¿Cómo sería un GTD sin Revisión Semanal? (II)

En la primera parte de este post veíamos una posible alternativa a la revisión semanal, el hábito de GTD que más difícil resulta de desarrollar para la gran mayoría de las personas que se acercan a esta metodología.

En esta segunda parte vamos a ir un paso más allá, con una propuesta mucho más radical que la anterior. En este caso, se trata todavía de un proyecto en su fase inicial y al que aún le falta mucho en cuanto a desarrollo y experimentación. De todos modos, como es un proyecto real y forma parte del trabajo de investigación que desde hace años estamos realizando en OPTIMA LAB de cara al desarrollo de la metodología OPTIMA3, he creído que podría resultar de interés compartirlo aquí.

Como explicaba en el post anterior, el principio productivo universal sobre el que se apoya la revisión semanal de GTD es «lo que no se revisa lo suficiente, no es suficientemente fiable». Partiendo de esta base, se trata de ver si la única forma de que un sistema como GTD esté «suficientemente revisado» es haciendo una «revisión semanal completa» del mismo.

Buena parte de la primera mitad de mi carrera profesional transcurrió en el área de logística. Durante esta etapa, una de mis responsabilidades fue – directa o indirectamente – el control de inventarios. Las diversas unidades de negocio de Soporte Técnico de HP dependían de la fiabilidad de dichos inventarios para poder llevar a cabo su trabajo, hasta el punto de que poder garantizar a los clientes que los materiales necesarios estarían disponibles en todo momento era parte de la propuesta de valor. Por si desconoces el mundo de la logística, que la información que aparece en los sistemas informáticos coincida con el contenido físico real de los almacenes es, además de indispensable, mucho más difícil de lo que pueda parecer.

El equivalente en logística a «revisar completamente un sistema GTD» se llama «hacer inventario». Ambos procesos persiguen lo mismo: asegurar la fiabilidad del sistema para que puedas hacer lo que tienes que hacer con tranquilidad y confianza.

Sin embargo, mientras que en GTD se propone una única forma de conseguir esta tranquilidad y confianza, mediante el hábito de la revisión semanal, en logística existen diversas alternativas. Este hecho fue el punto de partida de esta propuesta que hoy comparto contigo ya que, pensando un día sobre ello, me planteé la pregunta: «si en logística hay otras alternativas válidas, ¿podría haberlas también en GTD?».

En control de inventarios, el equivalente a la revisión semanal de GTD se llama «wall to wall inventory», es decir, un inventario físico del contenido de los almacenes «de pared a pared». Como puedes imaginar, este tipo de inventarios, además de suponer una verdadera «paliza» física, tienen un impacto muy importante en la operativa diaria, ya que hay que interrumpir la actividad mientras se cuentan las referencias. Por este motivo, y aunque hay variantes que suponen hacer dos, tres e incluso cuatro inventarios físicos al año, lo más habitual es que los conteos físicos se hagan solamente una vez al año. Esto plantea un problema adicional y es que, como la fiabilidad de la información se va degradando progresivamente desde el instante mismo en que se finaliza el inventario, al cabo de unas semanas dicha fiabilidad queda ya lejos de la inicial.

Los inventarios completos suelen hacerse en entornos en los que la fiabilidad de la información es importante solo hasta cierto punto, bien porque la naturaleza del inventario hace que las consecuencias de la falta de fiabilidad sean menores, bien porque la operativa diaria hace fácil detectar discrepancias y corregirlas sobre la marcha. En estas circunstancias, el motivo por el que realmente se hace un inventario completo suele ser por razones de auditoria y financieras.

Sin embargo, en otros entornos, la fiabilidad sí que juega un papel esencial y aquí hay que poner en marcha otro tipo de iniciativas que permitan, simultáneamente, mantener un alto grado de fiabilidad de forma permanente y reducir al máximo el impacto en la operativa. En estos casos se recurre a lo que se denomina conteo cíclico.

Hay diversas formas de plantear un conteo cíclico. Sin embargo, la mayoría de ellas son fórmulas que tienen en cuenta factores como la demanda, el uso o el coste. Lógicamente, cuanto mayor es la demanda de una referencia, más fácil es que se produzcan errores que la afecten. Por otra parte, cuanto mayor es el valor de una referencia, mayor es el impacto relativo que causa en el valor total del inventario. De todas estas posibles formas de plantear un conteo cíclico, las más habituales son las basadas en análisis ABC, bien por uso/demanda, bien por valor, bien por una combinación de ambos factores. En todos estos casos, el principio productivo universal es el mismo: «hay que revisar más a menudo lo que más afecta a la fiabilidad».

¿Cómo podríamos aplicar el conteo cíclico y el análisis ABC a la revisión semanal que propone GTD?

El análisis ABC es relativamente sencillo. Por ejemplo, podemos asignar un valor relativo a la revisión de cada una de las categorías organizativas de GTD, en función de su impacto en el sistema. Así, parece que la agenda o calendario o las acciones prioritarias son las que mayor impacto van a tener. En una segunda categoría, tendríamos los resultados, las acciones futuras y las acciones delegadas. Y, por último, nos quedarían las posibilidades. En cuanto a frecuencia de uso, en un primer bloque tendríamos las acciones prioritarias y las acciones delegadas, en un segundo bloque la agenda o calendario, los resultados y las acciones futuras y, en el tercer bloque quedarían nuevamente las posibilidades. Esto es solo una propuesta de las muchas posibles.

La propuesta concreta que yo voy a empezar a probar a partir de enero, como alternativa a la revisión semanal «de pared a pared» que plantea GTD, será como la siguiente o muy parecida:

  • Revisión constante:
    • Todos los contextos, continuamente para decidir qué hacer y al menos una vez al día para ver qué hay en ellos.
    • Agenda o calendario, días anteriores, día actual y próximos días.
    • Acciones futuras en los próximos días.
  • Revisión de alta frecuencia, según volumen y ritmo de cambio:
    • Acciones delegadas.
    • Resultados.
  • Revisión de baja frecuencia:
    • Agenda o calendario, próximas semanas.
    • Acciones futuras, próximas semanas.
    • Posibilidades.

La revisión constante está estrechamente relacionada con el uso diario del sistema «para decidir qué hacer», por lo que esta propuesta, en términos prácticos, solo supone añadir la revisión de las acciones futuras, lo que puede suponer cinco minutos más al día como mucho.

En cuanto a las revisiones de alta frecuencia, a día de hoy ya reviso una parte de las acciones delegadas y de los resultados cada pocos días, por lo que, en realidad, estamos hablando de dedicar unos diez a quince minutos más dos o tres veces a la semana.

Por último, la revisión de baja frecuencia de la agenda o calendario y de las acciones futuras a largo plazo, junto con la revisión de las posibilidades, ya la hago y supone de treinta a cuarenta y cinco minutos, aproximadamente una vez a la semana.

Las cifras acumuladas para la semana quedarían así: unos treinta minutos más en la revisión constante, de treinta a cuarenta y cinco minutos más en las revisiones de alta frecuencia y de treinta a cuarenta y cinco minutos en las revisiones de baja frecuencia. Esto viene a suponer entre hora y media y dos horas por semana, lo mismo que supone actualmente una revisión semanal «de pared a pared», pero con la enorme ventaja de que la fragmentamos, convirtiéndola en una serie de acciones altamente «tachables», de entre cinco y cuarenta y cinco minutos máximo de duración cada una, en lugar de las dos horas aproximadas que suele suponer la propuesta de GTD.

Otra ventaja es que el carácter «semanal» de la revisión desaparece. Por comodidad puede mantenerse esa frecuencia pero en realidad las revisiones de baja frecuencia pueden hacerse cada siete días, o cada cinco o cada diez. Lo que de verdad importa es hacerlas de forma habitual.

Una ventaja adicional es que «rompe» el dilema entre «revisión diaria» o «revisión semanal» que plantea GTD y qué no acaba de encajar con la realidad que conocemos de las acciones delegadas y los resultados. Por lo general, estos dos grandes bloques no necesitan revisarse a diario pero semanalmente es, a menudo, demasiado poco.

Como ya habrás notado, estamos hablando de un modelo adaptable a la realidad de cada persona. Conversando sobre este proyecto con mi buen amigo y colega Antonio José Masiá, comentábamos que un alto directivo, por ejemplo, probablemente necesite revisar sus acciones delegadas de forma «constante», es decir, a diario; las posibilidades con «alta frecuencia», probablemente cada dos o tres días; y los resultados con «baja frecuencia», tal vez cada cinco o seis días.

Lo verdaderamente importante es tener siempre presente el principio productivo según el cual tenemos que «revisar más a menudo lo que más afecta a la fiabilidad» porque, mientras los principios se apliquen, cómo implantarlos es secundario.

Así que, aunque vamos a probar a fondo todo esto antes de confirmar la teoría, presiento que estoy muy próximo a decir adiós para siempre a la revisión semanal de GTD tal y como la conocemos. Y eso me llena de satisfacción 😀

14 comments to ¿Cómo sería un GTD sin Revisión Semanal? (II)

  • Estimado José Miguel,

    Por lo que veo es una teoría de la revisión a nivel operativo, echo de menos la revisión de la parte estratégica.

    En tu anterior post decías: “el proceso que propone Allen supone ir de lo más operativo a lo más estratégico, de tal modo que cuando llegas a la parte estratégica final, tus niveles de energía mental ya están casi agotados”.

    Así que, ¿dónde dejarías la revisión del nivel estratégico? Para lo que se necesita el sosiego y que el día a día no lo permite.

    Por lo demás, me agrada la idea de “trocear” la revisión semanal de GTD.

    Un abrazo,

    Luis X. González
    Twitter: @efectividad360

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Luis,
      En la frase que comentas, por «lo más operativo» me refiero la parte de la revisión que tiene que ver con poner el sistema al día («despejar») y por «lo más estratégico» me refiero a la parte que tiene que ver con preparar el sistema para la semana siguiente («actualizar»). En el primer caso hablamos de actividades como procesar las bandejas y tachar cosas de las listas, mientras que en el segundo hablamos de actividades como revisar la lista de proyectos y la incubadora. En el modelo de Allen, la parte estratégica es la de «ser creativo» que, como comentaba en el post anterior, a mí no me convence mucho.
      Por otra parte, en GTD hay tres tipos de revisión distintos, cada uno de los cuales requiere un tipo de atención concreta. Mezclar actividades que exigen tipos de atención distintos es en mi opinión un error metodológico.
      Cuando reviso mi sistema para decidir qué hacer en ese momento, estoy empleando una atención ejecutiva, orientada a la acción.
      Mi propuesta anterior es una propuesta de revisión para mantener la fiabilidad del sistema, nada más. Por tanto, aunque tenga una parte más operativa y otra más estratégica, es una revisión completamente operativa. Para ello, necesito – igual que para procesar – una atención analítica, que me permita saber qué significa para mí todo aquello y qué tengo que hacer al respecto.
      La revisión estratégica propiamente dicha es la que guarda relación con la proactividad y es algo que tiene que ser tratado por separado, ya que requiere de un tercer tipo de atención, la atención reflexiva, con la que «preveo» y pienso a medio y largo plazo. La revisión estratégica es algo que, en mi opinión, no tiene sentido «rutinizar», ya que va a depender, entre otras cosas, de que nuestra sensación de «control» sea la necesaria para poder hacerla.
      Habrá un post sobre esto.. 😉
      Un abrazo.

  • Jordi Sánchez
    Twitter: jordi_sanchez

    Creo que casi sin saberlo he estado haciendo algo parecido durante los últimos meses, pero con algunas de las categorías en revisiones distintas (por ejemplo, no reviso las acciones futuras en mi día a día).

    Hay algo que me gusta especialmente de la propuesta que haces para olvidarnos de la revisión semanal, y es que la revisión que propones no es cerrada sino que cada uno debería poder adaptar qué categorías revisa en cada una de las revisiones.

    Evidentemente GTD puede servir para todos, pero cada trabajo y cada vida tiene unas circunstancias que no son cerradas y, como bien dices, no será la misma revisión la que puedo hacer yo que la que puede hacer un alto directivo.

    Está claro que la solución es tener un modelo adaptable a la realidad de cada persona, y vuestra propuesta nos empieza a acercar a ello.

    Lanzo pregunta: estas “nuevas” revisiones, ¿creéis que deben estar fijadas en agenda cada X días, o hacerlas cuando creemos necesitarlo?

    Gracias por compartir vuestra experimentación, José Miguel.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Jordi.
      Creo que este nuevo enfoque de la revisión debe seguirse con disciplina al vez que con flexibilidad. Flexibilidad significa, por ejemplo, que las revisiones de alta frecuencia se pueden hacer, digamos, cada dos o tres días pero no cada seis o siete, puesto que dejarían de ser «de alta frecuencia». Pero el que una semana sea cada dos días y la siguiente sea cada tres no solo es posible, sino que seguramente va a ser lo más probable.
      El riesgo de este planteamiento flexible es que la falta de una rutina fija nos lleve al abandono del hábito. Se trata por tanto de establecer una rutina que en lugar de trabajar con fechas trabaje con rangos, es decir, en lugar de «cada X días» sería «cada X o Y días», pero Y es un «hard limit», como lo sería «X» en el primer caso.
      En cuanto a la idea de fijar estas revisiones en la agenda, eso sería planificar y planificar, en este sentido, es perder el tiempo 😉
      Un abrazo.

  • Por decirlo de un modo efectivo, ¡gracias!

  • Tomás Martínez

    Hola José Miguel,

    Me parece muy interesante lo que planteas con todo esto de la revisión semanal ya que a mí se me suele atragantar la parte creativa de la misma porque llego “fundido” a la última parte y tengo ganas de acabar, por lo que acabo revisándolo todo más a prisa y corriendo de lo que empiezo.

    Me surge una duda ya que yo no lo hago en mi revisión semanal, ¿A qué te refieres con acciones futuras? ¿Son aquellas que incluyes en “Esta Semana no”?

    Un saludo!

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Tomás.

      Las «acciones futuras» son las que están en el «archivo de seguimiento», para que te ubiques 😉

      Por acciones futuras nos referimos a acciones que son «siguientes acciones» y con las que ya te has comprometido a hacer algo (si no, estarían en la «incubadora»). Sin embargo, aún no puedes hacer nada al respecto porque tienes que esperar a que llegue una «fecha futura».

      Un ejemplo. Te llega un mail diciendo que un espectáculo que llevas meses deseando ver llega a tu ciudad. Tú quieres ir a verlo. Lo tienes más que decidido. Por tanto, tu siguiente acción sería «comprar X entradas para el espectáculo Y». Si las entradas estuvieran ya a la venta, esa siguiente acción iría a parar a un contexto (@recados, si las vas a comprar físicamente en la calle; @teléfono, si vas a hacerlo por venta telefónica u @ordenador, si las vas a comprar por Internet).

      Peeeero, si las entradas «aún» no están a la venta, esa siguiente acción «aún» no puede estar en un contexto, sino que tendría que estar en el «archivo de seguimiento». Este contenedor puede implementarse de diversas formas. Una de ella sería vía un recordatorio en la agenda o calendario. En este caso te irías al día que salen a la venta las entradas y anotarías «Ya se pueden comprar las entradas para el espectáculo Y». Otra forma, si usas un gestor de tareas electrónica, es usar el campo «fecha de inicio» de la tarea.

      Espero haberte aclarado un poco el tema.

      Un saludo!

  • Me alegra enormemente que empecemos a “derrumbar” estandartes de GTD que parecían indestructibles.

    El sistema que planteas me parece muy acertado, sobretodo porque entra en juego la flexibilidad, cosa que ayuda a que se ajuste a más realidades.

    Personalmente, por mi “ritmo de vida”, nunca he podido hacer una revisión semanal de forma rígida tal como se plantea en GTD, así que decidí flexibilizarla, quedando algo muy parecido a lo que planteas.

    Lo que hay que tener en cuenta es que hacer este tipo de revisión requiere mucho compromiso con uno mismo, pero ¿acaso no se trata de eso la productividad?

    ¡Saludos!

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Totalmente de acuerdo, Marco. Este tipo de revisión exige aún más disciplina y mayor compromiso que el planteamiento original, aunque pueda resultar paradójico.

      Por otra parte, el «conteo cíclico» de inventarios solo es aplicable a inventarios con un alto nivel de fiabilidad, es decir, si el inventario está «descuadrado», no queda más alternativa que hacer un «wall to wall». Esto significa que, traído a nuestro campo, este tipo de variaciones sean aplicables, en la práctica, solo para usuarios que ya cuentan con un sistema razonablemente estable. Aplicar estos «inventos» a nivel novato, en lugar de ayudar, probablemente se vuelvan en contra.

      Saludos!

      • Es posible que el modelo sea fácilmente aplicable a personas que ya tengan un sistema sólido, pero seguramente este tipo de sistema más flexible puede ayudar a personas con un perfil mas “creativo” a implementar un sistema de productividad.

        Una revisión semanal “rígida” puede ser fuente de mucha frustración, cosa que puede desembocar en un abandono en el intento de implementar un sistema de productividad.

        Por cierto, creo que no he tenido la ocasión de comentarte que tu libro sobre productividad personal es de los libros que me parecen más reveladores. Así que, ¡Mil gracias por tu libro!

        • José Miguel Bolívar
          Twitter: jmbolivar

          Muchas gracias, Marco. Me alegra que te haya parecido uno de los libros más reveladores! 🙂

          Con relación a lo que comentas, ese es precisamente el problema a resolver: cómo flexibilizar el hábito de la revisión semanal sin que pierda efectividad.

          Un saludo.

  • […] de hacer una revisión ‘de pared a pared’. Hace unos meses, José Miguel Bolivar compartí su manera de trocear la revisión semanal en revisiones más […]

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