#cienciaGTD: Por qué necesitamos registrar información «accionable»

Siguiendo con el análisis del paper de Heylighen y Vidal, otro de los principios productivos básicos en los que se apoya GTD es que debemos registrar la información de forma «accionable» siempre que sea posible, es decir, de tal forma que nos estimule a actuar cuando revisemos nuestra memoria externa.

Esta recomendación encaja con la lógica de percepción → acción en la que se apoyan tanto la cognición contextual como el control cibernético. Revisar tu mente externa significa reintroducir en tu cerebro la información que hay en ella, de tal modo que los patrones allí almacenados puedan ser reconocidos por tu memoria a largo plazo.

Si el significado de estos patrones no está claro, tu cerebro necesitará seguir procesándolos, combinándolos con otros patrones relacionados, con la esperanza de que surja algún nuevo patrón en el que todo encaje y, de encontrarlo, sería ese nuevo patrón el que sugeriría una acción específica.

Aunque estos procesos de interpretación son necesarios en situaciones nuevas o complejas, exigen un esfuerzo adicional considerable y, lo peor, sin garantía de éxito, ya que el patrón podría llegar a no surgir. Por lo tanto, para trabajar de forma eficiente, estos procesos de interpretación deben ser evitados en la medida de lo posible o, al menos, llevarse a cabo de forma independiente de las acciones que más tarde tendrán que ser ejecutadas.

GTD recomienda llevar a cabo esta reflexión antes de que el patrón sea registrado en la memoria externa. Si lo hacemos de esta manera, revisar la memoria externa será un ejercicio libre de vaguedades y ambiguedades, así como de la procrastinación que estas generan. En su lugar, el elemento revisado sugerirá directamente la acción a realizar. Esto nos permitirá mantener un flujo de actividad constante, sin necesidad de interrumpirlo para llevar a cabo reflexiones adicionales.

La ventaja de reflexionar antes de registrar el patrón en la memoria externa es que toda la actividad puede llevarse a cabo de forma casi automática, en «modo estigmérgico», en la medida que la lectura de cada anotación va desencadenando de manera inmediata la acción apropiada.

Además, GTD contribuye a hacer los elementos más accionables, clasificándolos en una serie de categorías discretas, cada una de las cuales añade información sobre el tipo de acción específica requerida. Así, por ejemplo, un elemento de la lista de «siguientes acciones» conlleva «hacer», uno de la lista de «proyectos» conlleva «planificar» y uno en la lista «algún día / tal vez» conlleva «reconsiderarlo» nuevamente en algún momento futuro.

Como explican Heylighen y Vidal, la razón por la que necesitamos registrar información «accionable» es que el hecho de usar patrones claros, agrupándolos por categorías que especifiquen la acción requerida, permite a la mente no dudar sobre cuál es el siguiente paso y poder así centrarse únicamente en ejecutarlo.

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