Aprendiendo a Gestionar la Información en Red

La información solo es poder si se comparte y se actualiza
Genís Roca

Una de las premisas a partir de las que estamos desarrollando la metodología de productividad colectiva OPTIMA12®, es que la eficacia colectiva depende en gran medida de la calidad del proceso de toma de decisiones que se utilice en cada red. Si el proceso de toma de decisiones empleado es pobre, entendemos que las decisiones a las que se llegue serán peores de lo que serían si el proceso de toma de decisiones hubiera sido de calidad.

Por este motivo, Paz Garde lleva tiempo investigando diversos métodos para toma colectiva de decisiones y, en concreto, está profundizando en uno de ellos que parece muy prometedor para la productividad en red: el proceso de toma de decisiones por consentimiento integrativo.

Una de las características de este proceso de toma de decisiones es que persigue aprovechar al máximo la inteligencia colectiva, facilitando que se integre el mayor número posible de información útil y relevante para la toma de la decisión más correcta. El concepto de “información útil y relevante” es otra de las áreas de estudio en la que Paz está trabajando intensamente y sobre el que irá publicando en su nuevo blog, Redes Productivas.

Durante los meses que llevamos trabajando como CoP, en OPTIMA LAB hemos podido comprobar la potencia de trabajar habitualmente con informaciones útiles y relevantes frente a la situación habitual en muchas organizaciones de trabajar con opiniones más o menos irrelevantes y, con frecuencia, inútiles.

También nos hemos dado cuenta de que la “información útil y relevante” es mucho más difícil de encontrar, generar y mantener que la “información basura”. Esto plantea un problema serio de cara a la productividad de la red ya que, por las características propias de este tipo de estructura organizativa, la gestión de la información resulta absolutamente crítica.

En las redes, la toma de decisiones ocurre con frecuencia de forma asíncrona. Como la comunicación es asíncrona, se trabaja habitualmente con “snapshots” [tomas instantáneas en argot fotográfico] de información, a diferencia de lo que ocurre en una organización de carácter presencial, en la que existen flujos más o menos continuos de información. El problema es que, cuando la información deja de estar actualizada, deja de ser útil y relevante y entonces, como ya sabemos porque lo hemos experimentado, las decisiones tomadas empiezan a ser incorrectas.

Un ejemplo de cómo la gestión de la información en red afecta a la productividad de la misma es la convocatoria de reuniones utilizando Doodle. Cuando un nodo de la red introduce su disponibilidad para una convocatoria en Doodle, lo que está haciendo realmente es introducir un “snapshot” de su disponibilidad en ese momento en concreto. Esa información la utilizará más adelante otro nodo de la red – la persona que ha creado la convocatoria – para tomar una decisión sobre qué día y a qué hora convocar la reunión. Si la información contenida en Doodle deja de estar actualizada en algún momento, Doodle deja instantáneamente de ser una fuente de información útil y relevante y pasa a ser una carga burocrática más, como tantos y tantos ejemplos de la empresa industrial.

Nuestro aprendizaje hasta la fecha es que, hasta que se cierra y se envía la convocatoria de reunión, Doodle debe mantenerse en todo momento como una fuente viva de información útil y relevante. Eso significa que, para los nodos de la red, introducir su disponibilidad en una convocatoria de Doodle no es un mero trámite administrativo sino un proyecto productivo en toda regla, que además impacta directa e intensamente en la productividad colectiva. Dicho de otro modo, la responsabilidad de cada nodo va más allá de introducir cierta información en Doodle en un momento dado: también tiene que actualizarla cada vez que su disponibilidad cambia.

La aparición de Internet ha fomentado de forma extraordinaria el desarrollo de ciertas competencias clave para el trabajo en redes productivas. Un buen ejemplo de ello es la compartición de información, que incluye otras competencias de nivel superior como puede ser la curación de contenidos.

Sin embargo, otras competencias, como las relacionadas con el mantenimiento de contenidos, están mucho menos desarrolladas. Entiendo que, al menos en parte, esto se debe al paradigma en el que muchos operamos, según el cuál, a día de hoy, la información queda rápidamente obsoleta. Desde este paradigma, mantener la información actualizada es una actividad de nulo o escaso valor.

Pero en las redes productivas, este paradigma a menudo es falso. Hay determinadas informaciones que sí necesitan ser actualizadas. En concreto, aquellas informaciones que van a ser tenidas en cuenta para tomar decisiones que afectarán a la productividad de la red. En este caso, cobra especial relevancia la frase de Genís Roca y, en concreto, su segunda mitad: “y se actualiza”.

Parafraseando a Genís, me atrevería a afirmar que “En las redes productivas, la información solo es útil y relevante si se comparte y se mantiene permanentemente actualizada“. ¿Cuál es tu experiencia?

8 comments to Aprendiendo a Gestionar la Información en Red

  • Muy interesante la observación de que “en las redes, la toma de decisiones ocurre con frecuencia de forma asíncrona. Como la comunicación es asíncrona, se trabaja habitualmente con “snapshots” [tomas instantáneas en argot fotográfico] de información, a diferencia de lo que ocurre en una organización de carácter presencial, en la que existen flujos más o menos continuos de información.”

    Se me ocurre que herramientas tipo twitter, yammer, zyncro, etc. (hay cientos) pueden paliar ese problema ya que permite acercarse al flujo continuo de información del entorno presencial integrando en un “business stream” compartido los eventos relevantes al equipo/grupo/comunidad; y no sólo los que cada componente comparte voluntariamente sino también, de forma automática, otros (como por ejemplo presencias/ausencias o baja actividad en el puesto).

    Un saludo.

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Personalmente soy poco partidario de este tipo de herramientas, no tanto por las herramientas en sí sino porque la mayoría de la gente las usa mal y, al final, acaban siendo una rémora para su productividad. Cada vez soy menos partidario de las notificaciones “push”, sean del tipo que sea. No dejan de parecerme una subvariante de SPAM. Creo mucho más en la utilidad práctica de la comunicación “pull”, es decir, de repositorios de información a los que el usuario tenga que acudir intencionadamente a encontrar la información que busca. El RSS sería un ejemplo de ello. En cualquier caso, nada automático. Creo que el juicio individual de qué información aporta valor y qué otra es simple ruido aún está muy lejos de poder ser emulado por máquinas. La tecnología es cómoda pero, para mí, que algo sea más cómodo no significa que sea lo adecuado.
      Un saludo.

  • Las posibilidades que nos brinda ahora mismo la tecnología son inmensas para el reto que ponéis encima de la mesa. Yo tengo registrados más de 200 entornos colaborativos. Y subiendo.

    * Algunos más próximos a la gestión individual: Trello, freedcamp, wedoist…
    * Otros a la pequeña colaboración: Kanbanflow, Lean Kit, SmartQ, Process street, Podio…
    * Otros a la gestión de proyectos más ortodoxa (Wrike, Attask, VisionProject, Zoho,…).

    En todos ellos, la filosofía de uso asíncrona es esencial. Pero como muy bien apuntáis, destilar información útil y relevante es complicado. Para empezar (pero sólo para empezar), elegir con mucho cuidado la herramienta adecuada a cada organización resulta básico. Y a partir de ahí viene lo más complicado: consensuar un uso que realmente saque provecho y potencie sus posibilidades. Tal y como habéis hecho vosotros con Doodle.

    Muy interesante el Optima Lab. Para la próxima, si hay hueco, me apunto.

    Saludos

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Rafa,

      En línea con lo que comentaba a Luis, las herramientas son útiles pero a menudo están sobrevaloradas. Aquí, en mi opinión, lo importante son los hábitos y el buen juicio. No se trata de actualizar toda la información por el mero hecho de actualizarla. Al fin y al cabo hablamos de una inversión de tiempo y esfuerzo y, por tanto, habrá que plantearse cuál es el retorno. Se trata de entender y valorar qué tipo concreto de actualización aporta un valor significativo y entonces tratarlo de forma diferencial.
      Por otra parte, coincido contigo es que es muy importante elegir la herramienta adecuada, no tanto para la organización sino para las personas que interaccionan en un grupo en concreto. Esto da pie a que en una organización coexistan diversas tecnologías.

      Saludos

  • Jeroen Sangers
    Twitter: JeroenSangers

    Interesantes reflexiones…

    Creo que poca gente duda a los beneficios de tener información actualizada a mano, pero lo que falta son estrategias, técnicas y herramientas para hacerlo.

    Cada día generamos un montón de información y gran parte de esta información tiene una utilidad potencial para el futuro. Si hay que mantenerlo todo actualizado, rápidamente llegará el momento en que hay que dedicar más tiempo al mantenimiento de la información que a la producción.

    ¿Existe alguna metodología en este campo?

  • Jose Miguel Bolivar
    Twitter: jmbolivar

    Gracias Jeroen,

    Lo que comentas es una gran verdad. Si tenemos que actualizar toda la información que potencialmente podría ser útil, el consumo de recursos que esto exigiría sería inmenso. Como he comentado en otros comentarios, se trata de discernir qué casos concretos justifican esta inversión. Si el no actualizar una información determinada, que con certeza va a ser usada por otros en un plazo breve de tiempo, la vuelve inservible, entonces parece claro que la inversión está justificada. Esto reduce considerablemente el círculo. Al final es tan sencillo como ver qué gano y qué pierdo si actualizo o no una información concreta. En una red productiva de dimensión humana, nuestra experiencia es que resulta más sencillo de lo que parece y requiere una inversión mínima. En cuanto a metodologías, estamos trabajando en ello.

  • Información Bitacoras.com

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