Categorías Organizativas en GTD: Personalizarlas

La personalización de las categorías organizativas es sin duda una posibilidad, aunque no está exenta de riesgos. En mi experiencia, y en la de la mayoría de los usuarios avanzados de GTD que conozco, personalizar las categorías solo tiene sentido en la medida que reflejan, describen y se adaptan mejor a la realidad de la persona que las utiliza.

En la práctica, las necesidades reales de personalización son mínimas. Por este motivo, la personalización obedece a menudo únicamente a razones estéticas o a un sentido de la originalidad mal entendido, ninguno de los cuales justifica ni compensa el riesgo que conlleva de desvirtuar el significado de las categorías y, con ello, de reducir drásticamente su utilidad. Este riesgo es aún mayor cuando se está comenzando a aplicar la metodología GTD.

En GTD, las categorías organizativas vienen definidas en función del significado de los elementos que contienen. Así, los elementos que llevan asociada una fecha objetiva deben reunirse en un contenedor que comúnmente se llama agenda o calendario. Lo podrías llamar también “lista de próximas acciones con fecha objetiva”, pero es más largo y no aporta información útil adicional. A partir de ahí, si cambias el nombre de esta categoría, probablemente deje de significar lo que debe significar.

Del mismo modo, las cosas que tienen que hacer otros se agrupan en una lista “a la espera”, que es una traducción imprecisa de “waiting for”. En inglés, “waiting for” implica que alguien o algo haga alguna cosa. En español, el significado de la expresión “a la espera” no es tan evidente. Probablemente sería más riguroso llamarla “me deben” o, mejor aún, “tienen que hacer otros” o “a la espera de otros” pero, la llames como la llames, el nombre tiene que reflejar el contenido de la categoría.

Por último tenemos el contexto, que es lo que necesitas para poder realizar una próxima acción. El propio David Allen se lía un poco cuando explica qué es un contexto y a continuación pone ejemplos de contextos que no son contextos (por ejemplo, “leer” o “llamadas”).

La personalización de los contextos tiene sentido siempre que lo que te “inventes” sea realmente un contexto. Por ejemplo, que tú aproveches para llamar por teléfono cuando vas en el coche no significa que “coche” sea un contexto. El contexto es “teléfono” y lo que ocurre es que da la casualidad de que es uno de los contextos que sueles revisar cuando vas en el coche. Pero si un día tienes el coche en el taller no significa que ese día no puedas hablar por teléfono. Sin embargo, si te has dejado el móvil en casa, no podrás llamar por teléfono aunque vayas en el coche. Y, lo que es más importante, podrás realizar cualquiera de esas acciones siempre que tengas un teléfono a mano, vayas o no en coche.

Otra forma válida de entender el contexto es qué circunstancias te ayudan a hacer algo de forma óptima en cuanto al uso de recursos. Por ejemplo, si tienes un contexto llamado “baja energía” no significa que “necesites” tener baja energía para poder completar esas acciones sino que, por su naturaleza, no necesitas un alto nivel de energía para realizarlas, ya que con uno bajo es suficiente. Eso te permite reservar tu energía para otras acciones que sí la requieren. Lo mismo si tienes un contexto “offline” o “desconectado”, que no significa que tengas que estar sin acceso a Internet para realizar las acciones sino que no necesitas estar conectado para realizarlas.

De todos modos, y como norma general, haz que los contextos reflejen tu realidad. Por ejemplo, en lugar de un contexto “leer”, piensa qué necesitas para leer. Si lees en dispositivo electrónico, por ejemplo un ordenador, una tablet o un móvil, el contexto será, respectivamente, “ordenador”, “tablet” o “móvil”, según dónde esté guardado lo que tienes que leer. Si se trata de algo que tienes impreso en casa o en la oficina, entonces el contexto será “casa” u “oficina”. Si lo que tienes que leer está en tu casa y no estás en casa, nunca te plantearás leerlo como una posibilidad. Mi hija mayor, por ejemplo, tiene sus siguientes acciones relacionadas con tareas escolares en el contexto “mochila”, ya que puede completarlas siempre que lleve consigo su mochila, tanto si está en su habitación como si está en la biblioteca o en casa de los abuelos.

La utilidad de las categorías organizativas en GTD reside en que te dan información clara sobre la naturaleza de los elementos que contienen, lo cual incluye qué puedes hacer o no en un momento dado, así como qué sería una buena opción para hacer en un momento dado. Si personalizas a la ligera sin tener esto en cuenta, corres el riesgo de que las categorías te den información errónea, en la medida que no reflejen la realidad, y que dejen de ser útiles. En resumen, personaliza “lo justo” y con mucho cuidado. 🙂

11 comments to Categorías Organizativas en GTD: Personalizarlas

  • David
    Twitter: dasanru

    El concepto del contexto es uno de los más complicados de asimilar, bajo mi punto de vista, en GTD. La clave está en la pregunta “¿Qué necesito para hacer esto?”. La respuesta, generalmente nos da el contexto.

    En mi caso, la poca personalización que hago es la combinación de contextos como por ejemplo:
    – @home_weekend: para lo que tengo que hacer en casa y en fin de semana, como por ejemplo arreglos en casa
    – @comp Focus: para cosas en el ordenador con energía alta
    – @comp onRails: para cosas en el ordenador con energía baja

    Tampoco se trata de maximizar el número de estos contextos “mixtos”, solo usar los estrictamente necesarios que aporten valor

    Un abrazo!!

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Los contextos que indicas parecen tener sentido. Como comento en el post, no sólo se trata de “¿qué necesito para poder hacer la acción?” sino también “¿qué me puede ayudar a hacer esta acción de forma más eficiente?” o, incluso, un simple “¿qué me puede ayudar a animarme a hacer esta acción?”. Entiendo que @home_weekend tiene más que ver con este último caso. Me refiero a que imagino que lo que puedes hacer en tu casa durante el fin de semana también lo puedes hacer durante el resto de la semana 😀 Lo que cambia es que el fin de semana estás en mejores condiciones anímicas para completar esas acciones.
      Sin entrar en detalles numéricos, los contextos son válidos en la medida que contribuyen a aumentar nuestra productividad personal. Las categorías tradicionales rara vez lo hacen.
      Abrazo!

  • Hola José Miguel.
    Mi trabajo y casa es el mismo lugar. Y por tanto siempre tengo a mano el teléfono y el ordenador con internet.
    Qué recomiendas cuando tengo un solo contexto? Ahí sí la lista es larga.

    Cuando Allen escribió su libro de GTD sonaba lógico basarse en situaciones. Hoy con un móvil tienes casi todo para trabajar en cualquier lugar.

    Por dónde empezar?
    Cómo priorizar las grandes tareas y las menores que si no haces luego se vuelven un problema?

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Huicho. La finalidad de usar contextos es aumentar la eficacia, tomando mejores decisiones, entendido como decisiones que aprovechan de forma idónea las circunstancias en que te encuentras en ese momento. Para que esto sea posible, el contexto tiene que ser “usable. Esto significa que un contexto tiene que contener un volumen reducido de acciónes ya que, de lo contrario, no vamos a consultarlo para tomar decisiones. Cuando en un contexto hay más de 10-12 acciones, hay que segmentarlo para mantener su usabilidad. Los criterios que propone David Allen son el tiempo y la energía disponibles. Por ejemplo, yo tengo un contexto que es “casa-poco tiempo” y otro que es “casa-mucho tiempo”. Si tengo que cambiar una bombilla irá en el primero pero si tengo que cambiar la mampara de la ducha irá en el segundo. De forma análoga, tengo un contexto que es “oficina-energía alta” y otro que es “oficina-energía baja”. También podrías tener combinaciones de ambas, como por ejemplo, “oficina-poco tiempo-mucha energía” o “oficina-poco tiempo-poca energía”. Lo más importante de los contextos es consultar siempre alguno antes de tomar la decisión de qué hacer en un momento dado.

      • Te agradezco mucho tu contestación José Miguel.
        Has dado en el clavo con la respuesta que andaba buscando.

        Y te soy sincero, después de enviarte mi comentario y antes de recibir tu respuesta, me salió la inquietud de buscar una respuesta en internet. Di con varios posts interesantes al respecto. Te pongo los dos mejores por si te son de utilidad a ti y a los demás, y que van mucho en la idea de tu respuesta:

        http://spacemakers.com.au/2014/03/gtd-contexts-are-they-redundant-in-the-digital-age/
        http://simplicitybliss.com/blog/omnifocus-gtd-contexts-charted el cual es un gráfico de agosto de 2014 donde vienen contextos personalizados de su artículo publicado 3 años atrás, en junio de 2011: http://simplicitybliss.com/a-fresh-take-on-contexts

        Como conclusión de lo anterior, hice un contexto que implica mucho tiempo sin interrupciones y por tanto mucha concentración, que en tus ejemplos puede ser: “oficina-mucho tiempo”. También hice otro para los tiempos con interrupciones y que en tus ejemplos puede ser: “oficina-poco tiempo”, y ahí van las tareas de 5 a 10 minutos cada una.

        Retomo las tradicionales que había abandonado para los contextos gatillo (o “action triggers”) que hablan arriba en spacemakers: “email”, “llamadas”. Mantengo los contextos de personas. Y desde hace tiempo uso el contexto “Críticas Hoy”, al que miro después del calendario, y son tareas dsaco tareas de mucho o poco tiempo que saco de otros contenedores en mi revisión diaria, pues son de “vida o muerte” y hay que hacerlas hoy.

        Finalmente tengo un contexto que podría llamarse: “oficina-críticas hoy”, que es a lo que miro después del calendario, una especie de extensión del calendario. Tareas de “vida o muerte” que hay que hacer hoy y me sirve para enfocarme a hacer antes que las próximas acciones, y muchas de ellas salen de ahí, y ya no pueden esperar más en sus contextos.

        • Jose Miguel Bolivar
          Twitter: jmbolivar

          Hola de nuevo, Huicho, y muchas gracias por los enlaces. Me ha resultado muy interesante leerlos. Creo que uno de los problemas de GTD es que muchos de sus principios no aparecen de forma explícita en ninguno de los libros publicados hasta la fecha. Lo bueno es que sí aparecen – claramente además – de forma implícita. Solo hay, por tanto, que “conectar los puntos”.
          El objetivo del contexto sigue siendo válido, lo interpreten como lo interpreten los de spacemakers. De todo lo que tienes que hacer, es poco probable que puedas hacerlo todo en cada momento y circunstancias en que te encuentres. Y aunque pudieras hacerlo todo, probablemente no fuera igual de buena decisión hacer unas cosas que otras. Por ejemplo, el tiempo y la energía de que dispones forman parte de los contextos y ambos fluctúan constantemente. Muchos tecnófilos olvidan que el que se «pueda» hacer todo con un smartphone no implica en absoluto que se «deba» hacer todo con un smartphone. La pregunta para establecer el contexto no es “¿dónde, con qué o con quién puedo hacer esto?” sino “¿dónde o con quién tengo que estar o qué tengo que tener para poder hacer esto?” y, si hay más de una posible respuesta, entonces hace falta una pregunta adicional: “De todas esas opciones, ¿cuál me va a permitir completar la acción de forma más eficiente?”.
          Ser un “tecnofriki” está bien pero lo normal es que haya formas más eficientes de trabajar que otras, aunque “molen” menos. Por ejemplo, yo soy usuario habitual de tablet y smartphone pero si tengo que preparar una presentación o una propuesta sé que soy más eficiente haciéndolas con mi portátil. Del mismo modo, puedo mantener un hangout con mi smartphone pero si durante el mismo tengo que acceder a información o tomar notas, sé que soy más eficiente si hago el hangout desde mi ordenador. A veces no puedo hacerlo con mi ordenador y entonces lo hago con el smartphone o la tablet, pero es por necesidad, no por frikismo, porque soy mucho menos eficiente.
          Por otra parte, lo de “cuándo” voy a hacer “qué” es planificar y va 100% en contra de todo lo que propone GTD. Uno sabe cuándo le gustaría hacer algo pero no sabe realmente cuándo va a poder hacerlo. Planificar cuándo vas a hacer las cosas es una pérdida miserable de tiempo y una enorme fuente de frustración y estrés. Por eso GTD propone abandonar esa vieja forma de organización y pasar a contar con un método flexible que permita decidir qué hacer en cada momento en función de las circunstancias reales de cada momento, unas circunstancias que con frecuencia son distintas de las que uno había imaginado al planificar.

  • Información Bitacoras.com

    Valora en Bitacoras.com: La personalización de las categorías organizativas es sin duda una posibilidad, aunque no está exenta de riesgos. En mi experiencia, y en la de la mayoría de los usuarios avanzados de GTD que conozco, personalizar las ca…

  • […] acometer una acción con lo que la decisión de la acción siguiente no era precisa. Ha sido José Miguel Bolivar – pendiente estoy de leer lo que seguro es su magnífico libro sobre productividad- quien me […]

Logo redca
sigue este blog en feedly
FacileThings

Categorías