GTD: Hacer que Todo Funcione en el Mundo Real

Con este post entramos ya en la recta final de la revisión que estamos haciendo del libro «Haz que funcione», de David Allen. En el penúltimo capítulo, Allen nos dice – acertadamente – que el gran problema que plantean los modelos es que son muy pulcros y ordenados en la teoría pero que luego llega la realidad y lo cambia todo. ¿Significa eso que los modelos son inútiles? En absoluto. La validez de los modelos no radica en ser guías paso a paso sino puntos de referencia estables.

La complejidad y ambigüedad de tu entorno es la que es y probablemente seguirá creciendo. La gran noticia es que difícilmente puedes ir a peor recogiendo, aclarando y organizando lo que haya captado tu atención, como tampoco vas a equivocarte si revisas tus compromisos en los distintos niveles o si emprendes las acciones que se evidencian como la mejor opción en cada momento.

Es cierto que hablamos de un asunto complicado. Como dice mi amigo y colega Antonio José Masiá, todo tiende al desorden. Nos empeñamos en planificar porque hacerlo nos produce una agradable – aunque efímera y ficticia – sensación de control. Pero lo cierto es que puedes empezar el día perfectamente planificado y en poco tiempo la realidad se encargará de ponerte nuevamente en tu sitio.

Si sigues creyendo que esto va de planificar, organizar y priorizar, es que no te estás enterando de nada. Lo verdaderamente importante es desarrollar y mejorar tu adaptabilidad, porque es mucho más efectivo adaptarse a los cambios que resistirse a ellos. En realidad, nuestro cerebro trabaja así, incorporando constantemente nueva información, reevaluándola y adaptando nuestro comportamiento de forma acorde con la nueva situación. Mejor que empeñarte en organizar y priorizar, aprende cómo recuperar el control y la perspectiva.

Cuando tienes control, sabes qué compromisos has adquirido y qué significa para ti cada uno de ellos. Por su parte, la perspectiva te ayuda a tener claro por dónde empezar, qué va antes y qué va después. Por eso, solo con control y perspectiva puedes dejar cosas sin hacer sintiéndote bien con ello, sabiendo que lo que estás haciendo es precisamente lo que tienes que estar haciendo.

Las personas tomamos decisiones todo el día. Algunas acertadas y otras menos. Hay un truco para tomar decisiones inteligentes y consiste en haber pensado en ello antes de tener que tomar la decisión. Decidir «en caliente» suele ser una mala idea en general.

Para complicar más la situación, nuestra capacidad fluctúa a lo largo del tiempo y lo hace, por lo general, de forma ajena a las circunstancias externas. En ocasiones nos sentimos repletos de energía y con altas dosis de creatividad, mientras que en otros momentos tenemos la sensación de habernos quedado «sin pilas». A veces tenemos un bloque de tiempo razonablemente amplio ante nosotros y a veces son solo unos minutos. El problema es que las circunstancias que nos rodean no siempre se adecuan a nuestro estado.

Una buena forma de atacar este problema es aprovechar los momentos buenos para paliar los momentos malos. Muchas de las propuestas de GTD van encaminadas precisamente a esto. Por ejemplo, procesar es algo que probablemente tendrá sentido hacer cuando nuestra energía sea aún suficientemente alta y dispongamos de un bloque de tiempo moderadamente amplio, al igual que ocurrirá con algunas de las siguientes acciones de nuestros contextos. Sin embargo, habrá otras muchas siguientes acciones que podamos hacer cuando nuestra energía esté baja o dispongamos de poco tiempo.

Hay quienes creen que metodologías como GTD están pensadas para gente más o menos «cuadriculada» y sienten rechazo ante ellas porque piensan que van a perder su espontaneidad y su libertad. Nada más lejos de la realidad. Por lo general, estas personas son mucho menos espontáneas y libres de lo que les gusta creer, ya que son esclavas de su falta de control y perspectiva. Para que una persona pueda ser realmente libre y espontánea, antes de nada necesita tener opciones reales entre las que elegir. Y si no se usa una metodología como GTD, lo normal es que casi siempre se nos escape alguna de las opciones posibles, es decir, que seamos menos libres de lo que podríamos.

La libertad y la espontáneidad son posibles cuando capturas lo que llama tu atención sin comprometerte a hacer nada con ello; cuándo piensas tranquilamente sobre esas cosas y de forma relajada decides si quieres hacer algo con ellas o no o cuándo hacerlo; cuándo evalúas todas las opciones disponibles en un momento dado y eliges la mejor para ti o decides no elegir ninguna.

Lo que ocurre es que es más cómodo echar la culpa al resto del mundo en lugar de aceptar que la solución está en nuestra mano, aunque requiera trabajo por nuestra parte. En realidad, hacer que todo funcione en el mundo real es muy sencillo. La clave es reflexionar antes de hacer, aunque cueste.

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