#cienciaGTD: Cómo puede GTD apoyar el trabajo colaborativo

GTD fue originalmente concebido como un método para mejorar la productividad del trabajo del conocimiento en el ámbito individual. Sin embargo, como apunta Allen en varios de sus libros, su aplicación en un entorno organizativo produce también indudables beneficios colectivos.

Esta afirmación tiene mucho sentido porque, si todas las personas en una organización pasan a ser más eficientes, el grupo en su conjunto se beneficia de ello.

Uno de los objetivos concretos de GTD es hacer que el trabajo individual pase a ser más fiable o, lo que es lo mismo, más digno de confianza para la propia persona. Esto se consigue gracias a que se reduce el riesgo de incumplir los compromisos adquiridos – propios o con otras personas – de forma más o menos habitual. Como consecuencia de esta «fiabilidad aumentada», es decir, si es menos probable que olvidemos o pospongamos las promesas que hemos hecho a nuestros colaboradores, parece lógico esperar que nuestros colaboradores tengan más confianza en nosotros y en nuestras contribuciones.

Si ahora este cambio lo extendemos al resto de la organización, tendremos que todas las personas de la organización pasarán a ser más fiables – tanto para sí mismas como para los demás – en relación al grado de cumplimiento de sus compromisos. Cuando este cambio se produce, la organización en su totalidad funciona de forma mucho más eficiente, ya que se beneficia de este incremento de confianza, aparecen nuevas sinergias y aumenta el capital social. Como beneficio adicional, la organización será también mucho menos vulnerable a la fricción, el conflicto y la confusión.

Al margen de lo anterior, y como ventaja añadida a estos «efectos colaterales» de GTD,  es fácil imaginar más contribuciones directas a la eficiencia organizativa, si extendemos al trabajo colaborativo los mismos principios cibernéticos y cognitivos sobre los que se apoya GTD. Para hacerlo, podemos seguir profundizando en el paradigma de la estigmergia, un modelo propuesto originalmente para describir la organización colaborativa de ciertos insectos sociales, como por ejemplo las hormigas, pero de completa validez para cualquier entorno colaborativo.

Una de las ventajas de externalizar la información en el entorno es que la externalización no solo facilita el procesado de la información sino que también facilita compartir esa información con otras personas. De hecho, una de las grandes ventajas de las memorias externas – como lo son por ejemplo una biblioteca o una base de datos – es que pueden ser utilizadas por mucha gente, a diferencia de lo que sucede con los recuerdos que almacenamos en el cerebro.

Pero tanto el paradigma estigmérgico como el de GTD se centran en algo más que en el almacenamiento de información. Ambos paradigmas exigen la externalización de tareas, actividades, cosas por hacer o «siguientes acciones», es decir, ambos paradigmas requieren el registro de estímulos concretos que desencadenen la realización de una actividad cuando nos encontremos en el contexto adecuado para completarla. Por eso, lo que plantean Heylighen y Vidal es que, si compartimos estos estímulos externos, la coordinación y la colaboración entre los distintos agentes resultará mucho más sencilla.

En consecuencia, el reto para poder aprovechar al máximo el potencial que ofrecen el paradigma cibernético y el de GTD para mejorar la eficiencia del trabajo colaborativo consiste, al menos en gran parte, en dar con una forma de compartir los recordatorios de compromisos de forma estructurada y comprensible para todos los agentes de la organización.

Deja de engañarte: Usa solo fechas objetivas

De entre los muchos hábitos improductivos que existen, hay uno particularmente absurdo y sorprendentemente generalizado: inventarte fechas.

Resulta curioso que haya tanta gente convencida de que «ponerse presión» le es útil y le ayuda a conseguir resultados. Entre ellos, algunos aficionados a la productividad personal. Sin embargo, al margen de recomendaciones y consejos, probablemente bienintencionados pero poco profesionales y carentes de rigor, la ciencia demuestra lo contrario.

Este paper explica por qué, en el trabajo del conocimiento, cuya naturaleza es eminentemente creativa, la presión de tiempo siempre juega en contra. La presión genera estrés y el estrés genera incompetencia. Cuando trabajamos bajo estrés, trabajamos por debajo de nuestras capacidades, ya que el estrés nos bloquea y nos limita.

En los talleres para la mejora de la efectividad personal que facilitamos en OPTIMA LAB, incluimos una sencilla dinámica en la que demostramos a los participantes – en muy pocos minutos – lo nocivo de inventarse fechas y de otras malas prácticas similares, como planificar.

Nuestra dinámica, desarrollada a partir de un ejercicio que compartió conmigo y otros profesionales de la efectividad Alberto Barbero, consiste en «inventar» un plazo límite para realizar una tarea ridículamente sencilla. Pues bien, el simple hecho de saber que hay que completar la tarea dentro de un plazo es suficiente para generar una pequeña cantidad de estrés que, a pesar de ser pequeña, entorpece la percepción sobre la naturaleza de la tarea y hace que la tarea se complete mal. Y cuando digo mal, quiero decir que el 99,5% de las personas participantes en los talleres la completa mal.

Alguien podrá pensar que la tarea es compleja o tiene trampa. En absoluto. Es una tarea muy sencilla, al alcance de cualquier estudiante de secundaria, y que la totalidad de esas personas haría bien si se llevara la prueba a casa y la pudiera completar a su ritmo, sin ningún plazo.

Las fechas inventadas solo sirven para generar artificialmente estrés, es decir, para auto-sabotearte. Por eso, un elemento básico de la metodología OPTIMA3® es el concepto de «fecha objetiva», sobre el que ya escribí en su día en mi libro «Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD®».

Una fecha objetiva es, ante todo, una fecha real. Las fechas objetivas son normalmente fechas que te vienen impuestas y son difíciles o imposibles de negociar. Además, el incumplimiento de una fecha objetiva tiene consecuencias indeseables, entre las que se incluye el incumplimiento de compromisos con terceras personas.

Cuando solo usas fechas objetivas, la opción «posponer» desaparece. Una fecha objetiva es un dato útil que permite tomar decisiones correctas. Una fecha inventada es un deseo confundido con la realidad.

Uno de los principios básicos de la organización es evitar mezclar espacios y significados. La mezcla de significados en un mismo espacio arruina la fiabilidad. Una lista es una lista fiable en la medida en que el significado de lo que contiene está claro y es homogéneo. Si mezclas significados en una lista, la lista deja de ser una herramienta útil y se convierte en un objeto decorativo, como bien saben las personas que utilizan una lista única.

El concepto de «fecha objetiva» es inexistente en GTD® y se me ocurrió empezar a utilizarlo hace cuatro o cinco años ante la necesidad de que la gente que participaba en mis talleres fuera capaz de entender la diferencia entre las fechas reales y las fechas autoimpuestas, ya que son muchas las personas que creen firmemente que las fechas autoimpuestas son también fechas reales…

El feedback que me llega constantemente de personas que han dejado de inventarse fechas y ahora usan solo fechas objetivas es rotundamente consistente: en todos los casos ha supuesto un aumento en la confianza que les genera su agenda o calendario, han experimentado una mejora radical en la calidad de las decisiones sobre qué hacer primero y qué hacer después y han experimentado un reducción significativa de los niveles de estrés.

La explicación a todos estos efectos positivos es muy sencilla. Cuando mezclas fechas objetivas, es decir, fechas reales, con fechas que te has puesto tú, es decir, con fechas falsas, la fiabilidad de tu agenda o calendario se desvance. Tu cerebro sabe que la información que hay en tu agenda o calendario es solo parcialmente cierta y eso genera inseguridad y desconfianza, que a su vez se traducen en estrés.

Es importante tener la máxima visibilidad posible sobre nuestros compromisos con fecha objetiva – sin mezclarlos con otros – por una sencilla razón: objetivamente hablando, solo puedes llegar tarde a las cosas que tienen una fecha objetiva.

Así que, ya lo sabes, deja de engañarte y usa solo fechas objetivas.

#cienciaGTD: Usar el feedback para mantener el rumbo

El peligro de no planificar es que puedes acabar saltando al azar de una cosa a otra, sin dirección ni un objetivo claro. Para evitarlo, GTD nos enseña a asociar un sentido de propósito general a una lista de siguientes acciones específicas, es decir, a una lista de los siguientes pasos concretos que necesitas ir llevando a cabo para que todos tus proyectos activos avancen al ritmo adecuado.

Cada vez que marcas como completada una de tus siguientes acciones al finalizarla, estás en realidad recibiendo una señal clara de feedback sobre tus progresos, señal que va unida a la satisfacción de saber que estás avanzando y que, además, te informa de que estás de nuevo en condiciones para llevar a cabo, o para definir, la «siguiente acción» del proyecto al que pertenecía esa acción.

Esta forma diferente de trabajar te permite estar en todo momento avanzando de forma constante hacia tu objetivo y, algo que es también muy importante, asegurándote de que estás avanzando a la velocidad más eficiente, en lugar de hacerlo bajo el estrés y la presión que se suelen derivar de dejarlo todo para las prisas del último momento.

Cuando cada vez que haces algo es eligiendo una de las opciones de tu lista de siguientes acciones – la cual marcarás como completada una vez que la hayas hecho – te garantiza contar con un canal de feedback permanente, el cual te permite no solo avanzar de forma tranquila, eficiente y constante sino que te asegura también que vas a poder mantener el rumbo y conseguir tus objetivos sin necesidad de inventar fechas límite ni de ninguna otra programación parecida impuesta, o autoimpuesta, de forma artificial.

Este avance ininterrumpido hacia tus objetivos, basado en el feedback sobre tus acciones y al ritmo más rápido que puedes mantener sin agobiarte, es precisamente lo que Csikszentmihalyi (1990) encontró que favorece la aparición del estado de flujo, una sensación que David Allen compara con un estado mental característico de las artes marciales conocido como «mente como el agua».

La idea que plantean Heylighen y Vidal es que, si tu sistema GTD de gestión de tareas está suficientemente «bien montado», llevar a cabo tu trabajo pasa a ser una actividad libre de estrés, algo aparentemente sin esfuerzo y que se convierte, además, en una fuente de continua satisfacción.

Dejando al margen cuanto de reto puede suponer alcanzar semejante estado Zen, los trabajos de Csikszentmihalyi vienen a demostrar que la aplicación de forma consistente de los hábitos productivos del método GTD – con su énfasis en establecer objetivos bien definidos, el feedback constante y la adaptación de los esfuerzos a los desafíos reales y concretos que van surgiendo en cada situación – pueden hacer que sea realmente posible alcanzar el estado de flujo mientras trabajamos.

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