#GTD4Mgrs: Favoreciendo el «Buen Juicio Directivo» en 4 Pasos

La mayor parte del valor añadido asociado a los roles directivos procede de la toma de decisiones. Por eso, contar con un «buen juicio directivo» es clave para las personas en este tipo de posiciones, ya que se ven obligadas a tomar decisiones de forma constante, a menudo sin poder disponer de todo el tiempo y la información que desearían. En realidad, esto no debería suponer una sorpresa, porque el «trabajo según surge» es una de las tres formas de trabajar características del trabajo del conocimiento. Sin embargo, tendría que ser solo una más de las tres, evitando convertirse en «la única forma de trabajar».

Por otra parte, la mayoría de las personas han experimentado las consecuencias negativas que suelen derivarse de «decidir en caliente». Como bien explica el maestro Antonio José Masiá en este excelente post, decidir en caliente significa utilizar solo una parte de nuestro cerebro: el sistema límbico. Este sistema siempre interviene en nuestras decisiones pero es deseable que lo haga en conjunción con el córtex prefrontal, con el cuál está estrechamente conectado. Esto es así porque el sistema límbico, como explica Antonio José, es un sistema primitivo, simple y automático, orientado sobre todo a la supervivencia y el corto plazo. La ventaja de usarlo conjuntamente con el córtex prefrontal es que este último es un sistema mucho más evolucionado y reflexivo, capaz de incorporar la perspectiva a largo plazo en la toma de decisiones.

Reconozco que la conexión que establece Antonio José entre «enfríar el pensamiento» y «mejorar la efectividad» había pasado desapercibida para mí hasta ahora. Y parece que también pasó desapercibida para David Allen, quién no habla de este concepto de «enfríar el pensamiento» en ninguna de sus obras. Personalmente, me parece una contribución realmente destacada, además de crucial, a la hora de entender en profundidad qué elementos inciden en la efectividad personal para poder seguir mejorando y desarrollando nuevas metodologías al respecto.

GTD incorpora, de facto, mecanismos para «enfríar el pensamiento» en varios pasos. En OPTIMA3 hemos desarrollado esos mecanismos y añadido otros. En ambas metodologías, lo importante es proporcionar herramientas para «enfríar el pensamiento» al maximo. Lo llamativo es que la inclusión de estos mecanismos ha ocurrido, hasta ahora, de forma inconsciente, como resultado de aplicar el «conocimiento tácito» y sin tener plena claridad sobre los motivos subyacentes. Veamos cuáles son estos mecanismos o pasos:

  1. Recopilar o Capturar: Generalmente decidimos sobre las cosas según aparecen. El hábito de recopilar o capturar consiste en romper este automatismo, separando la aparición de «una cosa» de la toma de decisiones sobre ella. En este completo post de Jesús Serrano tienes información más detallada al respecto. Cuando capturas algo en lugar de decidir de inmediato sobre ello, estás «enfriando tu pensamiento».
  2. Procesar o Aclarar: Siempre que nos sea posible, nuestra tendencia es ejecutar las decisiones tan pronto las tomamos. Dicho de otra forma, decisión y acción suelen ir de la mano. El hábito de procesar o aclarar consiste en romper también este automatismo, separando la toma de las decisiones de la ejecución de las mismas. En este post explico con más detalle qué es procesar con un ejemplo práctico. Si se procesa o aclara bien, solo se ejecutará una mínima parte de las decisiones que se tomen y la gran mayoría se dejará para otro momento. Es más, si se procesa o aclara realmente bien, muchas decisiones ni siquiera se tomarán, quedando diferidas para más adelante. Cuando separas la toma de la decisión de su ejecución, también estás «enfriando tu pensamiento».
  3. Organizar: A la hora de tomar decisiones sobre las cosas, un hábito altamente efectivo es evitar tomar decisiones antes de tiempo. Esto minimiza el riesgo de tomar decisiones precipitadas. Cuando diferir la toma de la decisión carece de riesgos, lo indicado es incubar esa «cosa» para decidir sobre ella más adelante. Eso conlleva poner un recordatorio en algún lugar de confianza, que vas a revisar, para decidir en otro momento. Cruz Guijarro explica claramente en este post las posibles formas de incubar y cuándo hacerlo. Por el contrario, cuando diferir la toma de la decisión supone, o puede suponer, riesgos, lo indicado es tomar la decisión lo antes posible y aplazar la ejecución de la misma hasta haber terminado de procesar o aclarar. En este contexto, «aplazar» significa únicamente esperar a que se den las circunstancias óptimas para «hacer» lo que has decidido. Aquí también es necesario poner un recordatorio en el lugar adecuado, y revisarlo, para ejecutar la acción en el momento idóneo. Cuando «incubas» la toma de una decisión o «aplazas» la ejecución de una decisión hasta que se den las circunstancias óptimas, estás «enfriando tu pensamiento» una vez más.
  4. Revisar: La revisión es probablemente el hábito que más positivamente incide en ampliar la perspectiva antes de tomar la decisión. Revisar antes de hacer está asociado a las decisiones cuya ejecución hemos «aplazado» en el paso anterior y nos proporciona «contraste» sobre las opciones disponibles que tendría sentido «hacer» en un momento dado, lo cual nos da la seguridad de estar haciendo precisamente lo que hay que hacer. Revisar periódicamente  lo «incubado» nos da tranquilidad para seguir incubando, sabiendo que si algo debe salir de la incubadora, saldrá en el momento adecuado. Revisar para prever y anticipar, nos hace tener confianza en el futuro y estar preparados, en la medida de lo posible, para hacer frente a los imprevistos. Si te interesa, en este post explico con más detalle la triple función de la revisión. Cuando revisas antes de hacer o antes de reevaluar una situación y decidir sobre ella, estás «enfriando tu pensamiento» de nuevo.

En la caza de mamuts o en la lucha contra las tribus invasoras, «enfriar el pensamiento» habría tenido – probablemente – consecuencias desastrosas para nuestros antepasados. Del mismo modo, si ocupas una posición directiva y tomas por sistema decisiones «en caliente», puedes tener la seguridad de que vas a cometer un error grave antes o después, probablemente también con consecuencias desastrosas. Afortunadamente, esas consecuencias son evitables desarrollando y aplicando un «buen juicio directivo», algo que es muy fácil favorecer y potenciar convirtiendo en hábito los cuatro pasos anteriores.

10 comments to #GTD4Mgrs: Favoreciendo el «Buen Juicio Directivo» en 4 Pasos

  • David Sánchez
    Twitter: dasanru

    Hola JM,

    pienso que cada vez se produce y se da con más frecuencia eso de “trabajar según surge”. ¿A qué crees que puede ser debido?. En mi opinión, sobretodo, se debe a una falta de reflexión necesaria previa incluso a “enfriar el pensamiento”. Una falta de reflexión orientada a buscar con exactitud el significado que tiene para nosotros aquello con lo que nos vamos a enfrentar y, luego, reflexionar sobre las consecuencias que puedan producirse de hacer o no hacer algo con ello. Todo ello mezclado con un equivocado concepto de querer hacer muchas cosas y querer hacerlas ya.

    Los tres criterios de decisión que incluyes en tu libro son, para mi, una de las claves y aportaciones más significativas para tomar buenas decisiones:

    1-) Actuar sobre las cosas que tienen una fecha objetiva
    2-) Actuar sobre las cosas que pueden tener consecuencias indeseables
    3-) Actuar sobre algo si tienes el compromiso firme de hacerlo

    La combinación de la reflexión y de enfriar el pensamiento es un arma muy poderosa para conseguir, cada vez, trabajar menos “según surge”.

    Un abrazo

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Hola David,
      Creo que – en pocas palabras -se debe a que la mayoría de los trabajadores del conocimiento no saben trabajar. Sin duda tienen el conocimiento y la experiencia para hacerlo pero nadie les ha explicado en qué consiste ahora su trabajo realmente. Es algo muy parecido a lo que pasa con el correo electrónico. Todo el mundo sabe usar, al menos básicamente, las aplicaciones de email pero son muy pocas las personas que saben usar el email, es decir, que saben cómo usarlo bien y para lo que realmente hay que usarlo. Históricamente, la productividad se ha medido por criterios cuantitativos. Resulta descorazonador seguir escuchando a altos dirigentes políticos y directivos hablar únicamente de criterios cuantitativos en pleno siglo XXI. Pero es lo que hay. El sistema educativo tampoco ayuda. Y de los padres, qué decir! Cuando uno de los castigos favoritos es «poner a pensar», ¿qué podemos esperar de las nuevas generaciones? El trabajo del conocimiento será cada vez más pensar y menos hacer. Para eso estarán los robots. Entender que el valor procede de las decisiones y que la ejecución aporta un valor marginal supone un cambio de paradigma de dimensiones colosales, ya que durante siglos ha sido de otra forma. Imagino que no queda otra que seguir «picando piedra» con muuucha paciencia 🙂 Eso sí, tengo el convencimiento pleno de que algún día, en un futuro no tan lejano, las nuevas generaciones mirarán hacia atrás y se preguntarán cómo podíamos ser tan cortos de miras…
      Un abrazo

  • Buen post José Miguel!
    El entender como dice Estanislao Bachrach en “Agilmente” que “Somos seres emocionales que aprendimos a pensar y no máquinas pensantes que sentimos” hace sin duda que mejoremos nuestra productividad.

    Es de agradecer la visión práctica que tienes y el aterrizar esta afirmacón para los usuarios de GTD.

    Me encanta “Pensar rápido, pensar espacio” de Daniel Kahneman. Tiene mil ejemplos de lo que el llama sistema 1 y sistema 2 de nuestro cerebro.

    Uno sencillo: a la pregunta 2+2 responde el sistema 1. A la pregunta 364+529 responde el sistema 2, hay que pensar un poco y prestar atención, cosa no necesaria en el primer caso.
    Hay que trabajar bien el uso del sistema 2.

    Hoy estoy “de citas”.Termino con “La libertad está en el espacio que existe entre el estímulo y la respuesta” Victor Frankl

    Un abrazo. I love #GTD4Mgrs

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias Miguel. Me han gustado mucho las frases, todas ellas, aunque la de Frankl es particularmente brillante. Hemos aprendido a pensar esporádicamente y ahora nos falta aprender a pensar sistemáticamente. Creo que lo más difícil ya está hecho pero aun así queda mucho camino por recorrer.
      Un abrazo.

  • Hola José MIguel, ¿cierra este post una etapa?

  • […] y tomas decisiones sobre las «cosas» que has apuntado. Piensas antes de hacer. Como decía Peter Drucker, en el trabajo del conocimiento la tarea a realizar no es evidente y hay […]

  • […] decisiones inteligentes y consiste en haber pensado en ello antes de tener que tomar la decisión. Decidir «en caliente» suele ser una mala idea en […]

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