Cómo Construir un Sistema GTD

Una de las claves principales para que GTD funcione es contar con un buen sistema. Para ello, es fundamental saber qué elementos debe contener dicho sistema si queremos que funcione como es debido.

GTD es una metodología de productividad personal basada en hábitos. El problema es que adquirir hábitos genera una resistencia inconsciente que, si no somos capaz de detectar y controlar, puede hacernos fracasar en la adquisición del hábito.

Esto ya nos da una primera pista: un buen sistema GTD debe facilitarte al máximo la adquisición de los hábitos GTD y, a la vez, dificultarte al máximo que puedas mantener los viejos hábitos contrarios a GTD. Lo mismo es aplicable a las herramientas.

Uno de los errores habituales entre las personas que se acercan a GTD es pensar que su éxito en la implantación del método va a depender de las herramientas. Esta creencia es falsa y suele conducir en la mayoría de los casos al fracaso. El éxito o el fracaso en la implantación de GTD depende, casi únicamente, del grado de compromiso que tenga la persona.

Ahora que sabemos que nuestro sistema GTD y las herramientas van a estar ahí para ayudarnos pero que el trabajo lo vamos a tener que seguir haciendo nosotros, veamos cómo construirlo.

Cuenta siempre a mano con una buena herramienta de captura

Si quieres desarrollar un hábito, póntelo fácil. En el caso de la captura, da igual que utilices una única herramienta o varias distintas, lo importante es que siempre tengas una a mano.

En mi caso, combino alta y baja tecnología a fin de tener cubiertos todos los posibles escenarios. Por ejemplo, para las ideas que me van surgiendo, cuando conduzco uso memmori; cuando estoy fuera de casa me envío emails con el elemento capturado en el «asunto» del email; cuando estoy en mi oficina capturo en hojas de papel reciclado que tengo en la mesa y, cuando estoy en cualquier otra habitación de la casa, utilizo tacos de post-it que tengo «estratégicamente» distribuidos por las habitaciones.

En cuanto a las cosas físicas, como por ejemplo tickets o facturas, las capturo temporalmente en mi bolso de mensajero y, cuando llego a casa, van a parar a una bandeja de entrada física que tengo junto a mi escritorio. A esta misma bandeja física van a parar las cartas o cualquier otro objeto físico de procedencia doméstica que haya recopilado.

Cuenta con un único gestor de fechas

La gestión de fechas requiere por lo general una herramienta específica dentro de tu sistema GTD. En mi caso, uso Google Calendar. Ahí van a parar absolutamente todos mis compromisos con fecha, así como recordatorios sobre actividades con fecha de mi familia y colegas de trabajo.

Hasta que no aprendas la forma de estar en más de un sitio a la vez, la única opción con sentido es utilizar un gestor de fechas único que contenga toda la información sobre tus compromisos con fecha. Esta herramienta debe estar siempre actualizada y a tu alcance. Por este motivo, si te decantas por la alta tecnología en lugar del papel, tu gestor de fechas debería estar en «la nube», a fin de que la información pueda sincronizarse fácilmente a través de todos tus dispositivos.

Cuenta con un gestor de listas efectivo

El núcleo central de tu sistema GTD es tu gestor de listas. En él está todo lo que tienes que hacer tú de forma más o menos inmediata, lo que podrías hacer más adelante, lo que tienen que hacer otros, tus resultados y tus acciones simples. En resumen: está todo.

A la hora de definir la efectividad de un gestor de listas, el criterio número uno es su capacidad de filtrado. Un buen gestor de listas es el que te permite filtrar de forma rápida y sencilla para que veas solo lo que tiene sentido ver en ese momento. Esta capacidad de filtrado exige que tu gestor de listas te permita utilizar criterios de filtrado alineados con la metodología GTD: contexto, persona, tiempo y energía.

En este punto, es importante que tengas en cuenta que las listas tienen un doble uso. Por una parte, cuando añades cosas en ellas. Esto ocurre cuando procesas tus bandejas de entrada. Yo, por ejemplo, nunca proceso con el smartphone o la tablet, ya que es muy ineficiente. Con un teclado y una pantalla en condiciones se tarda la mitad y se procesa mucho mejor. El otro uso es cuando consultas tus listas para decidir qué hacer. En este caso, sí puede tener todo el sentido del mundo utilizar un dispositivo móvil, ya que no vas a trabajar «en» la lista sino que solo vas a revisarla.

El criterio número dos es que te permita revisar a fondo tus listas durante la revisión semanal de forma ágil y cómoda. Ten también en cuenta que la revisión semanal conlleva tachar, modificar, añadir y mover cosas de tus listas, así que tu herramienta debería proporcionarte la funcionalidad necesaria para ello.

Cuenta con un archivo usable

Un archivo usable es aquel que te permite almacenar y recuperar la información que necesitas cuando la necesitas de forma eficaz y eficiente.

En mi caso, combino archivo digital y archivo analógico. Como principales archivos digitales tengo el de GMail, que gestiono con etiquetas, el disco duro de mi ordenador, que gestiono con una estructura sencilla de carpetas y, por último, Evernote para todo lo demás. En cuanto al archivo analógico, lo tengo dividido en tres partes. Una de ellas para manuales, garantías y libros de instrucciones. Otra para documentación relativamente estática que debo o quiero conservar: escrituras, contratos, recuerdos… La última es la más dinámica y la que uso con más frecuencia. Aquí tengo facturas y documentos que, en general, conservo solo durante algún tiempo y purgo regularmente.

Tienes total libertad a la hora de construir tu archivo pero, como te decía, es muy importante que tardes muy poco en poder archivar algo y también muy poco en encontrarlo cuando lo necesites.

Crea tus espacios productivos

El otro elemento clave de tu sistema GTD lo constituyen tus espacios productivos. Para que nos entendamos, un espacio productivo es el lugar en que procesas y tienes tu archivo físico. Probablemente tengas al menos dos espacios productivos, uno en casa y otro en el trabajo. Esa fue mi situación durante mucho tiempo. Ahora tengo un único espacio productivo, que es mi oficina de casa.

A no ser que no tengas otro remedio, procesar en itinerancia es una mala idea. Lo sé por experiencia. Puedes procesar tus bandejas de entrada o hacer tu revisión semanal en un aeropuerto o en el tren pero estos entornos difícilmente te ofrecen las condiciones que necesitas para procesar o revisar bien.

Tanto procesar como la revisión semanal son dos ejercicios intelectuales complejos que requieren un notable esfuerzo, a pesar del hábito. Por eso, el espacio productivo es, más que un lugar, un entorno que incluye unas determinadas condiciones de silencio, iluminación y comodidad. Contar con un espacio productivo adecuado es indispensable para reducir la fricción natural que al principio te supondrá procesar o hacer la revisión semanal de tu sistema. Yo tardé en darme cuenta y cuando lo hice experimenté una mejora considerable.

Resumen

Un buen sistema GTD es el que favore la adquisición y mantenimiento de los hábitos productivos que propone GTD. Para las personas que se inician en la metodología, esto se traduce en usar únicamente lápiz y papel durante las primeras semanas. La tecnología es uno de los principales obstáculos para aprender GTD, ya que facilita enormemente «seguir haciendo las cosas mal». El papel obliga a procesar lo capturado, a revisar y tachar, a pasar a limpio en la revisión semanal… Yo empecé con tecnología y tuve que abandonarla por el papel durante un tiempo antes de poder volver a ella.

La tecnología va a seguir ahí dentro de un par de meses. Lo importante ahora es dominar los hábitos. Asegúrate de contar con herramientas basadas en papel, y lo más sencillas posible, que te permitan capturar sin pensar ni decidir, introducir y consultar fácilmente tus compromisos con fecha, filtrar y gestionar tus listas con rapidez y guardar y encontrar lo que necesitas en cuestión de minutos. Pero, sobre todo, asegúrate de contar con un entorno que te ponga fácil pararte a pensar y tomar decisiones sobre tus cosas con regularidad.

12 comments to Cómo Construir un Sistema GTD

  • Buen resumen! Hacía tiempo que no me ponía a repasar GTD y tu articulo me ha parecido simple pero conciso.
    Gracias!

  • Gran artículo José Miguel. La tecnología es una gran aliada, siempre que antes hayamos adoptados los hábitos, de lo contrario es nuestra principal enemiga para adoptar GTD.

    Una duda, cuando dejaste la tecnología y volviste al papel por un tiempo, como evitaste cometer los mismos errores que cometías con la tecnología? Es decir, te sucedió que intentaste trasladar la tecnología al papel en lugar de consolidar y/o aprender los hábitos?

    Muchas gracias Maestro!

    Saludos.

    Patxi Castillo

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias Patxi. En mi caso, la tecnología me «obligó» a hacer la revisión semanal con regularidad. Al cabo de una semana, un sistema en papel es un asco. Los contextos y las listas en general están llenas de cosas tachadas junto a otras que aún no lo están y que cada vez cuesta más encontrar entre tanta maraña. Por otra parte, el papel se emborrona y se mancha. Pasar lo que queda sin hacer a limpio apetece y su utilidad resulta evidente, lo que reduce mucho – al menos en mi caso – la resistencia inicial a hacer la revisión semanal. Cuando ves que en realidad cuesta mucho menos de lo que ves y compruebas el beneficio de la revisión regular y sistemática, es cuando abres la puerta al hábito. Después de unas semanas en papel, volver a la tecnología hizo que me costara mucho menos la revisión semanal.
      Saludos!

  • amalio rey
    Twitter: arey

    Eres un maquina, JM. Que capacidad de sintesis para reunir en un post tan buenos consejos practicos, que los entenderia cualquiera. Lo meneo. Un abrazo, maestro

  • David Sánchez
    Twitter: dasanru

    Que no se diga que no se puede usar GTD porque te obliga a disponer de un complejo sistema de herramientas 😉

    Son muchas las personas que siguen dando más importancia a las herramientas que lo tienen en si mismas. La verdadera “buena herramienta” es la que te permite generar los hábitos productivos y desaprender los no productivos. Como siempre, ¡dando en la clave!… Es que no fallas una, jeje

    Seguro que el post ayuda a mucha gente a tomar con otra perspectiva la relación GTD-herramientas

    Abrazo!

  • José Miguel Bolívar
    Twitter: jmbolivar

    Muchas gracias, David. La verdad es que, a menudo, las personas delegan – de forma inconsciente – su responsabilidad en la herramienta. Así, si algo sale mal no es culpa suya sino de la herramienta. Pero lo cierto es que conozco a muchas personas que usan metodologías como GTD desde hace años con lápiz y papel y también conozco a otras que han fracasado en su aplicación a pesar de haber probado decenas de herramientas. Digo yo que eso significa algo, ¿no?
    Abrazo!

  • ¿Sabes que José Ariza, el compañero que hizo el curso, todavía usa el bloc que le confeccioné? El otro me lo mostró y me agradeció de corazón por lo mucho que le está ayudando.

    Un abrazo.

  • Manuel

    Muchas gracias. Un buen resumen de lo imprescindible.

    A mi lo que se me va siempre de las manos es el archivo, lo cual me lleva a retrasos en el trabajo y al inicio de un caos que debo reconducir con mucho trabajo, pero no he dado con un sistema que me aclare y me resulte cómodo. ¿Puedes concretar un poco más tu archivo digital a ver si me sirve de pista para organizar el mío?

    Muchas gracias

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      El archivo digital lo reparto entre Evernote, el disco duro de mi ordenador y GMail. En GMail lógicamente archivo los emails. Lo hago mediante una estructura de etiquetas. En el ordenador mantengo un archivo básicamente de documentos de ofimática. Utilizo carpetas (pocas) y una estructura de nombrado de archivos que me permite encontrar rápidamente lo que busco (por ejemplo, Presentación_NombreCliente_Temática_aaaammdd.ppt). En Evernote archivo por libretas y luego uso etiquetas para segmentar.

Logo redca
sigue este blog en feedly
FacileThings

Categorías