GTD: El Contexto como Factor Clave para Decidir con Enfoque

Tienes muchas cosas que hacer y probablemente no puedas hacerlas todas en cualquier momento ni en cualquier lugar. En ocasiones, necesitarás una herramienta determinada para poder llevarlas a cabo. En otras, necesitarás estar en algún sitio en concreto. A veces, se tratará de cosas que no puedes hacer de forma independiente, sino que necesitas reunirte con alguien para poder realizarlas.

Por otra parte, no todo lo que tienes que hacer te va a llevar el mismo tiempo ni exige el mismo nivel de esfuerzo mental. Habrá cosas que puedas quitarte de encima en cinco o diez minutos y otras que tal vez requieran una hora o más (si requieren mucho más de una hora, seguramente se trate de un proyecto). Del mismo modo, algunas de esas cosas serán relativamente mecánicas y necesitarán un nivel de energía mental limitado, mientras que otras precisarán de tu máxima concentración y lucidez mental para ser hechas de forma óptima y con la calidad requerida.

Lejos de ser un problema, tener conciencia de que hay factores que nos limitan a la hora de decidir qué hacer puede ser una gran ayuda para nuestra efectividad personal.

David Allen contribuye de forma indiscutible a la gestión de esta realidad con un concepto clave para la productividad personal: el contexto. En su primer libro, Organízate con eficacia, Allen nos dice que un contexto es el lugar, herramienta o persona necesarios para poder completar una acción determinada.

Habría estado fenomenal que Allen profundizara en esa línea para aclarar bien el significado y aplicación práctica del concepto «contexto», pero no lo hace. Lo que hace en su lugar, casi inmediatamente a continuación de decir qué es un contexto, es «estropearlo» poniendo como ejemplos de contextos «llamadas» y «leer/revisar». Digo «estropear» porque estos ejemplos, lejos de aclarar y ayudar a entender el concepto, lo que hacen es generar confusión, ya que «llamadas» o «leer/revisar» no son contextos, sino ejemplos de las categorías tradicionales, como »personal» o «trabajo», que usa la gente para clasificar. Siendo coherentes con la definición de contexto que da el propio Allen, los contextos respectivos serían en realidad «teléfono» y «ordenador»/«tranquilidad», o lo que sea que necesites para poder «leer/revisar». Es decir, los contextos son siempre respuestas a la pregunta «¿qué necesito para poder hacer esto?».

Por otra parte, Allen tampoco explica con claridad qué relación hay entre los contextos y el tiempo y la energía disponibles, ni tampoco cuándo en concreto se deben usar unos u otros o si hay que usarlos siempre todos o no. Por si fuera poco, en su último libro, publicado hace unas semanas y que aún estoy leyendo en el momento de publicar este post, «empeora» aún más la situación diciendo que si tu lista de próximas acciones tiene menos de 30 o 40 elementos probablemente no necesites usar contextos… ¿Tú realmente consultarías sistemáticamente una lista con 30 acciones, o más, para decidir qué hacer en cada momento? Yo, desde luego, no.

Para que una lista de uso frecuente sea «usable», tiene que ser breve. En los talleres de mejora de la productividad personal que facilito, la gran mayoría de las personas considera que, en su caso, el límite máximo es 10 elementos. Este hecho, combinado con todo lo anterior, nos da las pistas para poder usar de forma efectiva los contextos y aprovechar al máximo el enorme potencial que encierran.

¿Cómo usar entonces bien los contextos? El principio productivo en el que se basa el contexto tal y como lo plantea David Allen es «agrupar lo que tienes que hacer en función de lo que necesitas para hacerlo». Yo he comprobado que se le puede sacar aún más partido si lo combinamos con el principio productivo de «buscar siempre la forma más eficiente de hacer algo antes de hacerlo». La forma en que aplicamos los contextos en OPTIMA LAB, y como propongo utilizarlos en mi metodología de efectividad personal OPTIMA3®, es precisamente integrando ambos principios productivos. Este planteamiento es significativamente distinto del que propone David Allen en sus libros y funciona mucho mejor en nuestra experiencia . Nuestro planteamiento alternativo para aprovechar al máximo los contextos es el siguiente:

  1. Identificar el contexto: ¿Qué necesito para poder llevar a cabo esta siguiente acción en concreto? Se trata de identificar aquello sin lo cual sería imposible realizar la acción. Si dices que el contexto de algo es «casa» significa que, si no estás en casa, no hay forma posible de hacerlo.
  2. Identificar si se trata de un contexto de agrupación o de decisión. Un contexto de agrupación sirve para consolidar acciones que vas a intentar hacer de una vez, independientemente de que puedas hacerlas todas o no. Por ejemplo, el contexto «supermercado» agrupa todas las acciones «comprar…» que vas a intentar completar la próxima vez que estés en el supermercado. Los contextos tipo «lugar» y «persona» suelen ser de agrupación. Por su parte, un contexto de decisión sirve para integrar acciónes que normalmemente no vas a intentar hacer de un vez, independientemente de que puedas hacerlas todas o no. Por ejemplo, «ordenador» integra todas las acciones para las que necesitas un ordenador y, en principio, no vas a hacerlas todas la próxima vez que te pongas a trabajar con el ordenador. Los contextos tipo «herramienta» suelen ser de decisión.
  3. Si es un contexto de agrupación, ya está. No necesitas preocuparte por nada más. En un contexto de agrupación puedes tener cuantas acciones te hayas comprometido a hacer la próxima vez que estés en ese contexto. Aquí el número de acciones no es un problema ya que lo normal es que las veas únicamente una vez, que será cuando vayas a completarlas por encontrarte en dicho contexto.
  4. Si es un contexto de decisión, entonces tienes que asegurarte de que es «usable» a la hora de tomar decisiones. Eso significa que el número máximo de acciones en los contextos de este tipo debe ser 10. ¿Qué hacer si tienes más de 10 acciones comprometidas en un mismo contexto? Aquí es cuando entran en funcionamiento los pseudo-contextos «tiempo disponible» y «energía disponible». Si por ejemplo tienes más de 10 llamadas que hacer en tu contexto «teléfono», puede que tenga sentido dividir esta lista en dos: «teléfono+mucho tiempo» y «teléfono+poco tiempo» o también podría ser «teléfono+mucha energía» y «teléfono+poca energía». En este caso, la pregunta para identificar el contexto ya no sería únicamente acerca de «¿qué necesito para poder hacerlo?» sino que incluye un factor de eficiencia, es decir, me permite hacer un uso más eficiente de un recurso necesario para completar la acción, que en el ejemplo anterior es el recurso «nivel de energía mental». Si nuestra lista de acciones en el contexto «teléfono» tuviera más de 20 elementos, podríamos combinar estos dos factores de eficiencia, por ejemplo, «teléfono+poco tiempo+poca energía» y demás combinaciones. En definitiva, los pseudo-contextos «tiempo disponible» y «energía diponible» solo tiene sentido usarlos para mantener la usabilidad de los contextos de decisión.
  5. Cuando existe más de un contexto posible, es decir, si hay una acción que para poder hacerla me ofrece más de una opción, seguiremos siempre el criterio de máxima eficiencia, es decir, si por ejemplo hay una acción que puedo completar haciendo una llamada telefónica o enviando un email, tendré en cuenta cuál de esas dos opciones me va a permitir completar la acción de la forma más rápida y eficiente, y utilizaré únicamente esa opción como criterio, en lugar de usar las dos.

En resumen, tener en cuenta los factores objetivos que limitan tu capacidad de decisión, así como los factores objetivos que afectan a la eficiencia con la que puedes completar la acción que decidas hacer, son dos criterios clave que cualquier profesional del conocimiento debería tener en cuenta a la hora de decidir que hacer en cada momento para asegurar su máxima efectividad.

11 comments to GTD: El Contexto como Factor Clave para Decidir con Enfoque

  • javier

    Muchisimas gracias por vuestros consejos. Estoy mejorando muchísimo mi productividad gracias a mejorar el uso de los contextos.
    En mi caso viajo por 10 ciudades y superviso más de 20 ubicaciones/clientes distintos y casi 100 personas.

    Os voy a explicar como agrupo mis tareas.

    Uso toodledo y en el campo notas es donde asigno los contextos @con persona @en ciudad/cliente etc.
    por ejemplo:

    *****************************************************
    Tarea: Ir con pepe a ikea a ver decoración escaparates
    notas:
    @con pepe
    @en Coruña
    ciudad
    ikea
    *******************************************************

    Para localizar las tareas puedo usar la búsqueda en la App del iPhone/ipad, y para poder afinar y combinar 2 contextos, tengo creados en la web filtros que me buscan automáticamente por contextos, por ejemplo:

    Si voy a Coruña aplico el “saved search” @en Coruña y me sale todo lo que tengo que hacer en Coruña.
    con este filtro seleccionado, aplico la búsqueda del iPhone ikea y me sale todo lo que tengo en ikea.
    o si estoy con pepe aplico la búsqueda pepe y me sale lo que tenco con pepe pero solo en coruña.
    Si lo que quiero es ver qué tengo que hacer con pepe en ikea, pues simple: Saved search @con Pêpe y filtro normal ikea.

    Como Pepe es el supervisor de Galicia, si estoy en Vigo y solo quiero lo de vigo, pues aplico @en Vigo + búsqueda normal Pepe.

    si lo que quiero es ver todo lo que tengo que revisar con Pepe, hay dos opciones: saved search @con Pepe, o directamente búsqueda pepe.

    Si estoy con pepe, en vigo y solo quiero ver que tengo pendiente en la tienda en la que estamos, en este caso la t11, pues simplemente saved search @con pepe y a coutinuacion búsqueda normal sobre el saved search con el numero de tienda, en este caso “T11”, y solo me salen las tareas de la t11 que tengo que resolver con pepe.
    ***************************************************
    Una de estas tarea sería:
    Ver con pepe en t11 como están los escaparates.
    notas:
    @vigot11
    @pepe
    ***************************************************

    Estas notas/contextos me darían las siguientes opciones de agrupación (combinables con un “saved search”) @vigo, @pepe, t11. los tres son contextos porque puedo estar en Vigo, puedo estar en la t11 y puedo estar con pepe, y lo mejor de todo es que los puedo combinar para la misma tarea.

    Estoy tan encantado con los contextos que los uso incluso para mis tareas personales. GTD para todo.
    GRACIAS A VOSOTROS por ayudarme a descubrir su ENORME POTENCIAL.

    Si a esto le añadimos que toodledo permite agrupar luego las vistas filtradas por prioridad, ubicación, etiqueta, etc. te construyes un filtro como quieras y puedes manejar cientos de tareas y encontrar lo que buscas en un “plis plas”

    Perdón si me he extendido un poco. Lo he hecho por si mi experiencia puede servirle a alguien para facilitarle la vida. A mi me ha quitado toneladas de estrés de encima.

  • javier

    Por cierto, me encantaría que criticáseis mi sistema.

    Estoy deseando aprender/probar nuevas formas que me permitan vivir aún mas relajado.

    ¿Creéis que lo estoy haciendo bien?

    ¿Dónde/cómo creéis que podría optimizar?

    ¿Algún programa/método que mejore o simplifique a la hora de crear y recuperar tareas con enfoque?

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Javier,

      Creo que, en líneas generales, lo estás haciendo fenomenal. Enhorabuena y gracias por compartir tu experiencia.

      Como posible sugerencia de optimización, yo evitaría el uso del «lenguaje nebuloso». Me refiero a «ver con Pepe cómo están los escaparates». ¿Qué tienes que «hacer» tú, físicamente, para dar los escaparates por «vistos»? ¿Sacarles una foto? ¿Escribir una lista de posibles mejoras o de fallos observados? ¿Comprobar si algo es de determinada forma o no? Cuanto más fácilmente «tachable» sea la siguiente acción, mejor que mejor.

      Por otra parte, el programa que comentas parece reunir toda la funcionalidad que necesitas así que, si te funciona y estás contento con él, no lo cambies 😉

      Un saludo!

  • Juan Carlos Hoyos Posada

    Estoy feliz de leer este tipo de entradas sobre GTD. Este artículo aclara cosas que Allen explica de una forma muy general en sus libros, de pronto deja esa explicación para sus conferencias y talleres privados de pago. Esta guía facilita usar el programa donde tengamos los registros del GTD, la verdad siempre combinaba todos los contextos y termina creando un árbol de decisiones que en vez de facilitar escoger una opción de forma rápida me distraía y terminaba haciendo otra cosa de las pendientes o dejaba que mi mente escogiera la próxima cosa para hacer según la presión que sentía.
    Una Pregunta, Allen organiza las acciones siguientes usando los criterios: 1.Contexto, 2.Tiempo, 3.Energía disponible, 4.Prioridad. ¿Donde queda la prioridad de Allen en tu explicación?

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Juan Carlos. El concepto de «prioridad» al que se refiere Allen es bastante distinto del que utilizan la mayoría de las personas cuando hablan de «priorizar». Para mucha gente, «priorizar» es asignar un orden o secuencia subjetiva a las cosas que tienen que hacer. En realidad, difiere poco del concepto «planificar». Este tipo de priorización es absurdo en la medida que no depende exclusivamente de uno mismo sino que se ve constantemente afectado por las circunstancias. En la mayoría de los casos, las prioridades son algo que te encuentras, más que algo que tú decides. «Priorizar» en GTD es algo distinto y ocurre «in situ», en el momento preciso de hacer la elección sobre «¿qué hago ahora?». Las fases previas del proceso de toma de decisiones están basadas en información objetiva, procedente tanto de la fase de Aclarar como de Organizar. Una vez he filtrado todo lo que tengo que hacer en función del contexto, tiempo y energía disponibles, probablemente siga habiendo más de una opción posible entre las que elegir. Es ahí cuando priorizamos y elegimos, de entre las opciones posibles, la que más alineada está con nuestros objetivos, valores y propósito. Se trata generalmente de un proceso intuitivo, casi instantáneo, pero no por ello deja de ser «Priorizar». En resumen, «priorizar» es elegir la mejor opción de las que quedan después de aplicar todos los filtros anteriores.

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