Gestión del Tiempo, Gente Efectiva y Productividad Personal

La «gestión del tiempo» es una antigualla que tiene su origen en el siglo XVIII. Es a Benjamin Franklin a quién se le atribuye la conocida frase «el tiempo es oro» («time is money»), una idea que seguirá tomando fuerza a buen ritmo durante todo el siglo XIX, hasta alcanzar su apogeo a principios del siglo XX de la mano de Taylor. Como puedes comprobar, un concepto muy antiguo surgido en una realidad muy antigua y, sobre todo, en una realidad muy distinta de la actual.

A día de hoy, las circunstancias de nuestro entorno hacen que el paradigma de la «gestión del tiempo» haya quedado obsoleto por completo. Hace ya siete años, cuando este blog daba sus primeros pasos, escribía un post en el que afirmaba que no puedes gestionar el tiempo. Por desgracia, y a pesar de todo el tiempo transcurrido, la situación ha cambiado poco y siguen siendo muchas las personas que permanecen ancladas en esta creencia absurda, a pesar de todas las evidencias en contra.

Si realmente tienes un compromiso firme de cambio y mejora personal, antes de iniciar el proceso necesitas entender y aceptar esta realidad fundamental: el tiempo es ingestionable. Solo puedes gestionar aquello que puedes poseer o, dicho de otra forma, todo aquello que queda fuera de tu alcance escapa a tu gestión. Y eso es precisamente lo que pasa con el tiempo: que carece de dueño. El tiempo simplemente está ahí, ignorándonos. Sabe que es independiente de nosotros y sigue avanzando, a su ritmo, minuto a minuto y siempre igual, por mucho que algunas personas crean que pueden gestionarlo.

Sí. Sé que hay quién diría que «gestionar el tiempo» es solo una forma de hablar. Lo que ocurre es que las palabras importan, porque las palabras crean realidades. Si hablas de «gestionar el tiempo», acabarás intentando hacerlo y fracasarás. El primer paso para resolver un problema es hacer un diagnóstico correcto del mismo porque si el diagnóstico es erróneo, lo más probable es que la solución también lo sea. En este caso, el error procede de considerar al tiempo como un recurso cuando en realidad el tiempo es solo una limitación. Mientras que un recurso es algo que puedes adquirir y usar, una limitación es algo que está ahí, condicionándote, sin que puedas cambiarla. Lo único que puedes hacer con una limitación es tenerla en cuenta e intentar paliar su efecto.

El paradigma de la «gestión del tiempo» se extiende hasta después de la Segunda Guerra Mundial, siendo Peter Drucker quién lo rompe en 1957, al hablar por primera vez sobre la «productividad del trabajo del conocimiento». Esta nueva productividad va más allá de la tradicional eficiencia o productividad industrial, englobándola, e incorpora además un nuevo elemento, la eficacia, dando así lugar a un nuevo concepto: la efectividad. A lo largo de su obra, Drucker explica en diversas ocasiones el significado que deben tomar los viejos conceptos para ser aplicables a este nuevo tipo de trabajo y aclara también las diferencias entre eficiencia, eficacia y efectividad, así como la relación que existe entre ellas en este nuevo tipo de productividad.

Tendrán que pasar más de treinta años para que se produzca el siguiente avance significativo en esta materia y será de la mano de Stephen Covey, en su conocida obra «Los siete hábitos de la gente altamente efectiva». Aunque Covey conserva algunos de los conceptos tradicionales de la «gestión del tiempo», su principal contribución es superar la limitada visión economicista tradicional y poner por primera vez a las personas en el centro.

Así, con Covey pasamos de un planteamiento centrado únicamente en criterios cuantitativos, y en el que la persona es simplemente un «medio de producción», a una nueva perspectiva, impregnada de valores de índole humanista, en el que la persona deja de ser un medio para pasar a ser un fin en sí misma. Este cambio de paradigma es clave, ya que permite – por primera vez desde Drucker – evolucionar desde un enfoque centrado únicamente en el «hacer más» a otro centrado en el «hacer con sentido»; un cambio que persigue, hace posible y conduce, en última instancia, a la felicidad.

Dejando en cierto modo al margen la eficiencia, Covey propone un conjunto de hábitos encaminados principalmente al desarrollo de la «eficacia personal». Parte de este trabajo se tradujo también en la popularización del concepto «proactividad», uno de los elementos centrales de la eficacia. En entornos altamente impredecibles como los actuales y, por consiguiente, poco «planificables», la proactividad nos propone sustituir viejos hábitos como «planificar», «organizarse» y «priorizar» por otros hábitos más adecuados a la realidad actual como «prever», «anticipar» o «revaluar», constituyéndose así en una competencia indispensable para el trabajo del conocimiento.

Será ya en este siglo y casi doce años después, a finales del 2000, cuando David Allen publica su conocido «Getting Things Done», dando nombre a un nuevo concepto, el de «productividad personal». Aunque a diferencia de Covey, Allen se centra exclusivamente en la mejora de la «eficiencia personal», dejando a un lado la eficacia, su contribución a la productividad del trabajo del conocimiento es sin duda una de las más relevantes del último siglo.

Ignorando los viejos mitos de la «gestión del tiempo», Allen deja claro que el recurso más preciado que deben gestionar los profesionales del conocimiento no es su tiempo sino su atención. Frente a la sobreabundancia de estímulos y el exceso de información, GTD propone una serie de hábitos que permiten recuperar y mantener el control sobre la atención de forma sostenible, es decir, recuperar y mantener la capacidad de «estar presentes» («engaged») en la tarea que se ha decidido realizar.

Cuando algo sigue vigente con el paso de los años, superando modas, es porque funciona. A pesar de sus carencias e imperfecciones, tanto los siete hábitos de Covey como el GTD de Allen no solo son dos grandes contribuciones a la productividad del trabajo del conocimiento a la que se refería Drucker sino que son soluciones probadas y contrastadas por millones de personas en todo el planeta.

El principal problema de los siete hábitos de Covey es que su aplicabilidad requiere partir de un estado en el que ya existe un mínimo de control, algo que Covey no acierta a explicar cómo conseguir. Precisamente por eso el triunfo de Allen, porque GTD sí explica cómo hacerlo y, además, funciona. Es cierto que la parte de la eficacia personal la trata mucho mejor Covey que Allen pero, en la práctica, siempre te queda la opción de aplicar los siete hábitos de Covey una vez aplicas el GTD de Allen.

Igual que, a día de hoy, a nadie se le ocurriría encender un fuego chocando dos piedras, nadie puede pretender lograr resultados de forma efectiva gestionando el tiempo. Por eso, frente a planteamientos inútiles de hace casi tres siglos, GTD está desplazando rápidamente a la «gestión del tiempo» y se ha convertido en el nuevo estándar en productividad personal.

2 comments to Gestión del Tiempo, Gente Efectiva y Productividad Personal

  • Miguel de Luis
    Twitter: sabiavida

    Milenios hacía que no ponía un comentario en un blog. En fin, :), me gusta esta perspectiva que no renuncia a combinar ideas de varios libros. Refuerza mi convicción de que no está todo dicho en materia de mejora personal, y que nos queda un viaje apasionante.
    (Aunque a veces me repita mucho por el camino 🙂 )

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Miguel. Muy honrado de haber «provocado» un comentario tuyo y que, además, haya sido en mi blog 🙂
      Por supuesto que no está todo dicho en materia de mejora personal y dudo que llegue a estarlo algún día. Personalmente, llevo varios años investigando y, sobre todo, experimentando en aula, nuevos enfoques en este área. Creo que casi todo lo desarrollado hasta ahora encierra contenidos de valor y mi reto actual, con el apoyo y la ayuda de mi red OPTIMA LAB, es integrar lo que ya existe, incorporar todo lo nuevo y, en definitiva, dar paso a la nueva generación en efectividad personal post-GTD.
      Creo que ya va siendo hora de que alguien no sajón realice una innovación significativa en materia de efectividad personal porque, hasta ahora, la mayoría son norteamericanos. Verás muchas novedades por aquí en los próximos meses…
      Un abrazo!

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