Categorías Organizativas en GTD: Acciones Delegadas

Si hay una categoría extremadamente simple y potente a la vez, es la de las acciones delegadas. Son muchas las personas que, al dar sus primeros pasos con GTD, me han comentado, entre sorprendidas y encantadas, los espectaculares resultados que el uso correcto de esta categoría organizativa puede llegar a producir.

Antes de nada, conviene recordar qué significa “delegar” en GTD, ya que se trata de un significado distinto al habitual. En GTD, delegar significa que la siguiente acción necesaria para que algo avance la puede, debe o tiene que hacer alguien que no eres tú.

Cuando compras algo online, estás “a la espera” de que ese comercio te envíe la mercancía. Cuando le pides una información a una persona, estás “a la espera” de que esa persona te envíe dicha información. Cuando le envías una factura a un cliente, estás “a la espera” de que el cliente te pague la factura. Cuando llevas el coche al taller a que le cambien el aceite, estás “a la espera” de que te llamen diciéndote que ya está cambiado. Los ejemplos serían inagotables.

Pues bien, en GTD, el envío de la mercancía por parte del comercio, el envío de la información pedida por parte de esa persona, el pago de la factura por parte del cliente y la llamada del teléfono avisándote de que el coche está listo para recoger son acciones delegadas.

La categoría organizativa que recoge todas las acciones delegadas recibe el nombre de “lista a la espera” y, como digo en los talleres, se trata de un “invento” equiparable a la rueda y el fuego. Bromas aparte, la “lista a la espera” es, con diferencia, la forma más sencilla, rápida y eficaz de tener controlados todos esos temas que esperas de otros, sin que se te pase ni uno solo por alto.

Una “lista a la espera” bien utilizada debe contener los recordatorios de todas y cada una de las cosas que estás esperando de otras personas o entidades. Esto debe incluir, necesariamente, todas las acciones y todos los proyectos que has delegado en los demás, todo lo que has pedido y no ha llegado aún, cualquier objeto prestado y cualquier respuesta, confirmación o información pendiente de cualquier tipo.

Con mucha más frecuencia de la que puede parecer, la siguiente acción necesaria para que un tema avance o pueda cerrarse no depende sólo de ti, sino de otros.

Tu responsabilidad es:

  1. Descubrir quién o quiénes son esas personas
  2. Confirmar que saben que tienen que completar dicha acción
  3. Comprobar regularmente que la situación de cada una de estas acciones delegadas es la adecuada y, si no es así, actuar de la forma que sea necesario

Si ya usas una “lista a la espera”, me encantaría que dejaras un comentario para conocer tu opinión y experiencia y, si aún no la usas, ¿a qué esperas?

10 comments to Categorías Organizativas en GTD: Acciones Delegadas

  • Hola,

    Desde que implementé GTD, esta lista ha hecho que se redujese mi “tráfico mental”, porque hay cosas que deben hacer otros que ya no están rondando mi cabeza, sino que se encuentran en la lista “A la espera” (así la llamo yo).
    Además está lista ha hecho que mi bandeja de entrada del correo-e se vacíe de temas sin resolver, con la sensación maravillosa que tienes al poder ver una bandeja de entrada vacía. ..

    Por último, una vez que dejo alguna tarea “a la espera”, le suelo asociar un recordatorio, que no es otra cosa que un plazo razonable en el que la tarea debe estar resuelta.

    Si no se ha finalizado, al saltar el recordatorio, podre realizar algún tipo de acción para asegurarme que se realice la acción prevista.

    Un saludo,

  • Julio

    Yo la he llamado “en espera” y funciona muy bien para ir poniendo en ella esas acciones delegadas. Requiere programar esos recordatorios para que no se convierta en un saco sin fondo, así como una revisión periódica .Utilizando outlook ?Cual es la mejor técnica para programar esos recordatorios? Tareass, calendario,

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Julio,
      Funciona aún mejor si en lugar de delegar tu responsabilidad en recordatorios, la asumes como propia y la ejerces. Un sistema basado en recordatorios difícilmente será 100% fiable. La clave de la fiabilidad es la revisión, que tu mente sepa que -como hábito- vas a ir y a revisar regularmente la lista. Poner recordatorios es hacerse trampas uno mismo. La mejor técnica es revisar. Yo reviso la “lista a la espera” por encima cada dos o tres días y a fondo en la revisión semanal. Lleva solo unos minutos y me asegura tener claro qué estoy esperando y que todo marcha en orden.

  • Estimado José Miguel,

    En mi experiencia me costaba revisar esa lista a la espera así que, para no perder el flujo, descubrí que lo mejor era transformar ese concepto del seguimiento.
    Esa transformación aplica para los dos casos de delegación: 1. contexto por persona, y 2. persona sin contexto:

    1.- Dejarla en mi lista de contexto por persona (pendientes que veo con ellos, y borrarla hasta que esa persona lo termine).

    – Lo anterior lo veo porque a veces hay varios pendientes que me debe una persona, y si lo dejas en la lista a la espera, y no tienes un gestor potente con etiquetas, será complicado ver qué pendientes me debe esa persona justo en el momento en que la veo para ver pendientes, además de que no pierdo el flujo, pues no tengo que cambiar de lista y luego buscar sus pendientes a la espera.

    2.- O, para los casos en los que no tengo una contexto por persona, programarla en mi lista de contextos de emails o llamadas (de hecho a veces ahí ya está esa tarea programada por que lo voy a delegar, simplemente la programo para una fecha más adelante, por lo cual desaparece y me reduce mi volumen de tareas en ese contexto), así mi gestor de tareas me la aparece más adelante. Al revisar esas próximas acciones podré borrarla si ya había recibido esa tarea.
    – Lo anterior lo veo porque es una tarea que puedo hacer en ese contexto junto con las demás tareas y no perder el flujo al no andar cambiando de modo emails o llamadas al revisar la lista a la espera.

    Lo anterior ahorra tiempo y no hace perder el flujo al no tener que revisar una lista larga a la espera, y que no necesariamente todas las tareas requieren la misma frecuencia de revisión, si no hasta que estés en su contexto y momento.

    Desde diciembre’14 que hablamos por aquí comparto contigo el no versionar GTD, respetando eso estoy transformando ese concepto de seguimiento de esta manera. ¿Cuál es tu opinión? y aprovecho, ¿qué gestor de tareas utilizas?.

    Saludos y gracias.

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Huicho. Me resulta curioso eso de «no versionar transformando»… 😉
      Bromas aparte, la «lista a la espera» es un concepto que en GTD tiene un significado muy concreto: el definido por David Allen al desarrollar GTD. Uno es libre de usarlo o no pero, si usas otra cosa, entonces no estás usando la «lista a la espera» de GTD, sino algo diferente y, por consiguiente, los resultados que obtengas serán también diferentes de los que obtendrías utilizando una «lista a la espera» de verdad.
      La «lista a la espera» es un concepto radicalmente distinto del «contexto» y, por tanto, mezclar ambos contenedores organizativos es un error grave, ya que perjudica a la fiabilidad y usabilidad globales del sistema.
      Una «lista a la espera» contiene próximas acciones o resultados que deben realizar otras personas. Tu responsabilidad para con esta lista es revisarla como parte de tus hábitos de revisión y enviar los recordatorios que proceda en su momento, tomando las acciones oportunas en cada caso.
      Por su parte, los «contextos» contienen próximas acciones que debes realizar tú. En el caso concreto en el que el «contexto» sea un «contacto», es decir, una «persona», el contenido de ese «contexto/contacto» son próximas acciones que debes hacer tú en presencia de esa persona.
      Evidentemente, con la herramienta adecuada, lo ideal es poder extraer de la «lista a la espera» los resultados que estás esperando de una persona en concreto cuando vas a reunirte con ella a tratar los asuntos del «contexto persona» pero eso es un plus que te puede dar la tecnología y no una característica del método.
      Por último, «programar» es un hábito altamente improductivo y contrario a GTD. «Programar» es «planificar» y «planificar» es jugar a las adivinanzas. En GTD todo es mucho más sencillo. Si una siguiente acción que se puede hacer ya, se hace ya, bien delegándola ya o bien poniéndola en un contexto para hacerla lo antes posible. Y si no se puede hacer todavía, se va al «archivo de seguimiento» hasta que llegue la fecha en que se pueda hacer. Y si no se puede hacer, entonces no es una siguiente acción sino simplemente una acción y por tanto no aparece en el sistema hasta que no se completen todas las acciones previas.
      Yo no utilizo ningún gestor de tareas sino una herramienta desarrollada por mí (en el blog tienes varios posts en los que hablo sobre ella). Si quieres una buena herramienta GTD, prueba FacileThings. A día de hoy, junto con Omnifocus, son las mejores que hay para GTD con diferencia.
      Saludos!

      • Hola José Miguel.

        Te agradezco mucho tu respuesta, pues me has hecho reflexionar.
        Pondré los medios para usar la “lista a la espera” de verdad, dejar lo que uso, y así apegarme al GTD genuino.
        Gracias por tu recomendación de las herramientas.

        Saludos y seguimos en contacto!

  • Información Bitacoras.com

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