La Triple Función de la Revisión en GTD

Dice David Allen que revisar tu sistema tiene dos propósitos claros e igualmente fundamentales:

  1. Actualizar su contenido
  2. Dotarlo de una perspectiva de confianza

Yo discrepo de David Allen y creo que, una vez más, peca de ser «poco riguroso» a la hora de convertir su conocimiento tácito en conocimiento explícito, es decir, a la hora de facilitar el aprendizaje de GTD a otros. ¿En qué me baso para hacer esta afirmación? Muy sencillo: me baso en hechos.

Cuando lees los diversos libros escritos por David Allen sobre metodología GTD, y aplicas lo que hay en ellos, te das cuenta de que «revisar» es probablemente el mayor de todos los retos que hay que superar para usar GTD bien y no como un juego. Por otra parte, no está tan claro en qué consiste, en la práctica, eso de «revisar». Con el tiempo, gracias al constante «ensayo y error», uno se va dando cuenta de que en realidad «revisar» no tiene un único propósito – ni tampoco dos – sino tres. Y, desde luego, esos propósitos no son ni «actualizar su contenido», ya que eso no es un propósito sino un medio para un propósito, ni dotar al sistema de confianza, ya que los sistemas no tienen confianza, sino que eres tú quien tiene – o no – confianza en ellos.

Veamos por tanto cuales son estos tres propósitos:

Revisar para decidir qué hacer

El propósito de procesar y organizar el contenido de las bandejas de entrada es transformar las «cosas» recopiladas o capturadas, dotándolas de significado para ti, tomando decisiones sobre ellas y agrupándolas en contenedores independientes en función de ese significado. Como ya hemos visto aquí, algo completamente distinto de «clasificar».

Además de para vaciar nuestra mente de preocupaciones y eliminar el estrés, los hábitos de procesar y organizar conducen a la creación y mantenimiento de un sistema fiable, externo a nuestra mente, que nos permite tomar la mejor decisión posible en cada momento, en función de las circunstancias reales en las que nos encontramos. Esto es así porque, al procesar y organizar, estamos construyendo, y manteniendo actualizado, un mapa de opciones en el que se encuentra perfectamente definido y acotado todo lo que hay que hacer, ya sea «crítico», «prioritario» o «importante/urgente».

Claro que, para que un mapa sirva de algo, hay que consultarlo. Si no lo miras, es fácil que te pierdas y acabes en un lugar distinto del que querías ir, aunque el mapa vaya contigo a todas partes. En GTD, a consultar el mapa antes de decidir a dónde ir, se le llama «revisar».

Sin embargo, cuando consultas un mapa no consultas el mapamundi entero, sino solo la parte del mismo que está a tu alcance. Para eso sirven precisamente los «contextos», para poder centrar tu atención en la parte del mapa que está a tu alcance en un momento dado. Si estás en las instalaciones de un cliente, por ejemplo, tiene poco sentido que consultes tu contexto @oficina, ya que no estás en ella.

El problema es que mucha gente confunde los «contextos» con las «categorías» y como las «categorías» no sirven para nada, cree que los «contextos» tampoco. Y claro, si procesas y organizas tu trabajo en «contextos» para luego no usarlos, estás perdiendo el tiempo miserablemente.

La única razón para organizar en «contextos» en GTD es si vas a usarlos. ¿Y qué significa usarlos? Pues muy sencillo, significa revisarlos sistemáticamente antes de decidir qué hacer. Si estoy esperando a un cliente y solo tengo a mano mi teléfono, lo que haré será «revisar» mi «contexto» @teléfono, elegir una de las llamadas que tengo que hacer y hacerla. Además, como bonus, sabré que otras llamadas pendientes tengo también que hacer lo antes posible.

Como dice David Allen, «la única forma de sentirte bien con lo que no haces es saber en todo momento qué estás dejando sin hacer» y la única forma de saber qué estás dejando sin hacer es «revisar» en cada momento lo que «puedes» hacer, de entre todo lo que «tienes» que hacer, para decidir qué hacer.

Revisar para mantener la fiabilidad del sistema

Las únicas categorías organizativas que revisamos a diario son la agenda o calendario y los contextos.  Si el resto no lo revisas nunca, ¿cuánto de fiable seguirá siendo tu sistema GTD pasado un tiempo? Exacto. Cuando no revisas regularmente tu sistema, la fiabilidad del mismo se desvanece. Lo notas porque, de forma gradual, hay cosas que vuelven de nuevo a tu cabeza para preocuparte. Paradójicamente, también se te empiezan a olvidar otras cosas importantes. En otras palabras, ha vuelto el estrés y tu GTD se ha convertido en un montón de burocracia inútil. Has dejado de contar con una «mente extendida» y la has reemplazado por un «desasosiego ampliado».

Para evitar que esto ocurra, hay que «revisar». A diferencia del «revisar para decidir que hacer», esta otra forma de revisión no está enfocada en la ejecución sino en recuperar la sensación de control. Hablamos de «revisar para mantener la fiabilidad» de nuestro sistema. Es como el mantenimiento del coche. A diario no lo necesitas para poder usar el coche pero, si no lo haces regularmente, tendrás un problema serio antes o después.

Revisar para ganar perspectiva

La parte de «perspectiva» es la gran desconocida del método GTD y, sin embargo, la parte más potente del mismo. El motivo por el que esta parte está tan desaprovechada es porque la perspectiva es imposible sin control y la mayoría de las personas que se acercan a GTD lo hacen en búsqueda de un mayor control frente al desasosiego y el estrés que sufren. Como muchas de estas personas abandonan GTD antes de llegar a alcanzar el control pleno, ni siquiera se acercan a la perspectiva.

El control es muy potente porque nos permite dejar de trabajar de forma «reactiva y descontrolada» para pasar a hacerlo de forma «reactiva y controlada». Por su parte, la perspectiva es lo que nos permite dejar de trabajar de forma «reactiva» y hacerlo de forma «proactiva». Y trabajar de forma «proactiva» es incomparablemente más productivo que hacerlo de forma «reactiva».

Para ganar perspectiva hay que ganar altura. En GTD, «ganar altura» significa «revisar» los modelos superiores del modelo de 6 niveles de perspectiva. Y solo cuando revisas regularmente estos niveles estás en condiciones de prever y anticipar, es decir, de actuar de forma proactiva.

Conclusión

Como ves, en GTD existen tres formas de «revisar» muy distintas en cuanto a la manera de llevarlas a cabo y también en cuanto a su finalidad. Las tres son clave y por eso necesitas dominarlas todas. Pero, sobre todo, necesitas convertirlas en hábito, ya que solo entonces podrás disfrutar permanentemente de esa fantástica sensación que es la productividad personal sin estrés.

8 comments to La Triple Función de la Revisión en GTD

  • Cuanta razón José Miguel. Además, tal y como comentas, lo más difícil de todo es convertirlo en hábito. Los que no llevamos tanto tiempo con GTD, por mucho que sepamos lo que debemos hacer, muchas veces no tenemos el hábito suficientemente implementado y, sencillamente, “nos olvidamos”.

    Realmente no nos olvidamos, pero sin darnos cuenta no lo hacemos pensando que “por esta vez no pasa nada, yo ya sé qué tengo que hacer”. Evidentemente ese día (o esa parte del día) se convierte en algo de lo más improductivo. Y si eso lo extendemos a la revisión semanal o a más altura…

    Gracias por tu artículo, creo que clarifica muy bien lo que debemos entender por revisión.

  • Juan Carlos Hoyos Posada

    Excelente articulo, Yo también pienso que David Allen dio la receta pero no explico como se debe implementar, pero si lo hace que pasa con la empresa que monto el señor Allen (Conferencias, vídeos, libros, folletos entre otras).

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Creo que das en el clavo, Juan Carlos, y creo que ahí también se equivoca David Allen. Personalmente, creo que es 100 por cien compatible escribir un libro claro y aplicable y desarrollar un negocio de formación. Al final, por bien explicada que esté la metodología en el libro, siempre hay espacio para aportar valor adicional en un taller formativo, ya que incluyes prácticas reales, resolución de dudas, compartir mejores prácticas, etc.
      Un saludo.

  • Información Bitacoras.com

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