Perspectiva GTD: Las Siguientes Acciones

En este primer «horizonte de enfoque», que David Allen llama metafóricamente «pista de despegue», se encuentran las acciones físicas que tienes que hacer, es decir, las siguientes acciones que has identificado al procesar o aclarar tus bandejas de entrada. En la práctica, en este nivel de perspectiva puedes encontrarte con más de un centenar de acciones, que pueden ser independientes o pertenecientes a alguno de tus proyectos. Evidentemente este conjunto de acciones es algo vivo, en constante cambio, ya que cada vez que procesas tus bandejas de entrada incorporarás cosas y cada vez que hagas algo lo podrás marcar como completado, eliminandolo de la lista. Por este motivo, Allen dice que en este nivel lo que tenemos es un inventario dinámico de asuntos por hacer.

En cuanto a los posibles formatos para gestionar estas siguientes acciones, la recomendación de GTD es que utilicemos diversas categorías que permitan mantenerlos organizados de forma sencilla. Entre estas categorías recomendadas tenemos, por ejemplo, la agenda, que engloba las acciones vinculadas a días y horas determinados, y también las listas de contextos: llamadas pendientes, cosas que hacer con el ordenador, acciones para casa o para la oficina, recados que hacer, asuntos que se pueden resolver en cualquier parte y temas que tienes que tratar con personas, bien de forma individual o en una reunión. Si lees habitualmente este blog, ya sabes que no comparto esta forma de plantear el contexto, ya que me parece insuficiente y ambigua pero, aún así, sigue siendo un enfoque infinitamente mejor que la lista única de tareas, es decir, que la tradicional «to-do list».

El siguiente aspecto a tener en cuenta es cómo y cuándo comprometerse. Dice Allen que hay muchas cosas a las que no necesitas seguir la pista, ya que las harás automáticamente cuando pienses en ellas. Sobre esto también habría mucho que hablar, ya que en mi opinión es abrir la puerta de par en par a las interrupciones, pero en cualquier caso es lo que Allen dice. Por tanto, se supone que en tu sistema GTD solo están aquellas otras cosas que no se recuerdan por sí mismas ni están tan presentes. Según GTD, conviene consultar tu agenda cada vez que tengas dudas sobre cuándo y dónde tienes que estar. En mi experiencia, a menudo esto es insuficiente. La forma de evitar sorpresas desagradables con la agenda es revisarla todos los días, como hábito, al empezar el día y al terminarlo. Total, son dos minutos y te permite tener una imagen siempre fresca de qué compromisos inamovibles te esperan a corto plazo.

Por su parte, dice Allen que la lista de acciones debería ser revisada cada vez que tuvieras algo de tiempo y quisieras comprobar que estás considerando todas tus opciones. Nuevamente, mi experiencia me dice que esto es generalmente insuficiente. Para que este tipo de herramientas sea de utilidad, hay que desarrollar el hábito de utilizarlas y eso significa que, excepto cuando surge una emergencia, antes de hacer nada deberías ir a tus contextos disponibles, ver qué te has comprometido a hacer en ellos y elegir siempre a partir de ahí. Si no desarrollas el hábito de ver siempre qué estás dejando sin hacer cuando decides hacer algo, ¿cómo vas a saber que eso que has decidido hacer es realmente lo que deberías estar haciendo?

Mi impresión es que Allen y yo estamos en realidad mucho más cerca de lo que parece en este punto, solo que Allen es menos tajante que yo al expresarlo. De hecho, Allen explica – y coincido al 100 por cien con él – que hay una diferencia exponencial entre la gestión parcial y la gestión total. Si tu listado de acciones es parcial, sentirás menor control que si es completo ya que, cuanto más claro tengas todo lo qué tienes que hacer antes de decidir qué hacer en concreto, más seguridad te inspirará tu decisión. Por mi parte, añadir que cuando algo lo haces de forma parcial significa que careces del hábito, ya que un hábito es algo que haces siempre; si solo lo haces a menudo, no es hábito sino tendencia.

El valor de este nivel de perspectiva es que promueve la ejecución. El motivo por el que muchas cosas importantes se postergan hasta el último momento es porque parecen acciones pero en realidad son proyectos. De hecho, el 90 por ciento de lo que la gente que no usa GTD llama «tareas» son en realidad proyectos en GTD. Y ya sabemos que los proyectos no se hacen. El problema con las listas de tareas es que, aunque la gente no lo sabe, no se puede trabajar sobre ellas porque lo que contienen no es «accionable» o, como prefiero decirlo yo, no es «ejecutable». Por ejemplo, mucha gente cree que «convocar» una reunión o «preparar» una presentación son acciones cuando la realidad es que son proyectos. El hábito de procesar o aclarar nos permite identificar estos proyectos y, de ellos, extraer sus siguientes acciones. Eso se traduce en que al revisar nuestra lista de siguientes acciones estemos accediendo a una panorámica de acciones reales, es decir, de opciones que, a diferencia de las tareas, sí son «ejecutables».

Para terminar, una serie de matices que me costó bastante tiempo entender y diferenciar porque, para mi gusto, Allen no lo explica suficientemente claro en sus libros. Se trata de saber «qué contiene» este nivel, «para qué sirve» ese contenido, «para qué se revisa», sobre todo en contraste con «para qué se revisa» cada uno de los cinco niveles restantes, y «qué tipo de perspectiva temporal proporciona».

Por eso, como resumen, el nivel «pista de despegue»:

  • Contiene las siguientes acciones físicas que tienes que completar, bien en un momento o fecha determinada, bien lo antes posible cuando te encuentres en el contexto adecuado
  • Sirve para que hagas cosas, es decir, está orientado a la ejecución de acciones que ya has decidido con anterioridad que tienes que hacer
  • Se revisa para «decidir» qué opción elegir de entre todas las posibles. Esto es importante porque es el único de los seis niveles orientado a la toma de decisiones con aplicación inmediata
  • La perspectiva que nos ofrece es una perspectiva a muy corto plazo, típicamente la del momento actual, la de hoy y, como mucho, la del resto de la semana

Para finalizar, a este tipo de revisión yo le llamo «revisión diaria» y eso no significa solo que haya que revisarlo todos los días, sino mucho más: hay que revisarlo sistematicamente, durante todo el día, antes de decidir qué hacer.

4 comments to Perspectiva GTD: Las Siguientes Acciones

  • Hernán

    Estimado Jose Miguel

    Primero que todo. Quiero felicitarte por tu excelente libro. Finalmente lo compré (pregunté hace algún tiempo donde comprarlo fuera de amazon ya que no estaba en la versión internacional del sitio, soy de Chile). Es una excelente lectura y una muy buena aproximación para los que ya leimos “Organizate con eficacia”.

    Sin embargo. Quede con una duda que probablemente sea tonta. Asumiendo que tengo un proyecto (que como bien dices, es cuando una tarea requiere más de una acción) y este proyecto tenga varias acciones como por ejemplo.

    – Enviar email a vendedor XXXX sobre YYYYY
    – Llamar por telefono a cliente
    – etc.

    Entiendo que para ello tengo una lista “maestra” en el lugar que más ocupo (escritorio) donde tengo el proyecto y ambas acciones. En el programa del correo tengo una lista via plugin (Estoy implementando GTD con papel y lapiz como recomiendas. La única excepción es el outlook ya que hay un excelente plugin con listas de tareas) que contiene la primera acción que es “enviar email a vendedor XXXX” y al lado del telefono hay otra lista (claramente por los “contextos”) que tiene como acción “Llamar por telefono a cliente”.

    Una vez que completo la acción del correo tacho la acción de la lista del outlook y además tacho la acción de la lista de proyectos. ¿Es así? O es solo escribir una vez? Lo pregunto para llevar el control del proyecto. La otra posibilidad es realizar listas solo por contextos sin llevar el control del “proyecto” (vale decir, sin titulo).

    Muchas gracias y de nuevo felicitaciones!

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias Hernán. Recuerdo tu pregunta sobre dónde comprarlo.
      Con relación a tu pregunta, te explico.
      * En la lista de proyectos aparecen únicamente resultados, es decir, qué ha tenido que pasar para que des el proyecto por finalizado. Por ejemplo: «Contrato con cliente X firmado». En la lista de proyectos NO debe aparecer ninguna acción
      * Las «siguientes acciones» de los proyectos, es decir, las acciones que pueden completarse sin necesidad de completar otra acción antes, van en dónde corresponda: agenda, lista a la espera, contexto…
      * Las «acciones», es decir, las que aún no se pueden hacer porque hay que completar otras acciones primero, NO van ni en la lista de proyectos ni en los contextos. Quedan al margen del sistema
      * Todo lo demás del proyecto, es decir, documentación, herramientas, resto de acciones que habrá que ir incorporando al sistema, etc. van al margen del sistema, en la «carpeta de material de apoyo del proyecto»
      Por tanto, una «siguiente acción» debe aparecer una única vez y en un único sitio. Cuando la completas, la tachas de donde esté.
      NO necesitas poner el título del proyecto a las acciones. La utilidad de la lista de proyectos es que la revises en detalle durante la revisión semanal, a fin de asegurarte que todos ellos tienen al menos una «siguiente acción» activa en el sistema.
      Un saludo!

  • Emilio

    Hola Jose Miguel.
    Enhorabuena por el libro. Lo he comprado y lo estoy terminando de leer. Me ha aclarado bastantes mas cosas después de haber leído también los libros de Allen. Estoy intentando implantar el sistema GTD en mi trabajo (soy perito de seguros) y la verdad es que tengo muchos problemas. Inicialmente abría proyectos y de estos generaba subtareas de ese proyecto (acciones). Al proyecto le ponía una fecha de termino ya que me imponen una fecha de entrega. En las acciones que hacía a diario me aparecían las citadas acciones para terminar el proyecto y el propio proyecto cuando cumplía la fecha. Entiendo que lo estoy haciendo mal. Por una parte entiendo que los proyectos estén en una lista y las acciones en otra, pero estas acciones que se realizan para terminar el proyecto hacen referencia a ese proyecto no?, es decir, si a un proyecto lo nombro informe finalizado calle mayor 36. Compañía xxx. en las acciones que pertenezcan a ese proyecto haré referencia a calle mayor 36. Compañía xxx, no?.
    Todos mis proyectos tiene fecha de termino objetiva ya que me imponen cerrar el expediente antes de 10 dias. En la lista de proyectos hay que reflejar esta fecha de finalización o hay que registrarlo en el calendario?
    Estoy deseando hacer un curso de gtd para salir de todas estas dudas.
    No se si este es el medio adecuado para preguntarlo pero estaría agradecido si me informases sobre tus cursos.
    Muchas gracias por todo.
    Un saludo.

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Emilio,

      Muchas gracias. Me alegra que te esté siendo útil la lectura del libro. Los resultados (proyectos) y las acciones van en sitios distintos, ya que las acciones las haces y los resultados no los haces, sino que los consigues al hacer las acciones.
      Si quieres información sobre los talleres de productividad personal que realizo, puedes enviarme un email a jmbolivar[@]optimainfinito[.] com. También puedes hacerme llegar ahí tus dudas.
      Un saludo.

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