GTD: Cuál de los 3 Tipos de Trabajo Elegir en cada Momento

La introducción de «las tres formas de trabajar» como una de las posibilidades de elección dentro del paso «Hacer», que es el último de los cinco pasos para administrar el flujo de trabajo y ganar control en GTD, es algo que me ha resultado extraño y artificial desde el primer momento. A día de hoy, diez años después, sigo sin entender las razones por las que David Allen espera al quinto paso para hablar de algo que, en mi experiencia, debería ser un «paso cero» o «paso previo» al propio método de los cinco pasos.

¿Por qué digo esto? En los talleres de mejora de la productividad personal que facilito, cuando empiezo a explicar los primeros pasos de este método, casi siempre observo cómo hay alguna persona en aula que reacciona con incomodidad ante lo que estoy diciendo. Al preguntarles sobre el motivo de su reacción, suelen decir que el método no les parece muy aplicable, al menos en la realidad cotidiana que ellas conocen. Si, por ejemplo, tu jefe se acerca y te dice esa frase tan querida por todos de «deja lo que estás haciendo y ponte con esto, que lo necesito para ya», parece poco viable poder responderle «espera, que lo recopilo». Lo que exige este tipo de situaciones es una respuesta inmediata.

Cuando me ocurre esto, tengo que interrumpir la explicación, avanzar varias decenas de transparencias de la presentación y llegar al quinto paso para explicar las tres formas de trabajar. Entonces respiran tranquilas, el método les empieza a parecer aplicable y podemos continuar con la explicación del segundo paso: «Procesar» o «Aclarar».

En realidad, la elección de uno de los 3 tipos de trabajo es el primer paso lógico cuando decidimos hacer algo. Por eso «chirría» tanto el que Allen lo explique en el quinto paso, ya que no coincide con nuestra propia experiencia. Lo cierto es que cada persona, en todo momento, puede plantearse si:

  1. Trabajar sobre eso que le acaba de entrar.
  2. Trabajar sobre algo que entró previamente y ha sido procesado y organizado, es decir, sobre un trabajo que ya ha sido identificado y definido.
  3. Trabajar en definir su trabajo, es decir, en ir a sus bandejas de entrada y «transformar las cosas» que contienen en algo sobre lo que realmente poder actuar.

David Allen, por su parte, nos dice en Haz que funcione que la última serie de variables que entran en juego respecto a tus decisiones de actuación es la elección acerca de si:

  1. Hacer el trabajo que ya has definido en tu lista.
  2. Hacer el trabajo en el momento que surge.
  3. Emplear un tiempo en organizar los nuevos asuntos entrantes, de manera que tengas un listado actualizado de todas tus posibles tareas.

Trabajo predefinido

El «trabajo predefinido» es el que ha resultado de procesar tus bandejas de entrada y está organizado en las diversas listas que configuran tu sistema GTD: siguientes acciones por contexto, proyectos, acciones «a la espera», etcétera. Lo normal es que cuentes con un elevado número de opciones entre las que elegir dentro de todas esas listas.

Si has procesado bien, el contenido de esas listas requerirá únicamente ser ejecutado. Por el contrario, si simplemente lo has «clasificado» sin transformarlo previamente, seguirá siendo necesario que identifiques qué es y que hay que hacer exactamente con ello antes de poder ejecutarlo.

Cuando trabajas en un trabajo predefinido es cuando «priorizas». Lo primero que debes hacer es «Revisar» tu agenda o calendario, seguido de los contextos que tengas a tu alcance. Y así, desde esa visión global de tus compromisos críticos y prioritarios, podrás decidir qué hacer y hacerlo, con la tranquilidad de saber, en todo momento, que es eso, y no otra cosa, lo que deberías estar haciendo.

Trabajo a medida que surge

En ocasiones es imprescindible dejar a un lado tus listas y ponerte con lo último que acaba de llegar y que no admite demora. El trabajo del conocimiento es, por definición, imprevisible en buena medida y ello significa que los imprevistos forman parte del paisaje. La clave es identificar qué requiere reacción inmediata y qué no. Se trata, sobre todo, de evitar los automatismos. Hay quien cree, por ejemplo, que todo lo que le pide su jefe o su cliente requiere ser tratado de forma inmediata y lo cierto es que esto rara vez es así.

Buena parte de las «emergencias» son resultado de la falta de proactividad, es decir, son resultado de no hacer las cosas cuando hay que hacerlas. Otra gran parte son resultado de la improductividad, entendida como no hacer las cosas de forma eficaz y eficiente. Si no procesas bien, probablemente identifiques mal un porcentaje importante de los «¿qué es?» de tus bandejas de entrada y, por tanto, lo que hagas será distinto de lo que deberías haber hecho.

La experiencia de las personas que usamos GTD es que las emergencias «de verdad» existen pero son algo escaso e infrecuente. Eso sí, cuando son «de verdad», debemos dedicarles toda nuestra atención de forma inmediata.

Definir el trabajo

Definir qué es cada cosa de la bandeja de entrada y organizarla en el contenedor adecuado, expresando la acción de forma clara y concreta es un trabajo en sí mismo. De hecho, es un trabajo de gran valor añadido, la esencia misma del trabajo del conocimiento. Si eres profesional del conocimiento, tu verdadero trabajo, el que aporta valor, se encuentra aquí.

Por eso es tan importante entender la diferencia entre «clasificar» y «procesar». «Clasificar» es «distribuir la incertidumbre», mientras «procesar» es «eliminar la incertidumbre». «Clasificar» es «marear las cosas», mientras «procesar» es «transformar las cosas». «Clasificar» aporta orden sin aportar valor, mientras «procesar» aporta valor aportando también claridad y organización. Por último, «clasificar» es una tarea rutinaria, sencilla y semiautomática, que se hace en poco tiempo, mientras «procesar» es un trabajo intelectual intenso, que exige plena atención y un esfuerzo mental considerable.

Una pista: si no te cuesta realmente esfuerzo, casi seguro que estás «clasificando» en lugar de «procesando» tus bandejas de entrada.

¿Cuál en cada momento?

Aquí es donde entra en marcha tu intuición. Son las 11:17 de la mañana. ¿Qué hago ahora? Mi consejo es que dediques un par de segundos a pensar antes de tomar una decisión. La tentación suele ser trabajar en el trabajo según surje. Es lógico, ya que es un tipo de trabajo «cómodo», en la medida que no requiere pensar sino solo actuar. La «emergencia» es sexy, aunque sea muy improductiva.

Si, como casi siempre, la «emergencia» puede esperar, la opción correcta es una de las otras dos. ¿Qué tal vas de control? Si vas bien, parece que lo suyo es ir a tu trabajo predefinido y elegir de ahí. Si, por el contrario, sientes que el control flaquea, entonces puede ser una buena idea procesar tus bandejas de entrada.

Cada persona es un mundo y cada trabajo también. Hay quienes necesitan procesar muy a menudo para mantener el control y quienes no. En mi experiencia, definir el trabajo es algo que es necesario hacer entre una y cinco veces al día. La mayor parte del tiempo deberíamos dedicarlo a nuestro trabajo predefinido.

En la medida que seamos capaces de resisitir la tentación de trabajar permanentemente en el trabajo a medida que surge, romperemos el círculo vicioso que supone y podremos cambiarlo por un círculo virtuoso. Productividad genera más productividad, del mismo modo que improductividad genera más improductividad.

¿Por qué opción te inclinas tú?

12 comments to GTD: Cuál de los 3 Tipos de Trabajo Elegir en cada Momento

  • David Sánchez
    Twitter: dasanru

    Genial post JM,

    mucha gente trabaja la mayoría de su tiempo en modo “trabajo según surge”, luego muy poco en “trabajo predefinido” y casi nada en “definir el trabajo”. Por lo que la carencia de productividad es manifiesta. Los usuarios de GTD modificamos esas cargas o dedicaciones en: mucho tiempo trabajando en modo “trabajo predefinido”, luego en “definir el trabajo” y poco en “trabajo según surge”.

    En mi opinión, esto se debe al control sobre todas las acciones que tenemos que hacer y a conocer las consecuencias de hacerlas o no hacerlas. Esto, generalemente, nos lleva a tomar buenas decisiones que impactan positivamente en nuestros resultados por lo que las situaciones de “trabajo según surge” se minimizan (aunque siguen ocurriendo… no todo el mundo usa GTD, jeje).

    Por otro lado, trabajar en definir tu trabajo (procesar las bandejas) se debería realizar cada vez que se comience a sentir sensación de “falta de control” o, lo que es lo mismo, cuando la inquietud de no saber qué tienes en las bandejas de entradas sea manifiesta.

    Y por último, también creo que la selección del modo en el que nos ponemos a trabajar debería ser lo primero de todo, porque en función de eso pondremos a nuestra mente a trabajar en

    – modo “intelectual”: definir el trabajo
    – modo “manual”: trabajar en trabajo predefinido
    – modo “creativo”: trabajar en algo que surge

    Igual esos modos no son muy acertados en su terminología, pero creo que el cerebro adecua su respuesta en función del tipo de trabajo que nos ponemos a realizar. ¿Qué opinas?

    ¡Un abrazo!

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      En general estoy muy de acuerdo contigo excepto en llamar al modo bombero modo creativo. Personalmente veo más un modo proactivo con dos componentes, una analítica y otra operativa, y un modo reactivo. Es uno de los aspectos aún abiertos en OPTIMA3® 🙂
      Un abrazo!

  • Juan Carlos Hoyos Posada

    Siento un cambio magnifico en tus post, no se si eres tu o soy yo, pero este debe ser colocado como un anexo al libro de Allen, tengo que empezar a utilizar tu material para poder por fin implantar en mi vida un GTD.

    Estoy de acuerdo con lo que explicas y creo que somos muchos los que tenemos trabajo atrasado y ponemos de último el procesar, cuando esa es la herramienta con la que podemos romper el circulo vicioso de estar en todo momento en modo reactivo. Hoy empiezo a aplicar las formas de trabajo así como las propones.

    Por cierto tu explicabas en una entrada que te gustaba más el termino Aclarar en vez de procesar, cambio que Allen introdujo en sus libros, ¿Por que regresaste a usar el termino Procesar?

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Juan Carlos. Tradicionalmente he preferido esperar a saber realmente de un tema antes de modificarlo. Han pasado diez años desde que comencé a utilizar GTD y desde hace aproximadamente tres he empezado a desligarlme gradualmente del planteamiento original de David Allen, sobre todo a la vista de que el método ha permanecido estático durante 15 años, sin ninguna evolución. Generalmente es difícil acertar «a la primera» y GTD no es la excepción. A día de hoy ya no uso GTD sino una nueva metodología, mucho más evolucionada y actual, que está aún en vías de desarrollo y se llama OPTIMA3. El cambio que estás observando es porque he empezado a contrastar lo que dicen los libros de David Allen con lo que he aprendido con la experiencia propia y la de otras personas, entre ellas muchos de los principales expertos españoles en GTD.
      En cuanto al término Procesar, he editado el texto del post para incluir las dos formas que utiliza Allen. A mí personalmente no me gusta ninguna de las dos. Prefiero «Transformar» o «Definir» ya que este paso del proceso consiste en «transformar las cosas de las bandejas de entrada» y en «definir tu trabajo».

  • Hola JM,

    Creo que David Allen debería ficahrte para mejorar su método. De verdad 🙂

    Me ha gustado mucho el post. La forma que tienes de entender GTD, y como la aplicas según tu experiencia. Testando los conceptos, desafiándolos.

    Creo que además de leer tu libro, me voy a hacer un libro con tus post.

    Me encanta GTD, y quiero pulir el como lo aplico, y sobre todo formarme más en él.

    Un abrazo,

    José

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias Jose. Al final, se nota que Allen no tiene una gran experiencia como formador, ya que él hace fundamentalmente coaching individual en GTD. La forma de plantear GTD es muy distinta en ambos casos porque el alumno sale del aula y tiene que seguir solo, con lo cual necesita salir muy bien equipado, algo que no ocurre en el coaching. Por otra parte, a día de hoy, creo que los principios universales en los que se apoya GTD pueden dar mucho más de sí y se les podría sacar mucho más partido y de manera más fácil si se integraran, explicaran y aplicaran de otro modo. Hay que tener en cuenta que la gran mayoría de los principios de GTD no son de Allen sino que proceden de Drucker, la Psicología Cognitiva y el sentido común. El gran mérito de Allen es haber integrado muy bien todo eso en un sistema con sentido y divulgarlo. Eso significa que existen otras muchas formas posibles de combinar e integrar dichos hábitos y precisamente en ello estoy trabajando desde hace tiempo. En ese sentido, mi libro es en cierto modo un aperitivo de mi nueva metodología. Habrás observado que una gran parte de lo que digo en él no aparece en ningún libro de GTD. De hecho, no es un libro de GTD en sentido estricto sino lo que yo considero una versión mejorada de GTD y está a medio camino entre el GTD original de Allen y mi nueva metodología OPTIMA3®. Te decidas por GTD o por OPTIMA3, cuenta conmigo para lo que necesites.
      Un abrazo

  • Jordi Sánchez
    Twitter: jordi_sanchez

    Yo creo que ahí lo más importante es el saber detectar “si, como casi siempre, la «emergencia» puede esperar”, ya que es uno de los fallos más comunes cuando estamos trabajando: estemos haciendo lo que estemos haciendo, cuando tenemos una interrupción siempre le damos mucha más urgencia de la que seguramente tenga, así que creo que es imprescindible saber detectar eso y evitarlo.

    Luego, los otros dos tipos de trabajo, como bien comentas, dependen más de cada uno y de su forma de funcionar, de sus necesidades y de su forma de ser, ya que para algunos es imprescindible tener controlado todo al minuto y para otros es mejor centrarse en el trabajo planificado.

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Creo que al final casi todo se resume en «estar a lo que estás», algo difícilmente compatible con trabajar todo el día en «modo bombero». Entender los mecanismos que nos llevan a procrastinar o a andar «picoteando» en lugar de «meternos en faena» puede ser muy útil de cara a mejorar nuestra efectividad.

  • Información Bitacoras.com

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