Categorías Organizativas en GTD: Resultados

Ya hemos visto que cualquier intento de “organización” pasa por aclarar qué es cada cosa para ti, dotándola de significado y colocándola a continuación junto a las demás cosas que significan lo mismo para ti.

Según lo anterior, después de ser transformadas, todas las cosas que hubieran ido a parar a una de nuestras bandejas de entrada deberían haber sido etiquetadas como basura, información, material de apoyo o referencia, posibilidades en incubación, resultados o acciones.

De todas las categorías anteriores, la más importante es la de resultados, que en GTD pueden ser de varios tipos. Los resultados son lo más importante porque suponen el nexo entre el control y la perspectiva. Una organización correcta de tus resultados te permitirá integrar de forma efectiva estos dos elementos claves en GTD. Cuando lo consigas, el corto, medio y largo plazo coexistirán de forma armoniosa y tus áreas vitales se equilibrarán.

Si utilizamos el criterio perspectiva como guía para recorrer los distintos tipos de resultados en GTD, el nivel de mayor perspectiva correspondería al propósito. El propósito es lo que dota de sentido a tus acciones. Cuando quieres mejorar tu productividad personal, lo haces con un propósito. Para la mayoría de las personas, el propósito final es ser felices. Sin embargo, como comenta Paz Garde en este fantástico post, “ser felices” es algo demasiado ambiguo como para ser utilizable con fines prácticos.

Resumir en una frase qué haces, cómo lo haces y para qué y para quién lo haces, te ayudará a tomar conciencia de lo que es realmente importante y tiene sentido para ti. Además, contar con esta frase te resultará útil para tomar decisiones, inspirarte y motivarte.

¿Dónde guardar esta frase? La decisión es muy personal pero debería ser un lugar fácilmente accesible para poder acceder a ella rápidamente siempre que lo necesites.

El propósito suele incluir tus valores. Aún así, puedes querer tener una pequeña lista con todos ellos para consultarla cuando creas oportuno. Al igual que ocurre con el propósito, cómo organizar tu lista de valores es una decisión muy personal y el único requisito que debe cumplir es que esté fácilmente localizable.

El siguiente tipo de resultado en GTD es la visión. Como su propio nombre indica, la visión es una imagen del futuro que nos sirve como referencia. Toma tu frase de propósito e imagina qué aspecto tendría el futuro a largo plazo si esa frase se estuviera cumpliendo plenamente en cada una de tus áreas vitales. ¿Lo ves? Pues ya tienes tu visión.

El siguiente nivel de resultados lo constituyen las metas y los objetivos. Las metas son la forma coloquial de expresar tus deseos, es decir, qué te gustaría lograr en tus diversas áreas de responsabilidad. Las metas son útiles para expresarnos pero poco operativas a la hora de pasar a la acción. Para eso están los objetivos. Cuando tomas una meta y la concretas, la conviertes en un objetivo. Un objetivo bien formado debe ser S.M.A.R.T., es decir, específico, medible, alcanzable, realista y acotado en el tiempo.

Los objetivos en GTD son equivalentes a lo que comúnmente se llama proyectos. Se caracterizan por ser resultados a largo plazo y generalmente están formados por una serie de resultados más sencillos, que en GTD se llaman precisamente proyectos, y a los que la gente suele llamar habitualmente, y de forma errónea, tareas.

El siguiente nivel de resultados lo forman las áreas de responsabilidad, también conocidas como áreas de interés, áreas vitales o centros de atención. Además de tu trabajo, está tu familia, tus amigos, tu ocio, el deporte, la salud, tu casa, las relaciones con otras personas, tu papel en la sociedad… Tus áreas de responsabilidad o de interés son aquellas facetas de tu vida que compiten por tu atención.
Mi sistema GTD está estructurado en torno a estas áreas. Eso me facilita poder equilibrarlas, repartiendo de forma adecuada mi atención entre todas ellas. Al igual que todo lo anterior, la forma de organizarlo depende de cada persona, siendo lo más importante poder acceder rápida y fácilmente a ello siempre que sea necesario.

Entrando ya en la parte más operativa, tenemos los proyectos. Más del 90% de lo que la mayoría de la gente llama “tareas”, son en realidad proyectos ya que, según GTD, proyecto es cualquier resultado que requiere más de un paso para lograrse. Esta es una idea que suele causar bastante extrañeza al principio, porque en el lenguaje coloquial un proyecto suele ser algo más complejo (lo que en GTD llamamos objetivos).

La mayoría de las personas puede tener entre treinta y cien proyectos activos. Tener organizados todos estos resultados en una lista de proyectos resulta extremadamente útil para que todos ellos avancen sin rezagarse ninguno. Además, revisar esta lista de proyectos durante tu revisión semanal es una forma rápida y sencilla de contar con una visión global de todos tus compromisos.

Por último, en “Haz que funcione”, David Allen incorpora un elemento nuevo que no aparece en libros anteriores: la lista de resultados que esperas de los demás. Esta lista sirve para separar los resultados delegados de las acciones delegadas. En mi opinión, esta nueva lista no tiene demasiado sentido, ya que no soluciona el problema que plantea la lista de proyectos al revisarse únicamente una vez a la semana. En mi experiencia, es mucho más útil usar dos listas “a la espera”, una de revisión diaria y otra de revisión semanal, que usar una “lista a la espera“ de resultados y otra “lista a la espera” de acciones, y seguir revisando ambas únicamente una vez a la semana.

El resumen de todo lo anterior es que, desde el punto de vista de la organización, lo único indispensable es que utilices una lista de proyectos, es decir, de resultados. Porque, en realidad, cómo organices tu propósito, valores, visión, metas y objetivos o áreas de responsabilidad es accesorio. Lo que sí es importante es que tengas muy claro cuáles son.

9 comments to Categorías Organizativas en GTD: Resultados

  • David Sánchez
    Twitter: dasanru

    ¡Qué buen post “resumen” de todo el eje de perspectiva! 😉

    Respecto a las dos listas de “A la espera” coincido contigo en que una lista de resultados “A la espera” no tiene mucho sentido. Al fin y al cabo, cada vez que delegamos algo en alguien, ¿no esperamos un resultado?. El cómo esa persona lo realice (acciones) no nos incumbe.

    Respecto a la periodicidad de la revisión de la lista de “A la espera”, dependerá del volumen de la misma y de cuándo esperas recibir esos “resultados” que has delegado. En la práctica, según mi experiencia, revisarla solo en la revisión semanal me parece dejar pasar demasiado tiempo. Por ejemplo, yo la reviso un par de veces de a la semana y en la revisión semanal.

    Un abrazo

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      La lista a la espera debe ser en principio única. En casos en que a) el volumen de acciones delegadas sea realmente alto y b) haya acciones delegadas que necesiten una revisión más frecuente que la semanal, tendrá sentido usar dos listas a la espera. Una de ellas, normalmente la de mayor volumen, será la que revisemos a fondo durante la revisión semanal. La otra se puede revisar diariamente, cada dos o tres días… En realidad, la frecuencia depende de cada uno. En los casos en que el volumen total de acciones delegadas no sea demasiado alto, puede revisarse toda la lista con frecuencia superior a la semanal, por ejemplo, con la que tú comentas.
      Al final se trata de invertir el tiempo mínimo necesario para equilibrar la fiabilidad y la eficiencia de tu sistema. Si revisas de más, mejorará la fiabilidad pero serás menos eficiente, ya que estarás “sobreinvirtiendo” un tiempo que no era estrictamente necesario invertir. Por el contrario, si revisas de menos, mejorará tu eficiencia pero arriesgarás la fiabilidad de tu sistema. Y ninguno de los dos extremos es recomendable.
      Un abrazo

  • ¡Señores! Discrepo (parcialmente). La lista A la espera es, en mi opinión, una de las mejores cosas que nos brinda GTD. La pequeña inversión de tiempo que implica ir registrando o guardando los encargos que haces, se ve siempre recompensada con creces.

    Y creo que su potencia radica precisamente en su sencillez… y unicidad. Yo tampoco le veo, José Miguel, sentido a la disquisición que plantea Allen en Haz que funcione. De la misma forma que no se la veo a tener dos listas separadas cualquiera que sea el criterio por el que se rijan. Ni que decir tiene que cada cual es muy libre de hacerse su traje GTD a medida. Yo soy el primero que aconsejo variaciones a mis clientes en función de su casuística. Pero en mi experiencia personal…

    * Los asuntos que encargo con muy breve plazo (para ser respondidos en el marco de un par de días)… no merecen ser registrados en el sistema. O son de poca entidad, o están tan presentes que su registro, seguimiento y borrado pesan en exceso respecto al desarrollo de la propia actividad.

    * Y para los otros, una semana (coincidiendo con la revisión semanal), parece un plazo muy razonable para no asfixiar a tu deudor ni malgastar esfuerzos propios en vano.

    En todo caso, me encanta conocer vuestras propias experiencias y contrastarlas con las mías.

    Saludos.

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Yo también discrepo (parcialmente), Rafa. GTD es un conjunto de principios productivos universales (“qué hay que hacer”) pero deja amplio margen de libertad en cuanto a su aplicación (“cómo aplicarlos”). El principio que nos ocupa es “hay que mantener un listado de acciones delegadas y revisarlo con la frecuencia necesaria”. Que para implementar este principio uses una lista, o dos o tres, es en cualquier caso opcional siempre que al menos uses una y depende en cualquier caso de lo que en la práctica te ayude a ser más eficaz y más eficiente y no de lo que uno crea razonable o no.
      Sin embargo, lo que tu propones es contrario a un principio básico y fundamental de GTD: “sácalo todo de la cabeza”. Convertir este principio en “saca de la cabeza lo que en tu opinión merezca ser registrado en el sistema” no es GTD sino tu interpretación de GTD. El problema de hacer lo que propones es que tu lista a la espera es incompleta, ya que no reúne todas las acciones que has delegado a otros. Y como es incompleta, ya no es 100% fiable, porque tu mente sabe que hay otros “compromisos” por ahí sueltos que no están debidamente gestionados. David Allen deja muy claro que esos “compromisos mal gestionados” son precisamente una de las principales causas de la falta de control y el estrés.
      Saludos.

  • Silvestre Segarra

    Hola,

    Alcanzable y Realista me resultan muy parecidos. Yo cambio Realista por Relevante, creo que mejora la clave SMART.

    Estoy probando a colocar las áreas de responsabilidad justo debajo del propósito. Y marco visión, metas/objetivos, proyectos y acciones de cada área. Y en mi opinión el conjunto se vertebra mejor.

    Un abrazo.

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Silvestre,
      Según la versión, la “R” significa “realistic” o “relevant”, por lo que la traducción que propones tiene todo el sentido del mundo. El problema que yo veo con relevante es doble. Por una parte, “relevante para quién” y, por otra, yo puedo tener un objetivo realista que tenga que alcanzar pero no que considere especialmente relevante en comparación con todos los demás.
      En cuanto a lo que comentas de poner las áreas de responsabilidad después del propósito, yo creo que tiene sentido pedagógicamente hablando porque, como comentas, el conjunto se vertebra mejor. En mi experiencia, la secuencia idónea sería desde la realidad a lo deseado, es decir: 1) áreas de responsabilidad, 2) propósito, 3) visión, 4) metas y objetivos, 5) proyectos y 6) acciones que convierten todo lo anterior en realidad.
      Un abrazo

  • Información Bitacoras.com

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