ellos el de mi renovación personal en las dimensiones física, mental, espirritual y social/emocional.

    Así si algún pendiente me salta a la vista, lo escribo en mis próximas acciones de la semana.

    Me parece una fórmula interesante para vivir la perspectiva dentro del control de GTD. De otra forma la perspectiva queda en un bonito tema, pero lejos del día a día.

    Gracias y saludos!

    Luis X

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Luis. La integración de los niveles de perspectiva en el hábito de la revisión es una práctica de gran valor de cara a tomar mejores decisiones. Esta parte de GTD, menos conocida y aún menos practicada, marca una diferencia notable a la hora de sentirte bien con lo que haces y conseguir los resultados que realmente te importan.
      Saludos!

      • Gracias José Miguel.

        Me gusta mucho GTD, es un excelente sistema de trabajo, sin embargo quisiera vincularlo más a todas mis áreas de responsabilidad, ya contemplado en GTD, pero lejano en la batalla de las próximas acciones. Agradeceré si me recomiendas uno de tus artículos (tu buscador me arroja muchos) donde nos expliques como conectar cada semana con la perspectiva, y por tanto vincularla con nuestras próximas acciones.

        Todos conoceremos casos de gente productiva y exitosa en su trabajo, pero que descuidó otras áreas de responsabilidad: su familia, sus amistades, su salud, etc. Como dijo exitoso blogero Leo Babauta el 24 de julio pasado, hace unos días: “We overemphasize productivity. Focus, priorities and effectiveness are more important. So is a nice walk with a loved one.” Cfr. http://zenhabits.net/simple/

        He querido empezar a contribuir con mi blog a esa parte de GTD descuidada, inspirando una efectividad integral y dirigida http://luisxgonzalez.wordpress.com/

        Saludos!

  • Información Bitacoras.com

    Valora en Bitacoras.com: En unos días llegará el mes de julio y, con ello, dará lugar de forma oficial el inicio de la época veraniega en España. Durante dos meses, el ritmo de muchas empresas cambiará de forma sustancial con relación al del r…

  • […] Sobre lo idóneo de las vacaciones veraniegas para aprovechar y tomarse en serio la implantación de GTD.En unos días llegará el mes de julio y, con ello, dará lugar de forma oficial el inicio de la época veraniega en España. Durante dos meses, el ritmo de muchas empresas cambiará de forma sustancial con relación al del resto del año. Buena parte de la plantilla estará de vacaciones, en ocasiones habrá jornadas reducidas…Para los que se quedan, no siempre es fácil, precisamente porque, a menudo, una persona tiene que cubrir la ausencia de otras, aunque únicamente sea para los temas más críticos. Aún así, el estado de ánimo suele ser distinto – y con distinto quiero decir mejor – que el resto del año. La climatología ayuda y hay muchas más horas de luz, lo que hace que aún quede mucha vida por disfrutar al salir de la oficina.  […]

  • […] con José Miguel Bolívar en la idea de que las vacaciones pueden ser un momento idóneo para aprovechar y tomarse en serio la implantación de GTD. Además llevaba algún tiempo pensando […]

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