Categorías Organizativas en GTD: Acciones Prioritarias

Aunque la mala costumbre de inventarnos fechas límite nos haga en ocasiones creer lo contrario, la verdad es que la gran mayoría de las acciones no se tienen que hacer en una fecha específica sino lo antes posible. El porcentaje de acciones que llevan asociada una fecha objetiva, es decir, una fecha real, innegociable y que te viene impuesta, es muy bajo. Menor del 10% para la inmensa mayoría de las personas.

Eso significa que aproximadamente el 90% de las acciones deberían estar en un lugar distinto de la agenda o calendario. Cuando esto no es así, significa que estás asignando fechas inventadas. El principal motivo por el que te inventas fechas límite para acciones que simplemente debes completar lo antes posible es que sabes que la agenda la vas a revisar y tu lista de tareas probablemente no.

Sin embargo, asignar fechas ficticias a tus tareas es un pésimo hábito productivo. Por dos motivos. El primero es que, al tener una mezcla de fechas reales y falsas, la fiabilidad de tu agenda o calendario desaparece. El segundo motivo es que, asignar fechas a cosas que simplemente deben realizarse lo antes posible, resta flexibilidad y genera frustración, ya que los constantes cambios de circunstancias harán que muchas de ellas no puedan completarse en la fecha asignada.

El motivo por el que no revisas con la frecuencia necesaria tu lista de tareas es doble. Por una parte, porque se trata de una lista desorganizada y, por tanto, te aporta muy poca claridad y su utilidad para tomar buenas decisiones es escasa. Por otra parte, porque el volumen de cosas que guardas en ella es tan grande, que acaba con la usabilidad de la lista.

Piénsalo un momento. ¿Cuántos elementos debería tener idealmente una lista para que no te diera pereza consultarla? La mayoría de las personas responde con una cifra alrededor de 10/12. Si tu lista de tareas tiene muchos más de estos elementos, ya sabes por qué la usas tan poco.

La solución que propone GTD a estos dos problemas es brillante, en la medida que ofrece una solución que permite descomponer de forma idónea una lista única, desorganizada e inusable, en listas más pequeñas, organizadas y altamente usables.

Esta solución presenta la ventaja adicional de que, a diferencia de lo que ocurre con la mayoría de los sistemas de clasificación, se apoya únicamente en criterios de agrupación objetivos. En concreto, las acciones se agrupan en función de lo que necesitas para poder realizarlas.

En GTD, estos criterios objetivos de agrupación de acciones reciben el nombre de contextos. Por tanto, un contexto es aquéllo que necesito para poder realizar una próxima acción, hasta tal extremo que, si no dispongo de ello, me resultaría imposible completar la acción.

Los contextos son una de las herramientas más potentes de toda la metodología GTD y, en mi experiencia, una de las más desaprovechadas. Por lo general, se confunde el contexto con la costumbre, la intención o el deseo, que son cosas totalmente distintas, ya que el contexto es objetivo y lo demás no.

Por ejemplo, para mucha gente, el contexto de la acción “llamar al dentista para pedir hora” sería “casa”. El motivo es que entienden que, al tratarse de un acción “personal”, es decir, no “profesional”, lo indicado es realizarla desde casa. Sin embargo, el contexto para la acción “llamar al dentista para pedir hora” es “teléfono”, ya que para poder realizar la acción lo que necesitas no es estar en casa sino disponer de un teléfono.

Es muy importante entender que el significado del concepto contexto en GTD no es interpretable. David Allen lo deja meridianamente claro en su libro “Getting Things Done”: “[context are] factors that limit your choices about what you can do in the moment”, es decir, “[los contextos son] factores que limitan tus opciones acerca de lo que puedes hacer en ese momento”. Cuando decimos que “teléfono” es un contexto, queremos decir que, si no tienes a mano un “teléfono”, no puedes llevar a cabo la acción “llamar al dentista para pedir hora”.

El contexto es una herramienta poderosa porque te permite ocultar todo lo que no se puede hacer en un momento dado. En otras palabras, en cada momento tiene sentido consultar únicamente las acciones que hemos asociado a los contextos en los que estamos en ese momento. Si en mi contexto “casa” he anotado “cambiar la bombilla fundida del salón”, no tiene sentido que consulte mi contexto “casa” cuando estoy en el trabajo o en el supermercado, sino únicamente cuando estoy en casa.

Otra ventaja adicional del contexto es que permite trocear, de forma objetiva, una gran lista inmanejable de acciones en otras listas más pequeñas y homogéneas que sí son manejables. Todas ellas contienen acciones prioritarias que debes hacer lo antes posible. Sin embargo, difícilmente se darán todos los contextos a la vez. O estás en casa, o de compras, o en el trabajo. O estás usando el teléfono o el ordenador. O vas a comentar temas pendientes con un cliente o con otro…

La importancia y la urgencia son criterios subjetivos que ayudan poco a tomar buenas decisiones. Lo inteligente es centrarte en qué hay que hacer y, de todo ello, en qué puedes hacer en ese momento, es decir, en aquellas opciones que puedes hacer en función de las circunstancias en que te encuentras, las herramientas de las que dispones, las personas con las que estás, tu nivel de energía y el tiempo del que dispones hasta el siguiente compromiso con hora.

El hábito de utilizar contextos, además de ser una práctica inteligente, te da claridad porque te permite centrar tu atención únicamente en las acciones prioritarias que realmente puedes hacer, mejorando por tanto tu eficacia.

6 comments to Categorías Organizativas en GTD: Acciones Prioritarias

  • Francisco Javier Ortega

    Sigo tomando nota, y “organizándome” antes de aplicarme en lo aprendido.Gracias José Manuel, clarificas lo obvio, y no es tan sencillo. Un saludo y sigo siguiéndote

  • Jose Miguel Bolivar
    Twitter: jmbolivar

    Muchas gracias Francisco Javier. A menudo, el problema de lo obvio es que, de tan evidente, se nos pasa por alto.
    Un saludo!

  • Silvestre Segarra Soria

    Tus posts son cada vez más finos y sutiles, felicidades José Miguel.

  • Información Bitacoras.com

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