La Verdad sobre Transformación Digital y Efectividad

«Transformación digital» es la nueva expresión de moda, el último invento para vender más y mejor, aunque siga sin quedar claro qué se vende ni para qué sirve. Nos encontramos nuevamente ante una de esas expresiones ambiguas – yo prefiero llamarlas «nebulosas» – que cada vez cobran más protagonismo en el lenguaje por lo tremendamente útiles que resultan, ya que cada persona las «rellena» de contenido con el significado que quiere…

A día de hoy, hablar de «transformación digital» es hablar de casi todo y, a la vez, no decir casi nada. La transformación digital es una obviedad. La irrupción masiva de «lo digital» es un hecho y está afectando en mayor o menor medida a casi todo lo que conocemos. Parece evidente que la «digitalización» está suponiendo cambios acelerados, y a menudo forzados, tanto en la forma de hacer negocios como en los propios modelos de negocio. La «conectividad» derivada de la llegada de Internet y la posterior «digitalización» de innumerables aspectos de nuestro entorno, ha provocado, sigue provocando y, lo más importante, va a seguir provocando, profundos cambios en nuestro día a día. Son pocos los aspectos cotidianos que escapan de la transformación digital…

Sin embargo, el objeto de este post es mucho más concreto. Mi intención es analizar un discurso muy peligroso para la efectividad de las organizaciones, un discurso falaz que me estoy encontrando cada vez con más frecuencia y que supone la enésima versión de un viejo error: poner a las personas al servicio de la tecnología.

Se habla mucho de la transformación digital como nueva panacea para la mejora de la productividad y lo más sorprendente a estas alturas es que aún haya gente que se lo siga creyendo.

El cambio es evidente. Resulta difícil negar que la llegada de lo digital está suponiendo la desaparición de modelos de negocio que en su día fueron enormemente rentables y la aparición de otros nuevos, casi inimaginables hace tan solo unas décadas, y cuyas rentabilidades actuales resultan espectaculares. También ha quedado claro que lo digital ha convertido a las viejas jerárquías en estructuras innecesarias y redundantes que perjudican la efectividad. Pero utilizar todos estos hechos innegables como argumento para vender la última «tecno-chorrada» me parece muy poco serio y altamente peligroso.

A estas alturas, la gente inteligente ya se ha tenido que dar cuenta de que la verdadera transformación digital va, esencialmente, de personas. Por eso, hoy más que nunca, es imprescindible evitar confundir el «qué» con el «con qué» y el «para qué» con el «cómo». Seria muy triste que volviéramos a tropezar una vez más en la misma piedra.

A día de hoy ya existen datos abrumadores que evidencian que [im]poner la tecnología por encima de las personas es un grave error. ¿Cuántas comunidades corporativas han degenerado hasta convertirse en cementerios digitales? ¿Cuántas intranets acumulan telarañas digitales por falta de uso? ¿Cómo contribuyen a la efectividad, por no decir a la salud, las constantes interrupciones y consiguiente falta de foco que supone el estar «siempre conectados»?

Las personas solo cambian sin quieren cambiar y lo que hace a un profesional del conocimiento más efectivo es tener claro, en cada momento, «qué tiene que hacer y qué no» y «para qué tiene que hacerlo». Los detalles sobre «con qué hacerlo» o «cómo hacerlo» pueden ser relevantes o pueden ser anecdóticos, especialmente si el «qué» y el «para qué» están equivocados.

La «transformación digital» entendida como un saturar el entorno por enésima vez con lo último en tecnología es una nueva moda que ignora la complejidad del problema real. Un problema real que se llama «modelo de gestión» y que difícilmente se va a resolver si solo cambia el modo de implantarlo. Digitalizar un modelo de gestión caduco es tremendamente absurdo porque significa profundizar en el error en lugar de solucionarlo. Como decía Peter Drucker, «no hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto».

El primer paso para transformar «de verdad» una organización pasa por transformar su cultura, como bien sabe mi amigo y colega David Criado. El problema real de la efectividad de los trabajadores del conocimiento es que la gente no sabe trabajar en este nuevo tipo de trabajo porque nadie nos ha enseñado cómo hacerlo.

Aunque Drucker lo dijo muy claro en 1.999, seguimos sin querer darnos cuenta de esta gran verdad, que compruebo día a día en mi trabajo: “con relación a la productividad real del trabajador del conocimiento, en el año 2.000 estaremos aproximadamente donde estábamos en el año 1.900 con relación a la productividad del trabajador manual“. Muy poco ha cambiado desde entonces. Seguimos «en pañales». El pasado viernes me lo decía precisamente una persona al finalizar un taller de mejora de la efectividad: «Me he dado cuenta de que la forma antigua de trabajar no sirve y es altamente inefectiva para mi trabajo actual».

Entender que la clave para la mejora de la efectividad en el trabajo del conocimiento pasa por cambiar la forma de trabajar es fundamental. Seguir haciendo lo mismo con nueva tecnología no cambia nada. Lo que cambia las cosas es dejar de hacer lo de siempre y hacer las cosas de otra manera. Citando nuevamente a Drucker: «si quieres algo nuevo, tienes que dejar de hacer algo viejo».

Solo cuando las personas hayan aprendido cómo mejorar su efectividad en el trabajo del conocimiento tendrá sentido hablar de la transformación digital de las organizaciones. Hasta que esto sea así, la transformación digital es otra mentira para vender humo, porque solo servirá para que parezca que cambia todo sin cambiar realmente nada. Emprender un proceso de digitalización prematuro, sin cambiar antes la forma de trabajar de las personas ni la cultura de la organización, es un grave error que distrae la atención de lo que realmente importa: adecuar la forma de trabajar al trabajo del conocimiento.

Creo que la mayoría de la gente coincide en que la transformación digital puede aportar sin duda un gran valor pero, como casi todo, tiene que esperar a su momento. Para ser verdaderamente útil, la transformación digital tiene que esperar a que las personas estén preparadas para aprovecharla.

La solución correcta suele ser distinta de la solución cómoda. Por eso, a menudo se olvida que la tecnología, por fantástica que pueda parecer, es tan solo un facilitador, una ayuda, una mejora. La tecnología rara vez es la solución. La solución, casi siempre, está en las personas.

Entendiendo los Criterios Tiempo y Energía en GTD

«Tiempo disponible» y «energía disponible» son dos de los posibles criterios a tener en cuenta a la hora de decidir qué hacer en un momento dado. Saber en qué consisten exactamente estos dos criterios, y cómo y cuándo emplearlos, puede ayudarnos a mejorar de forma significativa nuestra efectividad personal.

Cuando David Allen aborda el quinto de los 5 pasos para administrar tu trabajo con GTD, nos explica que, cuando nos ponemos a revisar nuestras «siguientes acciones» para decidir qué «hacer», tenemos que aplicar una serie de criterios en un orden determinado:

  1. Contexto
  2. Tiempo disponible
  3. Energía disponible
  4. Prioridad

Un conclusión que se desprende de este planteamiento es que el «tiempo disponible», la «energía disponible» y la prioridad son criterios distintos del contexto y, por tanto, no son contextos. Sin embargo, a efectos prácticos, «tiempo disponible» y «energía disponible» pueden ser considerados contextos ya que, según Allen, contexto es lo que necesitas para poder completar una siguiente acción. Es por esto por lo que yo vengo llamando tradicionalmente pseudocontextos al tiempo y a la energía ya que, al combinarlos con los contextos propiamente dichos, dan lugar a unos nuevos contextos, más potentes en mi experiencia a la hora de tomar buenas decisiones que los originales que plantea Allen, tal y como explico en «el contexto como factor clave para decidir con enfoque».

Por otra parte, Allen no especifica qué significa realmente «energía disponible» en su libro. Simplemente comenta que para llevar a cabo determinadas acciones «necesitas una reserva importante de energía mental fresca, creativa», lo que da a entender que la energía guarda relación únicamente con actividades creativas. Después de probar el planteamiento original de Allen durante años y compararlo con ligeras variaciones del mismo, puedo afirmar que el enfoque original infrautiliza las posibilidades que ofrece el concepto «energía».

A lo largo de los años, he podido comprobar que el concepto «energía disponible» es mucho más potente cuando se identifica con «capacidad de atención» que cuando se asocia a «capacidad creativa» o, incluso, a «capacidad de concentración». Es cierto que la capacidad de concentración suele requerir por lo general un nivel alto de energía mental, o lo más probable es que nos resulte difícil mantener dicha concentración durante periodos moderadamente largos. Por el contrario, dudo que la capacidad creativa requiera siempre altos niveles de energía mental. Al menos en mi caso, muchas buenas ideas se me han ocurrido en momentos de verdadero agotamiento, lo que me hace receloso a establecer correlación entre frescura mental y creatividad.

Sin embargo, lo que sí he podido constatar a lo largo de los años es que mi nivel de energía mental afecta profundamente a mi capacidad para prestar atención intensa a los detalles. Así, tareas aparentemente triviales como hacer una transferencia bancaria, rellenar un formulario más o menos extenso o preparar una factura, por ejemplo, pueden pasar de ser acciones rápidas y sencillas, que completo apenas sin esfuerzo cuando cuento con la energía mental necesaria, a ser tareas tediosas que me obligan a prestar unos niveles de atención para los que ya no me queda energía, tardando mucho más de lo necesario en completarlas y, sobre todo, con mucha mayor predisposición a cometer errores sin darme cuenta de ello.

Una de las cosas que observé cuando apliqué los criterios originales de Allen es que prácticamente nunca tenía siguientes acciones en la combinación «poco tiempo disponible» + «mucha energía disponible», lo que me llamaba poderosamente la atención porque me parecía que era desaprovechar de forma un tanto absurda una de las cuatro combinaciones posibles de tiempo y energía (mucho-mucha, mucho-poca, poco-poca, poco-mucha). Desde que amplié el criterio «energía disponible», la distribución de siguientes acciones entre las cuatro combinaciones es más equilibrada y, sobre todo, me resulta mucho más útil.

Por último, existe una versión reducida de lo anterior, que es usar únicamente un criterio «mucho tiempo + mucha energía». Aunque no uses GTD, si identificas de manera habitual qué tareas precisan de esa combinación de tiempo y energía para optimizar el aprovechamiento de tus recursos y luego desarrollas el hábito de hacer coincidir esas tareas con el momento del día en que tus niveles de energía son máximos, al cabo de poco tiempo observarás un aumento espectacular en tu sensación de logro y aprovechamiento del tiempo.

Hablamos de un hábito sencillo y poderoso: «hacer coincidir tu tiempo y energía disponible con el tiempo y energía que requieren las cosas que tienes que hacer», algo que, por lo general, hacemos francamente mal, la mayoría de las veces porque ni siquiera somos conscientes de ello. Plantéatelo. Imagina que aspecto tendrían tus días, qué te dirías al terminarlos o como te sentirías si introdujeras el hábito de completar todos los días al menos una tarea que requiere tu máxima energía haciéndola coincidir con tus momentos de máxima energía. Estaría muy bien, ¿verdad?

Mentoring: Una Moda de Alto Riesgo

Leía recientemente un artículo en El País, titulado «Póngale un mentor a su carrera», en él que se comentaba el auge que está experimentando el «mentoring», una práctica que, como también dice el artículo, no es nueva. De hecho es bastante antigua ya que, a lo largo de mi trayectoria profesional, yo mismo he contado con un mentor en diversas ocasiones, del igual modo que también he ejercido como mentor en más de una. Por eso, en parte en base a mi propia experiencia, creo que aunque el mentoring puede ser una buena idea en ocasiones, en la mayoría de los casos puede quedarse tan solo en una moda más. Eso sí, una moda de alto riesgo.

La lectura del artículo al que me refiero me ha hecho rescatar de mi «incubadora» una idea para un post que llevaba allí ya algunos años, fruto de una muy interesante conversación que mantuve en su momento con Paz Garde. Tanto Paz como yo nos certificamos como coaches profesionales hace años y hemos continuado nuestra formación en este campo desde entonces, ampliándola a otras disciplinas como, por ejemplo, PNL o coaching de equipos. Además, por nuestro trabajo como consultores artesanos en efectividad personal y organizativa, trabajamos día a día con personas, lo que significa que trabajamos día a día con creencias. La pregunta que en su día me planteaba Paz, y que da lugar hoy a este post, es «¿no podría ser el mentoring una forma de transmitir y perpetuar creencias limitantes confundiéndolas con hechos?».

Para bien o para mal, las personas solemos actuar en función de nuestras creencias. Hacemos lo que hacemos porque creemos lo que creemos. En términos prácticos, esto significa – como oí decir en una ocasión a Mario Alonso Puig – que rendimos al nivel de nuestras creencias, en lugar de rendir al nivel de nuestras capacidades. Las técnicas de coaching, incluyendo la PNL, son útiles porque nos permiten identificar estas creencias – que a menudo aparecen mezcladas y confundidas con hechos y realidades – para poder trabajar sobre ellas y modificarlas según nuestras necesidades.

El riesgo del mentoring, como ocurre con otras muchas herramientas, reside en la persona que hace de mentor más que en la técnica en sí. La diferencia es que la práctica del mentoring es mucho más intrusiva y directiva que la del coaching y, por consiguiente, el riesgo de que cause «daño» es también mayor.

¿A qué riesgo en concreto me estoy refiriendo? Muy sencillo. A estar transmitiendo como informaciones objetivas elementos que en realidad son únicamente creencias del mentor. Evitar este sesgo cuesta mucho esfuerzo y, de hecho, aprender a no manipular ni contaminar con las opiniones propias es una de las competencias de coaching más difíciles de desarrollar para muchas personas.

Transmitir como verdades informaciones que tan solo son creencias es tremendamente peligroso. En entornos VUCA como los actuales, puede suponer un serio problema de cara a la tan necesaria innovación en las organizaciones. El mentoring mal hecho, o sea, un porcentaje considerable del mentoring, viene a agravar uno de los principales problemas ya existentes, y que viene derivado de la propia estructura de las tradicionales organizaciones jerárquicas: el pensamiento único.

El problema del mentoring es que, en los últimos años, ha perdido gran parte de su validez, debido a su falta de adecuación a las actuales circunstancias. Hasta hace relativamente poco tiempo, el mentoring no era tan dañino como lo puede ser ahora y eso compensaba sus virtudes. Antes, el ritmo de cambio del entorno era considerablemente menor. En esas circunstancias, era posible que muchos de los aprendizajes que el mentor podía haber extraído de su experiencia siguieran siendo válidos un tiempo después, en la medida que las condiciones del entorno apenas habían cambiado. Pero esto rara vez ocurre a día de hoy. Las condiciones del entorno cambian constantemente y lo que ayer funcionó, o pudo ser una buena idea, hoy podría no funcionar, o no serlo. De hecho, lo más habitual es que ni funcione ni sea una buena idea.

El problema, es decir, el riesgo real al que nos enfrentamos, es que los mentores suelen ser personas cargadas con una aureola de prestigio, fruto tanto de su dilatada experiencia como de su historial de éxitos. Eso hace que su poder de influencia sobre los pupilos o aprendices sea enorme. Y es muy difícil evitar la tentación de olvidar transmitir con convicción que lo que ayer nos funcionó hoy podría no funcionarnos. Francamente, este nivel de madurez y humildad lo he visto en muy pocos mentores. La mayoría de las personas, la primera yo, nos sentimos muy orgullosas de nuestros logros y nos atribuimos un papel central en la obtención de los mismos. Reconocer que hoy podríamos fracasar si intentáramos repetir ese éxito de ayer, nos resulta particularmente duro.

Otra parte del problema es que el mentoring se confunde a menudo con la formación, cuando se trata de cosas muy distintas. La formación consiste en transmitir información o técnicas que posibiliten un aprendizaje a partir de ellas. Por su parte, el mentoring incluye compartir la propia experiencia de aprendizaje del mentor. Lo que el mentor tiene que entender para no contaminar el proceso de mentoring es que «su» experiencia de aprendizaje no tiene por qué ser «la» experiencia de aprendizaje y como tal debe transmitirlo a su pupilo. Sin embargo, separar lo que son informaciones objetivas de lo que son opiniones y creencias suele ser realmente difícil.

En resumen, el riesgo del mentoring es el de perpetuar creencias, a menudo limitantes, bajo la apariencia de ser hechos ciertos e incuestionables, contribuyendo así a mantener el statu quo en las organizaciones, algo que ataca directamente a su capacidad para evolucionar e innovar. Creo por tanto que hablamos de algo realmente muy serio, más que suficiente como para poder considerar que el mentoring es una moda de alto riesgo.

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