¿Están realmente obsoletos los contextos de GTD?

Afirmaba Jeroen Sangers, en un post reciente, que «el primer criterio de contexto ha quedado obsoleto». Entiendo los argumentos de Jeroen y coincido parcialmente con él. Es cierto que muchos de los ejemplos concretos de contextos que David Allen propuso en su día han perdido parte de su utilidad original. Sin embargo, tanto el concepto general de «contexto» como, sobre todo, los principios productivos en los que se basa dicho concepto, siguen estando de plena actualidad y son además indispensables para la mejora de la efectividad.

Para empezar, la afirmación de Jeroen encierra un error conceptual, que en el caso de Jeroen – que es un experto en GTD – entiendo que se debe más a un error de expresión que de contenido. El error al que me refiero es que hay un único criterio de contexto en GTD: ¿qué necesitas para poder llevar a cabo la siguiente acción? El resto de los «criterios de contexto» a los que se refiere Jeroen son en realidad los otros tres criterios para escoger acciones.

El concepto de contexto tiene un potencial inmenso para la mejora de la efectividad. Sin embargo, se ha convertido en uno de los conceptos peor entendidos y menos usados de toda la metodología GTD, lo que es una verdadera lástima porque, si eliminas los contextos, GTD pierde la mayor parte de su utilidad.

Los motivos de tan lamentable situación son diversos. Uno de los motivos es que la gente está acostumbrada a organizarse por categorías temáticas, cuyos contenidos estan normalmente distribuidos en múltiples contextos. Por ejemplo, la gente suele usar categorías como «personal» o «profesional». Estas categorías pueden ser útiles a la hora de almacenar información pero son inútiles a la hora de mejorar nuestra efectividad, ya que ni permiten aprovechar sinergias (eficiencia) ni ayudan a decidir mejor qué hacer en cada momento (eficacia).

La razón es sencilla. Tanto en «personal» como en «profesional» habrá siguientes acciones para las que necesites una herramienta concreta, como por ejemplo un teléfono, o estar en lugar concreto, como por ejemplo haciendo gestiones «en la calle». Desde el punto de vista de los contextos de GTD, lo correcto es que todas las acciones para las que necesitas un teléfono estén en el contexto «@teléfono» y que todas para las que necesitas estar en la calle estén en el contexto «@en la calle», al margen de que en uno u otro caso puedan ser acciones «personales» o «profesionales».

Otro de los motivos es el modo en que el propio Allen explica los contextos que, en mi opinión, no podría ser peor, la verdad. Como comentaba en este post, Allen, en «Organízate con eficacia», su primer libro, dice – literalmente – que «un contexto es el lugar, herramienta o persona necesarios para poder completar una acción determinada». El problema es que, inmediatamente después de la afirmación anterior, en lugar de aclarar bien el significado y aplicación práctica del concepto «contexto», lo que hace es generar una confusión inmensa poniendo como ejemplos de contextos «llamadas» y «leer/revisar» que, evidentemente, son categorías en lugar de contextos. Siendo coherentes con la definición de contexto dada por el propio Allen, los contextos respectivos serían en realidad «teléfono» – para hacer «llamadas» – y «ordenador»/«tranquilidad»/«silencio», o lo que sea que necesites, para poder «leer/revisar».

Por culpa de lo anterior, la mayoría de las personas que se acercan a GTD malinterpreta el concepto de contexto. Sin embargo, y aunque Allen no lo explica en su libro, la utilidad del contexto es múltiple. Por una parte, permitir sinergias (más eficiencia), al agrupar acciones según requisitos objetivos comunes; por otra, aumentar el enfoque (más eficiencia), al evitar perder tiempo revisando cosas que no tiene sentido revisar y, por otra, mejorar la calidad del proceso de toma de decisiones (más eficacia), al «excluir» del proceso de decisión todas las opciones que en un momento dado no se pueden hacer. Para conseguir los tres efectos positivos anteriores, el contexto tiene que estar basado necesariamente en los factores limitantes asociados a una siguiente acción.

Esto significa que, cuando digo que una siguiente acción está en mi contexto «@casa», no me estoy refiriendo a que se trate de algo «personal» ni a algo que suelo hacer cuando estoy en mi casa. Lo que realmente quiere decir que algo esté en mi contexto «@casa» es que, me ponga como me ponga, si no estoy en mi «@casa» esa acción no se puede hacer. Un ejemplo de acción que estaría en mi contexto «@casa» sería «cambiar la programación del riego automático y ampliarlo en una hora».

Es decir, los contextos son siempre y únicamente respuestas a la pregunta «¿qué necesito para poder hacer esto?», de tal forma que, si no se da el contexto, la acción no se puede hacer. Usar el contexto «@casa» me asegura dos cosas: 1) que cuando no esté en mi casa no voy a perder el tiempo viendo o revisando una lista de cosas que solo puedo hacer cuando esté en casa y, 2) que cuando esté en mi casa dispondré de una lista que me indicará todo lo que necesariamente tengo que hacer en casa y únicamente las cosas que tengo que hacer en casa, asociada además al hábito de revisarla siempre que estoy en mi casa, otro «detalle» en el que Allen tampoco profundiza y sin el cual el contexto pierde gran parte de su utilidad.

Retomando la afirmación de Jeroen, decir que el contexto está obsoleto es lo mismo que decir que la pregunta «¿qué necesito para poder hacer esto?» está obsoleta, lo que es absurdo. Pero es cierto que el poder discriminatorio que antes suponían los ejemplos originales de contexto que proponía Allen ha disminuido. Antes, si no tenías un teléfono, no podías hacer llamadas. Ahora, con los smartphones, prácticamente siempre tienes a mano un teléfono. Del mismo modo, cuando los ordenadores eran mayoritariamente de sobremesa, no tener un ordenador a mano era una limitación. Ahora, gracias nuevamente a los smartphones, tienes un ordenador a mano casi todo el día. Lo mismo pasa con muchos contextos lugar o persona. La popularización de las compras por Internet, o el poder mantener una videoconferencia con cualquier persona prácticamente en cualquier momento y lugar, hacen que contextos como «@recados» o «@en la calle», o los contextos tipo «contacto», hayan perdido gran parte de su condición de factor limitante.

¿Significa todo lo anterior que los contextos están obsoletos y hay que dejar de utilizarlos, como propone Jeroen? En absoluto. Aunque los contextos originales de Allen hayan perdido parte de su utilidad, siguen siendo útiles. En otras palabras, usar contextos, con todas sus limitaciones, sigue siendo mucho más efectivo que no usar contextos y, desde luego, está a años luz en cuanto a efectividad de usar categorías. Usar los criterios tiempo y energía que propone Jeroen puede ser muy útil, pero claramente insuficiente si se usan como único criterio. La utilidad del tiempo y la energía disponibles está supeditada a ser considerados como elementos adicionales y complementarios al contexto, no como elementos sustitutivos del mismo.

Al margen de todo lo anterior, en OPTIMA3 no existe el concepto contexto, ya que, aunque es útil, lo considero insuficiente. En su lugar, he evolucionado el concepto original de «contexto», incorporando en él nuevos elementos que lo potencian y adecuan a las necesidades actuales. El resultado es un nuevo concepto de segunda generación: las «Circunstancias Óptimas de Ejecución» o «COE», que van mucho más allá del simple «qué necesitas para poder hacer algo», transformándose en «qué necesitas para poder hacer algo de la forma más efectiva posible».

Además de la desaparición del «contexto», las COE suponen un cambio profundo en relación con los pasos «Procesar» y «Organizar» de GTD, ya que afecta tanto a los pasos «Hacer» y «Aplazar» como a muchos de los contenedores de organización que proponía GTD. Por este motivo, escribiré sobre las COE con más detalle en futuros posts.

19 comments to ¿Están realmente obsoletos los contextos de GTD?

  • José Miguel muchas gracias por enriquecer el debate. Efectivamente ciertos contextos han perdido su fuerza, tal es el caso del ordenador, dado el potencial de los teléfonos inteligentes y tabletas. Por eso cuando la herramienta llega a ser transparente, los pseudo contextos de tiempo y energía me resultan útiles.
    Pero más allá de mi opinión, me llama poderosamente la atención el concepto de COE. Esperaré tus comentarios al respecto.
    Saludos

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Roberto. El concepto de COE supone una redefinición no solo del contexto sino de otras diversas categorías organizativas de GTD, así como de algún otro paso de «procesar». Iré escribiendo poco a poco sobre este tema y aclarando los múltiples matices que encierra.
      Saludos

  • Hola José Miguel,

    Realmente es un post aclaratorio, aunque te confieso que en mi momento de ‘usuario’ novato a veces tengo la sensación de no estar definiendo bien los contextos… me resulta complejo, a pesar de lo sencillo de la pregunta. Quizás me despista mucho que casi el 80% de mis acciones se ubiquen en “ordenador on line”, y allí me encuentre precisamente con una variedad de acciones de todo tipo que me hace cuestionarme mi sistema.

    …en fin, aún estoy en modo ‘beta’, nunca mejor dicho.

    Un saludo,

    David Barreda

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Hola David,
      El que las acciones estén desigualmente repartidas entre los diversos contextos es normal. Lo que sí hay que tener en cuenta es que un contexto de revisión frecuente, como es el ordenador, debe mantener un número limitado de acciones para seguir siendo usable. Dicho de otra forma, si tienes 20 acciones en tu contexto ordenador, probablemente no te sirva para nada. La forma de conseguir reducir el número de acciones es combinando el contexto con los pseudo-contextos tiempo y energía disponibles. Aprovechando las cuatro combinaciones posibles, eso te permite tener hasta 40 acciones en el contexto ordenador. Por otra parte, la utilidad del contexto exige que éste vaya asociado a un hábito de revisión, es decir, si por ejemplo tienes un contextos ordenador+mucho tiempo+mucha energía, lo suyo sería que revisaras sistemáticamente ese concepto cada vez que te pones delante del ordenador con una o dos horas por delante y la energía mental alta.
      Ánimo. Tú ya sabes que la maestría es cuestión de práctica 😉
      Un saludo.

  • Rafa

    Hola, yo tengo el mismo problema que David Barreda. No consigo cuadrar el tema de los contextos. Y no me sirve la opción del tiempo y la energía, pues lo he probado y no me centro con ello.

    Y yo llevo con GTD ya unos cuantos años.

    A ver si alguno es capaz de iluminarme, porque llevo años leyendoos a casi todos los que escribís de este interesante sistema de productividad, pero no logro hacer mio lo que encuentro que es el centro (o casi) de todo el sistema.

    Un saludo.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Rafa.
      Tenemos que hacer muchas cosas pero no tiene sentido plantearnos hacerlas todas a la vez. El contexto sirve para ocultar momentáneamente todas las opciones que serían subóptimas en un momento dado. Como apunto en el post, el tiempo y la energía usados «sin más» son insuficientes. En general, un contexto de revisión frecuente, es decir, los contextos que se deben revisar varias veces al día, deberían tener un máximo de 10 acciones para ser usables. La forma de conseguirlo es combinando un lugar o herramienta con el tiempo y la energía disponible. Otro elemento importante es revisar sistemáticamente los contextos siempre que estamos en ellos. Por último, otro fallo común es redactar más las acciones, de tal forma que siguen sin ser «tachables». El contexto es extremadamente útil si se usa bien pero es significa:
      a) que sea real, es decir, que si ese contexto no se da la acción sea irrealizable.
      b) que vaya asociado a un hábito de revisión, es decir, el 100% de las veces que se está en el contexto se revisa antes de hacer nada en ese contexto.
      c) que el contenido del contexto esté redactado de forma 100% tachable, evitando el «lenguaje nebuloso».
      Un saludo

  • Francisco Sáez
    Twitter: franciscojsaez

    Excelente artículo, José Miguel.

    A mi parecer los contextos no han perdido fuerza en absoluto, solo han cambiado para muchos de nosotros.

    En efecto, #ordenador, #internet, #móvil pueden estar algo obsoletos si eres un trabajador del conocimiento que trabaja todo el día en una oficina con conexión a internet, o con un portátil. Son contextos que poco a poco he dejado de utilizar porque, simplemente, están accesibles prácticamente el 100% de mi tiempo.

    Sin embargo, muchas de las actividades que realizo con el ordenador requieren un setup bastante diferente. Por ejemplo, para programar tengo que tener abiertos un servidor web, un servidor de memoria cache, un terminal para ejecutar procesos, un editor de código fuente y un navegador, y no necesito acceso a internet en principio. Para escribir un artículo necesito dos navegadores (uno para el documento Google Drive y otro para investigar y contrastar fuentes, en diferentes ventanas para no distraerme) y acceso a internet.

    Cambiar de un entorno a otro requiere unos minutos y una pérdida de concentración. Son contextos diferentes y tienen mucho valor a la hora de seleccionar tareas. No tiene sentido plantearte editar un pequeño error de código si no tienes todas las herramientas de programar accesibles.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, Pachi.

      Me gusta mucho el ejemplo que compartes y me parece muy esclarecedor. Está además muy en línea con el concepto de «Circunstancias Óptimas de Ejecución» o «COE», que es algo más elaborado que el concepto «contexto» original. Como trabajadores del conocimiento, parte de nuestro trabajo es trabajar en identificar en qué circunstancias aumenta nuestra efectividad y en cuáles disminuye. Requiere un esfuerzo intelectual y seguramente algo de ensayo-error hasta dar con las respuestas correctas pero, evidentemente, el retorno de esa inversión la justifica con creces.

      Un abrazo.

  • Carlos

    Hola, en mi caso que no me muevo exclusivamente en el “trabajo del conocimiento”, y además, tengo que gestionar mi trabajo dependiendo de un horario habitual que depende de estructura y jefes, me sigue resultando útil contextos como @llamadas porque uno de los elementos del contexto es el momento del día en que ves más útil hacer las llamadas, por motivos generalizables, como he podido asimilar de Jeroen. Me encata leeros y seguiros. Saludos.

  • Carlos

    ¿En qué entradas se puede ver más claro lo que es la revisión de un contexto?

  • Hola,

    Llevo más de 5 años usando GTD, así que les comparto algo de mi experiencia. Además de los contextos clásicos (@teléfono, @email, @personas) me sirven los contextos Lugar-Herramienta: @Oficina-PC y @Oficina-Gestión. Contextos que me invitan a consultarlos cuando estoy en ese lugar, y luego me enfocan a la herramienta que he de usar. No puedo hacer tareas en una PC fuera de mi oficina por tratarse de que en mi oficina cuento con el material de apoyo para realizarlo así como por el tema de la confidencialidad laboral.

    Arriba José Miguel recomienda contextos de 10 tareas para que una lista contextual sea usable, un matiz que José Miguel había añadido en otro post es que esos contextos usables suelen ser de herramienta (pues en los de lugar y persona normalmente los haces de un tirón al estar en un lugar, o ver a una persona, independientemente si la lista tiene más de 10 elementos, por ej. al hacer la compra, o ver pendientes con tu jefe o subalterno). Ahora veo que pone el matiz para que sea usabel en la frecuencia de revisión.

    Pues bien, para que el contexto @oficina-PC sea usable, ahora estoy experimentando con un contexto adicional, para tareas pequeñas a sacar de un tirón, son tareas más pequeñas que puedo sacar de una sentada: @Oficina-PC-de un tirón. Podría decirse que estos dos contextos de lugar-herramientos se dividen en lo que José Miguel llama pseudocontextos: mucho tiempo y poco tiempo, con la diferencia de que aquí al de poco tiempo es para dejarla a cero en ese momento. Este contexto para tareas rápidas se parece al contexto @Ordenador-Pim-Pam que usa Jeroen.

    José Miguel, en mi casa tengo mi oficina, y léase oficina como “lugar para trabajar en lo que me da de comer”. En ocasiones requiero mi oficina para sacar pendientes no laborales (principalmente se trata de trabajo administrativo de mi servicio comunitario, y para lo que requiero mi oficina por los motivos que mencionaba arriba). Mentalmente me sirve hacerlos en horarios fuera de un horario laboral normal de una empresa, y así no le quito tiempo a mi prioridad laboral. Para ello estoy experimentando con un contexto de lugar-circunstancia, quedaría como @Oficina-fuera de horario laboral. Antes lo tenía en Oficina-PC, pero no le daba prioridad y alargaba mi lista. Así me sirve separarlo y hacerlo en otra circunstancia. ¿Cómo lo ves?

    Saludos.

    Luis X. González
    http://twitter.com/efectividad360

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Luis,
      Como principio general, si te funciona, úsalo. Dicho esto, la separación personal/profesional es ficticia y ajena a la realidad del trabajo del conocimiento. La necesidad de concurrir en el tiempo y el espacio, como sucede con los empleados de una fábrica, es propia del trabajo industrial pero innecesaria cuando hablamos de conocimiento. Objetivamente hablando, no hay motivo alguno para establecer distinciones artificiales entre lo que te da de comer y lo que no. Yo trabajo como tú y mi oficina es mi oficina. Lo que hago en cada momento es simplemente lo que tiene sentido hacer en lugar del tiempo y energía disponibles, independientemente de que sea personal o profesional. A mí también me costó años, muchos años, liberarme de esa creencia de que lo personal y lo profesional son separables pero al final lo conseguí y la mejora en efectividad fue considerable. La clave, amigo Luis, es integrar y equilibrar, no separar. Como dice el propio Allen, «winning at the game of work and the business of life».
      Saludos.

      • Gracias José Miguel. Me animan mucho tus palabras para quienes trabajamos en la modalidad “home-office”. Es un reto atractivo y para allá apunto mi lucha.
        Me preocupan los trabajadores del conocimiento que laboran físicamente en una oficina con horarios definidos, y que el dedicar varias horas a trabajar asuntos personales ahí (porque consideran que tiene sentido hacerlo así en ese momento) les pueda costar perder su trabajo. ¿Cómo hacer compatible esa situación con lo que planteas de integrar y equilibrar ahí lo personal y lo profesional?

        • José Miguel Bolívar
          Twitter: jmbolivar

          En el caso que comentas es distinto, Luis, ya que esas personas han firmado un contrato de trabajo que les limita y compromete a ciertas cosas y dedicar varias horas de la jornada laboral a asuntos personales va en contra de lo acordado. Pero en nuestro caso no es así y precisamente por eso no tiene sentido imponernos falsas limitaciones que perjudican nuestra efectividad. Las organizaciones inteligentes dejan libertad a sus profesionales para decidir dónde y cuándo trabajar, de tal modo que el concepto de jornada laboral tradicional desaparece. Cuando era director de RRHH de Life Technologies, la jornada laboral era extremadamente flexible (se podía empezar a trabajar desde muy primera hora hasta media mañana) y más del 70% de la plantilla trabajaba en home office. Los resultados eran espectaculares. A mí se me ha dado el caso de llamar a las 11:00 a un comercial y encontrármelo haciendo la compra o en el médico con su hijo. Ese mismo comercial a lo mejor estaba preparando una oferta a las 7 de la mañana en su casa o a las 10 de la noche. Lo importante es que las cosas relevantes se hagan. Dónde y cuándo se hagan es irrelevante y, sobre todo, el dónde y el cuándo deberían estar siempre supeditados a aquello que tiene sentido y contribuye a mejorar la efectividad.

  • De acuerdo José Miguel. Muchas gracias, una vez más.

  • […] José Miguel en su post reconoce que debido a los avances tecnológicos el concepto contexto ha perdido parte de su utilidad ya que la aparición de los smatphones nos permiten hacer desaparecer muchos conceptos,  aunque ve la necesidad de seguir siendo utilizado para la elección de la próxima acción ya que limita la lista de posibilidades de forma objetiva. Me parece entender que al tener listas más largas para la elección de la siguiente acción, le acaba de dar más peso a la pseudocategorias de tiempo y energía. Queda pendiente que la gente de Optima Labs nos vaya contando sobre el nuevo concepto Circunstancias optimas de ejecución o COE. […]

  • […] Miguel Bolívar habla en este artículo sobre lo desafortunado que estuvo Allen cuando definió los contextos GTD en su libro. El […]

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