Cerrando el círculo de la efectividad personal

El maestro David Torné decía sabiamente en su blog que «no basta con recopilar», un «pequeño» detalle que a menudo pasan por alto las personas que se acercan a métodos de productividad personal como GTD o de efectividad personal como OPTIMA3.

Cuando solo capturas, el «alivio» es momentáneo. Si te limitas solo a registrarla, esa «cosa» volverá a tu mente al cabo de un tiempo. Lo que necesitas hacer con esa «cosa» para mejorar tu efectividad es «moverla» fuera de tu cabeza y, si solo la capturas o la registras, lo más que lograrás es «copiarla» fuera de ella.

Es importante entender el propósito de lo que hacemos. ¿Para qué necesitas «mover» las cosas fuera de tu cabeza? ¿Qué ganas con ello? ¿Qué pierdes cuando fallas y no lo consigues? Hay mucha gente que cree que tiene que sacar las «cosas» de la cabeza para que no se le olviden. Es posible que esto sea cierto para algunas de esas «cosas» pero puede no serlo para otras. Si crees que tienes que hay que registrar las «cosas» para que no se te olviden, lo normal es que solo registres las «cosas» que no quieres olvidar, lo cual es un problema, ya que habrá otras muchas «cosas» que dejarás sin registrar, es decir, que se quedarán dentro de tu cabeza.

El propósito de «mover» las cosas fuera de tu cabeza es «vaciar la mente». Vaciar la mente guarda una relación directa con tu eficiencia, hasta tal punto que una cabeza siempre llena de «cosas» es típica de una persona ineficiente, ya que esa persona será incapaz de «estar a lo que está», es decir, de hacer su trabajo dedicándole el 100% de su atención.

A día de hoy sabemos, porque la ciencia lo ha demostrado, que la calidad de la atención que se presta a la realización de una tarea influye en la calidad del resultado obtenido. De hecho, tú también sabes qué pasa cuando intentas hacer algo mientras estás pensando en algo distinto…

Además, una cabeza «llena» es una cabeza en la que las autointerrupciones son constantes. Esto se debe a que el cerebro es muy ineficiente como gestor de recordatorios y por tanto se dedica a recordarnos «cosas» de forma aleatoria, sin tener en cuenta si es el momento, o el lugar adecuado, para que podamos hacer algo al respecto. Uno de los problemas derivados de recordar constantemente «cosas» sobre las que no podemos hacer nada en ese preciso momento, es que solo sirve para causarnos una desagradable sensación de impotencia, frustración y, en definitiva, de estrés.

La diferencia entre lograr «mover» las «cosas» fuera de nuestra cabeza, o simplemente «copiarlas», depende de algo muy sencillo: contar o no con un sistema externo de confianza. Como la mente es un mal gestor de recordatorios, necesitamos ayuda para hacer esta gestión de forma efectiva. La forma de conseguirlo es mediante la construcción y el mantenimiento de una mente extendida.

Una mente extendida no es más que una memoria externa fiable, esto es, un lugar fuera de tu cabeza del que te fías al 100%. ¿Qué significa que te fías al 100%? Pues significa sencillamente que tienes la certeza de allí está todo lo que tiene que estar y de que, además, todo lo que va a parar a esa memoria externa es gestionado por ti de la forma adecuada y en el momento adecuado.

Por tanto, tenemos que la palabra clave para lograr una mente extendida se llama «fiabilidad». Si tu memoria externa no es fiable, su utilidad será tremendamente limitada y nunca llegará a convertirse en la mente extendida que necesitas, lo que significa que seguirás teniendo tu cabeza llena de «cosas».

Para que la memoria externa sea fiable, y pueda convertirse en esa mente extendida tan necesaria, tan solo hace falta desarrollar 4 simples hábitos:

  1. Registrar todas las «cosas» que, en un momento dado, llaman tu atención, y hacerlo en el preciso momento en el que aparecen por primera vez en tu radar.
  2. Pensar regularmente sobre esas «cosas» que has ido registrando, sobre qué significado tienen para ti y sobre qué necesitas, quieres o tienes que hacer con ellas para, finalmente, tomar una decisión sobre ellas.
  3. Ponerte los recordatorios adecuados, en los lugares adecuados y con la forma y la estructura adecuadas para asegurarte de que te los vas a encontrar siempre que tenga sentido encontrártelos y únicamente cuando tenga sentido encontrártelos.
  4. Revisar con la frecuencia necesaria para mantener intacta tu confianza en el sistema y en su contribución a tu efectividad.

A estos cuatro hábitos yo les llamo el «círculo de la efectividad personal». Son sencillos, funcionan y además funcionan a la perfección. A todo el mundo. Si los aplicas bien, claro, porque si no, no funcionan.

La fiabilidad es un concepto binario, o te fías o no te fías. Si hay «cosas» que se quedan sin capturar, ni piensas lo suficiente o no decides sobre ellas, si no utilizas los recordatorios adecuados o no revisas tu memoria externa con la frecuencia necesaria, tu sistema difícilmente será fiable y por tanto nunca será tu memoria extendida. La buena noticia es que todo el mundo sabe registrar cosas, pensar y decidir, ponerse recordatorios y revisar, así que es realmente fácil. Tan solo necesitas compromiso.

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