Por qué Planificar es Perder el Tiempo

Planificar es una palabra que encierra diversos significados. Por una parte, planificar significa prever, es decir, «ver con anticipación» para «conocer, conjeturar por algunas señales o indicios lo que ha de suceder» a fin de, entre otras cosas, «disponer o preparar medios contra futuras contingencias». Los tres entrecomillados anteriores son los tres significados que da la RAE para la palabra prever. Por otra parte, también según la RAE, planificar significa hacer plan o proyecto de una acción, es decir, establecer una secuencia ordenada de pasos o hitos que deben cumplirse en una serie de plazos determinados a fin de alcanzar un objetivo concreto en una fecha concreta.

El cerebro humano es una «máquina de planificar». Nuestro cerebro está constantemente procesando la información que llega a él a través de nuestros sentidos y estableciendo hipótesis de actuación a partir de ella. Esto ocurre de forma casi permanente, automática y, la mayoría de las veces, inconsciente. Lo bueno de esta forma de «planificación natural» es que es una «planificación dinámica» o, como yo prefiero decir, una «planificación adaptativa», en el sentido que un plan es válido en la medida que las hipótesis que lo generaron siguen coincidiendo con la realidad que va sucediendo. En el momento en que la realidad contradice alguna de las hipótesis de origen del plan, ese plan se descarta y es sustituido por un nuevo plan, el cual incorpora las nuevas hipótesis generadas a partir de la nueva realidad.

A las personas nos encanta planificar porque planificar nos transmite sensación de control. Cuando tienes un plan, sientes que «está todo controlado» y ello te libera del estrés que va normalmente asociado a los riesgos desconocidos. El problema es que el exceso de control genera descontrol, el descontrol produce estrés y el estrés produce ineficiencia.

Como dice el sociólogo Zygmunt Bauman, vivimos en «tiempos líquidos» o, como se dice últimamente, en «entornos VUCA», es decir, entornos volátiles, inciertos, complejos y ambiguos. ¿Qué sentido tiene planificar en esta nueva realidad?

Si por planificar entendemos pararnos a pensar antes de hacer, para «prever» posibles escenarios, sabiendo en todo momento que son escenarios volátiles e inciertos, es decir, que podrían cambiar o incluso no existir, y que son complejos y ambiguos, es decir, que desconocemos de ellos mucho más de lo que creemos y, sobre todo, mucho más de lo que nos gustaría aceptar, entonces vamos por buen camino. Prever para anticipar posibles situaciones nos ayuda a estar mejor preparados ante ellas y además ayuda a enfriar el pensamiento.

Prever es una actividad de valor añadido por la sencilla razón de que pararnos a pensar antes de hacer nos va a permitir obtener informaciones que son útiles y relevantes para la consecución del resultado deseado. Cuando prevemos, estamos trasladándonos con nuestra imaginación a una serie de futuros escenarios posibles desde los que recabar información sobre qué nos ha hecho falta para llegar a ellos, qué oportunidades hemos aprovechado, qué riesgos hemos sorteado o qué contratiempos hemos superado, por citar algunos ejemplos.

Sin embargo, si por planificar entendemos ponernos a «trazar un plan» en función de lo que queremos que ocurra o de lo que creemos que va a ocurrir, tomándolo además como una referencia a seguir o, peor aún, como un compromiso a cumplir, entonces no vamos a ninguna parte. Como he dicho en muchas ocasiones por aquí, a la realidad le importa poco lo que nosotros queramos o creamos. Es lo que tiene la realidad, que va por libre. Dedicarnos a decidir de forma caprichosa y aleatoria qué va a tener que ocurrir en determinados momentos del futuro es jugar a las adivinanzas y el valor que aporta es nulo.

Prever es un ejercicio de humildad en el que aceptamos que el futuro es imprevisible y que simplemente estamos trazando unas hipótesis de partida que nos permitirán empezar a avanzar, sabiendo que gran parte de lo que ocurra será distinto de lo previsto. Cuando prevemos, sabemos que estamos manejando «estimaciones» en lugar de «decisiones». Planificar es un acto de soberbia en el que, o bien creemos que podemos adivinar el futuro, o bien creemos que podemos decidir el futuro. Hay una tercera posibilidad, la estupidez, es decir, sabemos que planificar es inútil porque no podemos adivinar ni decidir el futuro pero aún así planificamos porque todos los demás lo hacen…

Prever es un ejercicio de realismo en el que consideramos qué acciones hemos de realizar, y en qué secuencia, para llegar a un resultado concreto. Poner fecha a esas acciones, y decidir que las cosas serán de una determinada manera y no de otra, es predecir el futuro. Por eso hay que tener mucho cuidado con qué entendemos por «planificar» y en qué tipo de «planificación» nos apoyamos para conseguir resultados.

Planificar entendido como prever significa que el plan está siempre supeditado a la realidad y por tanto es la realidad la que va definiendo el plan. Planificar entendido como establecer hitos con fechas inventadas significa que la realidad está supeditada al plan y por tanto es el plan el que va definiendo la realidad. Como todo el mundo sabe, lo primero suele ser útil casi siempre y lo segundo casi nunca lo es. Por eso prever es invertir en efectividad y planificar es perder el tiempo.

19 comments to Por qué Planificar es Perder el Tiempo

  • Juanjo Brizuela
    Twitter: juanjobrizuela

    Cómo me gustan los matices de las palabras y qué sentido adquieren en realidad.
    Me ha gustado mucho… porque una vez más nos “pegamos” a la realidad.
    Una pregunta, compañero: “¿Y qué me dices de si es posible modificar la realidad?” … es una pregunta hueca o en cambio entendemos que puede ser posible.
    Abrazote…una vez más, extraordinario 😉

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, compañero. Claro que es posible modificar la realidad pero eso se consigue «haciendo», no «planificando». Planificar es confundir los deseos con la realidad, el «wishful thinking» que dicen los sajones… 😉
      Abrazote!

  • Alfonso Romay
    Twitter: AlfonsoRomay

    Para empezar tengo que decir que demuestras mucha valentía diciendo tan claro y argumentando con claridad algo que tanta gente se niega a aceptar, porque forma parte de su trabajo diario. En mi opinión, el post es acertado en su fondo y planteamiento pero le faltan algún matiz. Porque planificar sirve, pero en situaciones determinadas.

    Lo que planteas es la esencia de la gestión relativa: en situaciones de alta incertidumbre y complejidad (innovar, liderar o emprender, por poner algunos ejemplos) es imposible “predecir el futuro”. Más todavía porque, en muchos casos, somos incapaces de determinar de inicio cuál es el resultado final que pretendemos.

    En mi experiencia, es cada vez más raro que tenemos especificaciones completas o entendamos el dominio completo de un problema en el inicio de un proyecto. No tenemos suficiente información para hacer conjeturas precisas y si nos pasamos el tiempo para recopilar esta información, dedicando un tiempo que apenas es productivo. Otro error muy frecuente es que tendemos a pensar que esas predicciones se mantendrán en condiciones ideales: no sufriremos contratiempos o interrupciones inesperadas, la capacidad calculada para cada persona no sufrirá cambios… Lo cual es, evidentemente, una falacia.

    Si a eso le sumamos lo difícil que resulta acertar, está claro que perdemos demasiado tiempo intentando ADIVINAR cuándo podremos entregar el proyecto o cuánto necesitaremos para una tarea. Hay gente que dice que el principal problema es que las organizaciones no reúnen suficientes datos del pasado y los proyectos existentes para poder tomar decisiones. Personalmente, me cuesta pensar en situaciones donde los datos no aporten más complejidad a esa estimación.

    Por tanto, defiendo que planificar es inútil si pretendes reducir riesgo o incertidumbre, si quieres cumplir hitos y objetivos intermedios, si quieres evaluar qué recursos necesitas. Como bien dices, es incluso contraproducente si lo utilizas como herramienta de control porque, a la larga, nunca conseguirás que tu plan sea un aliciente para mejorar la motivación y el compromiso. Además, el problema de estimar es que tampoco se resuelve con más revisiones, porque los proyectos mutan cuando bajas al detalle y ese error inicial se convierte fatalmente persistente, disperso entre muchas otras prioridades.

    Y aquí entra el matiz: planificar tiene sentido en algunas situaciones determinadas. Tiene sentido planificar cuando sabes qué quieres conseguir y tienes las circunstancias bajo control. En esencia, cuando te enfrentas a un problema conocido (sea simple o complicado – ojo, no complejo-) y puedes aplicar un procedimiento -también conocido- para alcanzar un resultado. Éste es el ámbito de “Doing” de la gestión relativa. Hacer la contabilidad, realizar una presentación comercial, diseñar una web, fabricar una pieza. Son situaciones simples o complicadas, pero donde existen conocimientos y procesos conocidos que puedes aplicar para alcanzar un resultado concreto. Además, donde irás mejorando con más experiencia y práctica. En esos ámbitos tiene sentido planificar.

    Fuera de ese ámbito, pienso que siempre funciona mejor hablar de prototipos que de planificación (se nota la base ingenieril, je). En esos entornos complejos, tengo la percepción que la única forma de estimar “correctamente” es proporcionar un prototipo que se acerque por aproximaciones sucesivas a una solución que, repito, no conocemos de antemano. No se trata de resolver la totalidad del problema (que desconocemos y, probablemente, nunca podamos concretar), ni siquiera una primera solución funcional. Se trata de que cualquier fase del proyecto termine con un prototipo. De esta manera, damos pasos pequeños con objetivos cercanos y bien definidos – y la probabilidad de fallar en esa predicción es mucho menor. Algo muy cercano a la filosofía ‘Agile’.

    Aunque suene a Matrix, se trata asumir que nuestro planificación es un ilusión. Es nuestra percepción de la realidad, no LA realidad.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Alfonso,
      Replico aquí la respuesta que he dejado en el comentario al post que has publicado en relación con tu comentario anterior (jeje, parece un juego de palabras):

      Hola Alfonso. Estoy 100% de acuerdo contigo. Por abreviar, no explicité algo que para nosotros es obvio: existen proyectos «evidentes» y «no evidentes». Los proyectos «evidentes» son los que tú asocias a problemas conocidos. Nosotros, en el caso de los proyectos «evidentes», vamos incluso un paso más allá: industrialízalo!! Para un proyecto evidente, que se plantea de forma más o menos regular, lo más eficiente es contar con una «plantilla maestra de proyecto» que se pueda adaptar a las pequeñas variaciones de ese proyecto. Pero ojo, aquí hablamos de proyectos que «sabemos» cómo son porque ya lo hemos hecho con anterioridad o porque no hay margen para la sorpresa. Planificar cuando «sabes» es eficiente; planificar cuando «crees saber» es perder el tiempo.

  • Javier B

    Excelente lo que hacés! tengo tu blog entre los pocos que día a día tengo que entrar para ver si hay algo nuevo (mientras escribia esto me suscribi) , lo elegí entre un monton de blog y paginas utiles, un monton enserio, filtre y quedo el tuyo. Gracias!!

  • Bueno algo de razón tienes donde se dice que nuestra vida es el resultado de nuestras acciones más que de nuestos planes, pero creo que en acciones concretas, ” perder ” un mínimo de tiempo en planificar, puede ahorrar mucho tiempo después. Eso si, si no pasamos nunca de la fase de planificación, nunca llega la acción, pues seguimos en la nada.

    Buen artículo. Saludos.

  • Información Bitacoras.com

    Valora en Bitacoras.com: Planificar es una palabra que encierra diversos significados. Por una parte, planificar significa prever, es decir, «ver con anticipación» para «conocer, conjeturar por algunas señales o indicios lo que ha de suceder» …

  • […] Escribe José Miguel Bolivar una extensa y bien argumentada entrada sobre  “Por qué planificar es perder el tiempo”. […]

  • […] con la ejecución. Nuestra vida es el resultado de nuestras acciones, no de nuestros planes porque planificar es perder el tiempo. Como decía John Lennon, «la vida es eso que pasa mientras tú haces otros […]

  • […] Sobre los posibles significados de «planificar» y las ventajas y desventajas de cada uno de cara a la mejora de la efectividad.  […]

  • […] respuesta a José Miguel, he dejado un comentario con mi visión sobre el tema, hay mucho que debatir […]

  • […] Escribe José Miguel Bolivar una extensa y bien argumentada entrada sobre “Por qué planificar es perder el tiempo”. […]

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  • […] es confundir los deseos con la realidad, el «wishful thinking» que dicen los sajones… (recomiendo leer su post hablando de ello de manera […]

  • […] En los talleres para la mejora de la efectividad personal que facilitamos en OPTIMA LAB, incluimos una sencilla dinámica en la que demostramos a los participantes – en muy pocos minutos –lo nocivo de inventarse fechas y de otras malas prácticas similares, como planificar. […]

  • […] Con esta forma de trabajar, en vez de intentar adivinar que vas a hacer, adaptas las tareas a las circunstancias externas e internas de cada momento, porqué como bien dice el anuncio, puedes planificar tu vida, pero no puedes controlarla. Yo lo cambiaría por “Planificar es inútil, adáptate a la circunstancias teniendo la previsión adecuada“. […]

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