Cómo Usar y Mantener Bien tu Sistema GTD

El único sentido de contar con un sistema GTD es usarlo. Si no, ¿para qué lo quieres? En ocasiones, la propia construcción y arranque del sistema puede acabar convirtiéndose en una excusa para la procrastinación. Esto se debe a que «usar» el sistema requiere un cierto esfuerzo, sobre todo al principio, ya que aún no se han desarrollado los hábitos. Por eso es muy importante tener claro, desde el primer momento, que el sistema está a tu servicio y no al revés. Si de repente te descubres «trabajando para el sistema» sin que «tu sistema trabaje para ti», algo estás haciendo mal.

Uno de los errores más comunes entre las personas que se acercan a GTD es usarlo como usaban su sistema previo a GTD que, en general, es la tradicional lista de tareas. Si alguna vez la has usado, sabrás que la lista de tareas es, más que nada, una especie de «red de seguridad» que te da algo de confianza a la hora de evitar que se te pasen por alto cosas importantes. Pero, salvo contadas excepciones, el uso de la lista de tareas deja mucho que desear. Un uso correcto de esta lista supondría incorporar en ella todo lo que va apareciendo, ir eliminando lo ya completado o lo que ya no hay que hacer y, sobre todo, revisarla antes de hacer, a fin de asegurarnos de que hemos elegido bien a qué dedicarnos. ¿A cuánta gente conoces que use así su lista de tareas?

Lo diré claro. Para que GTD funcione hay que revisar el sistema con frecuencia. Si no, olvídate. Luego no vengas diciendo que GTD no es para ti, o que es muy rígido o que no se adapta a tus necesidades, porque te estarás engañando. GTD te ayuda a construir y mantener una «mente extendida» fuera de tu cabeza. Mientras esa «mente extendida» es fiable, funciona. En el momento que deja de ser fiable, deja de funcionar. Y su fiabilidad depende de la frecuencia con que la revises y de lo bien o mal que lo hagas.

Usar bien tu sistema GTD

Cuando hablamos de usar bien tu sistema GTD, nos referimos a:

  • Capturar todo lo que llame tu atención en alguna de tus bandejas de entrada.
  • Procesar, es decir, vacíar, pensando y tomando decisiones sobre su contenido, todas las bandejas de entrada con regularidad. En la práctica, esto significa que algunas bandejas las procesarás una vez a la semana y otras varias veces al día. Las bandejas hay que procesarlas cuando comienzan a generarse sensación de «falta de control» sobre su contenido.
  • Organizar lo procesado siguiendo las indicaciones del método. Deja de clasificar, uno de los hábitos más improductivos que existen. Clasificar solo sirve para el archivo. Para todo lo demás, organiza. Se clasifica por categorías y se organiza por significado. Cuando metes todo lo de tu jefe en una carpeta «jefe», solo estás clasificando, ya que entre lo que te envía tu jefe habrá cosas con significados distintos. Clasificar es distribuir incertidumbre. Organizar es poner juntas – sin mezclar – cosas que comparten un significado: basura, información, cosas que tienen que hacer otros, posibilidades, resultados que tengo que lograr yo, acciones que tengo que realizar yo… Un ejemplo: Si tienes que llamar a un cliente y a la guardería de tu hijo, clasificar sería poner la llamada del cliente en «oficina» y la de la guardería en «casa». Esto es un error. Como ambas son acciones que tienes que realizar tú con un teléfono, ambas deberían ir a parar a tu contexto @teléfono al organizarlas. Y si no, las estás organizando mal.
  • Revisar antes de hacer. El motivo por el que existen los contextos es para que los uses. A diferencia de las categorías, que no sirven para nada, los contextos – bien usados – sirven para que que solo te plantees como opciones aquellas que tiene sentido hacer en un momento dado. Antes de hacer nada, revisa tus contextos y elige qué vas a hacer de lo que hay en ellos. Si sigues eligiendo «de cabeza» o «lo último que ha llegado», estás usando mal GTD.

Mantener bien tu sistema GTD

Cuando hablamos de mantener bien tu sistema GTD, nos referimos a hacer una revisión completa de todo tu sistema una vez a la semana, entendiendo por «una vez a la semana» que lo hagas con regularidad, sea cada siete, cada ocho o cada seis días. Hazlo como quieras pero que sea algo regular.

«Hacer una revisión completa» es distinto de «echar un vistazo» y va mucho más allá. Se trata de que, con regularidad, proceses al menos una vez a la semana todas tus bandejas de entrada, revises y actualices el contenido de todas tus listas, añadiendo, tachando o cambiando lo que proceda. La revisión semanal es también el momento en que debes replantearte tus compromisos. Por una parte, si algo lleva tiempo en un contexto y sigues sin hacerlo, probablemente se trate de un «proyecto» que se te «coló» como acción o de algo que en realidad es menos importante de lo que quieres creer y que, por consiguiente, deberías estar incubando, seguramente en la lista «esta semana no».

La revisión semanal es el momento clave en la gestión de tus proyectos que – recuerda – son todos los resultados que quieres alcanzar y que requieren más de una única acción. Es durante la revisión semanal cuando te aseguras de que todos tus proyectos tengan al menos una siguiente acción en algún sitio (agenda o calendario, lista a la espera o algún contexto).

Conclusión

Son muchas las personas que, una vez procesadas y organizadas sus bandejas, creen que ya «tienen montado GTD». Esto es una verdad a medias. Lo cierto es que la aventura comienza ahora. Si tus listas están de adorno, tu GTD está de adorno. La utilidad de tu sistema GTD vendrá definida por cuánto cambies tu vieja forma de trabajar. Si sigues todo el día en «modo bombero», en lugar de capturar los «supuestos incendios» y seguir trabajando en tus contextos, GTD te servirá de poco o nada.

«Usar» tu sistema GTD consiste en dejar de trabajar de manera descontrolada, es decir, a medida que surgen los temas, y pasar a trabajar de manera controlada, es decir, pensando antes de hacer y eligiendo en cada momento la mejor opción en función del contexto.

«Mantener» tu sistema GTD consiste en hacer una revisión a fondo del mismo con regularidad para asegurarte de que sigue «completo» y está «actualizado». Recuerda que lo que no se revisa, no es fiable.

Y «usar» bien y «mantener» bien tu sistema GTD es lo que te permite estar en condiciones óptimas para lograr los resultados que deseas y poder hacerlo con la máxima efectividad y sin estrés.

Efectividad Personal: La Nueva Productividad Personal

Hablábamos recientemente sobre gestión del tiempo, gente efectiva y productividad personal y en ese post veíamos como habían ido evolucionando los paradigmas y conceptos relacionados con la consecución de resultados individuales a lo largo del tiempo y, más concretamente, desde el siglo XVIII hasta principios del XXI. Y después, ¿qué?

Lo cierto es que hace mucho tiempo que no aparece ninguna innovación relevante en este campo. En el aspecto individual, desde que David Allen publicara su Getting Things Done a principios del año 2000, es decir, hace casi dieciséis años, los avances en esta materia han sido muy escasos, por no decir nulos. Y eso, a pesar de que Peter Drucker afirmara en esa misma época – finales de 1999 – que «El trabajo sobre la productividad del trabajador del conocimiento apenas ha comenzado. En términos de trabajo real sobre la productividad del trabajador del conocimiento, en el año 2000 estaremos, más o menos, donde estábamos en el año 1900 con relación a la productividad del trabajador manual».

La imagen actual es bastante desoladora. La mayoría de los profesionales en activo aún no sabe que ya somos profesionales del conocimiento y, en consecuencia, ignora qué ha cambiado en cuanto a la forma de generar valor con su trabajo, por lo que sigue haciendo las cosas «como siempre». Por su parte, muchas organizaciones continúan dirigidas por «incompetentes inconscientes», es decir, por personas que «ignoran que ignoran» y que, por tanto, aún no se han enterado de que el management tradicional necesita unas nuevas coordenadas ni de que el nuevo liderazgo se llama efectividad.

¿El resultado? Pérdida creciente de competitividad, niveles de compromiso a la baja y una situación insostenible de estrés creciente y generalizado. Sobra actividad y faltan resultados. La gente se queja de falta de tiempo cuando en realidad el problema es otro. Puede que falte tiempo o puede que no. Pero, sin duda, lo que falta es foco.

David Allen, Maura Nevel Thomas o Tony Schwartz, entre otros muchos autores norteamericanos, han venido estableciendo sistemáticamente una correlación entre productividad personal y «engagement», un concepto que podría traducirse por «compromiso con la tarea» y que en castellano coloquial equivaldría al «estar a lo que estás» que nos decían nuestras abuelas.

Este «engagement», o «estar a lo que estás», es el resultado de una adecuada «gestión de la atención», la cuál se logra por medio del desarrollo de una serie de hábitos. En el caso concreto de GTD, la más completa y avanzada metodología de gestión de la atención que conozco, los hábitos propuestos multiplican su capacidad gracias a la aparición de potentes sinergias entre ellos, haciendo que la adopción de su totalidad produzca resultados sensiblemente superiores a la adopción parcial de los mismos.

Por su parte, autores como Stephen Covey contribuyen con una aportación notable al campo de la «eficacia personal», un campo mucho menos trabajado que el de la «eficiencia personal» o «productividad personal». Es una pena que la parte de la obra de Covey que trata de la «eficiencia personal» siga anclada en modelos tan superados y caducos como la matriz de Eisenhower pero, aún así, su propuesta general tiene mucho de útil y aprovechable.

Por último, Peter Drucker. A diferencia de la mayoría de autores citados anteriormente, que se centran principalmente en la eficiencia del individuo – de ahí el nombre de «productividad personal» – Drucker habla de la «productividad del trabajador del conocimiento» que, necesariamente, incluye tanto la «productividad personal» como la «productividad organizativa», es decir, cómo gestiona el trabajador del conocimiento su propia productividad y también cómo contribuye a la productividad global de la organización para la que trabaja. Además, Drucker, al igual que Covey, presta un interés particular a la «eficacia» como elemento clave, junto a la «productividad personal», de la nueva «productividad del trabajador del conocimiento».

En resumen, los acercamientos realizados hasta la fecha a la «productividad del trabajador del conocimiento» de la que nos habla Drucker han sido acercamientos parciales y, por consiguiente, incompletos:

  • La gestión del tiempo se quedó anclada en su visión caduca de la eficiencia, entendida dentro de un paradigma muy distinto al del trabajo del conocimiento.
  • Drucker da nombre a la competencia que hace posible este nuevo tipo de «productividad del trabajador del conocimiento»: efectividad y, además, pone de manifiesto que la «efectividad» depende tanto de la «eficiencia» como de la «eficacia». Lamentablemente no desarrolla una metodología concreta que defina «cómo» mejorar dicha efectividad.
  • Covey reitera la importancia de la eficacia planteada por Drucker, particularmente en su aspecto más personal, pero no evoluciona en la parte de la eficiencia ni considera los aspectos organizacionales, haciendo que la aplicación práctica de su metodología se vea sensiblemente reducida.
  • Allen desarrolla y ofrece una metodología sólida encaminada a mejorar la «productividad personal», es decir, la «eficiencia personal», mediante una serie de hábitos que permiten un mejor aprovechamiento del recurso más preciado de cualquier profesional del conocimiento: su atención. Esto ha convertido a GTD, superando a la gestión del tiempo, en el nuevo estándar en «productividad personal». Sin embargo, Allen no presta atención a lo largo de su obra – al menos de forma explícita – a la importancia de la eficacia ni tampoco tiene en cuenta los aspectos organizacionales.

Sin embargo, para abordar con éxito la nueva «productividad del trabajador del conocimiento», sigue haciendo falta una metodología integradora, una metodología que desarrolle un nuevo modelo que incluya todos los hábitos necesarios para mejorar la «eficacia personal», junto con los ya propuestos por otras metodologías para mejorar la «eficiencia personal» o «productividad personal», y que tenga también en cuenta los aspectos organizacionales.

En definitiva, necesitamos desarrollar una nueva competencia, una evolución actualizada de la «productividad personal»; una competencia que integre la «productividad personal» con la «eficacia personal» y que permita mejorar globalmente la «productividad del trabajador del conocimiento», no solo a título individual sino también en las organizaciones. Drucker nos explicó que la «efectividad» incluye tanto la «eficacia» como la «productividad» o «eficiencia». Según esto, la nueva competencia ya tiene nombre: se llama «efectividad personal» y es la nueva «productividad personal».

Cómo Arrancar tu Sistema GTD

Ahora que ya sabemos cómo construir un sistema GTD, el siguiente paso es aprender cómo «arrancarlo». Pero, ¿qué significa realmente «arrancar» un sistema GTD? Muy sencillo. Un fallo bastante común en la mayoría de los métodos  de efectividad personal es dar por supuesto que el paso del caos al nirvana productivo es algo parecido a un chasquear de dedos. La realidad, por desgracia, es muy diferente.

Si quieres hacerlo con un mínimo de garantías, mi experiencia es que, antes de empezar con cualquier sistema de efectividad personal, necesitas hacer «borrón y cuenta nueva». ¿En qué se traduce eso en nuestro caso concreto? Pues en que conviene «trazar una raya» entre tu «antes de GTD» y tu «después de GTD». Eso implica, entre otras cosas, abandonar la idea – si la tenías – de «migrar» todo tu pasado a tu nueva realidad. Por ejemplo, si en tu buzón de email hay cientos de mensajes antiguos, probablemente sea una pérdida de tiempo procesarlos todos. Lo inteligente es marcarte un límite que tenga sentido para ti – puede ser una semana o pueden ser tres, da igual – y todo lo anterior a ese límite meterlo en una carpeta que se llame «pre-GTD».

Pero vamos a lo que íbamos, que es cómo arrancar GTD. El primer paso de todos es asegurarte de contar con las condiciones adecuadas para ello. Te vas a embarcar en una aventura no exenta de riesgos. Vas a dedicar horas a pensar y a tomar decisiones, así que lo primero que necesitas es tener la seguridad de que:

  • Tu sistema está ya preparado y cuentas con todo lo necesario: bandejas de entrada, archivo, gestor de fechas y gestor de listas.
  • Cuentas con el tiempo necesario: de entrada plantéate que arrancar GTD te va a llevar fácilmente un par de días completos e ininterrumpidos.
  • Cuentas con la energía necesaria: vas a necesitar tus «pilas» completamente cargadas, así que haz todo lo posible por descansar debidamente antes de empezar.

Una vez que cumplas todos los requisitos anteriores, ya puedes comenzar.

Procesa o aclara todas tus bandejas de entrada

Arrancar tu sistema GTD conlleva procesar o aclarar todas tus bandejas de entrada, que seguramente son más de las que inicialmente puedas creer. Cualquier sitio en el que haya algo con una decisión pendiente, es una bandeja de entrada: bolsos, bolsillos, guanteras, estanterías, altillos, lectores de RSS, listas de llamadas perdidas, mesas y escritorios, buzones de email… Hay que vaciarlas todas, pensando y tomando decisiones sobre su contenido.

Parte de este ejercicio consiste en procesar o aclarar también todo lo que a día de hoy llevas en tu cabeza. Para ello, antes necesitas hacer lo que Allen llama un «barrido mental», es decir, sacar todo eso de tu cabeza y dejarlo en una bandeja de entrada, que bien puede ser unas cuantas hojas de papel. Si lo haces bien, te aseguro que el barrido mental se traducirá en un buen montón de cosas, muy superior a lo que puedas imaginarte.

Organiza todo lo procesado o aclarado

Si procesas o aclaras bien, al final habrás:

  • Tirado a la basura cantidades ingentes de cosas. Si no, es que has procesado o aclarado mal. Seguro.
  • Archivado buena parte de lo que había en tus bandejas de entrada.
  • Incubado otro volumen ingente de posibilidades y oportunidades. Si tu «incubadora» no está a rebosar después de arrancar tu sistema, también es un indicador seguro de que has procesado o aclarado mal, sobre-comprometiéndote. Si este es el caso, dale una vuelta a tus siguientes acciones y asegúrate de que es completamente imposible dejarlas sin hacer durante unos días. Si existe la menor posibilidad de hacer alguna de ellas la semana que viene, ¡incúbala!
  • Delegado muchas acciones (recuerda que «delegar» en GTD significa única y exclusivamente que «lo hace otra persona»), registrándolas en tu «lista a la espera» para poder hacer seguimiento de ellas y que vuelvan a ti cuando deben.
  • Hecho algunas cosas, cuantas menos mejor. Si has hecho muchas cosas, es que has procesado y aclarado mal porque te has dedicado a «hacer» en lugar de a «pensar y decidir».
  • Aplazado lo que tienes que hacer, identificando proyectos y siguientes acciones, para poder hacerlas lo antes posible.

Y ahora, disfruta

Si has vaciado todas tus bandejas de entrada, incluyendo la que llenaste durante el barrido mental, y has organizado correctamente todo su contenido en los contenedores adecuados, es seguro que estarás experimentando una sensación de profunda satisfacción. ¡Por supuesto! Haber llegado hasta aquí tiene un mérito enorme y dice mucho bueno de ti.

Ahora, lo importante es disfrutar de ese nivel de tranquilidad que has conseguido y, sobre todo, mantenerlo. La clave para mantener la fiabilidad de cualquier sistema se llama revisión. Cuando una cosa que puede fallar no se revisa con la frecuencia necesaria, dejas de fiarte de ella.

Revisar para mantener el control significa dos cosas. Por una parte, que vas a revisar antes de hacer. Piénsalo un momento. ¿Qué sentido tiene organizar todo en tus listas si luego sigues decidiendo qué hacer «de cabeza», sin consultarlas? Por otra parte, revisar todo tu sistema regularmente para mantenerlo fiable. La revisión semanal es un concepto. Puedes revisar todas tus listas cada semana, o cada seis días o cada ocho. Lo importante no es que sea semanal sino que la hagas regularmente, sin «saltarte» ninguna.

Y si quieres aún más…

El control es el camino de entrada a la efectividad personal. Pero cuando lleves un tiempo disfrutando del control, querrás más. Dominar todo lo que va llegando a tus bandejas de entrada dejará de ser un reto y empezarás a plantearte como posibilidades reales opciones que a día de hoy solo consideras sueños. Cuando ocurra, significará que ya puedes aprovecharte de la perspectiva. Gracias a ella podrás pasar de la reactividad a la proactividad y llevar tu efectividad personal al nivel que tú quieras.

Como ves, un gran reto que conlleva enormes satisfacciones. La luz existe al final del túnel pero el túnel hay que recorrerlo y todo camino comienza con un simple paso: arrancar GTD. ¿Cuándo empiezas tú?

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