¿Cómo sería un GTD sin Revisión Semanal? (I)

De todos los que conforman el GTD, de David Allenel hábito de la revisión semanal es probablemente el que más difícil resulta de desarrollar para la gran mayoría de las personas que se acercan a esta metodología.

Como seguramente ya sabrás si lees habitualmente este blog, llevo más de dos años trabajando, con la ayuda de mi colegas de la red OPTIMA LAB, en el desarrollo de una nueva metodología de efectividad personal: OPTIMA3. Parte del trabajo que estamos realizando va encaminado a ampliar y completar los principios productivos universales en los que se sustenta GTD, así como a encontrar nuevas y mejores formas de aplicarlos, con el fin de facilitar cada vez más tanto su comprensión como su aprendizaje y uso sostenido.

GTD es una metodología fantástica que ha cambiado la vida de muchas personas, entre las que me incluyo. Los principios productivos en los que se apoya GTD son universales, ya que son válidos y aplicables para cualquier persona, independientemente de su edad, género, ocupación, etc. En su lado negativo, como bien saben quiénes han implantado o intentado implantar la metodología, su aprendizaje y puesta en práctica plantea algunas dificultades importantes. Veamos a qué se debe esto y cómo podríamos solucionarlo.

Los principios productivos en los que se basa GTD, es decir, «qué» hay que hacer para mejorar nuestra efectividad personal, son indiscutibles. Sin embargo, las maneras concretas que propone David Allen de poner en práctica esos principios productivos, es decir, «cómo» aplicar esos «qué», sí son discutibles, ya que son simplemente una opción – la que Allen ha elegido – de entre otras muchas posibles. En general, la opción que plantea Allen suele ser la mejor. Pero en algunos casos, o bien Allen nunca ha llegado a proponer un «cómo» en concreto o el «cómo» que ha propuesto podría mejorarse.

La revisión semanal es sin duda uno de estos «cómo» susceptibles de mejora. En mi caso concreto, fue el hábito que me trajo de cabeza durante más de año y medio hasta que conseguí desarrollarlo y aún así, siguió siendo mi talón de Aquiles durante años.

¿Qué hace que la revisión semanal dé tanta pereza y se le «atragante» a tanta gente? En mi experiencia, son varios los factores que influyen. Por una parte, la «mezcla» de actividades diversas con propósitos distintos. Al cerebro, las mezclas le dan pereza, ya que le obligan a hacer un trabajo extra para aclararse y centrarse. La revisión semanal es una gran mezcla, puesto que, según Allen, es un ejercicio que conlleva:

  • Despejar, es decir, recopilar todo lo que quede por ahí suelto, procesarlo y organizarlo. Esta actividad persigue que «todo» lo que se ha ido quedando fuera del sistema desde la última revisión semanal, por la razón que sea, vaya a parar al sistema.
  • Actualizar, es decir, revisar y poner al día todo lo que ya estaba en tu sistema. Esta actividad persigue que el sistema quede actualizado al 100%, es decir, que refleje fielmente la realidad del momento y esté preparado para su uso posterior. Es el equivalente a reestrenar GTD todas las semanas.
  • Ser creativo, es decir, aprovechar la visión global que te proporcionan los dos pasos anteriores para capturar nuevas ideas y también para iniciar nuevos proyectos. Personalmente veo poco sentido a esta parte y aún menos a como la plantea Allen en términos de creatividad.

Derivado del gran volumen y de la mezcla de actividades, la revisión semanal se convierte en una tarea larga y pesada, que con facilidad puede llegar a las dos horas. Además, y para hacerlo aún más difícil, el proceso que propone Allen supone ir de lo más operativo a lo más estratégico, de tal modo que cuando llegas a la parte estratégica final, tus niveles de energía mental ya están casi agotados, con lo que la pereza de hacer algo al respecto se multiplica.

Por mi parte, llevo ya bastante tiempo experimentando con gran éxito una propuesta alternativa a la de Allen, que consiste en dividir en dos partes la revisión semanal, en función de la naturaleza de las actividades englobadas en cada una de ellas.

El principio productivo fundamental sobre el que se propone el hábito de la revisión semanal es «la información, para ser fiable, debe estar completa y mantenerse actualizada». Todo el mundo está de acuerdo con esto. Si aplicamos este principio productivo fundamental a la «mente extendida» que es GTD, podemos extraer dos conclusiones:

  1. Para ser fiable, nuestro sistema GTD debe estar completo, es decir, todo tiene que ir a parar al sistema.
  2. Para ser fiable, nuestro sistema GTD debe estar actualizado, es decir, todo lo que hay en el sistema debe estar al día.

David Allen parte de la premisa de que ambos aspectos de la revisión deben coincidir en el tiempo, es decir, durante la revisión semanal, pero esto es una premisa errónea y que además se contradice con lo que dice el propio Allen. Me explico.

Allen habla de la revisión semanal como una propuesta equilibrada entre la máxima fiabilidad que produciría revisar todo el sistema todos los días y el coste de eficiencia que supondría hacerlo. El incremento de eficiencia que supone revisar la totalidad del sistema solo uno de los siete días compensa con creces la ligera pérdida de fiabilidad que ello conlleva, ya que en ningún caso afecta a la estabilidad del sistema a largo plazo. Luego, para Allen, una cierta pérdida de fiabilidad no sólo tiene sentido sino que es recomendable en aras de una mayor eficiencia.

Mi tesis de partida al comenzar con mi forma actual de revisar el sistema comparte principios con la de Allen: tiene sentido fraccionar la revisión semanal en la medida que ello conlleve un incremento de eficiencia que justifique la posible pérdida de fiabilidad, siempre que esta pérdida se mantenga dentro de lo aceptable para no afectar a la estabilidad del sistema a largo plazo. Dicho de otra forma, «si reduzco de forma significativa el tiempo que dedico a la revisión semanal, sin que ello afecte de forma sensible a la fiabilidad de mi sistema, habré logrado mi objetivo».

Por otra parte, es importante entender que del planteamiento en tres fases que hace Allen dista mucho de ser único. Hay otras alternativas posibles a la hora de dividir las actividades que se realizan durante la revisión semanal. Por ejemplo, en lugar de «despejar», «actualizar» y «ser creativo», podemos dividirlas según su propósito, es decir, entre las encaminadas a «traer el pasado al sistema» y las que buscan «preparar el sistema para el futuro».

  • «Traer el pasado al sistema» significa que el sistema esté completo y actualizado en cuanto a lo que ha ocurrido desde la última revisión de este tipo hasta el momento presente. En la práctica, incorpora la parte de «despejar» de Allen y solo una fracción de «actualizar», que es la encaminada a «tachar» lo ya completado de los contextos y la lista a la espera, pero sin añadir nada nuevo. Se trata de que «sea todo lo que está» en el sistema, aunque todavía «no esté todo lo que es». El «actualizar» de Allen incluye ambas cosas pero requiere mucho más tiempo y esfuerzo.
  • «Preparar el sistema para el futuro» significa que el sistema esté actualizado en cuanto a lo que tiene que pasar desde el momento presente de cara al futuro e incluye también un ejercicio de proactividad, que Allen no plantea y del que «ser creativo» es tan solo una parte. En la práctica, incorpora la parte de «actualizar» que tiene que ver con revisar el calendario, el archivo de seguimiento, los proyectos y la incubadora, a fin de añadir siguientes acciones al sistema. Según mi planteamiento, esta parte incluye «ser proactivos», que va mucho más allá de «ser creativos» y me parece considerablemente más valioso. El «ser creativo» de Allen es tan solo uno de los posibles «cómo» de «ser proactivo».

Dividir la revisión semanal en dos bloques independientes, aunque necesariamente próximos en el tiempo, ha supuesto una reducción significativa de la pereza que antes me suponía este hábito. Además, tal y como preveía, ha supuesto una ganancia de eficiencia, ya que ahora tardo mucho menos en hacer la revisión semanal. La parte del «traer el pasado al sistema» suelo hacerla el viernes por la tarde, momento en que mis niveles de energía son ya bajos, mientras que la de «preparar el sistema para el futuro» la hago el sábado o el domingo por la mañana, con unos niveles de energía mental óptimos para ello. Me cuesta menos, se disfruta más y lleva menos tiempo.

Y por si todo lo anterior fuera poco, frente a mi expectativa inicial de una ligera pérdida de fiabilidad a favor de un aumento de eficiencia, lo que ha ocurrido ha sido todo lo contrario. Como la calidad de mi revisión ha mejorado, al poder dedicar un nivel óptimo de energía a la parte más estratégica, la fiabilidad del sistema, lejos de disminuir, ha aumentado considerablemente.

Para finalizar, compartir contigo un secreto. Aunque este nuevo planteamiento de revisión del sistema está arrojando hasta ahora excelentes resultados, estoy convencido de que aún se puede avanzar más. Ya te contaré más detalles en la segunda parte de este post.

17 comments to ¿Cómo sería un GTD sin Revisión Semanal? (I)

  • Juan Carlos Hoyos Posada

    Bienvenida OPTIMA3, eso lo esperaba hace un tiempo, muy buen post y a la espera de la segunda parte.

    Excelente explicación, espero implantar muy rápido lo que publiques.

  • David Sánchez
    Twitter: dasanru

    Comparto completamente tu visión de la revisión semanal. En mi caso, sin duda Uno de los hábitos que más pereza me provocaban. Y lo digo en pasado porque sigo una sistemática muy similar: en un momento del fin de semana actualizo el sistema recopilando, procesando y organizando, y en otro momento del fin de semana lo reviso con la intención de mantenerlo vivo y proactivo de cara al futuro.

    En mi caso, lo que me llevó a funcionar de esa manera fue la dificultad de disponer de un tiempo suficiente de energía alta durante el fin de semana para dedicarlo a la revisión semanal. Sin embargo, si me era posible contar con espacios más cortos de tiempo con esa energía sin descuidar otros asuntos. Esa realidad me hizo plantearme si la efectividad de la revisión semananal se vería afectada al “deslinealizar” en el tiempo la ejecución de sus distintos pasos. El resultado fue tan satisfactorio que no solo no se vió afectada la efectividad sino que la motivación a revisar el sistema mejoró.

    Por otro lado, un post para enmarcar. De los mejores que te he leído sobre la revisión semanal. ¡Enhorabuena! 😉

  • Como siempre, muy interesantes reflexiones. Ya he leído el post tres veces y hay muchas cosas que todavía tengo que pensar un poco más.

    Lo que tengo claro es que la revisión semanal es un problema para la mayoría de los GTDistas. No solo por el tamaño de la actividad, sino también porque incorporar un hábito con una frecuencia semanal es más complicado que crear hábitos diarios. Esto es una de las razones para que he trasladado la revisión de mis proyectos a la rutina diaria (cada reviso algunos proyectos) y así minimizar el tiempo necesario para hacer el mantenimiento semanal en mis listas (actualmente unos 15 minutos).

    Podemos decir que yo también he dividido mi revisión en dos partes, pero he elegido hacerlo por nivel de perspectiva. Podemos pensar otras divisiones, por ejemplo la tuya basada en la linea del tiempo, aunque no lo veo claro. Desde mi punto de vista, el propósito de cualquier sistema de productividad es estar preparado para el futuro y por tanto la acción de ‘traer el pasado al sistema’ por definición forma parte de ‘preparar el sistema para el futuro’. El propósito de revisar las citas de la semana pasada en mi agenda es exactamente el mismo que el propósito de revisar las citas de futuras citas: identificar acciones que todavía no están registradas. No veo lógico separar estas dos pasos en dos revisiones separadas.

    Hay dos frases en tu post que han saltado mis alarmas: “Los principios productivos en los que se basa GTD […] son indiscutibles” y “El principio productivo fundamental […] es «la información, para ser fiable, debe estar completa y mantenerse actualizada». Todo el mundo está de acuerdo con esto”. Siempre cuando leo este tipo de afirmaciones, me pregunto si realmente es así.

    En cuanto a los principios detrás de GTD, me gustaría saber cuáles son exactamente estos principios, porque en el libro sólo hay tres (capturar, definir la próxima acción y enfocar en resultados). David Allen ha desarrollado su método al revés: primero ha definido unos hábitos y luego ha intentado justificar algunas partes de su método con una selección de literatura científico, pasando por alto el hecho que bastantes partes de su método quedan injustificables y ignorando además estudios que demuestran que hay problemas cognitivos que no están cubiertos por GTD o incluso estudios que demuestran que partes de GTD no funcionan. Es decir, podemos discutir mucho sobre los principios de productividad.

    En cuanto a la segunda afirmación, no lo sé. Hablamos mucho de la necesidad de tener un sistema fiable para gestionar los compromisos. Pero si el mundo cambia constantemente, ¿no implicaría esto que la información fiable no existe? Y para ser fiable, ¿es necesario tener toda la información?

    Gracias José Miguel, para ponernos a pensar y reflexionar. Creo que todavía hay muchas cosas que no sabemos y que están pendientes de probar. Estaré esperando tu segundo artículo sobre la revisión semanal, porque es un tema muy interesante…

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Jeroen.
      La división que yo propongo tiene que ver poco con la línea de tiempo 🙂 Por otra parte, estoy completamente de acuerdo contigo en que el propósito del cualquier sistema de productividad es estar preparado para el futuro. Creo sin embargo que la discusión es otra, algo más compleja. Se trata en realidad de cuantificar el grado de «readiness», que evidentemente es distinto nada más terminar de revisarlo todo que tras varios días de uso.
      Respeto que no veas lógico la división que propongo pero discrepo con la interpretación que haces de mi propuesta. Si tomamos como ejemplo un día cualquiera en el uso del sistema, el grado de «readiness» será generalmente inferior al 100%. Habrá cosas recopiladas pero sin procesar y muy probablemente habrá cosas en las distintas listas que ya estén completadas. Y esto es normal y natural, sin que afecte al sistema. El problema surge si esa situación no se «reinicia» cada cierto tiempo, porque entonces la «degradación natural» del sistema acaba llegando a tal límite que deja de ser un sistema fiable. Separar el proceso de «reinicialización» en «asegurarme de que esté todo en el sistema» y luego «poner todo a punto para el máximo rendimiento» es una forma tan natural como cualquier otra.
      Por otra parte, en el libro de Allen aparecen de forma explícita una serie de principios y otros muchos lo hacen de manera implícita. Por ejemplo, el principio de «lo que no se revisa con la frecuencia suficiente no es suficientemente fiable» es la base de la revisión del sistema. No hace falta que Allen lo ponga por escrito porque es de puro sentido común. También me gustaría saber qué estudios demuestran que partes de GTD no funcionan, qué partes son y, sobre todo, quién ha hecho y cómo esos estudios…
      Y claro que podemos discutir todo lo que queramos sobre los principios de productividad pero, por mucho que los discutamos, van a seguir siendo los mismos. Por eso son principios universales, como el «principio de inercia» de Newton. Podemos estar de acuerdo o no porque da igual 🙂
      Por último, «fiable» es algo cuyos límites debe definir cada persona. No sé si existe o no la información fiable al 100% pero sin duda, al menos para mí y para muchas otras personas, si existe información «suficientemente fiable». Y para que sea «suficientemente fiable», tiene que ser «suficientemente completa» y estar «suficientemente actualizada» (en el post utilicé una versión resumida, obviando los «suficientemente», al igual que he omitido «suficientemente correcta y libre de errores», ya que entendía que no venía al caso para lo que estaba explicando).
      Gracias a ti de nuevo. Son muchas cosas las que no sabemos pero algunas sí las sabemos y están más que probadas. Y el principio productivo universal «lo que no se revisa lo suficiente, no es suficientemente fiable» es una de ellas. Por eso la ley obliga a revisar los aviones, por ejemplo 😉

  • Magníficas reflexiones José Miguel.

    Solo a través de los principios universales de GTD, y tras su profundo conocimiento, es posible mejorar los como. El intento de mejorarlos sin tener en cuenta esta premisa es de lo que más veces ha provocado mi caída del vagón. Esta práctica de la revisión ofrece versatilidad para los que a veces nos cuesta mantener el hábito de la revisión semanal. Habrá que probarla.

    Enhorabuena por el post, de calidad magistral, y gracias por compartir.

    Un saludo

  • Sin duda alguna, un gran análisis respecto a uno de los temas que más lastra a las personas que se acercan a la efectividad personal. En mi caso, tarde casi dos años en desarrollar el hábito y aún así, a día de hoy, no me fío de ello y mantengo el correspondiente recordatorio en mi sistema. La clave para poder desarrollar hábitos es que «no cueste». Cuando supone esfuerzo el cerebro se cierra en banda y desata el sistema de protección. Lo que propones, como dices, hace frente de forma clara a esta situación, permitiendo hacer «tachable» 😉 la propia revisión, que por cierto, también podría llamarse de otra forma en lugar de «semanal».

    Me han encantado los conceptos de «Traer el pasado al sistema» y « Preparar el sistema para el futuro». Están totalmente alineados con lo que se pretende conseguir con cada una de las fases que propones. También hay que ser eficientes con lo que te permite ser eficiente 😉

    Un abrazo!

  • Qué buenas propuestas innovadas de la revisión semanal, me parece que lo de optima3 viene dando un gran ancho y abriendo nuevas puertas que gtd no dió en absoluto. Un saludo cordial.

  • Estimado José Miguel,

    Me identifico contigo en la siguiente frase: “Además, y para hacerlo aún más difícil, el proceso que propone Allen supone ir de lo más operativo a lo más estratégico, de tal modo que cuando llegas a la parte estratégica final, tus niveles de energía mental ya están casi agotados, con lo que la pereza de hacer algo al respecto se multiplica.”

    Escribiste las palabras que desde hace tiempo vengo intuyendo, pero no sabía por donde estaba la falla, así que tus palabras me vienen como “anillo al dado” al encontrar aquella falla de la revisión semanal que intuía.

    Durante más de 10 años hacía la revisión semanal de Covey, enfocada en lo estratégico (fijar tareas en la semana que estén de acuerdo a tus roles), y me funcionaba, luego hace unos 5 años que pasé a GTD abandoné la revisión semanal de roles, limitándola a una revisión mensual, sin embargo, no tiene el mismo impacto.

    Después de leer tu libro, coloqué la revisión de roles en el check-list de la revisión semanal de GTD, pero como bien dices, mis “niveles de energía mental están casi agotados”, y ya dejaba esa parte. Sin embargo, la conciencia de revisar esos roles (o áreas de atención, como te gusta llamar), ahí estaba, por lo que he procurado retomarlos en la revisión mensual, sin embargo, como decía arriba no tiene el mismo impacto.

    Probaré tu solución de dividir la revisión semanal en dos, esa división la empecé a intuir hace poco por experiencias recientes en las que tuve que anticipar de día mi revisión semanal, así que al llegar el domingo en la tarde (llevo como 15 años que la suelo hacer en ese momento), era un alivio saber que prácticamente ya la había hecho, así que sólo daba una revisión rápida en algo que faltara actualizar, como el calendario.

    Como te decías, llevo unos 5 años usando GTD, y hasta este año que leí tu libro, cómo me ha aportado eso de la revisión semanal del calendario de la semana anterior para reagendar lo no realizado, así como ver la semana siguiente (tu mencionas que ves 4 semanas adelante, para mis circunstancias solo me es suficiente ver la siguiente).

    Bueno, pues experimentaré con tu propuesta de dividir la revisión semanal en dos, primero la parte operativa y luego la estratégica.

    Un abrazo desde la Ciudad de México,

    Luis X. González
    Twitter: @efectividad360

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Luis.

      A día de hoy he podido comprobar que el camino del aprendizaje de GTD suele plantear casi siempre los mismos problemas a la mayoría de las personas. La forma en que se proponen determinadas partes de la metodología y, en concreto, la mayor parte de lo relacionado con la revisión, es francamente mejorable en mi opinión. Al igual que revisar toda la incubadora todas las semanas es difícilmente conseguible (de ahí me surgió la idea de la lista «Esta Semana No»), tener que hacer toda la revisión semanal de una vez es un planteamiento poco realista a día de hoy y difícilmente justificable.

      Yo también llegué a este «descubrimiento» forzado por las circunstancias. En ocasiones, cuando las limitaciones de tiempo me impedían hacer una revisión completa, prefería revisar «trozos» a no revisar nada. Al comprobar que fragmentar la revisión en partes próximas en el tiempo funcionaba realmente bien, en contra de mis expectativas, comencé a experimentar cuáles serían las posibles formas de llevar a cabo esas fragmentaciones. La que comparto en este post es una de ellas, pero seguiré investigando y es más que probable que haya otras. De hecho, la que compartiré la semana que viene es una idea radical que tengo al respecto y que también quiero probar. Ya te contaré.

      Un abrazo!

  • Hola JM.
    Un gran post sin duda que me plantea dudas sobre si estoy haciendo correctamente mis revisiones. Ya he cambiado mi checklist como 15 veces y no estoy todavía contento con el resultado, siempre acabo la sensación de que he cumplido con el tema operativo, pero que me queda mucho por hacer del tema estratégico. Acabo las revisiones rápido y mal, por lo que tú dices, lo hago el viernes cuando ya no me quedan energías para pensar con claridad.
    Voy a probar a dividir y hacer el viernes la parte de actualizar tareas y tachar proyectos, y dejaré para el lunes la mirada al futuro, con más tiempo y energía.
    Tengo fe en que funcione mejor y sea un pasito más hacia la mejora.
    Muchas gracias por todo y a seguir inspirando.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Samuel. Si este te ha parecido interesante, no te pierdas la segunda parte porque esa sí que es disruptiva en relación a la propuesta original. A mí este planteamiento de dividir en dos la revisión me está yendo tan bien que el año que viene me voy a arriesgar a ir un paso más lejos. Si te animas… 😉
      Un abrazo,
      JM

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