GTD: El Reto Productivo de Organizarse

La gran mayoría de las personas está de acuerdo con el principio de que estar organizado es preferible a estar desorganizado. A partir de ahí, cabe iniciar un debate sobre cuál sería el grado de organización óptimo o deseable para cada persona, pero eso ya es otra historia.

En el trabajo del conocimiento, productividad personal significa capacidad para alcanzar los resultados deseados de la forma más eficaz y eficiente posible. Pues bien, la organización ineficiente es posible pero la desorganización eficiente es imposible. En otras palabras, la organización es un requisito imprescindible para la eficiencia.

Los motivos son fáciles de entender. Por ejemplo, si no sabes dónde están las cosas que necesitas para llevar a cabo tu trabajo, tendrás que dedicar parte de tu tiempo, energía y atención a encontrarlas antes de poder hacer lo que tienes que hacer. Como esa inversión de tiempo, energía y atención es innecesaria para hacer lo que tienes que hacer, y no aporta valor alguno a lo que tienes que hacer, más que una inversión es en realidad un gasto inútil, es decir, un despilfarro.

Cuando un sistema pierde energía, se dice de él que es un sistema ineficiente. Una conducción de agua que tiene pérdidas, es ineficiente. Una vivienda mal aislada, es ineficiente. En general, cualquier sistema que utiliza más recursos de los necesarios es un sistema ineficiente.

Cada persona necesita un grado de organización diferente pero todas las personas necesitan organización para ser eficientes. Si cuando vas a hacer una llamada telefónica tienes que dedicar diez minutos a encontrar el número de teléfono o, peor aún, a encontrar tu móvil, entonces estás siendo ineficiente. Si sales a hacer unos recados y vuelves con la mitad de las cosas porque no te acordabas de la otra mitad, estás siendo ineficiente. Si vas a hablar con una persona y te se olvida parte de lo querías decirle, obligándote a hablar con ella una segunda vez, estás siendo ineficiente tú y la estás haciendo ser ineficiente a ella.

Para evitar este tipo de situaciones, nos han dicho que las claves de la eficiencia son organizarse y priorizar. También nos han dicho que organizarse ayuda a combatir el estrés. Ambas afirmaciones son ciertas a medias. Si organizas mal, es muy probable que priorices mal y, si priorizas mal, serás ineficiente y te estresarás.

En el trabajo del conocimiento, organizarse es un reto porque conlleva varios pasos. Un error común es creer que organizarse es una acción única: llegas, te organizas y ya está. Me temo que no es tan sencillo. Cuando, en el trabajo del conocimiento, organizarse se plantea como una acción única, la consecuencia es que el intento de organizarse produce incluso más estrés del que se pretende evitar. Además, organizarse mal no solo no aumenta la eficiencia, sino que la disminuye.

Para organizarse bien, antes es necesario hacer dos cosas: la primera de ellas es recopilar o capturar todo aquello que llama tu atención; la segunda es transformar lo que has recopilado o capturado, dotándolo de significado.

Cuando intentas organizar algo sin haberlo recopilado o capturado, la probabilidad de que finalmente no lo organices, o de que lo acabes organizando mal, es altísima. Del mismo modo, si intentas organizar algo sin saber qué significa exactamente para ti, tu cerebro se resistiría a hacerlo y muy probablemente no lo organizarás.

Si no tienes el hábito de recopilar o capturar todo y de procesarlo o aclararlo después, lo normal es que tu sistema de organización esté incompleto, ya que un porcentaje de cosas nunca llegará a entrar en él. Cuando tu sistema de organización está incompleto, es un sistema poco fiable y apoyarte en él para tomar decisiones y priorizar conlleva un alto riesgo, ya que, al no contar con toda la información necesaria, es fácil que decidas mal.

Lo que GTD nos enseña es que, en el trabajo del conocimiento, organizarse es un reto porque es un paso integrado en un método más amplio; un método que permite recopilar o capturar todo para procesarlo o aclararlo después y, solo entonces, organizarlo según unas pautas concretas y siguiendo una estructura definida, que te permitirá acceder de forma fácil e inmediata a toda la información que necesitas, cuando la necesitas.

Por eso, organizarse en GTD es la clave de la eficiencia.

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