Las «Tareas Más Importantes» (TMI) limitan tu efectividad

Desde que Gina Trapani las popularizara hace una década y, sobre todo, desde que el gurú de la «productividad zen», Leo Babauta, les diera el espaldarazo final poco después, las TMI, o «Tareas Más Importantes», no han dejado de contar con un número significativo de defensores y adeptos.

Sin embargo, a pesar de su aparente lógica, las TMI son una práctica poco alineada con la realidad de los profesionales del conocimiento y, por consiguiente, una potencial amenza para la efectividad personal de estos profesionales.

Además, aunque Trapani, Babauta y sus emuladores presentan las TMI como una propuesta fresca y original para la mejora de la productividad personal, lo cierto es que las TMI no son más que un simple retoque cosmético de las «big rocks of life» de las que ya hablaba Stephen Covey hace casi treinta años en su libro «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva», concretamente al explicar el tercer hábito, «primero lo primero», con la única diferencia de que Babauta propone aplicarlo a diario y Covey a más largo plazo.

Hoy, posiblemente más que nunca y especialmente en el trabajo del conocimiento, hábitos como ser proactivo, actuar con un propósito, pensar en ganar-ganar, comprender antes de ser comprendido, buscar sinergias o mejorar constantemente son requisitos clave para un comportamiento eficaz. Por eso me llama poderosamente la atención que gente como Babauta y sus imitadores se hayan ido a fijar precisamente en el único hábito obsoleto de los siete que propone Covey, que es el de «gestionar el tiempo» con la «matriz de Eisenhower».

Las TMI son una práctica obsoleta porque está basada en el mal hábito de planificar, entendiendo por planificar «decidir ahora cuándo voy a hacer qué en el futuro». Aunque existen diversas variantes de las TMI, todas ellas se basan en decidir «a priori» qué vas a hacer hoy. Ese es el problema.

Una de las características de los entornos VUCA en los que vivimos es que existe un flujo incesante de información. Este flujo constante implica que la información de la que disponemos en un momento dado tenga siempre una validez temporal y relativa. ¿Qué significa esto? Muy sencillo: que en cualquier momento puede aparecer información nueva que modifique sustancialmente o incluso invalide la información con la que contábamos hasta ese instante.

Ante esta nueva realidad, la forma de asegurar que la decisión es la mejor de las decisiones posibles a la hora de hacer algo es contar con la última información disponible al respecto en el momento de hacer algo. En otras palabras, cuanto más separados en el tiempo estén el momento en que decido hacer algo y el momento en que realmente lo hago, mayor es la posibilidad – y el consiguiente riesgo – de que cambien las circunstancias o de que aparezca nueva información que haga que la decisión que había tomado con anterioridad pase a ser subóptima.

Cómo decidir de forma efectiva qué hacer en cada momento es muy sencillo. Una de las claves es dejar de planificar. Las TMI gustan porque hacen sentir sensación de control con muy poco esfuerzo. Lo malo es que esa sensación de control carece de fundamento alguno porque es ajena a la realidad. Las TMI son simple y puro «wishful thinking».

Por si esto fuera poco, las TMI proponen alguna que otra majadería adicional. Por ejemplo, tenerlas que hacer a primera hora de la mañana o tenerlas que hacer todas juntas.

Como todo el mundo sabe, los biorritmos de las personas son diversos. Hay quienes se concentran mejor a primera hora de la mañana y quienes se concentran mejor a media mañana o a última hora de la tarde. Plantear que todo el mundo tenga que hacer sus TMI a primera hora es un dogmatismo absurdo ajeno a la realidad.

Lo mismo ocurre con la «priorización» estúpida de tener que hacer las TMI antes que todo lo demás. Puede darse perfectamente el caso de que, después de finalizar la primera TMI, estemos cansados. Si la siguiente TMI requiere un nivel de frescura mental elevado, probablemente sea mejor idea ponernos con alguna actividad ligera que exija pensar poco, ya que así descansaremos y, al finalizar esta tarea ligera, estaremos seguramente en mejores condiciones para abordar otra TMI que si nos empeñamos en hacerlas todas seguidas.

En resumen, el uso de TMI supone un coste de oportunidad importante para los profesionales del conocimiento ya que la elección de las TMI está basada en el «pensamiento supositorio». Como alternativa eficaz, el uso de contextos facilita un proceso racional y objetivo de toma de decisiones, ya que se basa en «qué hay que hacer», «qué puedo hacer de lo que hay que hacer» y «qué aporta más valor de lo que puedo hacer» en lugar de en «qué me gustaría hacer» o «qué me parece importante hacer».

Recuerda: en el trabajo del conocimiento, eficacia es hacer las cosas correctas. En lugar de fiarte de esquemas voluntaristas y obsoletos de dudosa validez, aprende a tomar decisiones siguiendo criterios objetivos. Haz lo que quieras, pero siendo consciente de que las TMI limitan tu efectividad.

10 comments to Las «Tareas Más Importantes» (TMI) limitan tu efectividad

  • ¡Ataque directo a las TMI!

    Todo eso está muy bien cuando una persona tiene claro un propósito, pero para alguien que comienza en esto de la productividad personal, las TMI pueden ser de gran ayuda. Es cierto que cuando más claridad tenemos menos “trucos” hacen falta.

    Quizá el error sea pensar que este tipo de trucos son dogmas cuando no dejan de ser tips que suelen funcionar bien en determinados momentos y en determinadas personas.

    En cuanto al uso de contextos está muy bien, pero cuando ya has filtrado por contextos y te quedan un puñado de tareas entre las que elegir, al final lo haces de manera subjetiva, abordando lo que te “apetece” o crees que es más importante.

    Se me hace curioso este artículo porque justo tenía mi próximo artículo preparado en donde hablo de las tareas más importantes. Puedes leerlo en este enlace

    Para finalizar. he tenido varios momentos leyendo el artículo que me ha dado la sensación de que eres algo brusco, pero quizá por eso ha trasmitido. Gracias por la reflexión.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Marco.
      Muchas gracias por pasarte y comentar. El tono brusco del post es intencionado. Estamos hablando de un tema serio y a mí me parece muy poco serio y muy poco profesional ir repartiendo por ahí «consejos» carentes de fundamento y rigor alguno. Mañana me puede dar por escribir sobre las TMF (Tareas Más Fáciles) o las TMR (Tareas Más Rápidas) y puedo inventarme una historia sobre que gracias a ellas vamos a vencer la pereza y nos va a resultar luego más fácil hacer las tareas «pesadas». El problema es que es mentira.
      Últimamente veo demasiado «depende» y demasiada «productividad basura», con mucha perogrullada y truco tontorrrón. A ver, hay mucha gente que lo está pasando mal. Está agobiada, estresada, frustrada porque no llega a todo lo que querría llegar y se siente incapaz de compaginar su vida profesional y personal. Recetar homeopatía es estafar y recetar «truquitos» también. Así que yo he decidido posicionarme en el lado de contar las cosas como son. Tengo la suerte de trabajar codo con codo desde hace años con gente realmente efectiva. Gente que consigue resultados, con equilibrio y sin estrés. Y a todas estas personas les ha llevado entre uno y dos años conseguirlo. La mejora [real] viene del cambio [profundo], el cambio viene de la ruptura con los cómodos automatismos, la ruptura con los automatismos exige compromiso férreo, constancia inquebrantable y un considerable esfuerzo. Punto. El resto es mentir al personal y eso está muy feo.
      Un saludo.

      • ¡Siempre es un placer pasarme por aquí y de vez en cuando dejar mi opinión!

        Lo que puede parecer una perogrullada para unos, para otros es un mundo desconocido. Hablo desde mi propia experiencia, donde este tipo de trucos me han servido para empezar a conocerme y profundizar más en lo que quiero en mi vida. Por su puesto que me hubiera gustado tener la receta ideal desde el primer día (aun ni me acerco a ella), pero internet está lleno de información y es responsabilidad de cada uno saber discernir sobre la información que aporta y la que no, aunque sea a base de tortazos…

        Estoy totalmente de acuerdo que la mejora real empieza con un cambio profundo, pero no lo veo incompatible con utilizar trucos (o con autoengañarse, si prefieres) para facilitarse el inicio del cambio.

        Gracias por responder.

        PD1: Las cosas son como son hasta que se demuestra lo contrario.

        • José Miguel Bolívar
          Twitter: jmbolivar

          Gracias por pasarte de nuevo, Marco. La conversación enriquece el contenido del post.

          Estoy de acuerdo contigo. Muchos de nosotros hemos sido autodidactas y sabemos lo duro que es empezar y tener que hacerlo a solas. Por eso intentamos ayudar a las personas a encontrar la información que aporta con el menor número de tortazos posible 🙂

          Por otra parte, aprecio el valor de los trucos. Sin duda, los trucos ayudan a desarrollar los hábitos y también a desencadenarlos. En ese sentido, son un medio excelente para el fin que se persigue. El problema, en mi opinión, es cuando se confunde, intencionadamente o no, el medio con el fin.

          Un saludo!

          PD: Esa es la convicción desde la que trabajamos y seguimos investigando día a día en nuestros talleres. El principio de falsabilidad es la base del método científico que nosotros proponemos y que tanto brilla por su ausencia en consejos como las TMI 😉

          • Si en el fondo no estamos tan lejos unos de otros.

            Creo firmemente que no hay truco que sustituya a un hábito creado desde la conciencia, y me molesta casi tanto como a ti que se diga que este tipo de trucos (TMI, levantarse temprano, la técnica pomodoro o cualquier otro tip de este estilo que puede funcionar en ciertas circunstancias) son la panacea, la solución a tus problemas productivos.

            Saludos!!

            PD: Ni una duda del rigor de la información que das. De hecho, eso forma parte de tu merecida reputación, pero necesito cuestionar para creer.

  • Jerónimo Sánchez
    Twitter: Jerónimo Sánchez

    Entiendo el punto de vista de Marco porque yo estuve en su lugar hace tiempo, pero no tengo más remedio que darle la razón a José Miguel.

    He oído demasiadas veces el argumento de «para alguien que comienza en esto de la productividad personal, las TMI pueden ser de gran ayuda». Ahora veamos el asunto desde este otro punto de vista. Si alguien quiere conseguir un resultado X, ¿cuál es el mejor consejo que podemos darle? ¿El remedio rápido, con el que se obtiene algunos resultados a corto plazo, pero que no es sostenible en el tiempo y, probablemente, tendrá consecuencias negativas a medio y largo plazo? ¿O la solución probada y respaldada por la ciencia, que requiere de más esfuerzo, pero que sabes que funciona siempre, de manera consistente, a lo largo del tiempo, sin poner en riesgo el resultado X que se quiere conseguir?

    El problema de los «trucos» es que, a menudo, se toman como sustituto de lo que realmente tendrías que estar haciendo. Cuando existen dos caminos, el fácil y el difícil, las personas solemos elegir siempre el fácil, independientemente de cuál sea el resultado obtenido. Por eso, uno, como divulgador y formador, no debería recomendar cierto tipo de cosas si de verdad se toma en serio su labor divulgativa.

    Como siempre digo, la realidad es como es, no como nos gustaría que fuera. Y para conseguir resultados, con equilibrio y sin estrés, no hay atajos. Usando argumentos del tipo «es que eso es difícil/poco cómodo/tardado» para justificar el uso de alternativas «de garrafón», le estamos haciendo un flaco favor a todas esas personas que están buscando de manera honesta una solución real para sus problemas de efectividad reales.

  • ¡Si pasaste por mi misma situación quizá no voy por mal camino! 😉

    Pero dejarme que insista (es que esto de poder hablar directamente con dos maestros de la productividad como vosotros me puede)

    Cuando alguien tiene un problema de efectividad AHORA necesita arreglarlo AHORA. Solo después de salir de ese “bache efectivo” puedes plantearte hacer cambios para que o vuelva a pasar. Si no, ¿a que se refiere Allen cuando dice que primero debemos controlar lo que sucede antes de ponernos a pensar en los diferentes niveles de perspectiva? Un cambio profundo solo lo podemos abordar desde la serenidad.

    Como ya comentaba, quizá el error es darle el peso que no tienen a este tipo de tips.

    ¡Gracias por tu comentario Jerónimo!

    PD: Las teorías científicas son hipótesis respaldadas por parte de la comunidad científica. Solo eso.

    • Jerónimo Sánchez
      Twitter: Jerónimo Sánchez

      Jejeje Pues ya sabes dónde acaba mi camino: di no al uso de TMI 😉

      Ahora en serio. Está bien que alguien que tiene un problema de productividad ahora quiera una solución ahora. El problema es cuando la solución que le ofreces no es la mejor solución. Porque seamos sinceros, las TMI no les soluciona el problema a nadie, es pan para hoy y hambre para mañana. Es como la dieta del repollo, que te dan la sensación de que estás consiguiendo algo, pero que luego tiene un efecto rebote que te deja mucho peor que estabas.

      Lo fácil sería apuntarme al carro de los resultados inmediatos, pero yo no me siento cómodo «recetando» cosas que sé que no funcionan de manera sostenible, y que pueden ser contraproducentes con el tiempo. Al que no le importe «cargarse» la efectividad de las personas con tal de medrar, pues adelante. Y si un cliente quiere mejorar AHORA a costa de lo que sea, entonces no es mi cliente.

      PD: ¿Qué te inspira más confianza, algo respaldado por una parte de la comunidad científica, o algo que no está respaldado por ninguna parte de la comunidad científica? 😉

  • Jejeje. Lo de las TMI es solo uno de los enfoques que utilizo, y por ponerle un nombre… Seguiré mi camino, a ver donde me lleva 😉

    Hay perfiles para todos y entiendo tu posición de quedarte con los clientes que buscan la solución más allá del AHORA.

    Y si, estoy 100% de acuerdo, las TMI (como digo en el comentario anterior) no es la panacea, ni la solución a tus problemas. Solo digo que quizá ayuda.

    Creo que ya no puedo aportar nada mas al debate. Ha sido un placer 🙂 (va por los dos)

    PD: Me inspira más confianza cualquier cosa que una vez probado en mi vea que funciona. Los títulos, papeles y respaldos cada vez tienen menos valor en mi manera de entender el mundo. 😉

    GRACIAS

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