GTD: Un Sistema a Medias no es un Sistema

Sacar un tema de tu cabeza no te libera de la responsabilidad de gestionarlo con diligencia. Son muchas las personas que apuntan cosas en listas y utilizan sistemas para recordar lo que tienen que hacer, pero suelen hacerlo de forma parcial, inconstante e ineficaz. Parcial, porque solo apuntan parte de las cosas que deberían apuntar; inconstante, porque apuntan solo a veces en lugar de hacerlo sistemáticamente; ineficaz, porque rara vez revisan lo que han apuntado, con lo que el hecho de apuntar se convierte en una inútil pérdida de tiempo, en la medida que no contribuye al fin para el que se hace, que no es otro que «ayudar a hacer». Este detalle es importante porque, con frecuencia, parece olvidarse que el propósito de apuntar las cosas no es tenerlas apuntadas, sino hacerlas.

Es cierto que capturar las cosas que aparecen en nuestro radar y transformarlas, aclarando qué son y dotándolas de significado, es una actividad que de por sí ya crea un valor añadido. Pensar y tomar decisiones de forma habitual marca una diferencia significativa en la forma en que afrontas tus responsabilidades profesionales y personales y, en consecuencia, impacta notablemente en la calidad y cantidad de los resultados que alcanzas. Pero una vez hayas terminado de pensar y decidir y hayas organizado los resultados de tus decisiones de forma adecuada, es necesario que sigas prestándoles atención si quieres que todo el trabajo anterior sirva realmente para algo.

Para disfrutar de los beneficios de una «mente como el agua» necesitas compromiso. Lo llamemos «reflexionar», como hace David Allen en «Haz que funcione», o «revisar», como lo llamaba David Allen en «Organízate con eficacia», el resultado es el mismo: si no revisas, el trabajo de capturar o recopilar y de procesar o aclarar es inútil.

El problema de no revisar es doble. Por una parte, si no revisas, seguirás eligiendo de forma aleatoria, sin saber exactamente qué tienes que hacer, qué debes hacer primero ni qué puedes dejar para después. Eso te hace ineficaz, en la medida que los resultados que puedes conseguir eligiendo aleatoriamente son generalmente subóptimos. Por otra parte, si no revisas, tu sistema será poco fiable para tu mente ya que ésta no estará segura de que vayas a hacer lo que hay que hacer ni cuando hay que hacerlo y, por tanto, seguirá recordándotelo constantemente hasta que hagas algo con ello. Como ya sabes, esto genera estrés y dificulta la concentración en la tarea, lo cual te hace ineficiente.

Esto, que debería ser obvio, a menudo no lo es. La productividad personal es, fundamentalmente, resultado de un compromiso personal de cambio. A pesar de ello, muchas personas eluden la responsabilidad de revisar que conlleva este compromiso, delegándola en «alarmas». Como muy bien dice el maestro Jerónimo Sánchez, «Las personas eficaces no necesitan alarmas» y no las necesitan porque revisan con la regularidad y la frecuencia que es necesario.

En GTD en concreto, revisar tiene tres finalidades claras:

  • En primer lugar, ayudarte a decidir qué hacer y qué no hacer en cada momento, permitiéndote además sentirte bien con las cosas que estás dejando sin hacer
  • En segundo lugar, te ayuda a mantener la fiabilidad de tu sistema, algo que es imprescindible para mantener todas las cosas permanentemente fuera de tu cabeza
  • En tercer lugar, te permite ganar perspectiva y actuar de forma proactiva y no solo reactiva

En resumen, cualquier sistema de productividad personal es mejor si lo revisas, sea un sistema tan simple y rudimentario como la tradicional lista única de tareas o sea algo tan potente y sofisticado como GTD. Revisar es lo que te permite contar con una visión global de todos tus compromisos, algo que difícilmente conseguirás cuando capturas o recopilas ni cuando procesas o aclaras.

Cuando no revisas, significa que estás dejando una parte clave de tu sistema sin usar, es decir, que estás usando tu sistema a medias. Y, como tú bien sabes, un sistema a medias no es un sistema.

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  • Información Bitacoras.com

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