Categorías Organizativas en GTD: Acciones

Una vez entendida la categoría organizativa “Resultados”, llegamos a la categoría “Acciones”. Esta categoría agrupa lo que hay que hacer físicamente, la realidad a “nivel de calle” y, en resumen, representa el día a día de nuestra actividad.

A diferencia de lo que muchas personas llaman “tareas”, que suelen ser en realidad resultados encubiertos por un “lenguaje nebuloso”, las acciones son siempre eso: acciones físicas concretas.

En GTD, una acción es una actividad específica que puede completarse de una vez, es decir, una actividad que puede empezarse y terminarse, sin interrupciones. Si existe la probabilidad de que empieces a hacer algo y no logres terminarlo de una sola vez, lo más probable es que estés ante un resultado y no ante una acción.

Por otra parte, una acción bien formada utiliza siempre un verbo de acción. Este es uno de los puntos críticos para que GTD funcione y uno en los que más gente falla. Por ejemplo, “revisar” no es un verbo de acción. “Revisar” es un claro ejemplo de lenguaje nebuloso, en la medida que puede ocultar una única acción, varias acciones consecutivas o incluso un resultado, es decir, varias acciones no consecutivas.

Ayer, sin ir más lejos, en un ejercicio que hice en un taller con altos directivos, tres de ellos habían redactado una próxima acción como “revisar”. Cuando les pregunté qué tenía que pasar para que pudieran tachar como completada esa acción, surgieron tres respuestas claramente distintas. Para uno de ellos, “revisar” significaba únicamente “leer”, para estar informado. Para otro, “revisar” significaba, “leer y tomar una decisión”. Para el tercero, “revisar” significaba “leer y comprobar que se cumplían una serie de requisitos”. Si al procesar se utiliza “revisar” para expresar lo que se tiene que hacer, se está procesando de forma incorrecta, porque cuando se vaya a ejecutar la acción habrá que pensar de nuevo qué significado concreto tenía “revisar” en ese caso. Lo correcto por tanto sería escribir esa próxima acción como “leer”, “leer y decidir” o “leer y comprobar”.

Un gran número de personas está acostumbrada a “clasificar” y esto, por lo general, significa agrupar las cosas sin transformarlas. Procesar es algo totalmente distinto de clasificar, porque implica transformar. Procesar es trabajar.

Por eso, procesar y organizar tus compromisos resulta duro para mucha gente, sobre todo al principio. Es comprensible ya que, en general, estamos más habituados a preocuparnos por lo que tenemos que hacer que a hacerlo y, claro, es mucho más cómodo preocuparte por tus cosas que ocuparte de ellas o, lo que es igual, que trabajar en ellas. Procesar es un trabajo porque, cuando procesas tus bandejas de entrada, no solo debes dedicar parte de tu tiempo y atención a ello, sino que también te exige un esfuerzo intelectual importante, imprescindible para poder llevar a cabo ese necesario proceso de transformación.

Además, cuando procesas, tomas conciencia de la verdadera dimensión de tus compromisos. La mayoría de las personas tiende a sobrevalorar su capacidad a la vez que a infravalorar el trabajo que realmente conllevan las cosas. Por eso, cuando procesas y organizas tus compromisos, es fácil sentirte abrumado por el resultado, no porque tengas más compromisos ni más trabajo que antes, sino porque antes ignorabas el verdadero alcance de todo ello y ahora eres plenamente consciente de lo que significa.

Una vez procesadas sus bandejas de entrada, cualquier persona normal que utilice GTD tendrá aproximadamente entre 100 y 200 próximas acciones en su sistema en un momento dado. Con este volumen, utilizar un método adecuado de organización se convierte en un requisito imprescindible para que la productividad sea posible. Del mismo modo, poder acceder de forma selectiva a segmentos concretos de ese inventario de acciones, se convierte en algo crítico, ya que una lista única con 200 elementos no es usable.

GTD tiene todo esto en cuenta y ofrece tres grandes tipos de “contenedores” que nos va a permitir segmentar las acciones en función de unos criterios objetivos:

  • dos contenedores para acciones asociadas a una fecha objetiva
  • un tipo de contenedores para acciones que se deben completar lo antes posible
  • y otro contenedor para acciones que deben completar otras personas

Todos ellos tienen en común que forman parte de un sistema adaptable y flexible que permite tomar la mejor decisión en cada momento, en función de las circunstancias reales en las que te encuentras. Esto es la base de la eficacia.

Además, este sistema permite también hacer un uso óptimo de los recursos que tienes a tu alcance en cada momento, tanto ajenos – herramientas, personas, circunstancias – como propios – tiempo y energía disponibles, a la vez que apartar de tu vista todas aquellas opciones que no tiene sentido hacer en ese momento. Gracias a ello, podrás centrar tu atención en lo que realmente merece tu atención, sabiendo que el resto está en un lugar fiable al que poder acceder cuando llegue el momento y tenga sentido. Esto es la base de la eficiencia.

En próximos posts veremos en detalle estos contenedores o categorías organizativas para agrupar acciones de forma óptima para mejorar nuestra eficacia y nuestra eficiencia: el calendario o agenda, los contextos y la lista a la espera.

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